Các khuyến nghị đối với các cơ quan Việt Nam khi làm việc với các đoàn công tác của ADB

3. Các khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả chuẩn bị ch−ơng trình, dự án do

3.2. Các khuyến nghị đối với các cơ quan Việt Nam khi làm việc với các đoàn công tác của ADB

công tác của ADB

3.2.1. Các đoàn công tác của ADB trong quá trình chuẩn bị Dự án

ADB sẽ cử các đoàn công tác tới Việt Nam trong các thời điểm quan trọng của quá trình chuẩn bị dự án. Mục tiêu của các đoàn công tác nhằm thu thập thông tin, dữ liệu và thực hiện các cuộc khảo sát thực địa trong khuôn khổ ch−ơng trình, dự án của ADB, thảo luận với các cán bộ liên quan đến dự án của Việt Nam và các bên khác liên quan đến việc chuẩn bị và thực hiện dự án, đồng thời nhằm đạt đ−ợc sự nhất trí đối với các vấn đề phát sinh liên quan đến mục đích làm việc của đoàn.

Mỗi Đoàn công tác có một Tr−ởng đoàn, ngoài ra, mỗi đoàn có thể có thêm một hoặc một số thành viên. Các thành viên của Đoàn công tác th−ờng là cán bộ của ADB tại Manila, cán bộ Cơ quan đại diện th−ờng trú của ADB ở Việt Nam và các nhà t− vấn do ADB tuyển chọn. Sau khi hoàn thành các công việc tại Việt Nam Tr−ởng đoàn trở về Trụ sở ADB, lập báo cáo trình l∙nh đạo.

Hộp 1- Các đoàn công tác của ADB Có hai loại đoàn công tác

- Các đoàn công tác với mục đích tổng quát: bao gồm đoàn kinh tế quốc gia, đoàn chiến l−ợc quốc gia, đoàn ch−ơng trình quốc gia, đoàn đánh giá ch−ơng trình và danh mục đầu t− quốc gia, đoàn nghiên cứu ngành, đoàn tham vấn/ liên hệ quốc gia, đoàn đánh giá sơ bộ thực hiện dự án quốc gia, đoàn đánh giá kiểm toán, đoàn giải ngân vốn vay quốc gia, và đoàn đồng tài trợ.

- Các đoàn công tác làm việc về một dự án cụ thể liên quan đến việc chuẩn bị và quản lý các hoạt động hỗ trợ kỹ thuật và các khoản vay riêng biệt. Nhóm này gồm có đoàn tiền khảo sát, đoàn tìm hiểu thực tế, đoàn tiền thẩm định/ thẩm định, đoàn tái thẩm định đoàn tham vấn/ liên hệ dự án riêng biệt, đoàn giải ngân, đoàn đánh giá, đoàn quản lý hỗ trợ kỹ thuật hoặc đoàn đặc biệt đánh giá dự án, đoàn đánh giá giữa kỳ, đoàn đánh giá kết thúc dự án, và đoàn đánh giá hậu dự án.

Tr−ớc khi Đoàn công tác hoàn thành nhiệm vụ, Tr−ởng đoàn chuẩn bị và gửi cho CQ THDA một AM hoặc MOU. AM có chữ kí của Tr−ởng đoàn công tác, còn MOU có chữ ký của cả Tr−ởng đoàn và đại diện của CQ THDA. AM và MOU phải đ−ợc sự thông qua của các cơ quan Nhà n−ớc Việt Nam có thẩm quyền cao hơn và l∙nh đạo ADB.

Tuỳ từng tr−ờng hợp và dự án cụ thể, có thể một hoặc một số đoàn công tác d−ới đây sẽ đ−ợc tổ chức trong quá trình chuẩn bị một dự án vốn vay của ADB ở Việt Nam.

Đoàn thăm dò, tiền khảo sát (Reconnaissance Mission)

Đoàn tiền khảo sát chỉ mang tính thăm dò, khám phá. Mục tiêu của Đoàn nhằm thực hiện cuộc nghiên cứu sơ bộ và thu thập thông tin về các vấn đề cụ thể với mục đích nhằm phát hiện, lựa chọn, hoặc xác định đề xuất TA hoặc vay vốn ch−a có trong CSP, hoặc nhằm thu thập thông tin sơ bộ phục vụ cho chuẩn bị dự án sau này. Trong các nhận xét và đánh giá, Đoàn công tác có thể nêu lên sự cần thiết và kiến nghị nội dung công việc tiếp theo cần thực hiện. Nếu CQ THDA không đ−ợc chỉ định tr−ớc khi Đoàn Tiền khảo sát đến, Bộ KH&ĐT sẽ đóng vai trò là đối tác ban đầu trong việc hỗ trợ Đoàn công tác và sắp xếp các cuộc gặp gỡ và tổ chức các chuyến khảo sát của đoàn.

Đoàn tìm hiểu thực tế (Fact-Finding Mission)

Sau khi đề xuất vay vốn hoặc TA đ−ợc tập hợp trong CSP, hay sau khi Chủ tịch của ADB đ∙ quyết định về ý đồ dự án, ADB sẽ cử Đoàn THTT đến Việt Nam.

Các mục đích cơ bản của Đoàn THTT đối với đề xuất vay vốn

• Đoàn THTT cần thu thập thông tin chi tiết đối với tất cả khía cạnh của dự án đ−ợc đề xuất, các khía cạnh nội dung liên quan đến kỹ thuật, tài chính, kinh tế, pháp lý, thể chế, x∙ hội, môi tr−ờng và chính sách sẽ đ−ợc yêu cầu cung cấp đầy đủ nhằm đẩy nhanh giai đoạn thẩm định tiếp theo.

• Đoàn cần đảm bảo chắc chắn sự tham gia tích cực của các cơ quan liên quan của Chính phủ cũng nh− các bên liên quan khác trong quá trình tìm hiểu thực tế.

• Đoàn cần làm việc chi tiết với CQ THDA để đảm bảo các nguồn vốn đối ứng sẽ đ−ợc cung cấp đầy đủ và kịp thời đối với dự án đ−ợc đề xuất.

• Ngoài ra, Đoàn cần khảo sát vùng dự án; tham khảo chéo đối với ng−ời h−ởng lợi t−ơng lai của dự án và các tổ chức phi chính phủ hoặc các dự án có tính chất t−ơng tự của các nhà tài trợ khác; xem xét kỹ vấn đề năng lực thể chế và bố trí ở các cấp liên quan, vấn đề chi phí và bố trí tài chính cho dự án, mối t−ơng tác giữa những ng−ời h−ởng lợi và các cơ quan Chính phủ, và những căn cứ của việc phân tích rủi ro, các vấn đề nhạy cảm trong nghiên cứu khả thi.

Nội dung hoạt động chủ yếu:

Đoàn công tác cần xác định có cần thiết phải có một khoản TA cho dự án vay vốn nhằm hỗ trợ thiết kế kỹ thuật chi tiết để tránh sự chậm chễ và v−ợt chi phí trong quá trình thực hiện dự án hay không. Đây là giai đoạn quan trọng trong việc chuẩn bị khoản vay và Đoàn công tác cần thu thập tất cả thông tin cần thiết nhằm xác định rõ các vấn đề liên quan. MOU cần thể hiện các ý kiến thống nhất, các vấn đề trao đổi mà Đoàn công tác và các cơ quan của Chính phủ đ∙ đạt đ−ợc trong chuyến công tác.

Trong một số dự án, lĩnh vực nhất định, Đoàn công tác cũng đ−ợc yêu cầu sử dụng các công cụ phân tích và lập kế hoạch hệ thống nh− khung logic của dự án, phân tích nhu cầu cơ hội-hạn chế, điều tra x∙ hội học (sơ bộ), ph−ơng pháp đánh giá môi tr−ờng và đánh giá thể chế. Đoàn công tác cũng cần tập trung vào các vấn đề liên quan đến tái định c− trong phạm vi có thể.

* Đối với khoản vay áp dụng các quy trình mới của ADB (New Business Process) có hiệu lực từ năm 2002, hoạt động của Đoàn THTT trùng với giai đoạn cuối thực hiện PPTA. Thông th−ờng, hoạt động tìm hiểu thực tế sẽ đ−ợc thực hiện trong quá trình thảo luận Báo cáo giữa kỳ và Báo cáo cuối kỳ nhằm bổ trợ cho các nội dung phân tích của các t− vấn PPTA. Cách làm này nhằm rút ngắn quá trình chuẩn bị khoản vay và đảm bảo sự tham gia của nhóm t− vấn PPTA.

Đoàn tiền thẩm định-thẩm định (Pre-appraisal/Appraisal Mission)

Các mục đích cơ bản:

ADB sẽ cử Đoàn Tiền thẩm định sau khi có sự thông qua của MRM. Đoàn Tiền thẩm định đ−ợc cử đến thực địa nếu Đề xuất vay vốn còn tồn tại ch−a giải quyết đ−ợc một số vấn đề liên quan đến quy mô, thiết kế, kế hoạch thực hiện, và khung chính sách của dự án. Khi mà các giải pháp cho các vấn đề trên ch−a đ−ợc đ−a ra thì ADB cũng ch−a cử Đoàn thẩm định sang Việt Nam. Trong tr−ờng hợp các vấn đề nêu trên đ−ợc giải quyết và nếu đ−ợc Chủ tịch ADB chấp thuận, Đoàn Tiền thẩm định có thể trở thành Đoàn thẩm định ngay trong chuyến công tác đó hoặc sau khi trở về trụ sở ADB.

Nội dung hoạt động chủ yếu của Đoàn thẩm định:

Đoàn Thẩm định một Đề xuất vay vốn có nhiệm vụ xem xét và phân tích tất cả khía cạnh của Đề xuất vay vốn và các lĩnh vực có liên quan. Thông tin cần thiết nhằm mô tả và phân tích các khía cạnh kỹ thuật, tài chính, kinh tế, pháp lý, thể chế, x∙ hội, môi tr−ờng và một số khía cạnh khác đối với dự án sẽ đ−ợc tổng hợp trong quá trình thẩm định. Thông th−ờng, Đoàn thẩm định sẽ đạt đ−ợc sự thống nhất với Bên vay và CQ THDA thông qua một MOU về các thông số chính của Đề xuất vay vốn cũng nh− các vấn đề về chính sách, và bao gồm các điều khoản vay vốn phi tiêu chuẩn. Mục đích của việc ký MOU nhằm đảm bảo rằng công tác bố trí thực hiện dự án đ∙ đ−ợc các bên liên quan hiểu và chấp thuận. Nếu cần thiết, Đoàn Thẩm định cần phải nhận đ−ợc sự cam kết của Bên vay hoặc CQ THDA tuân thủ đúng các nội dung trên. Đoàn Thẩm định cũng cần xây dựng và thảo luận với các đối tác phía Việt Nam một Bản dự thảo Ghi nhớ về Quản lý Dự án (PAM) nh− là một phần của MOU. Đoàn Thẩm định cần nỗ lực để đạt đ−ợc sự cam kết của Chính phủ về thành lập Văn phòng dự án, và các b−ớc liên quan đến dự án nh− giải ngân vốn vay, cấp vốn đối ứng kịp thời, cán bộ dự án và các dịch vụ, bổ nhiệm Giám đốc dự án tr−ớc khi khoản vay đ−ợc phê duyệt. Nếu đ−ợc bổ nhiệm tr−ớc khi Đoàn thẩm định sang làm việc, Giám đốc dự án cần phải tham gia thực hiện công tác chuẩn bị dự án trong suốt quá trình thẩm định dự ánvì điều này sẽ nâng cao khả năng đóng góp của Giám đốc dự án đối với thực hiện dự án sau này. Các công việc do Đoàn thẩm định thực hiện sẽ là nền tảng cho RRP và các văn bản pháp lý khác của phía ADB.

Đoàn khởi động dự án vốn vay (Loan Inception Mission)

Sau khi khoản vay có hiệu lực, ADB sẽ cử đoàn khởi động dự án sang Việt Nam với

mục đích và nội dung hoạt động cụ thể là:

(i) T− vấn cho phía Việt Nam các công việc cần thực hiện.

(ii) Thiết lập quan hệ làm việc hữu hiệu giữa các cán bộ của ADB với cán bộ của Chính phủ và CQ THDA;

(iii) Giải thích các chính sách, thủ tục, và các yêu cầu khác liên quan đến việc thực hiện và quản lý khoản vay của ADB và của tổ chức đồng tài trợ (chẳng hạn các vấn đề tuyển chọn t− vấn, mua sắm hàng hoá và dịch vụ, rút vốn từ tài khoản vốn vay); (iv) Thảo luận về việc thực hiện các điều khoản vay vốn và hỗ trợ lập kế hoạch thực hiện hợp lý các điều khoản đó;

(v) Hỗ trợ bên vay xây dựng hồ sơ và hệ thống kế toán đối với khoản vay; và

(vi) Hoàn chỉnh Bản Ghi nhớ Quản lý Dự án (PAM) nh− là một tài liệu tham khảo quan trọng dành cho CQ THDA. Vì vậy, Đoàn khởi động dự án sẽ đảm bảo Chính phủ và CQ THDA quán triệt các trách nhiệm đối với khoản vay.

Đoàn tái thẩm định (Reappraisal Mission)

ADB sẽ cử Đoàn Tái thẩm định khi cần phải có những thay đổi đáng kể, cơ bản về quy mô, tổ chức thực hiện đối với dự án đ∙ đ−ợc phê duyệt hoặc khi chi phí thực hiện dự án v−ợt mức ban đầu.

T−ơng tự nh− đối với Đoàn Thẩm định, Đoàn Tái thẩm định đ−ợc yêu cầu thu thập đầy đủ thông tin cần thiết nhằm phân tích các khía cạnh kỹ thuật, kinh tế, tài chính, pháp lý, thể chế, x∙ hội, môi tr−ờng và một số khía cạnh khác của Dự án điều chỉnh. Đoàn Tái thẩm định cần đạt đ−ợc một sự thống nhất bằng văn bản với Chính phủ hoặc CQ THDA. Đoàn Tái thẩm định đ−ợc yêu cầu kiểm tra các công việc đ∙ hoàn thành và đang thực hiện của Dự án đ−ợc phê duyệt và xác định sự cần thiết phải có những thay đổi đáng kể về quy mô hoặc tổ chức thực hiện nhằm đạt đ−ợc các mục tiêu của Dự án đ∙ đề ra hoặc xem xét đến khoản tài

trợ bổ sung cho phần chi phí v−ợt mức ban đầu. Trên cơ sở đó, Đoàn Tái thẩm định đề xuất những thay đổi về quy mô hoặc tổ chức thực hiện dự án.

3.2.2. Chuẩn bị cho các cuộc họp với các Đoàn công tác của ADB

Một trong những vấn đề mấu chốt trong quá trình chuẩn bị các dự án ODA là hiệu quả của các buổi làm việc với các đoàn công tác của nhà tài trợ. Để các buổi làm việc có hiệu quả, cần l−u ý các vấn đề sau đây:

Chuẩn bị nội dung cuộc họp: PPU cần chuẩn bị tr−ớc nội dung làm việc với phía ADB, các ý kiến dự kiến sẽ trình bày tại cuộc họp cần đ−ợc chuẩn bị tr−ớc một cách ngắn gọn, súc tích, tránh dài dòng. Nếu cuộc họp dự kiến có nhiều vấn đề phức tạp cần trao đổi thì có thể PPU cần chủ động thông tin tr−ớc cho cán bộ của ADB (bằng th−, fax hoặc Email) để phía đối tác có thời gian chuẩn bị và cân nhắc.

Mời đại biểu dự họp : Đối với mỗi cuộc họp với đoàn công tác của ADB (Đoàn tìm hiểu thực tế, tiền thẩm định, thẩm định...), thành phần mời họp t−ơng đối khác nhau. PPU cần mời đúng đối t−ợng đến dự họp, chi tiết xin tham khảo tại Phần 3.3 d−ới đây..

Chất l−ợng phiên dịch: Rất nhiều cuộc họp với các đoàn công tác của ADB không thành công, thậm chí hiểu lầm về nội dung là do chất l−ợng phiên dịch không đảm bảo cho nên PPU cần l−ờng tr−ớc vấn đề này. Nếu dự án liên quan đến kỹ thuật chuyên nghành, cần mời phiên dịch chuyên ngành hoặc các cán bộ giỏi tiếng Anh chuyên ngành để hỗ trợ thêm.