Sau khi đã phân tích hệ thống bộ máy, từ quản lý đến kế toán của công ty Tư vấn
thiết kế Đường bộ, có thể rút ra được một số đặc điểm như sau:
Do đặc điểm là thi công những công trình ở xa, không tập trung và chi phí được tập
hợp ngay tại công trình, cuối quý mới được phản ánh một lần vào sổ sách, nên bộ máy
kế toán của công ty hết sức gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả và tiết kiệm. Bên cạnh đó, sự
tổ chức kế toán của công ty cũng hợp lý, tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Bên cạnh đó, công ty đã áp dụng triệt để máy vi tính vào công tác kế toán, khiến cho
công việc kế toán trở nên nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu khối lượng sổ sách thủ
công. Công ty không chỉ dựa hoàn toàn vào phần mềm máy tính mà bên cạnh đó, còn tổ chức một số loại sổ sách bên ngoài, ví dụ chứng từ ghi sổ dược ghi bằng tay, các sổ
chi tiết được theo dõi bằng phần mềm Excel, tăng tính chính xác của công tác kế toán
vì có sự kiểm tra chéo rất hiệu quả.
Tuy nhiên, công tác kế toán cũng không tránh khỏi một số vấn đề còn tồn tại. Công
ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, hơn nữa lại dinh doanh trong lĩnh vực đường bộ, một lĩnh vực do nhà nước hoàn toàn quản lý. Vì vậy, hoạt động của công ty
phụ thuộc rất nhiều vào chính sách, chế độ nhà nước. Bên cạnh đó, giá cả do công ty đưa ra cũng nằm trong thang giá mà nhà nước đã cung cấp theo từng đơn vị lãnh thổ.
Nói tóm lại, ngành hoạt động của công ty chịu sự điều tiết lớn của nhà nước và của
Tổng công ty.
Vì vậy, có thể thấy, chu kỳ hoạt động của công ty là rất khó dự đoán, cả về khối lượng công việc lẫn khách hàng… Có những giai đoạn, công ty nhận được khối lượng
công việc lớn, toàn công ty phải làm việc với một cường độ lớn, cũng có lúc, công ty
không có công trình thi công nào. Thậm chí, một thay đổi nhỏ trong chính sách đầu tư
của nhà nước cũng có thể khiến cho doanh thu của công ty biến động lớn. Ví dụ, Nhà
nước ký duyệt một công trình nào đó, lớn như đường Hồ Chí minh chẳng hạn, lập tức
đầu tư bị thay đổi có thể khiến công ty thất thoát hàng tỷ doanh thu. Hiện nay, công ty làm ăn vững vàng, ổn định là nhờ một phần vào uy tín của mình.
Vì tính rủi ro trong kinh doanh lớn như vậy, công ty hầu như rất khó xây dựng kế
hoạch sản xuất kinh doanh cho mình mà chỉ quản lý nó bằng giá dự toán mà thôi. Chính vì vậy, trong hoạt động kế toán của mình, để chủ động trong chính sách tài
chính trong năm, tổ chức kế toán của công ty đã có một số chiến lược cho mình nhằm đối phó với tình trạng bất ổn định trong ngành: với những nguyên tắc kế toán cơ bản, công ty đã đậc biệt chú trọng đến nguyên tắc Thận trọng. Chính vì theo đuổi nguyên tắc này nên trong hoạt động kế toán của mình, công ty không tránh khỏi có những sai sót đáng kể.
Nhìn chung, đứng trên góc độ lợi ích của doanh nghiệp và người lao động, công ty đã cố gắng hết sức vận dụng chế độ sao cho có lợi cho những người tham gia công ty
nhiều nhất. Vì cố gắng đìều hòa lợi ích giữa các bên như vậy, hệ thống kế toán không
khỏi cóđôi chỗ sai lệch so với chế độ.
Cuối cùng, tổ chức kế toán của công ty cũng đã phục vụ đắc lực cho hoạt động
hoạch định tài chính cho công ty, giúp công ty chủ động hơn rất nhiều trong những kế
hoạch của mình.
1.1.Hệ thống tài khoản sử dụng
Nhìn chung, hề thống tài khoản của công ty tương đối nhỏ gọn, phản ánh được hầu
hết tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh, hề
thống tài khoản củng khá đơn giản, tiết kiệm công sức và thời gian khi thực hiện phân
loại tài sản, nguồn vốn. Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề còn tồn đọng trong việc sử
dụng các tài khoản.
Thành phần chi phí của công ty bao gồm toàn bộ những yếu tố chi phí bình thường, nhưng công ty lại không theo dõi trên từng tài khoản trực tiếp mà chỉ mở riêng tài khoản 627. Đây là tài khoản mang tính phân bổ nên khi kết chuyển, giá trị của từng
công trình đã bị sai lệch khá nhiều. Tuy sử dụng nhóm tài khoản này, việc tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá là rất đơn giản, nhưng nó lại không đúng với bản chất của tài khoản 627.
Bên cạnh đó, để phản ánh tài sản cố định, công ty cũng chưa có tài khoản 213 theo
dõi nhóm tài sản cố định vô hình mà đưa hết vào tài khoản 211. Tuy việc này không gây nhiều vấn đề, nhưng công ty sẽ khó khăn trong việc theo dõi tài sản và phân loại
chi phí trong khi tính giá.
1.2.Xác định chi phí và giá thành
Như đã trình bày, vốn là công ty cung cấp dịch vụ nên hàm lượng chất xám trong
một công trình là rất lớn, ngược lại, chi phí vật liệu lại không đáng kể. Cùng với chính
sách khoán của công ty, xuất hiện một hiện tượng là, có những công trình tư vấn thiết
kế đem lại lợi nhuận rất cao cho công ty, ngược lại, có những công trình tỷ suất lợi
nhuận lại rất thấp. Việc này gây ra tình trạng mất cân đối, với từng công trình, đó là sự
mất cân đối giữa các yếu tố xác định chi phí, khi so sánh các công trình với nhau, đó là sự mất cân đối về lợi nhuận.
Để tránh tình trạng mất cân đối quá lớn giữa các công trình thi công, kế toán đã sử dụng biện pháp: tập hợp tất cả các chi phí phát sinh vào tài khoản 627 với các tiểu
khoản như đã trình bày ở trên mà không theo dõi chi tiết, cụ thể với từng công trình. Do bản chất của tài khoản 627 là tài khoản theo dõi chi phí trung gian, chi phí tập hợp trong đó mang tính chất phân bổ nên khi kết chuyển sang 154 rồi 632 đã mang rất
nhiều ý chí chủ quan của kế toán bằng những tiêu thức khác nhau.
Thông thường, đến cuối năm, khi thực hiện quyết toán, sau khi đã tập hợp toàn bộ
chi phí về tài khoản 627, kế toán mới bắt đầu dựa vào một số chỉ tiêu như doanh thu,
tỷ lệ thành phần chi phí, thậm chí chỉ tiêu do trên đề ra để phân bổ giá vốn cho hợp lý đối với từng công trình.
Như vậy, nhìn chung công ty đã vi phạm nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Bởi vì, khoản doanh thu do một công trình đem lại không tương xứng với giá
vốn hàng bán, đã được phân bổ cho “hợp lý” hơn. Đây là một sai sót khá nghiêm trọng
quy chế và các chuẩn mực kế toán.
Bên cạnh đó, việc theo dõi yếu tố chi phí đối với công ty là rất khó khăn. Công ty
sẽ khó theo dõi tình hình biến động từng loại chi phí đối với mỗi công trình, mỗi loại
dịch vụ cung cấp. Vậy mà, việc theo dõi các yếu tố chi phí là một trong những yếu tố
không phải là tiền lương chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ, lại có sự biến động phụ thuộc thị trường, nên công ty không cần quan tâm nhiều đến loại chi phí này.
Việc định giá không chính xác sẽ khiến cho công ty phản ánh lợi nhuận không
chính xác. Trên thực tế, có những năm, công ty đã sử dụng những tiêu thức phân bổ
chủ quan của mình để định ra giá vốn, khiến cho lợi nhuận trước thuế, thuế thu nhập
doanh nghiệp và lợi nhuận sau thuế của công ty bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
1.3.Xác định doanh thu
Nhìn chung, công ty đã thực hiện tương đối tốt việc xác định và phân loại doanh
thu. Công ty đã có sự phân biệt rạch ròi giữa các loại doanh thu từ hoạt động sản xuất
kinh doanh, doanh thu từ hoạt động tài chính và doanh thu khác. Đồng thời, công ty
cũng đã tuân thủ nguyên tắc trình bày và phân loại khi trình bày những khoản doanh thu, chi phí đó trên báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Như đã trình bày ở trên, công ty không sử dụng những tiêu chí xác nhận doanh thu như chuẩn mực hướng dẫn. Có thể hiểu, công ty đã vi phạm nguyên tắc phù hợp để
nhấn mạnh vào nguyên tắc thận trọng. Nhìn chung, cơ sở để ghi nhận doanh thu của
công ty là khi khách hàng thực hiện quyết toán công trình hoặc khi ký kết hợp đồng. Nhưng cũng không ít công trình, công ty chỉ ghi nhận doanh thu khi khách hàng thanh toán tiền, có nghĩa là, cơ sở để ghi nhận doanh thuở một số trường hợp là cơ sở “tiền
mặt”.
Như đã nói, đối với lĩnh vực xây dựng cơ bản, đặc biệt là lĩnh vực cầu đường, hầu
hết các công trình của công ty đều phụ thuộc vào chính sách đầu tư, quy hoạch của nhà
nước nên công ty rất thận trọng trong việc xácđịnh doanh thu, đồng nghĩa với việc kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Bên cạnh đó, hầu như những công trình của
công ty làm có giá trị lớn, khả năng không đòi được nợ không phải không có nên công ty cũng sử dụng biện pháp này như một miếng đệm, bảo đảm cho chi phí của công ty
không bị đội lên quá cao, giảm thiểu thuế tính trên những khoản thu nhập mà công ty
chưa thực sự chắc chắn đã thu được trong tương lai. Có thể nói, công ty đặc biệt chú
trọng đến nguyên tắc thận trọng nên đã bỏ qua một số nguyên tắc khác.
Tài khoản 131 vốn được công ty theo dõi những khoản ứng trước nhưng lại không được ghi nhận khoản phải thu của khách hàng. Điều này khiến cho, đôi khi
công trình đã hoàn thành quyết toán nhưng công ty vẫn “treo” trên 154 và không ghi nhận nợ trên tài khoản 131 khiến cho đồng thời, tài khoản 511 chưa ghi nhận doanh
thu vì bên B vẫn chưa thanh toán.
Trong khi đó, chuẩn mực kế toán đã quy định rõ, tài khoản 511 theo dõi tất cả
những doanh thu đã được thực hiện mà không cần quan tâm đến đã thu được tiền hay chưa. Ví dụ, năm 2004, công ty đã thực hiện được khoản doanh thu là hơn 30 tỷ, trong khi đó, công ty chỉ ghi nhận có hơn 21 tỷ doanh thu.
1.4.Tổ chức hạch toán tài sản cố định
Để phục vụ cho nhu cầu thiết kế, khảo sát, công ty có sử dụng một số phần mềm
chuyên môn. Những phần mềm này có giá trị tương đối lớn nên được công ty đưa vào
mục tài sản cố định là hợp lý. Tuy nhiên, chúng lại được phản ánh trong mục “Tài sản
cố định hữu hình”. Đìều này không đúng với bản chất của tài sản và nó sẽ khiến cho
việc quản lý tài sản của công ty không thông suốt.Cũng có thể, kế toán thấy nhóm tài sản cố định vô hình chiếm tỷ trọng không lớn lắm, nếu mở thêm một sổ chi tiết 213 sẽ
không thực sự có ý nghĩa nên kế toán đã để tất cả trong tài khoản 211.
Bên cạnh đó, tiêu thức đánh giá tài sản cố định của công ty cũng chưa được hoàn chỉnh. Đó là, một số tài sản có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn vẫn được công ty ghi
nhận vào Tài sản cố định. Ví dụ như một số máy tính, phần mềm đơn giản. Năm 2004,
khi công ty thực hiện phân loại, đánh giá lại hàng loạt tài sản cố định thì có hơn 400
triệu tài sản được chuyển thành công cụ dụng cụ, góp phần khiến cho chi phí quản lý
doanh nghiệp của công ty trong năm tăng gần 100%.
Một vấn đề nữa trong việc quản lý tài sản cố định đó là, công ty chưa thực hiện
chặt chẽ việc bảo quản, theo dõi chất lượng tài sản. Đã xảy ra hiện tượng, khi tài sản
cố định luân chuyển giữa các phòng ban thì một số phụ tùng, thiết bị kèm theo không còn đảm bảo chất lượng. Nguyên do có thể vì công ty chưa có quy chế quản lý tài sản
cố định chặt chẽ hơn, việc kiểm kê, đánh giá chất lượng tài sản cố định mới chỉ diễn ra vào đầu năm, có thể chưa đáp ứng được với những tài sản giá trị lớn, dễ vận chuyển dễ
tháo lắp của công ty.
Cuối cùng, việc trích khấu hao của công ty, tuy có lợi thế là đơn giản, nhưng trên
mới vào từng thẻ TSCĐ là công việc chưa thực sự tốt. Thứ nhất, sẽ xuất hiện những
sai sót có thế xảy ra trong quá trình chuyển sổ. Thứ hai, công ty sẽ khó kiểm soát được
chi phí khấu hao ở từng đơn vị, dẫn đến việc quản lý chi phí là không chặt chẽ. Có thể,
do khoản chi phí khấu hao này trong thành phần chi phí là tương đối nhỏ nên công ty
đã không quản lý chặt chẽ.
1.5.Tổ chức luân chuyển chứng từ
Nhìn chung, công ty đã có một cơ cấu luân chuyển chứng từ tương đối tốt, tuy
nhiên, quy chế chưa được chặt chẽ. Ví dụ, vào cuối quý là khoảng thời gian các phòng sản xuất phải tập hợp bảng tổng hợp chi phí và bảng chia lương về cho kế toán kiểm
tra. Theo nhận xét chủ quan, việc luân chuyển chứng từ này chưa hoàn thiện. Các
phòng ban đôi khi còn nộp chậm, nộp thiếu hồ sơ, khiến cho công tác quyết toán bị gián đoạn, tiến độ công việc của phòng kế toán bị chậm lại.
1.6.Đối chiếu công nợ
Tài khoản 131 của công ty dùng để theo dõi khoản ứng trước và tình hình thanh toán với khách hàng. Nhưng do công ty không ghi nhận nợ phải trả và doanh thu ngay lập tức trên 131; cùng với đặc điểm là những khách hàng không tập trung, phân tán
trên khắp mọi miền đất nước nên việc đối chiếu công nợ nhiều khi gặp khó khăn.
Nhìn chung, những vấn đề còn tồn tại ở phần xác định doanh thu một phần do,
công ty không chắc chắn trong việc thu tiền của khách hàng. Từ đó rút ra nhận xét là,
công ty chưa có chính sách thu hồi nợ phải thu một cách hợp lý.
Cuối cùng, công ty chưa có biện pháp phân loại, sắp xếp loại khách hàng. Công ty
chưa có chính sách phân biệt những khách hàng thường xuyên, khách hàng vãng lai.
Điều này khiến cho chính sách về tín dụng, về ưu đãi có phần khó khắn.