Tập hợp chi phí
Cuối quý, kế toán dựa vào các chứng từ gốc mà các phòng chuyển về, thực hiện
nhiệm vụ hạch toán chi tiết.
Nhìn vào sơ đồ ta thấy, như vậy, toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ, trừ chi phí
tiền lương và chi phí khấu hao đều được tập hợp hết vào 627 vào cuối kỳ chứ không được theo dõi cụ thể, chi tiết và ngay lập tức. Đây là đặc điểm của loại hình kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp, mọi chi phí phát sinh đều diễn ra tại công trình, kế toán ở công ty không thể theo dõi được.
Chi phí của một công trình nói chung, bao gồm các khoản chi phí sau:
- Chi phí nhân công (tiền lương). Vì công ty cung cấp dịch vụ tư vấn nên tỷ
- Chi phí vật liệu: tuy hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nhưng lại là công ty tư
vấn, khoản chi phí này đối với một số công trình thậm chí dưới 10%, gây nên nhiều vấn đề trong việc hạch toán chi phí.
- Chi phí dụng cụ sản xuất: gồm chi phí về công cụ, dụng cụ.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định
- Chi phí dịch vụ mua ngoài. - Chi phí bằng tiền khác.
Nhìn chung, tất cả các khoản chi phí trên đều được tập hợp hết vào các tiểu khoản
của tài khoản 627 và chưa được theo dõi chi tiết đối với từng công trình. Kết chuyển chi phí
Cuối mỗi quý, kế toán thực hiện bút toán:
Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí và xác định giá thành: Bảng phân bổ khấu hao Tạm tính đầu năm Hàng quý kết chuyển TK 214 TK 6274 Chi tạm ứng thiếu TK 111 Kiểm tra Quyết toán Hàng quý kết chuyển Hàng quý kết chuyển TK 632 TK 154 TK 334 TK 6271 Bảng chialương Bảng tổng hợp chứng từ Sổ theo dõi tạm ứng Chứng từ gốc TK 141 TK 6272, 6273, 6277
Phản ánh vào sổ Kết chuyển chi phí Quyết toán & xác định kết quả
Vào sổ Đối ứng
Sau đây là ví dụ về các yếu tố chi phí của doanh nghiệp:
Chi phí 2004 Tỷ lệ (%)
Chi phí nguyên vật liệu 2.245.000.000 18
Chi phí nhân công 4.785.000.000 30
Chi phí khác 552.000.000 3
Chi phí khấu hao TSCĐ 945.000.000 6
Chi phí dịch vụ mua ngoài 3.798.000.000 24
Chi phí khác bằng tiền 3.589.000.000 22
Tổng 15.914.000.000 100
Nhìn vào bảng thành phần chi phí, có thể thấy, chi phí nhân công là rất lớn. Điều này phản ánh bản chất của ngành, là tư vấn thiết kế, mỗi sản phầm cung cấp mang hàm lượng
chất xám rất lớn. Trong năm 2004, lợi nhuận thuần của công ty đạt 1.233.500.000 VND, như vậy tính ra, tỷ suất sinh lời của một đồng tiền lương là khoảng 26%, rất cao so với các
loại hình sản xuất kinh doanh khác.
2.3.5. Trình tự ghi sổ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngoài các sổ theo từng phần hành như đã trình bày, ở phần hành này, kế toán mở thêm các sổ chi tiết:
Sổ chi tiết tài khoản 627, mở chi tiết theo từng tiểu khoản:
o Sổ chi tiết 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng
o Sổ chi tiết 6272 Chi phí vật liệu
o Sổ chi tiết 6273 Chi phí dụng cụ sản xuất
o Sổ chi tiết 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ
o Sổ chi tiết 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài o Sổ chi tiết 6278 Chi phí bằng tiền khác
Cuối quý, kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 154.
Cuối kỳ kế toán (thường là cuối năm), kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 632 – Giá vốn
hàng bán. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng công trình.
Về trình tự hạch toán, trước hết, dựa vào chứng từ gốc, kế toán phân loại, sắp xếp vào từng khoản mục của sổ chi tiết tài khoản 627 và kế toán tổng hợp váo chứng từ ghi sổ,
nhập dữ liệu vào máy theo kiểu định khoản.
2.4. Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm
Sau khi tập hợp hết chi phí tại 154, giá thành của công trình chỉ được tính ra khi được
kết chuyển sang tài khoản 632, tương ứng với việc công ty ghi nhận doanh thu và nợ phải
thu hoặc đã thu được tiền từ khách hàng.
Theo chuẩn mực kế toán, doanh thu được ghi nhận khi thỏa mãn 4 điều kiện, đó là - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
- Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó;
- Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán;
- Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch
cung cấp dịch vụ đó.
Như vậy, nói chung đối với công ty, doanh thu có thể đã được ghi nhận khi bên B đồng
ý quyết toán, chấp nhận công trình. Tuy nhiên, Công ty tư vấn Thiết kế đường bộ, do làm việc trong lĩnh xây dựng cơ bản, với những biến động hầu như không thể dự đoán nên, để
chủ động trong chính sách tài chính của mình, đã sử dụng tiêu thức thanh toán để ghi nhận
doanh thu.
Bảng chia
lương
Báo cáo trích khấu hao cuối năm
Bảng tổng hợp chứng từ Sổ chi tiết 6271 Sổ chi tiết 6272, 6273, 6277, 6278 Sổ chi tiết 6274 Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ
Có nghĩa là, khi bên B duyệt quyết toán và chấp nhận thanh toán, công ty vẫn chưa ghi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
nhận doanh thu và vẫn để chi phí tập hợp được trên tài khoản 154. Chỉ khi thu được tiền,
nghĩa là chắc chắn thu được lợi ích kinh tế từ công trình, công ty mới thực hiện bút toán xác định doanh thu.
Một nhiệm vụ nữa của kế toán phần hành này là tập hợp chi phí bán hàng (TK 641) và chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642). Tuy nhiên, công ty có ít chi phí liên quan tới việc
bán hàng nên kế toán chỉ mở tài khoản 642 mà thôi.
Nói chung, việc tập hợp chi phí vào 642 cũng không quá phức tạp:
Nợ TK 642
Có TK 111, 112 Chi phí bằng tiền
Có TK 152 Chi phí nguyên vật liệu (văn phòng phẩm)
Có TK 153 Chi phí công cụ, dụng cụ (máy tính, thiết bị VP)
Có TK 214 Chi phí khấu hao nhà cửa, máy điều hòa… Có TK 334 Tiền lương nhân viên khối quản lý
Tuy hạch toán đơn giản nhưng tài khoản 642 tập hợp một khối lượng chi phí lớn, bản
chất đa dạng và phức tạp nên đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng lãng phí, sai sót. Ví dụ năm 2004, doanh thu của công ty hơn 21 tỷ, tăng 19% so với năm 2003 nhưng chi
phí quản lý doanh nghiệp lại tăng hơn 100% (từ 2 tỷ lên 4 tỷ). Nguyên nhân là do doanh
thu tăng lớn, yêu cầu mức độ quản lý cao và do công ty thay đổi một số cách phân bổ.
Như vậy, ở phần hành này, kế toán mở các sổ
Sổ chi tiết tài khoản 642 dùng chung cho các doanh nghiệp, chi tiết theo từng khỏa
mục:
o Chi phí nhân viên quản lý: theo dõi lương nhân viên khối quản lý
o Chi phí vật liệu quản lý o Chi phí đồ dùng văn phòng o Chi phí khấu hao TSCĐ
o Thuế, phí và lệ phí
o Chi phí dự phòng
o Chi phí dịch vụ mua ngoài o Chi phí bằng tiền khác
Sổ chi tiết tài khoản 511, mở tại thời điểm có khách hàng thực hiện quyết toán,
nghiệm thu công trình, theo dõi chung cho toàn doanh nghiệp.
Sổ chi tiết tài khoản 911, mở cuối năm.
Ngoài ra, nếu trong năm phát sinh nghiệp vụ, kế toán có thể mở thêm các sổ 711 và 811. TK 511 TK 642 Doanh thu Giá vốn hàng bán TK 632 TK 911 Chi phí quản lý DN TK 111, 112, 152, 153 TK 214 TK 334
Chứng từ gốc Sổ chi tiết tài khoản 632, 511 Sổ chi tiết tài khoản 642 Sổ chi tiết tài khoản 911 Chứng từ ghi sổ
Chương III: Kế toán Tài sản cố định
1. Yêu cầu quản lý
Tổ chức hạch toán tài sản cố định cần cung cấp các thông tin về TSCĐ và đưa ra các quyết định quản lý đối với đối tượng này. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trước hết, hạch toán TSCĐ cần phải tổ chức phân loại, quản lý TSCĐ theo đặc trưng,
tiêu thức khác nhau như
o Kỹ thuật
Nhà cửa vật kiến trúc
Máy móc thiết bị công tác
Phương tiện vận tải
o Kinh tế
TSCĐ trong sản xuất kinh doanh TSCĐ dùng cho quản lý
Thứ hai, tổ chức hạch toán TSCĐ đồng thời cung cấp thông tin liên quan tới TSCĐ cho
những người sử dụng, cho ban quản lý ra quyết định và để tiện cho việc theo dõi chi tiết:
o Nguyên giá o Hao mòn o Giá trị còn lại
o Nguồn vốn hình thành, với Công ty, bao gồm hai nguồn là Vốn ngân sách
Vốn tự có
Cuối cùng, kế toán phải cung cấp những thông tin về tình hình sử dụng:
o Thời gian sử dụng
o Phương pháp khấu hao
2. Hạch toán ban đầu
2.1.Phân loại và đánh giá
Công ty tổ chức phân loại và đánh giá tài sản cố định theo những loại sau:
- TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh:
o Nhà cửa, vật kiến trúc
o Máy móc thiết bị
Thiết bị khoan
Thiết bị điện tử
Phương tiện vận tải
o Dụng cụ quản lý
Máy photocopy Máy in các loại
- Tài sản cố định dùng trong quản lý doanh nghiệp
o Máy vi tính, phần mềm, máy chiếu
o Máy điều hòa nhiệt độ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có một điều đáng lưu ý là, phần mềm máy tính thuộc loại TSCĐ vô hình, nhưng công
ty vẫn đưa vào phần TSCĐ hữu hình.
Công ty sử dụng phương pháp khấu hao tài sản cố định theo kiểu đường thẳng, khấu
hao bình quân cho tất cả các TSCĐ và phân loại, định mức khấu hao theo đúng quy định
2.2.Tổ chức hạch toán ban đầu
2.2.1. Quy trình tăng giảm tài sản cố định
2.2.2. Chứng từ sử dụng
Chứng từ tăng tài sản cố định:
- Quyết định tăng giảm TSCĐ của Tổng công ty và Công ty. - Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn VAT) – nơi bán hàng cung cấp.
- Biên bản giao nhận TSCĐ.
- Hợp đồng mua bán TSCĐ.
Chứng từ giảm tài sản cố định:
- Quyết định của Ban giám đốc về việc đánh giá lại, chuyển thành CCDC một số TSCĐ
- Bản yêu cầu thanh lý, sửa chừa TSCĐ do các phòng ban sử dụng tài sản đề xuất.
Bắt đầu
Ban quản lý công ty ra
quyết định
Xét duyệt
Mua/ thanh lý tài sản cố định
Đưa vào sử dụng/ thanh lý Thcẻ tố địnhài sản
Lưu trữ và bảo quản Hợp đồng giao nhận Chứng từ ghi sổ, nhập dữ liệu vào phần mềm
- Những quyết định của công ty liên quan tới việc thành lập hội đồng thanh lý, của
cấp trên (Tổng công ty) liên quan tới quyết định giảm tài sản cố định.
- Biên bản của hội đồng thanh lý.
- Các hóa đơn, chứng từ có liên quan tới bán, thanh lý TSCĐ.
Chứng từ liên quan tới khấu hao tài sản cố định:
- Báo cáo trích khấu hao TSCĐ. Đây là báo cáo do kế toán TSCĐ lập váo cuối năm. Báo cáo này được coi như chứng từ gốc để kế toán vào chứng từ ghi sổ và thẻ TSCĐ.
Chứng từ theo dõi TSCĐ:
- Thẻ tài sản cố định: đây là chứng từ quan trọng, theo dõi chi tiết và trực tiếp từng
tài sản cũng như tài liệu kỹ thuật, phụ tùng đi kèm theo mỗi tài sản cố định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3. Hạch toán chi tiết
3.1.Sổ sách sử dụng
Để theo dõi toàn bộ TSCĐ trong doanh nghiệp, kế toán lập ra hai bộ sổ theo dõi, một là toàn doanh nghiệp, hai là ở từng đơn vị:
- Sổ dùng chung toàn doanh nghiệp.
- Sổ theo dõi cho từng đơn vị. Sổ này kiêm luôn biên bản kiểm kê vào đầu năm,
các sổ được tổ chức theo kiểu tờ rời.
Đối với từng tài sản cố định, kế toán sử dụng thẻ tài sản cố định
3.2.Nghiệp vụ tăng TSCĐ
Để tìm hiểu kỹ hơn về trình tự hạch toán chi tiết, ta hãy xem xét một nghiệp vụ tăng
máy tính của công ty để thay thế một chiếc vừa bị hỏng ở phòng Thiết kế đường 1:
Trước hết, công ty có kế hoạch mua sắm TSCĐ trong năm và được Tổng công ty phê duyệt.
Phòng thiết kế đường 1 trình giấy đề nghị mua sắm, sửa chữa lên ban quản lý công
Công ty – Phòng quản lý kinh doanh ra quyết định Q/định số 128/QĐ-QLKD mua một máy tính xách tay thay thế cho một chiếc máy vừa hỏng theo yêu cầu của phòng Thiết
kế đường 1
Công ty giao nhiệm vụ cho những người có trách nhiệm thực hiện mua tài sản cố định, giai đoạn này chứng từ gồm có:
o Giấy giới thiệu của công ty.
o Phiếu chi tạm ứng cho cán bộ mua.
Thực hiện mua máy tính. Người mua chịu trách nhiệm thu thập chứng từ (hóa đơn mua hàng) đem về giao cho phòng kế toán. Sau đây là hóa đơn mua hàng:
Công ty Thủy Linh
31 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội
Phiếu bàn giao – Bảo hành – Xác nhận nợ giá trị gia tăng
Hà Nội, ngày: 30/03/2004 Xuất tại Kho hàng mới Số phiếu 072437 Mã khách hàng: KL021337 Mã số thuế:
Tên khách hàng: ông Trần Đức Độ Địa chỉ: số 278 Tôn Đức Thắng
Đại diện cho Cty Tư vấn thiết kế đường bộ ĐIện thoại:………
Mã VT Tên thiết bị Kho Serial SL Đơn
giá
Thành tiền
Bảo
hành IBM 2668 Máy tính xách tay
IBM Thinhkpad T43 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TLC H11752 1 $1 199 $1 999 12 tháng
Tổng cộng số lượng/ Giá trị tiền hàng USD 1.00 USD 1 999 Tỷ giá quy đổi VND/ Giá trị ghi nợ bằng tiền
VND 15 820 VND VND 31 624 180.0
Thuế suất GTGT: 10% 3 162 418 Tổng cộng tiền thanh toán 34 786 598
Số viết bằng chữ Ba mươi tư triệu bảy trăm tám mươi sáu nghìn
năm trăm chín mươi tám đồng
Ghi chú TT ngay Ký nhận khách hàng
(Hoặc người đại diện)
Thủ kho TLC Group
(Ký, ghi rõ họ tên)
Người lập phiếu
(Ký, ghi rõ họ tên)
Sau khi thực hiện nghiệp vụ mua, máy tính được bàn giao cho Phòng Thiết kế đường 1. Kế toán TSCĐ lập thẻ TSCĐ vào sổ chi tiết theo dõi tài sản của doanh nghiệp và của phòng, kế toán tổng hợp ghi chứng từ ghi sổ. Tham khảo Biểu 2, 3 và 4
3.3.Nghiệp vụ giảm TSCĐ
Trước hết, công ty ra quyết định thanh lý một số tài sản cố định đã cũ, lỗi thời trên cơ
sở đề nghị của các phòng ban và kế hoạch đổi mới TSCĐ của công ty. Với những tái sản
lớn hoặc có nhiều tái sản thanh lý, Công ty sẽ thành lập hội đồng thanh lý, đánh giá tất cả
những tài sản có quyết định thanh lý.
Sau khi có kết quả và được sự cho phép của Tổng công ty, công ty tiến hành thanh lý.
Để cụ thể, sau đây là một trường hợp thanh lý một chiếc máy khoan ở phòng Địa chất do đã khấu hao hết.
Chứng từ quan trọng trong khâu này có Biên bản thanh lý TSCĐ:
Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế Đường bộ Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng, Hà Nội
Biên bản thanh lý TSCĐ
Ngày 31 tháng 8 năm 2004
Số: 12
Nợ: TK 214
Có: TK 211
Căn cứ Quyết định số 626A TLTSCĐ (Máy khoan XJ 100) ngày 25 tháng 7 năm 2004
của Hội đồng thanh lý TSCĐ về việc thanh lý tài sản cố định.
I. Ủy ban thanh lý tài sản cố định gồm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ông Trần Văn Hà đại diện phó Tổng giám đốc Công ty TVGTVT trưởng ban Ông Đoàn Chính Minh đại diện phó Công ty TVTKĐB ủy viên
II. Tiến hành thanh lý TSCĐ:
- Tên, mã ký hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: Máy khoan XJ 100