2. Các phần hành kế toán chủ yếu
2.3. Kế toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành
2.3.1. Các loại chứng từ
Bảng chia lương
Bảng tổng hợp chi phí khác: Bảng này tổng hợp tất cả những chi phí phát sinh
trong kỳ của từng đơn vị thực hiện, theo từng công trình hạng mục.
Bảng này gồm các khoản chi phí:
- Chi phí vật liệu
- Chi phí dụng cụ sản xuất
- Chi phí khấu hao tài sản cố địn
- Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác
Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ
2.3.2. Phần hành kế toán
Kế toán xác định chi phí và giá thành là một phần hành tổng hợp, nó sử dụng kết
quả của các phần hành kế toán khác. Sau đây là một số phần hành kế toán có liên quan tới vấn đề tập hợp giá thành: Hợp đồng với bên B Hợp đồng với nhà thầu phụ Giấy báo nợ của ngân hàng Chứng từ gốc
Sổ chi tiết 131 Sổ chi tiết 331
Chứng từ ghi sổ
Kế toán thanh toán nội bộ (theo dõi gián tiếp chi phí nguyên vật liệu và một số
chi phí khác phát sinh tại từng hạng mục công trình) Kế toán tiền lương
Kế toán tài sản cố định
Kế toán thuế
2.3.3. Hạch toán chi tiết
Tất cả các chi phí sản xuất phát sinh đều chỉ được phản ánh trung gian qua tài khoản 141. Việc tập hợp chứng từ và theo dõi cụ thể được giao cho thống kê ở mỗi đơn vị thực hiện.
Nhìn chung, việc hạch toán rất đơn giản, thống kê ở đội chỉ chú ý tập hợp đủ các hóa đơn chứng từ hợp lệ mà thôi.
Riêng với phần khấu hao TSCĐ, kế toán thường tính khấu hao vào giữa năm và cuối niên độ kế toán (6 tháng tính một lần) rồi đến cuối năm mới tính ra khấu hao cho
từng TSCĐ trên thẻ TSCĐ. Thông thường, kế toán chỉ phải tính giá thành phần công
việc đã hoàn thành vào cuối mỗi kỳ kế toán nên việc này không ảnh hưởng tới việc tập
hợp chi phí khấu hao TSCĐ. Thông thường, đầu mỗi năm, kế toán thực hiện tạm tính
ra giá trị khấu hao trong năm. Với những công trình quyết toán trong năm, đây là cơ sở để tính ra giá thành.
2.3.4. Hạch toán tổng hợp
Tập hợp chi phí
Cuối quý, kế toán dựa vào các chứng từ gốc mà các phòng chuyển về, thực hiện
nhiệm vụ hạch toán chi tiết.
Nhìn vào sơ đồ ta thấy, như vậy, toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ, trừ chi phí
tiền lương và chi phí khấu hao đều được tập hợp hết vào 627 vào cuối kỳ chứ không được theo dõi cụ thể, chi tiết và ngay lập tức. Đây là đặc điểm của loại hình kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp, mọi chi phí phát sinh đều diễn ra tại công trình, kế toán ở công ty không thể theo dõi được.
Chi phí của một công trình nói chung, bao gồm các khoản chi phí sau:
- Chi phí nhân công (tiền lương). Vì công ty cung cấp dịch vụ tư vấn nên tỷ
- Chi phí vật liệu: tuy hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nhưng lại là công ty tư
vấn, khoản chi phí này đối với một số công trình thậm chí dưới 10%, gây nên nhiều vấn đề trong việc hạch toán chi phí.
- Chi phí dụng cụ sản xuất: gồm chi phí về công cụ, dụng cụ.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định
- Chi phí dịch vụ mua ngoài. - Chi phí bằng tiền khác.
Nhìn chung, tất cả các khoản chi phí trên đều được tập hợp hết vào các tiểu khoản
của tài khoản 627 và chưa được theo dõi chi tiết đối với từng công trình. Kết chuyển chi phí
Cuối mỗi quý, kế toán thực hiện bút toán:
Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí và xác định giá thành: Bảng phân bổ khấu hao Tạm tính đầu năm Hàng quý kết chuyển TK 214 TK 6274 Chi tạm ứng thiếu TK 111 Kiểm tra Quyết toán Hàng quý kết chuyển Hàng quý kết chuyển TK 632 TK 154 TK 334 TK 6271 Bảng chialương Bảng tổng hợp chứng từ Sổ theo dõi tạm ứng Chứng từ gốc TK 141 TK 6272, 6273, 6277
Phản ánh vào sổ Kết chuyển chi phí Quyết toán & xác định kết quả
Vào sổ Đối ứng
Sau đây là ví dụ về các yếu tố chi phí của doanh nghiệp:
Chi phí 2004 Tỷ lệ (%)
Chi phí nguyên vật liệu 2.245.000.000 18
Chi phí nhân công 4.785.000.000 30
Chi phí khác 552.000.000 3
Chi phí khấu hao TSCĐ 945.000.000 6
Chi phí dịch vụ mua ngoài 3.798.000.000 24
Chi phí khác bằng tiền 3.589.000.000 22
Tổng 15.914.000.000 100
Nhìn vào bảng thành phần chi phí, có thể thấy, chi phí nhân công là rất lớn. Điều này phản ánh bản chất của ngành, là tư vấn thiết kế, mỗi sản phầm cung cấp mang hàm lượng
chất xám rất lớn. Trong năm 2004, lợi nhuận thuần của công ty đạt 1.233.500.000 VND, như vậy tính ra, tỷ suất sinh lời của một đồng tiền lương là khoảng 26%, rất cao so với các
loại hình sản xuất kinh doanh khác.
2.3.5. Trình tự ghi sổ
Ngoài các sổ theo từng phần hành như đã trình bày, ở phần hành này, kế toán mở thêm các sổ chi tiết:
Sổ chi tiết tài khoản 627, mở chi tiết theo từng tiểu khoản:
o Sổ chi tiết 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng
o Sổ chi tiết 6272 Chi phí vật liệu
o Sổ chi tiết 6273 Chi phí dụng cụ sản xuất
o Sổ chi tiết 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ
o Sổ chi tiết 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài o Sổ chi tiết 6278 Chi phí bằng tiền khác
Cuối quý, kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 154.
Cuối kỳ kế toán (thường là cuối năm), kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 632 – Giá vốn
hàng bán. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng công trình.
Về trình tự hạch toán, trước hết, dựa vào chứng từ gốc, kế toán phân loại, sắp xếp vào từng khoản mục của sổ chi tiết tài khoản 627 và kế toán tổng hợp váo chứng từ ghi sổ,
nhập dữ liệu vào máy theo kiểu định khoản.