2. Giải pháp khắc phục
2.2. Nguyên nhân bên trong
Nhìn chung, những vấn đề tồn tại của công ty phần lớn bắt nguồn từ việc khó dự đoán được tình hình hoạt động trong tương lai và tính bị động của công ty trong viẹc
hoạch định chính sách hoạt động.
2.2.1. Xác định chi phí và giá thành
Để tính giá thành chính xác và khách quan, công ty nên tổ chức theo dõi chi tiết và trực tiếp các khoản chi phí phát sinh bằng cách theo dõi từng loại chi phí trực tiếp một
và theo phản ánh chi tiết theo từng công trình. Việc này sẽ khiến cho công ty có khả năng phân loại chi phí theo đúng bản chất, khiến cho việc theo dõi, quản lý chi phí được tốt hơn.
Thứ nhất, công ty nên tổ chức thêm các tài khoản theo dõi chi phí trực tiếp phát
sinh trong sản xuất như sau:
Tài khoản 621: Chi phí nhân công trực tiếp
Tài khoản 622: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Về mặt lý thuyết thì công ty nên theo dõi chi tiết cho từng công trình. Nhưng, trên
thực tế, theo dõi như vậy lại quá chi tiết và tỉ mẩn, phát sinh khối lượng công việc lớn hơn, ngòai ra việc này có thể ảnh hưởng tới bộ máy kế toán vì cần phải tổ chức lại
thêm các kế toán ở đội để phân loại chi phí được chính xác hơn. Việc này sẽ được
phân tích thêm ở phần “Bộ máy kế toán”.
2.2.2. Xác định doanh thu
Công ty cần xem xét lại tiêu chí xác định doanh thu của mình. Nói chung, sau khi hợp đồng đã được ký kết, doanh thu nên được phản ánh ngay chứ không nên để tới khi thu được tiền mới phản ánh. Làm vậy, công ty có thể ghi giảm doanh thu trong một vài kỳ kế toán, nhưng cuối cùng khoản doanh thu cũng vẫn phải ghi nhận.
Cùng với đó, công ty nên tổ chức chính sách quản lý nợ hiệu quả hơn. Cụ thể, công
ty cần có chính sách tín dụng rõ ràng đối với khách hàng, quy định rõ thời hạn thanh
toán, chính sách chiết khấu (nếu có) để khuyến khích khách hàng thanh toán. Cạnh đó,
công ty cũng nên tổ chức phân loại, đánh giá nợ cụ thể hơn, theo những tiêu thức chi
Loại khách hàng (lớn, thường xuyên, vãng lai, mức độ quan trọng…)
Tuổi nợ (ngắn hạn, dài hạn)
Mức độ rủi ro (khó đòi…)
Việc quản lý công nợ cũng cần chặt chẽ hơn, nếu mọi phát sinh nợ phải thu của khách hàng đều được phản ánh trên tài khoản 131 thì việc quản lý, đối chiếu sẽ chính xác hơn nhiều.
2.2.3. Hạch toán tài sản cố định
Thứ nhất, công ty nên tổ chức quy chế đánh giá tài sản sao cho phù hợp với chế độ
và tiện cho công ty theo dõi, quản lý.
Cụ thể, công ty nên mở thêm tài khoản 213 để theo dõi chi tiết nhóm “Tài sản cố định vô hình”.
Về vấn đề quản lý tài sản, công ty cũng nên có quy trình kiểm soát chặt chẽ hơn. Đối với tài sản cố định theo dõi ở từng phòng, kế toán cần phải theo dõi thêm một số
chỉ tiêu như tình hình trích khấu hao, thậm chí, ngoài tình trạng hoạt động (tốt, xấu) như hiện nay, công ty nên có biện pháp theo dõi chặt chẽ hưon. Cụ thể, tài sản cần được kiểm kê, niêm phong chặt chẽ. Bất cứ sự thay đổi nào về cấu hình, hay việc tháo
lắp máy đều phải được kiểm soát chặt chẽ. Ngoài ra, khi lưu chuyển nội bộ, kế toán
cũng nên có biện pháp đánh giá, kiểm tra tài sản trước khi giao nhận giữa các bên để quy định rõ trách nhiệm của từng bên,
Trên thực tế, công ty đang tổ chức đánh giá lại tái sản của công ty theo gợi ý của
Kiểm toán độc lập và để phục vụ cho việc định giá doanh nghiệp, thực hiện cổ phần
hóa tới đây. Công ty cũng đang mở tài khoản 213 và phản ánh lại một số tài sản cố định vô hình. Việc này chắc chắn sẽ giải quyết được một số vấn đề đã nêu ở trên.
2.2.4. Luân chuyển chứng từ
Công ty cũng cần phải có một quy trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ hơn. Quy
trình hiện nay của công ty là tương đối hợp lý, nhưng cũng nên quy định chặt chẽ về
mặt thời gian luân chuyển cũng như nội dung chứng từ luân chuyển.
Ví dụ, cuối quý, cần có quy định chặt chẽ về:
Thành phần của một bộ hồ sơ
để tránh trường hợp, các phòng nộp chậm, nộp thiếu và nộp không tập trung, khiên cho việc quản lý không được thông suốt theo hệ thống.
2.2.5. Tổ chức bộ máy kế toán
Như trình bày ở trên, để theo dõi chi tiết và trực tiếp các khoản chi phí phát sinh,
công ty nên theo dõi chi phí theo đúng bản chất và, nếu được, theo từng công trình.
Làm như vậy, khối lượng công việc của kế toán ở phòng sẽ tăng lên rất nhiều để có thể
phản ánh chi phí theo từng công trình một.
Ở đây, em xin đưa ra một giải pháp mang tính tổng thể cho vấn đề náy:
Thứ nhất, về tài khoản sử dụng, công ty tổ chức thêm nhóm tài khoản 621, 622 để
theo dõi. Bên cạnh đó, việc tập hợp chứng từ ở từng đơn vị thực hiện nên được giao
cho một người có trình độ nghiệp vụ tương đương với kế toán để tập hợp, phân loại
ngay từ bảng tập hợp chi phíđể tiện cho kế toán ở phòng kế toán theo dõi, phản ánh.
Thực ra, hiện nay công ty đang làm theo cách này nhưng chưa có sự chuyên môn hóa, việc tập hợp chi phí mới chỉ mang tính chất tập hợp chứng từ, chưa có sự phân loại.
Nếu việc phân loại chặt chẽ chi phí được tổ chức ở ngay khâu này thì công việc ở
phòng kế toán sẽ ít hơn, việc theo dõi chi phí theo từng công trình sẽ gọn nhẹ hơn.
Tuy nhiên, giải pháp này có một khuyết điểm lớn là làm xáo trộn bộ máy nhân sự
của công ty. Như đã nói, khối lượng công việc của công ty mang tính thời vụ, có lúc
dồn dập, cũng có lúc rất thưa thớt, nếu bộ máy tổ chức quá cồng kềnh sẽ gây ra tình trạng lãng phí, không hiệu quả. Bên cạnh đó, bản thân việc theo dõi theo từng hạng
mục công trình như vậy cũng là quá chi tiết. Bởi vì, mỗi công trình lại do nhiều đơn vị
cùng tham gia, mỗi đơn vị lại chỉ phụ trách một hạng mục công trình nhất định, việc
theo dõi sẽ là rất phức tạp, khối lượng sổ sách kế toán sẽ tăng lên rất lớn. Nếu không tăng số lượng nhân viên, việc đào tạo cho thống kê ở đội cũng là một việc khó, kém
hiệu quả, rủi ro thống kê đội phân loại chi phí sai là rất lớn, khiến cho việc kiểm tra ở
phòng kế toán trở nên khó khăn hơn.
Biện pháp thứ hai, đơn giản hơn, nhưng yêu cầu công ty phải thắt chặt hơn nữa kỷ luật
tài chính của mình để có thể phản ánh chi phí một cách khách quan hơn. Dù không thể
biện pháp xác định chi phí, giá vốn hàng bán chính xác hơn, tránh tình trạng giá vốn
dịch vụ được xác định một cách chủ quan như hiện nay. Có thể, công ty không cần
theo dõi quá sít sao từng chỉ tiêu chi phí, mà với một số khoản mục quan trọng, công
ty cần có sự theo dõi chặt chẽ hơn. Ví dụ, chi phí tiền lương vốn chiếm một khoản lớn
trong mỗi công trình, nên được theo dõi chặt chẽ ở từng công trình một. Hiện nay, công ty chưa thực hiện được điều này.
Một khó khăn nữa là, nếu công ty hạch toán chính xác doanh thu chi phí, rất có thể sẽ
gặp phải tình trạng các yếu tố chi phí sẽ mất cân đối nghiêm trọng, gây mất niềm tin ở
những người sử dụng thông tin tài chính của công ty. Nhưng nhìn chung, để tình hình tài chính công ty trở nên thực tế, khách quan hơn, đây là một việc cần làm, có thể
không phải trong một hai kỳ kế toán, nhưng về lâu dài, công ty nên phản ánh khách
quan tình hình tài chính của mình.
Tuy vậy, nhìn chung sai sót đó của công ty chưa đến mức trọng yếu, bằng chứng là, công ty Kiểm toán Vaco đã đưa ra kết luận Chấp nhận toàn bộ đối với báo cáo tài chính của công ty trong năm 2004.
Kết luận
Sau một thời gian thực tập kế toán ở Công ty tư vấn thiết kế Đường bộ, tuy
trong một thời gian ngắn nhưng em đã rút ra được rất nhiều điều bổ ích. Từ thực tế tổ
chức quản lý, kế toán của Công ty, em đã có được những bài học thực tế cho mình. Những quy định, chế độ kế toán dù sao cũng chỉ là những kiến thức trong sách vở, để ứng dụng nó vào thực tiễn còn rất nhiều vấn đề. Mỗi công ty, mỗi loại hình sản xuất lại
có một cách vận dụng sao cho phù hợp với bản chất của công ty mình nhất. Đặc biệt,
kế toán còn có thể vận dụng chế độ như một nghệ thuật để vạch ra những chính sách
tài chính cho công ty của mình, để điều hòa lợi ích của các bên có liên quan một cách
tài tình. Mục đích cuối cùng của hệ thống kế toán vẫn là, kết hợp hài hòa lợi ích của
doanh nghiệp, người lao động và nhà nước. Chính vì vậy, công tác kế toán của công ty đôi khi không khớp với chế độ, chuẩn mực chung. Nhưng, nói chung, hoạt động kế
toán của công ty hiện nay là tương đối hoàn thiện.
Công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, vốn là một lĩnh vực khá xa lạ
với kiến thức nhà trường, nhưng xác định đây là một cơ hội nâng cao tầm hiểu biết của
bản thân, lại được sự giúp đỡ, bảo ban tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng các cô chú ở phòng Tài chính kế toán công ty, em đã hoàn thành được báo cáo thực tập này.
Tuy vẫn còn tương đối đơn giản, báo cáo cũng đã cố gắng đưa ra được một cái
nhìn tổng quan từ hệ thống quản lý, sản xuất kinh doanh cho đến tổ chức kế toán của
công ty. Phần cuối báo cáo, em xin đưa ra một số ý kiến nhận xét về cách thức công ty vận dụng chế độ vào trong thực tế hoạt động của công ty.
Trong khoản thời gian ngắn, bản thân còn nhiều thiếu sót về kinh nghiệm lẫn
thực tế, báo cáo này không tránh khỏi thiếu sót, rất mong được cô đóng góp ý kiến.
Tài liệu tham khảo
1. Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp.
2. Hệ thống chuẩn mực Kế toán Việt Nam.
3. Thông tư số 105/2003/TT – BTC ngày 4 tháng 11 năm 2003
4. Hệ thống kế toán doanh nghiệp.
5. Sổ tay chất lượng (Hồ sơ ISO) - Tổng công ty Tư vấn thiết kế Giao thông vận tải.
6. Hệ thống tài liệu kế toán của Công ty tư ván thiết kế Đường bộ
Nhận xét của cơ quan ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………