Hình 2.1.1.6: Sơ ựồ cấu trúc tổ chức của Công ty
Chú thắch:
Mối quan hệ trực tuyến Mối quan hệ chức năng
để hoạt ựộng sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả kinh doanh cao, phù hợp với cơ chế thị trường, ngoài sự năng ựộng và sáng tạo của ban giám ựốc
Giám ựốc Phó giám ựốc Phòng tổ chức hành chắnh Phòng kế toán tài vụ Phòng kế hoạch kinh doanh Trung tâm TMDV Duy Xuyên Trung tâm TMDV Tam Kỳ Chi nhánh tại đà Nẵng Chi nhánh tại TP Hồ Chắ Minh Khách sạn Tam Kỳ
và ựội ngũ công nhân viên thì việc tổ chức phân bố lao ựộng sao cho hợp lý gọn nhẹ phù hợp với thực tế hoạt ựộng là yêu cầu không thể thiếu ựược ựối với Công ty.
Bộ máy quản lý Công ty ựược tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, ựứng ựầu là Giám ựốc và có 1 Phó Giám ựốc, dưới có các phòng chức năng, các trung tâm, các chi nhánh.
Giám ựốc: Do Ủy ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm, là ựại diện pháp nhân của ựơn vị, là người ựiều hành hoạt ựộng của cả Công ty và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt ựộng kinh doanh của Công ty trước Ủy ban nhân dân tỉnh và Sở Thương mại. Giám ựốc là người chủ trương phương hướng hoạt ựộng của cả Công ty trên cơ sở bàn bạc, thỏa thuận với cấp dưới, ựảm bảo theo ựúng chắnh sách, pháp luật của đảng và Nhà nước, là người trực tiếp lãnh ựạo và kiểm tra hoạt ựộng của các chi nhánh.
Phó Giám ựốc: Là trợ lý của Giám ựốc, giải quyết công việc trong phạm vi ựược giao, tham mưu cho Giám ựốc về lĩnh vực liên quan và chịu trách nhiệm về công việc ựược giao, Phó Giám ựốc cũng do Ủy ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm.
Phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh: Quản lý về nhân sự của Công ty, quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân viên, bình chọn thi ựua, khen thưởng, phê bình, xem xét lương nhân viên, ban hành nội quy lao ựộng.
Tổ chức công tác in ấn, ựánh máy, lưu chuyển công văn, giấy tờ ựi, ựến kịp thời, ựúng nguyên tắc, thủ tục.
Thực hiện ựảm bảo các ựiều kiện và phương tiện phục vụ làm việc, sinh hoạt cần thiết của Công ty, thực hiện công tác bảo mật, văn thư, lưu trữ.
Phòng Kế toán Ờ Tài vụ
Có nhiệm vụ hạch toán theo ựúng quy ựịnh của Nhà nước, quản lý vốn, tài sản của ựơn vị, tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán, theo dõi, phản ánh kịp thời, ựầy ựủ cho ban lãnh ựạo.
Lập báo cáo tổng hợp về tình hình tài chắnh của Công ty, tham mưu cho ban lãnh ựạo trong việc lập kế hoạch tài chắnh, quản lý hàng hóa, ựề xuất việc thành lập và số dư các quỹ của Công ty theo ựúng nguyên tắc kế toán hiện hành.
Thực hiện công tác cân ựối, tìm nguồn và ựề ra giải pháp vốn cho hoạt ựộng sản xuất kinh doanh của Công ty, theo dõi, quản lý các ựơn vị kinh doanh trực thuộc trong việc hạch toán, quyết toán cũng như thực hiện chế ựộ tài chắnh theo ựúng quy ựịnh của pháp luật.
Phòng kế hoạch Ờ kinh doanh
Theo dõi thị trường, sự biến ựộng của thị trường ựể tham mưu cho Giám ựốc trong việc thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của Công ty.
Tìm kiếm thị trường mới cũng như tìm nguồn hàng ựể xác ựịnh nên kinh doanh mặt hàng nào, mua hàng từ nguồn nào, số lượng bao nhiêu, nên giao dịch, buôn bán với thị trường nào. đồng thời chỉ ựạo trực tiếp việc thu mua hàng hóa xuất, nhập khẩu. Xuất phát từ tình hình thực tế, tham mưu cho Giám ựốc ựể Giám ựốc có các quyết ựịnh thắch hợp trong việc khai thác nguồn hàng cũng như tiêu thụ hàng hóa sao cho ựem lại hiệu quả cao nhất.
Xây dựng kế hoạch kinh doanh, tổ chức thực hiện và hướng dẫn cho các chi nhánh thực hiện kế hoạch ựã ựề ra.
Theo dõi vật tư, hàng hóa, trực tiếp giao dịch với khách hàng, tổ chức công tác thu gom hàng ựáp ứng nhu cầu kinh doanh, nghiên cứu thị trường thành lập các kênh phân phối và triển khai thực hiện.
Theo dõi, thống kê hoạt ựộng của các bộ phận liên quan, kết hợp nhịp nhàng, triển khai phương án, tổ chức các nghiệp vụ về giao, nhận hàng theo ựúng thông lệ quốc tế. Trong quá trình thực hiện, phát hiện những sai sót, lệch lạc ựể kịp thời ựiều chỉnh.
Các trung tâm, chi nhánh của Công ty
Bộ phận này trước kia chỉ thực hiện tiêu thụ hàng hóa do Công ty giao bán, là ựơn vị báo số. Nhưng ựến nay, các chi nhánh ựã nhận vốn kinh doanh do Công ty cấp và tự huy ựộng thêm ựể thực hiện kinh doanh, hạch toán ựộc lập.
Trung tâm Thương mại Ờ Dịch vụ Tam Kỳ và Duy Xuyên chủ yếu thực hiện lưu chuyển hàng hóa nội thương với các mặt hàng như: thực phẩm, công nghệ phẩm, hàng hóa tiêu dùng. Trung tâm Thương mại Ờ Dịch vụ Duy Xuyên còn là cơ sở chế biến song mây của Công ty.
Chi nhánh đà Nẵng và thành phố Hồ Chắ Minh: thực hiện tiêu thụ một số mặt hàng do Công ty giao bán và tự tổ chức thêm tham gia xuất, nhập khẩu hàng hóa như: hàng ựiện tử, xe máy, lâm sản, nông sảnẦ.
Các trung tâm, chi nhánh này trực tiếp kinh doanh các mặt hàng dịch vụ, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ buôn bán lẻ, ựại lý, mua bán, ký gửi hàng hóa theo ựúng ngành nghề ựăng ký kinh doanh của Công ty, tổ chức quản lý và trực tiếp ựiều hành ở các cửa hàng, cơ sở sản xuất trực thuộc ựơn vị mình phụ trách, dự trữ các mặt hàng thiết yếu và tổ chức bán các mặt hàng phục vụ các ựối tượng chắnh sách theo ựúng chủ trương của Nhà nước.
Văn phòng Công ty cũng tiến hành kinh doanh nhưng chỉ thực hiện bán buôn thông qua ký kết hợp ựồng với khách hàng ựể mua hàng hóa, xuất nhập khẩu.
Khách sạn Tam Kỳ tổ chức kinh doanh dịch vụ nghỉ trọ, masage, nhà hàng, cho thuê hội trườngẦ.Khách sạn luôn tìm cách nâng cao chất lượng phục vụ và mở rộng các dịch vụ.
Như vậy, Công ty Xuất Nhập Khẩu Quảng Nam hoạt ựộng trên pham vi rộng, loại hình kinh doanh ựa dạng. Tuy nhiên Công ty chưa phát huy ựược tiềm năng của mình, lợi nhuận ựem lại còn thấp, khả năng cạnh tranh yếu, còn phụ thuộc quá nhiều vào sự ựiều hành của cơ quan chủ quảnẦ.Do ựó cần phát huy hơn nữa vai trò tự chủ, tắnh năng ựộng nhằm ựưa Công ty ngày một phát triển. Ưu ựiểm của cơ cấu tổ chức
đảm bảo hệ thống thông tin nhanh hơn cho quá trình ra quyết ựịnh. Phát huy sức sáng tạo của nhân viên.
Các trung tâm sản xuất kinh doanh ựộc lập với nhau, chịu sự chỉ ựạo trực tuyến của Giám ựốc Công ty, còn các phòng ban Công ty chỉ có quan hệ chức năng và chỉ ựược phép kiểm tra và quản lý theo chức năng.
Tạo sự uyển chuyển, linh hoạt trong quản lý.
Nhược ựiểm:
Với nhiệm vụ quyền hạn giao cho các trung tâm chưa ựủ và chưa tạo ựiều kiện cho sản xuất kinh doanh của trung tâm có hiệu quả. Cụ thể như:
+ Các trung tâm chưa có quyền hạn nhất ựịnh, chưa có kế hoạch cụ thể, chưa tự quyết ựịnh ựược, phải chờ kế hoạch của Công ty giao xuống.
+ Các trung tâm không có ựầy ựủ chức năng quản lý như ở Công ty. + Các trung tâm chưa linh hoạt trong việc kinh doanh các mặt hàng thuộc quyền kinh doanh của Công ty. Trung tâm nào kinh doanh mặt hàng nào thì cứ kinh doanh y nguyên mặt hàng ựó, chưa hoán ựổi linh hoạt cho nhau.
Vốn kinh doanh tại các trung tâm do Công ty ựứng ra thế chấp với ngân hàng ựể trung tâm ựược vay vốn cho nên các trung tâm không chủ ựộng, dựa dẫm vào Công ty, không phát huy ựược nguồn vốn vay.