- THÔNG QUA KIỂM TRA HỒ SƠ KIỂM TOÁN, BỘ PHẬN THỰC HIỆN KIỂM
3.3.1.1. Lập kế hoạch kiểm toán
* Xây dựng kế hoạch kiểm toán
KTV nên có kế hoạch khảo sát khách hàng một cách chi tiết để có thể đánh giá đúng về khách hàng, từ đó có thể thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ, hiệu lực. Công việc khảo sát cần được giao cho những KTV có trình độ chuyên môn cao mới có thể đánh giá tổng quan nhất về công ty khách hàng. Mỗi khoản mục đều có chương trình kiểm toán cụ thể nhưng tùy thuộc vào đặc điểm của từng khách hàng để có thể áp dụng chương trình kiểm toán phù hợp và hiệu quả nhất.
* Đánh giá hiệu quả của hệ thống KSNB
Hiểu biết về HTKSNB của khách hàng là một việc hết sức quan trọng và giúp cho KTV có được những quyết định thích hợp trong việc lên chưng trình kiểm toán cũng như thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát. Thực tế, hiệu quả của hệ thống KSNB chủ yếu được đánh giá thông qua phỏng vấn nhân viên của công ty khách hàng, dựa vào xét đoán nghề nghiệp và kinh nghiệm của KTV nên khó có thể có những đánh giá thật chính xác.
Khi kiểm toán Khoản mục phải thu khách hàng, công ty IFC đã có những phương pháp hiệu quả để đánh giá được tương đối đầy đủ về HTKSNB của khách hàng. Tuy nhiên, có thể sử dụng “Bảng câu hỏi” để thực hiện công việc này nhanh chóng và chính xác hơn. “Bảng câu hỏi” về HTKSNB là bảng liệt kê gồm nhiều câu hỏi đã được chuẩn bị từ trước về quá trình kiểm soát trong từng lĩnh vực, kể cả môi trường kiểm soát. Trong hầu hết các trường hợp, bảng câu hỏi được thiết kế dưới dạng trả lời “Có”, ”Không” hoặc “Không áp dụng”. Câu trả lời “Có” thường được quy ước là biểu thị một tình trạng kiểm soát tốt; ngược lại, câu trả lời “Không” sẽ cho thấy sự yếu kém của kiểm soát nội bộ và những sai sót tiềm tàng có khả năng phát sinh. Để nhấn mạnh mức độ yếu kém, trong bảng câu hỏi có thể đánh giá sự yếu kém của thủ tục kiểm soát đó là quan trọng hay thứ yếu, cho biết nguồn gốc của
thông tin sử dụng để trả lời các câu hỏi này, và những giải thích, nhận xét về sự yếu kém. Bảng câu hỏi này có thể được thiết kế sau.
Bảng 3.1. Bảng câu hỏi Câu hỏi Trả lời Không áp dụng Có Không Yếu kém Quan trọng Thứ yếu Ghi chú 1. Các khoản bán chịu có được xét duyệt
trước khi gửi hàng hay không
2. Các hóa đơn bán hàng có được đánh số liên tục trước khi gửi hàng hay không 3. Có quy định bắt buộc kiểm tra để bảo đảm rằng mọi hàng hóa gửi đi đều đã được
lập hóa đơn hay không
4. Có bảng giá được duyệt để làm cơ sở tính
tiền trên hóa đơn hay không
5. Hóa đơn có được kiểm tra độc lập trước
khi gửi đi hay không
6. Hàng tháng có gửi bản sao kê công nợ cho
khách hàng hay không
7. Việc nhận hàng bị trả lại có sự phê chuẩn
của người có thẩm quyền hay không 8. Đơn vị có thực hiện phân cách trách nhiệm
và đối chiếu giữa kế toán theo dõi công nợ và kế toán tổng hợp hay không và việc đối chiếu được thực hiện khi nào
9. Khách hàng có lập dự phòng phải thu khó
đòi hay không
10.Việc xóa sổ các khoản nợ không thu hồi
được có sự phê chuẩn bởi cấp có thẩm quyền
hay không …
Có thể thấy rằng “Bảng câu hỏi” có nhiều ưu điểm cần được khai thác. Do đã được chuẩn bị từ trước nên KTV có thể tiến hành nhanh chóng, và không bỏ sót những vấn đề quan trọng. Hơn nữa, nó có thể được chuẩn bị riêng cho từng phần của mỗi chu trình nghiệp vụ, nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công cho nhiều KTV cùng thực hiện.
Ngoài ra, công ty có thể sử dụng lưu đồ để tăng hiệu quả của việc nghiên cứu HTKSNB. Lưu đồ là những hình vẽ, sơ đồ biểu thị hệ thống thông tin kế toán và các hoạt động kiểm soát có liên quan bằng những ký hiệu đã được quy ước. Phương pháp này cung cấp cái nhìn tổng quan về HTKSNB của khách hàng nên thường áp dụng với doanh nghiệp có quy mô lớn, hệ thống sổ sách, chứng từ phức tạp.
Công ty còn có thể sử dụng “Bảng tường thuật”: mô tả trực tiếp HTKSNB nên được áp dụng đối với doanh nghiệp có HTKSNB giản đơn và hoạt động có hiệu quả.
Mỗi phương pháp có những ưu nhược điểm riêng, thích hợp đối với từng loại hình doanh nghiệp. Do vậy, khi áp dụng cần kết hợp cả ba phương pháp và dựa vào kinh nghiệm, xét đoán nghề nghiệp để có những nhận định chính xác.
* Quy trình trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi
Để giảm bớt ước tính chủ quan của người trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi, rủi ro tiềm tàng của các khoản dự phòng này, công ty đã áp dụng TT13/2006/TT-BTC về tỷ lệ lập dự phòng và nguyên tắc hoàn nhập dự phòng với các khoản dự phòng phải thu khó đòi
- Tỷ lệ trích lập dự phòng:
+ 30% giá trị đối với khoản phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm + 70% giá trị đối với khoản phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3năm + Đối với những khoản phải thu quá hạn trên 3 năm thì được coi là không có khả năng thu hồi và được xử lý.
- Nguyên tắc hoàn nhập dự phòng đối với các khoản dự phòng phải thu khó đòi
Việc hoàn nhập dự phòng được ghi tăng thu nhập khác nên có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các khoản dự phòng.