- THÔNG QUA KIỂM TRA HỒ SƠ KIỂM TOÁN, BỘ PHẬN THỰC HIỆN KIỂM
2.2.2.1. Thực hiện các thủ tục kiểm soát và các thủ tục phân tích
Trước tiên, KTV tìm hiểu các quy định về phê duyệt bán chịu, thời hạn thanh toán, mức phạt khi khách hàng thanh toán chậm… KTV thu thập các thông tin này từ việc phỏng vấn nhân viên và BGĐ của công ty XYZ. KTV thu thập các quyết định có liên quan đến chính sách bán chịu, xem các sổ chi tiết báo cáo bán hàng, bảng phân tích tuổi nợ…, xem xét các báo cáo này có được lập một cách đúng đắn và đầy đủ hay không. Kết quả cho thấy, các chứng từ, sổ sách được lập khá đầy đủ. Đồng thời, KTV chọn ngẫu nhiên tài liệu của ba tháng để xem xét việc đối chiếu giữa kế toán thanh toán, kế toán vật tư… có được thực hiện đúng đắn và đảm bảo tính trung thực, khách quan hay không.
Bảng 2.2. Quá trình tìm hiểu HTKSNB
TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Tìm hiểu hệ thống quản lý nhập – xuất và theo dõi công nợ
Quy trình xuất hàng
Hợp đồng kinh tế được kí kết hai bên là cơ sở đầu tiên của những phát sinh cung cấp dịch vụ sau này.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, phòng kế toán sản xuất sẽ sắp xếp các lịch, thời gian cụ thể cho từng đơn đặt hàng.
Quy trình phát hành hóa đơn
Hóa đơn do công ty in theo mẫu đã đăng ký với cơ quan thuế.
Sau khi ghi nhận các phiếu xuất đã tuân theo quy trình kế toán làm căn cứ ghi nhận doanh thu và lưu lại.
Chính sách tín dụng
Thời hạn tín dụng không quá 1 tháng, nhưng có nhiều khách hàng không trả đúng thờihạn.
Cuối kỳ công ty không tiến hành phân tích tuổi nợ, đối chiếu công nợ không đầy đủ.
Do đặc điểm ngành nghề kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, nên công ty có chính sách tín dụng khá thông thoáng. Tuy nhiên, việc thực hiện các chính sách kiểm soát tín dụng chưa tốt. Số nợ gốc còn phải thu quá lớn (9.217.402.232 VNĐ). Bên cạnh đó, kế toán công nợ không tiến hành phân tích tuổi nợ một cách đầy đủ gây khó khăn cho việc kiểm soát khoản phải thu và trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi.
Tiếp theo, KTV tiến hành các thủ tục phân tích nhằm đánh giá tình hình biến động của các khoản phải thu khách hàng và mối liên hệ giữa các chỉ tiêu tài chính. KTV tiến hành tính toán, so sánh, phân tích sự biến động của số dư các khoản phải thu khách hàng, số vòng quay của các khoản phải thu khách hàng và thời gian một vòng quay khoản phải thu khách hàng.
Số vòng quay các khoản Doanh thu bán chịu =
Phải thu khách hàng Số dư bình quân phải thu khách hàng Thời gian một vòng quay Thời gian kì phân tích
=
Khoản phải thu khách hàng Số vòng quay khoản phải thu khách hàng
Bảng 2.3. Phân tích các khoản phải thu khách hàng
Client/Khách hàng: Công ty XYZ Prepare/Người lập: Date: Period/Kỳ: Từ 1/1/2007 đến 31/12/2007 Reviewed by/Người soát xét Date: Subject/Nội dung: Phân tích khoản phải thu KH Reviewed by/Người soát xét Date:
Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2006 Chênh lệch
Doanh thu bán hàng 62.062.393.959 53.960.171.883 8.102.222.070 Phải thu khách hàng 19.217.402.232 19.126.344.353 91.057.880 Khách hàng đặt trước 10.741.590.838 9.171.579.839 1.570.010.991 Số vòng quay khoản phải thu khách 2.34 5.3 (2.96)
hàng
Thời gian một vòng quay các khoản phải thu khách hàng
156 68.87 87.13
Các khoản phải thu khách hàng năm 2007 và năm 2006 xấp xỉ nhau chứng tỏ lượng khách hàng nợ đọng của công ty không nhiều.
Số vòng quay các khoản phải thu năm 2007 giảm 2.96 so với năm 2006, dẫn đến để thu hồi các khoản phải thu phải mất 156 ngày. Đây là thời gian quá dài để thu hồi được một khoản nợ. Như vậy việc quản lý các khoản phải thu là không tốt. Công ty XYZ cần xem lại chính sách tín dụng đối với một khách hàng.
Sau đó, KTV sẽ đối chiếu số liệu của các khoản phải thu giữa Bảng cân đối kế toán, sổ cái và sổ chi tiết xem có khớp đúng hay không, đồng thời KTV tiến hành cộng lại số dư nợ của từng khách hàng và toàn bộ khách hàng.
Tổng dư nợ của các khoản phải thu khách hàng từ sổ chi tiết của 8 khách hàng, sổ tổng hợp các khoản phải thu là 19.217.102.232 VNĐ, khách hàng đặt trước là 10.741.590.838 VNĐ, trả trước cho người bán là 1.197.695.576 VNĐ. Các con số này đều khớp đúng với BCĐKT. Tại công ty XYZ, KTV nhận thấy số liệu giữa các sổ và số cộng lại của KTV là khớp đúng. Như vậy, bước đầu xét trên khía cạnh trọng yếu, việc ghi chép các khoản phải thu khách hàng là trung thực, hợp lý.
Bảng 2.4. Kiểm tra tổng hợp khoản mục phải thu
Client/Khách hàng: Công ty XYZ Prepare/Người lập: Date: Period/Kỳ: Từ 1/1/2007 đến 31/12/2007 Reviewed by/Người soát xét Date: Subject/Nội dung: Tổng hợp khoản mục phải thu Reviewed by/Người soát xét Date:
Tên Số trên sổ chi tiết Số trên BCĐKT Chênh lệch Phải thu khách hàng 19.217.402.232 19.217.402.232 0 Trả trước cho người bán 1.197.695.576 1.197.695.576 0 Phải thu nội bộ
Dự phòng phải thu khó đòi
Note: Đã đối chiếu số liệu khớp đúng giữa sổ chi tiết và BCĐKT