2. Các phần hành kế toán chủ yếu
2.2. Kế toán thanh toán
2.2.1. Thanh toán nội bộ
2.2.1.1. Nhiệm vụ
Tổ chức hạch toán thanh toán nội bộ có hai chức năng chính, đó là:
- Theo dõi khoản tạm ứng: Do thực hiện tổ chức sản xuất kinh doanh theo hình thức khoán nên mọi chi phí phát sinh ở chân công trình không được phản ánh trực tiếp ở sổ sách của công ty tại thời điểm phát sinh mà được phản ánh một cách gián tiếp ở
tài khoản 141, tạm ứng cho công nhân viên. Kế toán thanh toán nội bộ có trách nhiệm
Sổ cái các tài khoản
334, 335, 338 đối ứng kết chuyển Đối chiếu Vào sổ chi tiết
334, 335, 338 Chứng từ ghi sổ Nhập dữ liệu vào máy Bảng chia lương Bảng tổng hợp chi tiết Kết chuyển từ 141 sang Sổ chi tiết 111
phản ánh, thực hiện và theo dõi nghiệp vụ tạm ứng. Về bản chất, tài khoản 141 chứa
các khoản mục chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất nên có thể coi nó như tài
khoản theo dõi “Thanh toán nội bộ” chứ không đơn thuần là tài khoản tạm ứng nữa. Đây là lý do tài khoản này đươợc đưa vào trình bày ở phần hành “Kế toán thanht
toán”.
- Kiểm tra tình hình quyết toán: Cuối quý, các đơn vị thực hiện gửi về cho bộ
phận kế toán thanh toán bộ chứng từ mà đơn vị đã tập hợp trong suốt quá trình thi công. Kế toán sẽ kiểm tra, đối chiếu với đề cương, với chế độ và xét duyệt.
Ngoài việc các khoản chi có chứng từ đầy đủ, kế toán còn cần theo dõi, đối
chiếu với đề cương để xem, các khoản chi có hợp lý với yêu cầu công việc hay
không.
- Thông thường, một bộ chứng từ tập hợp từ các phòng ban có hai bộ phận quan
trọng nhất:
o Bảng chia lương, phản ánh tiền lương phải trả
o Bảng tập hợp chi phí phát sinh, bao gồm
Chi phí vật liệu
Chi phí dụng cụ sản xuất
Chi phí khấu hao tài sản cố định
Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác
Sau khi quyệt qua các khoản chi phí, nếu hợp lý, kế toán tổ chức hạch toán, phản
ánh vào hệ thống sổ sách và thực hiện thanh toán nốt với từng đơn vị.
2.2.1.2. Hạch toán
Theo đúng quy định, nghiệp vụ chi tạm ứng được tổ chức và theo dõi theo một quy
trình rất chặt chẽ:
Trước hết, bộ phận cần ứng trước lập Giấy đề nghị tạm ứng. Quy trình xét duyệt và chi tạm ứng có thể biểu diễn như sau:
Trách nhiệm luân chuyển
Công việc Người nhận tiền Kế toán thanh toán Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quỹ 1. Đề nghi tạm ứng 1 2. Duyệt chi 2 3
3. Lập phiếu chi 4
4. Ký phiếu chi 6 5
5. Xuất quỹ 7
6. Ghi sổ kế toán 8
7. Bảo quản lưu trữ 9
Sau khi được xét duyệt, khoản này sẽ được phân bố vào các tiểu khoản của tài khoản 627.
Việc hạch toán ở tài khoản 141 là tương đối đơn giản, nhưng nhiệm vụ quan trọng hơn của kế toán thanh toán nội bộ là hướng dẫn, kiểm tra tình hình chi các khoản tạm ứng và tập hợp chứng từ sao cho hợp lệ, đúng chế độ, phù hợp với đề cương. Đây là
khâu rất quan trọng để phục vụ cho nghiệp vụ xác định giá thành của công ty.
2.2.1.3. Trình tự vào sổ
Kế toán sử dụng các sổ
Sổ chi tiết tài khoản 141, sổ quỹ.
Chứng từ ghi sổ.
Để theo dõi tạm ứng, sổ chi tiết tài khoản 141 cũng được tổ chức theo kiểu tờ rời để theo dõi với từng đối tượng. Từ các gíấy đề nghị tạm ứng, kế Toán thanh toán tiền
mặt viết phiếu chi rồi phản ánh vào sổ chi tiết 141 và 111.
Dựa trên cơ sở phiếu chi, kế toán tổng hợp vào chứng từ ghi sổ rồi nhập liệu vào
máy theo đúng quy trình.
2.2.2. Thanh toán với người mua, người bán
Giấy đề nghị
tạm ứng
Phiếu chi
Sổ quỹ
Sổ chi tiết
141, 111
Chứng từ ghi sổ
Kế toán thanh toán với người mua, người bán có trách nhiệm lập và luân chuyển
chứng từ hạch toán ban đâu, theo dõi nghiệp vụ thanh toán với từng người mua. Do
các quan hệ thanh toán chủ yếu thực hiện bằng chuyển khoản, thông qua dịch vụ ngân
hàng nên phần hành này do Kế toán viên tổng hợp thực hiện.
Ngoài ra, kế toán phần hành này còn có nhiệm vụ tổ chức, thiết kế Sổ chi tiết, Sổ
tổng hợp để phản ánh các khoản phải trả, phải thu của khách hàng…
Do đặc điểm của loại hình xây lắp là thời gian theo dõi một công trình, một khách
hàng có khi lên tới nhiều năm, quan hệ thanh toán chỉ phát sinh ít, tập trung vào từng giai đoạn (ví dụ đầu quý hay cuối năm) nhất định nên số lượng nghiệp vụ phát sinh
cũng tương đối ít, tập trung trong một thời điểm.
2.2.2.2. Hạch toán chi tiết
Mở sổ chi tiết tài khoản 131, 331. Nhờ áp dụng Máy vi tính vào công tác kế toán
nên việc mở sổ chi tiết theo dõi cho từng khách hàng cũng tương đối đơn giản, mỗi
khách hàng tương ứng với một khoản mục, một mã số trên máy nên việc mở sổ, thêm nghiệp vụ đơn giản. Năm 2004, công ty có khoảng 70 khách hàng với hơn 150 hạng
mục công trình. Công ty mở chi tiết đến từng công trình và đánh mã số theo từng
khách hàng một.
Ví dụ, với Tổng công ty tư vấn thiết kế có mã số 01 thì công trình Quốc lộ 5 mang
mã số 01 005, cứ như vậy với hơn 70 hạng mục công trình của Tổng công ty.
Cuối kỳ, công ty lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, đối chiếu những
khoản ứng trước, khoản còn phải thu của khách hàng…
2.2.2.3. Hạch toán tổng hợp
Ở phần này, đáng lưu ý là định khoản
Nợ TK 131/ Có TK 331 Doanh thu chia nhà thầu phụ
Đây là giá trị hạng mục công việc mà công ty thuê một bên thứ ba thực hiện. Mục đích của định khoản này là phân biệt rõ doanh thu thực hiện với doanh thu thực tế thu được.và tính ra số thuế giá trị gia tăng phải nộp.
Thứ hai là bút toán thanh toán với khách hàng và ghi nhận doanh thu:
Khi khách hàng ứng trước, kế toán ghi Nợ TK 111, 112/ Có TK 131.
Khi khách hàng chưa thanh toán tiền, công ty cũng chưa ghi nhận khoản phải thu và doanh thu (chưa ghi bút toán Nợ 131/ Có 511) mà đợi đến khi khách hàng thanh toán, kế toán mới ghi một lúc:
(1) Bút toán xác định doanh thu:
Nợ TK 131/ Có TK 511 Doanh thu (2) Bút toán ghi nhận khoản thanh toán:
Nợ TK 111, 112/ Có TK 131 Số tiền khách hàng còn phải trả
Bút toán (1) dùng để theo dõi một cách tổng thể toàn bộ quá trình thanh toán với
khách hàng, ghi nhận doanh thu và thuế giá trị gia tăng phải nộp. Bút toán (2) mới ghi
nhận khoản tiền mà khách hàng thanh toán. Doanh thu chia
nhà thầu phụ Khách hàng tạm ứng Số phải thu về TK 511 TK 131 TK 133 TK 112 TK 331 TK 33311 Khách hàng thanh toán nợ phải trả
Thông thường, bên B không bao giờ thanh toán 100% giá trị công trình. Vì là công trình xây dựng cơ bản nên thông thương, các khách hàng giữ lại khoản giá trị giao động từ 3 đến 5%, tùy vào công trình và quy định của nhà nước, để bảo hành công trình. Nói chung, công ty thường để khoản này như một số dư trên tài khoản 131, sau đó chuyển thành nợ phải thu khó đòi và xử lý theo quy định của nhà nước về trích lập
dự phòng phải thu khó đòi.
2.2.2.4. Trình tự ghi sổ
Để hạch toán, kế toán sử dụng:
Sổ chi tiết các tài khoản 131, 33311, 331, 133…
Chứng từ ghi sổ (sau khi nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm sẽ tự động
vào các sổ cái, sổ tổng hợp theo đúng quy trình)
Khi có một hợp đồng với khách hàng mới, kế toán mở một trang sổ chi tiết 131
mới. Sổ chi tiết 131 cũng được tổ chức theo kiểu tờ rời, mỗi khách hàng (mỗi công
trình là một tờ sổ). Kế toán không thực hiện phân loại khách hàng theo tuổi hay theo
mức độ xuất hiện nghiệp vụ thường xuyên.
Mỗi khi có nghiệp vụ ứng trước của khách hàng, cơ sở là giấy báo nợ của ngân
hàng, kế toán vào chứng từ ghi sổ đồng thời vào sổ chi tiết tài khoản 131, 112. Cơ sở để kế toán vào sổ nghiệp vụ ghi nhận khoản phải trả nhà thầu phụ là hợp đồng xây
dựng giữa công ty và nhà thầu phụ, kế toán vào sổ chi tiết 331. Cũng dừa vào hợp đồng với nhà thầu phụ, kế toán vào chứng từ ghi sổ.
Do các công trình xây dựng thường kéo dài qua nhiều kỳ, khi thực hiện quyết toán
theo khối lượng công việc hoàn thành hoặc theo phần trăm công việc (theo thỏa thuận
giữa công ty và bên B), kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 511. Sổ chi tiết tài khoản 511 được mở chi tiết theo dõi với từng công trình.
Cuối cùng, kế toán Tổng hợp dùng phần mềm phát hành sổ cái tài khoản 131, 511