2. Các phần hành kế toán chủ yếu
2.1. Kế toán tiền lương
2.1.1. Tổ chức hạch toán ban đầu
2.1.1.1. Chứng từ về lao động
Công ty thực hiện tuyển dụng, bổ nhiệm, sa thải, nghỉ hưu, khen thưởng và ban hành những quyết định, chính sách tương ứng. Những chính sách này do Tổng công ty hướng dẫn, quy định.
Tiền lương của công ty được tính theo Quy chế khoán. Quy chế này do Công ty xây dựng dựa trên sự hướng dẫn, xét duyệt của Tổng công ty. Quy chế này chia làm ba loại với tỷ lệ khoán khác nhau:
Đối với lương sản phẩm, quy định của công ty về giao khoán là:
công Tuyến Địa hình Nền Khoan Hồ sơ GPMB Khoản chi phí 19% 20% 20% 17% 25% 25%
Đối với hoạt động Khảo sát địa hình: Loại hình TC KSĐH,
Cọc
Tuyến Cọc GPMB Thí nghiệm Khảo sát nền
Khoản chi phí 20% 22% 50% 23% 33%
Đối với hoạt động thiết kế:
Loại hình Giám sát tác giả Thẩm định Mời thầu
Khoản chi phí 20% 16% 30%
Đầu mỗi quý, căn cứ vào Đề cương khảo sát thiết kế đã lập, Ban giám đốc giao
khoán cho từng phòng, với hai loại chứng từ:
- Phiếu giao khoán
- Hợp đồng khoán
Hàng tháng, công ty cho các phòng lĩnh khoản tạm ứng bao gồm nhiều khoản, trong đó có cả tạm ứng tiền lương công nhân viên.
Đến cuối quý, công ty thực hiện quyết toán, thanh lý hợp đồng giao khoán, căn cứ
vào khoản tạm ứng, vào hợp đồng giao khoán, công ty trả nốt số tiền lương phải trả
công nhân viên.
2.1.1.2. Tiền lương và các chi cho lao động khác
Bảng tính lương:
Thành phần lương được chia làm hai loại, lương cứng dựa trên ngày lương cấp bậc và lương mềm dựa trên hai hệ số Trách nhiệm và Khối lượng công việc. Tùy theo từng
khối tổ chức mà công ty có quy chế tính tiền lương khác nhau
Đối với khối quản lý Lương cơ bản (LCB) Ngày công TT làm việc (Ni) Lương cứng Lương mềm Ngày lương CB (VCBi) Lương cấp bậc thực lĩnh (Ni*VCBi) Hệ số K1i Hệ số K2i Hệ số chung Lương để tính (LTi=Ki*Ni*VCBi) Lương mềm được lĩnh (VMi=LTi*HS)
Dựa vào bảng trên đây, tiền lương tính cho từng đơn vị phòng ban quản lý được
tính bằng tổng lương cứng và lương mềm. Trên cơ sở số tiền đã tạm ứng, cuối quý
phòng KT – TC thanh toán nốt tiền lương cho cán bộ công nhân viên.
Đối với khối sản xuất trực tiếp, tiền lương là tổng số các khoản sau đây:
Phần lương cứng:
- Ngày lương cơ bản
- Ngày làm việc trong quý
Phần lương mềm
- hệ số trách nhiệm (kc), so từng đơn vị bình bầu trên cơ sở hướng dẫn
- hệ số khối lượng (kt), tùy thuộc vào mức độ công việc nhiều hay ít
- hệ số tiến độ vật chất lượng (km)
- Ngày công thực tế LV (gồm cả làm ngoài giờ)
- Ngày công quy đổi theo hệ số tính KI (có tính đến làm ngoài giờ)
Lương điều chỉnh (Q)
Lương học, phép (Lh-p) Phụ cấp (Lpc)
Các lương khác (LK)
Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội
Tạm ứng tiền lương: Được theo dõi cùng với khoản ứng trước.
Chi tiền lương thanh toán cho người lao động: hàng quý, dựa vào Hồ sơ quyết
toán gồm có:
Biên bản thanh toán hợp đồng
Biên bản nghiệm thu kỹ thuật – khối lượng (Bước thiết kế)
Biên bản nghiệm thu thiết kế (Lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công)
Hợpđồng khoán
Sau khi kế toán thanh toán nội bộ xét duyệt, kiểm tra, công ty thực hiện chi trả tiền lương cho công nhân viên.
2.1.2. Tổ chức hạch toán chi tiết
Sổ sách sử dụng: kế toán dùng sổ chi tiết tài khoản 141, 334, 335 và 338 để theo
dõi chi tiết.
được trình bày kỹ hơn ở phần 3) nên chi phí nhân công - tiền lương cán bộ công nhân
viên, kế toán dùng tài khoản 6271 – Chi phí nhân viên phân xưởng để theo dõi Hàng kỳ, thường là hàng tuần, kế toán chi tạm ứng cho công nhân viên:
Nợ TK 141/ Có TK 111 Khoản tiền tạm ứng
Đến cuối quý, kế toán dựa vào hợp đồng khoán giữa ban giám đôc với từng phòng ban, ghi nhận khoản phải trả công nhân viên
Nợ TK 6271, 642 (lương NV quản lý)/ Có TK 334 Tiền lương phải trả
Tiếp theo, kế toán kết chuyển các khoản đã tạm ứng sang 334, tính ra khoản tiền lương
còn phải trả công nhân viên.
Nợ TK 334/ Có TK 141 Khoản tiền đã tạm ứng
Dựa vào chế độ quy định và hợp đồng ký kết giữa người lao động và ban quản lý, kế
toán ghi nhận những khoản trích theo lương:
Nợ TK 6271, 642, 334/ Có TK 338 Các khoản trích theo lương Cơ sở để kế toán tính ra các khoản trích theo lương là chế độ quy định của nhà nước
và mức lương cơ bản của từng đối tượng lao động.
Cuối cùng, kế toán thực hiện chi trả tiền lương còn phải trả, nộp các khoản trích theo lương cho công nhân viên:
Nợ TK 334, 338/ Có TK 111 Số tiền còn lại cần thanh toán
Tương ứng với mỗi định khoản, kế toán vào sổ chi tiết từng tài khoản 141, 334,
335 và 338.
2.1.3. Hạch toán tổng hợp
Dựa vào kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp đến cuối quý phản ánh vào chứng từ ghi
sổ tiền ứng trước theo lương, lương và các khoản trích theo lương.
Định kỳ, kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Khâu này diễn ra trên phần mềm
máy tính nên rất đơn giản. Phần mềm sẽ tự động chuyển vào sổ cái các tài khoản liên quan khi có lệnh chuyển sổ.
Khi cần kiểm tra, kế toán tổng hợp so sánh số liệu trên phần mềm với số liệu mà kế
toán phần hành đã xử lý.
Quy trình hạch toán tiền lương có thể xem xét ngắn gọn như sau:
- Dựa vào đề cương, phòng Kinh doanh tính ra tiền lương phải trả.
- Từng đơn vị thực hiện ký với giám đốc hợp đồng khoán
- Hàng tuần, các đơn vị nhận tiền tạm ứng
- Cuối quý, các đơn vị tập hợp chứng từ, bảng chia lương.
- 2c, Các khoản trích theo lương 3, Kết chuyển tạm ứng (hàng quý) Thanh toán các khoản trích TK 6271 TK 6421 2a, Tiền lương phải trả
cho nhân viên khối SX
2b, Tiền lương phải trả cho nhân viên khối quản lý TK 334
TK 111
TK 141
4, Thanh toán tiền lương (hàng quý) 1, Tạm ứng (hàng tuần) TK 338 Các khoản trích theo lương TK 338
2.1.4. Trình tự ghi sổ
Đầu kỳ, kế toán Tiền lương mở các sổ chi tiết 334, 335, 338 và 141. Sổ được tổ
chức theo kiểu tờ rời, mỗi đối tượng theo dõi trên một tờ sổ (đối với phần mềm máy
tính, mỗi đối tượng tương ứng với một mã số). Các đối tượng được theo dõi như sau:
Đối với khối quản lý, mỗi cá nhân được theo dõi trên một tờ sổ
Đối với các phòng thi công, kế toán theo dõi theo từng phòng để tiện cho
việc theo dõi, quyết toán.
Đối với kế toán tổng hợp, khi có nghiệp vụ phát sinh, lần lượt vào Chứng từ ghi sổ
và nhập dữ liệu vào phần mềm. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ phản ánh hai nhóm
nghiệp vụ tạm ứng và thanh toán cho công nhân viên. Hàng quý
Hàng tuần
Đối chiếu
Bắt đầu
Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng TC KT Đơn vị thực hiện
Lập đề cương khảo sát thiết kế Hợp đồng khoán Thực hiện Đề cương Xin tạm ứng Tiền lương phải trả Tài khoản 334, 338 Tài khoản 141
Nghiệm thu công trình, thanh toán tiền lương
Biên bản
nghiệm thu
Hoàn thành công việc
Hàng quý, dựa vào bảng chia lương của các phòng gửi về, sau khi kiểm tra, đối
chiếu với biên bản nghiệm thu, hợp đồng khoán và đề cương, kế toán Tiền lương phản
ánh lên sổ chi tiết Tài khoản 334 mở chi tiết theo từng đối tượng
Cũng dựa trên bảng chia lương và trên cơ sở đối chiếu, kiểm tra, kế toán Tổng hợp
thực hiện phản ánh tiền lương phải trả lên Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ cũng được
tổ chức theo kiểu tờ rời.
Dựa vào số hiệu trên chứng từ ghi sổ, kế toán Tổng hợp tiến hành phản ánh khoản
tiền lương phải trả vào phần mềm theo kiểu định khoản, sau khi có lệnh, phần mềm tự động chuyển vào các sổ cái và các báo cáo tổng hợp.
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp thực hiện đối chiếu giữa bảng tổng hợp từ các sổ chi
tiết và sổ cái từ phần mềm, cuối cùng kế toán thực hiện phát hành các báo cáo tài chính cuối kỳ.
Sơ đồ vào sổ có thể khái quát đơn giản như sau: