- THÔNG QUA KIỂM TRA HỒ SƠ KIỂM TOÁN, BỘ PHẬN THỰC HIỆN KIỂM
2.2.2.2. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết
Trước hết, KTV xem xét nội dung của các khoản phải thu khách hàng, đối tượng, thời hạn, sự biến động trong kỳ của từng đối tượng, thời hạn, sự biến động trong kỳ của từng đối tượng.
Qua tìm hiểu, KTV xác định hiện tại công ty XYZ có 7 đối tượng nợ công ty, và một số đối tượng nợ xí nghiệp của công ty với tổng số nợ 19.217.402.232 VNĐ, chiếm 39.75% tổng tài sản. Công ty đang bị chiếm dụng vốn quá nhiều. KTV tiến hành phân loại các khoản phải thu khách hàng. Trong tổng số nợ phải thu khách hàng đều là phải thu của các công ty bên ngoài, không có khoản nợ của các bên hữu quan hay bên góp vốn liên doanh. Kết quả phân loại này được thể hiện trên giấy tờ làm việc,
Bảng 2.5. Chi tiết các đối tượng phải thu khách hàng
Client/Khách hàng: Công ty XYZ Prepare/Người lập: Date: Period/Kỳ: Từ 1/1/2007 đến 31/12/2007 Reviewed by/Người soát xét Date: Subject/Nội dung: Chi tiết đối tượng của TK 131 Reviewed by/Người soát xét Date:
Tên KH SDĐK SPS SDCK
Ban quản lý dự án Ximăng 1.620.544.430 0 1.620.544.430 Công ty liên doanh sản xuất bột mỳ 0 1.179.474.550 1.179.474.550 Công ty cổ phần dệt may xuất khẩu 4.438.030.467 -580000.000 3.858.030.467 Công trình sửa chữa nhà máy nhiệt
điện 440.185.592 602.911.027 1.043.096.619
Công trình Đúc Tân Long 2.881.391.822 336.886.298 3.218.278.120 Công trình Ximăng HP 4.368.169.316 2.134.682.021 2.233.487.295 Phải thu khác 5374.622.470 -652.217.305 4.722.405.165 Phải thu của xí nghiệp 3.400.256 1.338.685.330 1.342.085.586 Tổng cộng 19.126.344.353 1.057.880 19.217.402.232
Đã đối chiếu sổ chi tiết tài khoản 131 và BCĐKT, số liệu khớp đúng.
Để có thể tiến hành thủ tục kiểm tra chi tiết, KTV tiến hành chọn mẫu trong tổng thể các khách hàng còn nợ công ty XYZ. KTV tập trung kiểm tra chi tiết đối với khách hàng có số dư nợ lớn, số phát sinh trong kỳ lớn, nội dung nghiệp vụ bất thường. Ngoài ra, kiểm toán khoản phải thu khách hàng đặt trong mối liên hệ với kiểm toán doanh thu, kiểm toán tiền… Vì vậy, việc lựa chọn khách hàng để kiểm tra chi tiết còn phụ thuộc vào những phát hiện khi KTV kiểm toán doanh thu, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…
Do số lượng khách nợ ít nên KTV tiến hành kiểm tra chi tiết cả 7 khách hàng nợ công ty. Còn khách nợ xí nghiệp nhỏ lẻ với số dư nhỏ nên không tiến hành kiểm tra chi tiết. KTV đã kiểm tra biên bản đối chiếu công nợ, có 5 khách hàng có biên bản đối chiếu công nợ.
Kết quả này thể hiện trên giấy làm việc
Bảng 2.6. Giấy tờ làm việc
Client/Khách hàng: Công ty XYZ Prepare/Người lập: Date: Period/Kỳ: Từ 1/1/2007 đến 31/12/2007 Reviewed by/Người soát xét Date: Subject/Nội dung: Kiểm tra chi tiết khoản phải thu Reviewed by/Người soát xét Date:
Khách hàng SDĐK SPS SDCK BB Đối chiếu công nợ (1) (2) Ban quản lý dự án ximăng Hải Phòng mới
1.620.544.430 0 1.620.544.430 v x Công ty liên doanh sản
xuất bột mỳ
0 1.179.474.550 1.179.474.550 v x Công ty cổ phần Dệt
may xuất khẩu Hải
Phòng 4.438.030.467 580.000.000
3.858. 030.467
v
x Công trình sửa chữa lớn
Nhà máy nhiệt điện
Uông Bí 440.185.592 602.911.027 1.043.096.619 v x Công trình đúc Tân Long 2.881.391.822 336.886.298 3.218.278.120 v x (a)
Phòng mới–Tổng công ty
4.368.169.316 (2.134.682.021) 2.233.487.295
Đối tượng khác 5.374.622.470 (652.217.305) 4.722.405.165 v x v: Số liệu khớp đúng giữa biên bản đối chiếu công nợ và sổ chi tiết
x: Kiểm tra hợp đồng, hóa đơn, các chứng từ liên quan
(a): Hiện tại công ty không còn quan hệ kinh doanh với khách hàng này
Bảng 2.6. Biên bản đối chiếu công nợ
BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ Với: Ban quản lý dự án Ximăng
Công trình: Ximăng
Mã
KH Khách hàng Số hóa đơn Giá trị hóa đơn
Số thanh toán Số dư AOF-1 Ban quản lý dự án Ximăng AA/012545 25.643.125 25.643.125 0 AOF-2 Ban quản lý dự án Ximăng AA/012556 257.642.354 154.658.756 102.983.598 AOF-3 Ban quản lý dự án Ximăng AA/012568 875.642.115 761.222.545 114.419.570 AOF-4 Ban quản lý dự án Ximăng AA/012575 845.694.521 845.694.521 0 AOF-5 Ban quản lý dự án Ximăng DC144 365.978.542 365.978.542 0 AOF-6 Ban quản lý dự án Ximăng DN21 255.886.611 233.546.564 22.340.047 AOF-7 Ban quản lý dự án Ximăng AA/020255 585.874.222 462.232.122 123.642.100 AOF-8 Ban quản lý dự án Ximăng DO245 225.4791.687 2.254.791.687 0
AOF-9 Ban quản lý dự án Ximăng DN114 266.5489.651 2.665.489.651 0 AOF-1
0 Ban quản lý dự án Ximăng DC200 2.369.688.999 1.112.529.884 1.257.459.115 Tổng 10.502.331.827 8.881.787.397 1.620.544.430
Giá trị bên mua còn phải thanh toán cho công ty XYZ đến hết ngày 31/12/2007 là:
1.620.544.430 VNĐ.
Bằng chữ: Một tỷ sáu trăm hai mươi triệu năm trăm bốn tư nghìn bốn trăm ba mươi đồng
Bản quản lý dự án xi măng Công ty XYZ
(Kí tên, đóng dấu) (Kí tên, đóng dấu)
Tiếp theo, KTV tiến hành thủ tục kiểm toán bổ sung gửi thư xác nhận đối với những khách hàng có số dư nợ quá lớn hoặc có những biến động bất thường trong kỳ. Mẫu được chọn để gửi thư xác nhận tùy thuộc vào xét đoán nghề nghiệp của KTV.
Thư xác nhận do KTV soạn thảo, được người có đủ thẩm quyền phía công ty XYZ ký. Thư xác nhận lập thành hai bản đề phòng trường hợp phải gửi lại lần hai cho đối tượng xác nhận công nợ. Thư xác nhận được gửi qua đường bưu điện để tạo cơ sở cho việc thu thập bằng chứng khách quan.
Tại công ty kiểm toán và tư vấn tài chính Quốc tế, thư xác nhận khoản phải thu khách hàng là thư xác nhận dạng khẳng định. Đối tượng xác nhận công nợ là đúng; sai hay có phần lưu ý. Hình thức này tốn kém nhưng mang lại độ tin cậy cao cho số dư cần xác nhận.
Quá trình gửi thư xác nhận phải được KTV giám sát chặt chẽ từ khâu gửi đến khâu nhận thư xác nhận. Nếu thư xác nhận bị trả lại cần tìm hiểu nguyên nhân.
Bảng 2.7. Thư xác nhận công nợ phải thu dạng khẳng định
Công ty XYZ
Hà Nội, ngày 08 tháng 02 năm 2008 THƯ XÁC NHẬN
Kính gửi: Ban quản lý Công trình Ximăng HP
Để phục vụ cho mục đích kiểm toán Báo cáo tài chính của công ty chúng tôi, đề nghị Quý Ngài xác nhận trực tiếp cho kiểm toán viên của chúng tôi – Công ty Kiểm toán và tư vấn tài chính Quốc tế (IFC) theo địa chỉ dưới đây, số dư Quý Ngài phải trả cho chúng tôi tại ngày 31 tháng 12 năm 2007 là 2.233.487.295đ
Bằng chữ: Hai tỷ hai trăm ba mươi ba triệu bốn trăm tám mươi bảy nghìn hai trăm
chín mươi lăm đồng.
Chúng tôi đánh giá cao sự hồi đáp thư xác nhận này của Quý Ngài. Xin gửi kèm theo đây phong bì thư để Quý Ngài tiện gửi lại. Đề nghị Quý Ngài fax trước khi gửi lại thư xác nhận này cho KTV. Thư xác nhận này chỉ phục vụ cho mục đích kiểm toán, không phục vụ cho bất cứ mục đích nào khác.
Trân trọng,
Tổng Giám đốc Nguyễn Hữu Thanh
Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính Quốc tế
Địa chỉ: Số 9 – Lô 1A – Khu đô thị Trung Yên – Trung Hòa – Cầu Giấy – Hà Nội Người liên hệ: Lê Hồng Liên – Kiểm toán viên
PHẦN XÁC NHẬN
Số dư chúng tôi phải trả cho công ty XYZ tại ngày 31 tháng 12 năm 2007 là chính xác, ngoại trừ một số vấn đề dưới đây
……… ……… ……… Ngày Công ty Chữ ký Chức danh
Sau khi nhận được thư xác nhận từ các đối tượng xác nhận công nợ, KTV so sánh xem giữa số liệu trên sổ sách của công ty với xác nhận từ phía
khách hàng có sự chênh lệch hay không. Nếu có chênh lệch thì KTV phải tìm hiểu, giải thích nguyên nhân chênh lệch và đưa ra bút toán điều chỉnh.
Kết quả thư xác nhận khoản phải thu khách hàng nhận được phúc đáp, KTV tổng hợp trên giấy làm việc.
KTV gửi thư xác nhận công nợ cho 5 khách hàng và đã nhận được phúc đáp. Các thư xác nhận được phúc đáp đều chứng minh tính hiện hữu và chính xác của các khoản phải thu khách hàng.
Để kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý của các chứng từ trong quá trình thu tiền hàng, KTV tiến hành kiểm tra chi tiết đối với một số chứng từ. Các chứng từ được chọn ngẫu nhiên đảm bảo tính khách quan. Khi tiến hành kiểm tra chi tiết các khoản phải thu, KTV phát hiện ra rằng: trong kỳ, công ty XYZ không tiến hành trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, khi phát sinh được ghi thẳng vào chi phí quản lý doanh nghiệp với số tiền là 20.333.256đ. Việc xóa sổ các khoản nợ của công ty không có biên bản kèm theo.
Bảng 2.8. Kiểm tra chi tiết TK 131
Client/Khách hàng: Công ty XYZ Prepare/Người lập: Date: Period/Kỳ: Từ 1/1/2007 đến 31/12/2007 Reviewed by/Người soát xét Date: Subject/Nội dung: Kiểm tra chi tiết TK 131 Reviewed by/Người soát xét Date:
CHỨNG TỪ Diễn giải Số tiền
Ngày Số Nợ Có
5/2 BB012 Hàng bán bị trả lại 15.000.000
8/7 PT 56 Công ty A trả tiền hàng 24.362.000 11/5 NH03/2 Khách hàng trả nợ qua tài khoản ngân hàng 35.265.000 Đối chiếu với giấy báo có của Ngân hàng, các chứng từ thu chi tiền mặt. Hàng bán trả lại không có biên bản của bên mua giải thích nguyên nhân trả lại vật liệu xây dựng. Các chứng từ có đủ chữ ký của những người có trách nhiệm.
Sau khi kiểm tra chi tiết các khoản phải thu khách hàng, KTV xem xét Công ty XYZ có tiến hành phân tích tuổi nợ đối với các khoản phải thu khách hàng không? Có trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi không? Việc
trích lập dự phòng có tuân theo quy đúng chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hàng không?
KTV thu thập thông tin thời hạn thanh toán đối với các khoản phải thu trên hợp đồng, hóa đơn bán hàng, từ đó tiến hành phân tích tuổi nợ, trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Trên cơ sở phân tích tuổi nợ quá hạn, KTV tiến hành trích lập dự phòng theo thông tư số 13/2006/TT-BTC.
+ 30% giá trị đối với khoản phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm + 70% giá trị đối với khoản phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3năm + Đối với những khoản phải thu quá hạn trên 3 năm thì được coi là không có khả năng thu hồi và được xử lý.
Bảng 2.9. Bảng phân tích tuổi nợ
Client/Khách hàng: Công ty XYZ Prepare/Người lập: Date: Period/Kỳ: Từ 1/1/2007 đến 31/12/2007 Reviewed by/Người soát xét Date: Subject/Nội dung: Phân tích tuổi nợ Reviewed by/Người soát xét Date:
Thời gian quá hạn Số tiền Trích lập dự phòng
Trên 3 năm 65.254.658 65.254.658 Từ 1 - 2 năm 5.368.957 2.684.479 Từ 3 tháng - 1 năm 16.586.325 4.975.898 Tổng cộng 87.209.940 72.915.035
Nếu khách hàng sau 10 ngày chưa thanh toán theo hợp đồng thì được coi là nợ quá hạn và mức phạt quá hạn được thông báo cụ thể trong hợp đồng.
KTV đưa ta bút toán điều chỉnh: Nợ TK 642: 72.915.035 Có TK 139: 72.915.035
Xóa sổ khoản nợ quá hạn trên 3 năm Nợ TK 139 : 65.254.658 Có TK 131: 65.254.658