3. Các khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả chuẩn bị ch−ơng trình, dự án do
3.3.Các khuyến nghị đối với các đoàn công tác của ADB khi làm việc với các cơ quan của Việt
quan của Việt Nam
Việc lập kế hoạch tr−ớc và chuẩn bị kỹ càng sẽ góp phần đáng kể đem lại thành công cho hoạt động của Đoàn công tác. Các kinh nghiệm từ tr−ớc cho thấy cách tiếp cận sau sẽ đem lại kết quả tốt:
(i) Hai hoặc ba tuần tr−ớc ngày dự kiến bắt đầu hoạt động của Đoàn công tác, Tr−ởng đoàn nên gửi một bản fax cho CQ THDA để:
Đề nghị CQ THDA xác nhận ch−ơng trình làm việc của Đoàn công tác.
Thông báo cho CQ THDA về hộ chiếu của các thành viên của Đoàn công tác để CQ THDA làm visa.
Đ−a ra một kế hoạch chi tiết các cuộc họp với các cơ quan chính phủ và các chuyến đi khảo sát. Lý t−ởng nhất là bản kế hoạch nêu ra đ−ợc Đoàn công tác cần gặp ai, cơ quan nào, vào thời gian nào, và đ−a ra danh mục các vấn đề cần thảo luận cho mỗi cuộc họp. Nếu Tr−ởng đoàn không có đủ thông tin cần thiết để lên kế hoạch chi tiết thì nên chỉ ra những loại vấn đề cần phân tích và thảo luận, theo đó CQ THDA sẽ giúp xác định những đối tác phù hợp nhất cần gặp gỡ. Các đối tác thông th−ờng đối với từng loại vấn đề khác nhau đ−ợc liệt kê trong Hộp 2 d−ới đây. Tr−ởng đoàn công tác nên tham khảo ý kiến của CQCQ, VRM hoặc Bộ KH&ĐT (Vụ Kinh tế Đối ngoại) để xác định thêm các cơ quan cần gặp. Kinh nghiệm cho thấy cuộc họp nhỏ với từng cơ quan một sẽ hiệu quả hơn là cuộc họp lớn mời nhiều cơ quan cùng dự.
Liên hệ trực tiếp (hoặc với sự giúp đỡ của VRM) các cuộc họp với đại diện các nhà tài trợ hoặc các tổ chức phi chính phủ.
Hộp 2: Loại vấn đề và các cơ quan đối tác Việt Nam thích hợp Đoàn công tác cần gặp
• Đối với các thông tin cơ bản liên quan đến dự án, PPU và CQCQ có thể cung cấp khá đầy đủ và chi tiết.
• Nếu muốn tìm hiểu về thông tin chung về ODA và các chính sách có liên quan của Việt Nam, quy trình thẩm định và phê duyệt dự án, trình tự tiến hành các b−ớc (có thể bỏ qua b−ớc nào không, thủ tục thế nào...), đến gặp Vụ Kinh tế Đối ngoại (Bộ KH&ĐT).
• Nếu thiết kế dự án hoặc cấu trúc chi phí dự án có nhiều khác biệt với các dự án thông th−ờng, có thể đến tham khảo ý kiến của các chuyên gia chuyên ngành thuộc Văn phòng Thẩm định Dự án Đầu t− Bộ KH & ĐT).
• Tìm hiểu về các vấn đề liên quan đến tổ chức hệ thống giải ngân, định mức chi phí chung cho dự án ODA, các vấn đề về tài chính liên quan đến dự án: Đến gặp Vụ Tài chính Đối ngoại (Bộ TC)
• Tìm hiểu các vấn đề có liên quan đến môi tr−ờng : Đến gặp Bộ Tài nguyên Môi tr−ờng (hoặc Sở Tài nguyên Môi tr−ờng đối với dự án mà CQCQ là các địa ph−ơng).
• Tìm hiểu các vấn đề có liên quan đến dân tộc ít ng−ời25 và phát triển Miền núi, đến gặp:
ủy ban Dân tộc. Ngoài ra, đối với các dự án giảm nghèo, xây dựng cơ sở hạ tầng miền núi, nếu cần tham khảo thông tin về Ch−ơng trình 135, có thể đến gặp Ban th− ký Ch−ơng trình 135 của ủy ban Dân tộc để thu thập thông tin.
• Các vấn đề liên quan đến đàm phán vốn vay: đến gặp Vụ Quan hệ Quốc tế của NHNNVN.
• Để tìm hiểu thực tế tại các địa ph−ơng, vùng dự án, Đoàn công tác cần đi khảo sát thực địa tại các địa ph−ơng, vùng (thông qua sự thu xếp của PPU và CQCQ)
• Đối với các vấn đề chuyên ngành nh− năng l−ợng, xây dựng, nông nghiệp và phát triển nông thôn, y tế, giáo dục, chính sách pháp luật, tổ chức cán bộ... cần đến gặp các bộ chuyên ngành t−ơng ứng nh−: Bộ Công nghiệp, Bộ Xây dựng, Bộ NNPTNT, Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ T− pháp, Bộ Nội vụ...
(ii) Một-hai tuần tr−ớc ngày đến dự kiến của Đoàn công tác:
Gửi cho CQ THDA tất cả các thông tin cơ sở (ví dụ nh− tài liệu dự thảo, bảng liệt kê các dữ liệu cần có hoặc các vấn đề cần thảo luận) để CQ THDA có thể gửi tới các cơ quan đối tác của Chính phủ. Nếu các tài liệu bằng tiếng Anh, cần có thời gian để dịch sang tiếng Việt. Nếu Đoàn công tác có kinh phí cho việc dịch tài liệu thì VRM có thể giúp chọn một ng−ời dịch tài liệu. Phí dịch tài liệu khoảng 4-8 USD một trang, tuỳ theo thời hạn cần có tài liệu và mức độ phức tạp của tài liệu.
(iii) Trong ngày đầu tiên Đoàn đến Việt Nam
Đoàn cần gặp VRM để thảo luận các vấn đề chính và các dàn xếp hậu cần. Các đoàn công tác đ−ợc khuyến khích sử dụng các ph−ơng tiện do VRM cung cấp, trong chừng mực có thể.
Đoàn công tác nên tổ chức một cuộc họp khởi động do CQ THDA chủ trì. Trong cuộc họp đó, thời gian biểu của các cuộc họp và các chuyến khảo sát phải đ−ợc xác định rõ. Các vấn đề quan trọng nhất cần đ−ợc đ−a ra trong cuộc họp. Thành
H−ớng dẫn thủ tục Chuẩn bị và Thực hiện Dự án ADB tại Việt Nam
25
phần tham dự cuộc họp thông th−ờng là: CQ THDA, Bộ KH&ĐT, NHNNVN, Bộ TC...
(iv) ít nhất 3 ngày tr−ớc Cuộc họp tổng kết
Chuyển MOU/ AM dự thảo cho CQ THDA. Nếu có thể, nên kèm theo một bản tiếng Việt. Nếu Đoàn công tác có kinh phí cho việc dịch tài liệu thì VRM có thể giúp chọn một ng−ời dịch tài liệu. Trong dự thảo MOU hoặc AM nên chỉ rõ các b−ớc tiếp theo và các thời hạn cho việc chuẩn bị và cung cấp các ý kiến đóng góp của cả hai phía ADB và Việt Nam. Nên thảo luận kỹ tính khả thi của các thời hạn đ∙ đề xuất trong MOU hoặc AM, nếu cần thiết thì có thể mời cả đại diện của Vụ Kinh tế Đối ngoại (Bộ KH&ĐT) tham gia thảo luận.
(v) Vào ngày làm vịêc cuối cùng hoặc tr−ớc đó một ngày:
Tổ chức một Cuộc họp tổng kết để thảo luận về dự thảo MOU/AM, tiếp thu các ý kiến đóng góp và đi tới thống nhất những vấn đề còn ch−a đ−ợc giải quyết (xem Hộp 3)
Hoàn chỉnh và ký MOU/AM sau cuộc họp tổng kết. Nếu ch−a đạt đ−ợc thoả thuận về một số vấn đề cụ thể, các quan điểm t−ơng ứng của phía ADB và phía Chính phủ Việt Nam và các nguyên nhân khiến thoả thuận ch−a đạt đ−ợc phải đ−ợc chỉ ra trong MOU/AM. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nếu cấp l∙nh đạo của CQ THDA không có mặt tại Cuộc họp tổng kết, cần bố trí gặp Thủ tr−ởng hoặc phó Thủ tr−ởng của CQ THDA để thông báo về các phát hiện chính qua chuyến công tác của Đoàn và những vấn đề khác có liên quan.
Yêu cầu rằng bất cứ ý kiến bổ sung nào về MOU/AM hoặc bất cứ vấn đề nào ch−a đ−ợc giải quyết phải đ−ợc CQ THDA tổng hợp lại và gửi bằng văn bản cho Tr−ởng đoàn công tác trong vòng 2 tuần sau khi kết thúc chuyến công tác.
Hộp 3: Danh sách đề xuất thành viên tham gia cuộc họp tổng kết
Các thành phần cố định:
• PPU và Đại diện l∙nh đạo CQCQ dự án.
• Đoàn thẩm định của ADB và Đại diện của VRM.
• (Các) Cơ quan hoặc tổ chức Đồng tài trợ (nếu dự án có đồng tài trợ)
• Bộ KH&ĐT (thông th−ờng là đại diện Vụ Kinh tế Đối ngoại và Vụ chuyên ngành)26
• Bộ TC (Vụ Tài chính Đối ngoại, Vụ Đầu t−)
• NHNNVN (Vụ Quan hệ Quốc tế)
• Văn phòng Chính phủ (Vụ Quan hệ Quốc tế).
• Đại diện CQCQ của các dự án thành phần (nếu có dự án thành phần) (th−ờng là Đại diện ủy ban nhân dân tỉnh và đại diện CQ THDA)
• Đại diện địa ph−ơng h−ởng lợi từ dự án (th−ờng là Đại diện ủy ban nhân dân tỉnh)
Các thành phần không cố định:
Các thành phần này đ−ợc mời thêm tùy thuộc vào tính chất của dự án, có thể là: Bộ NNPTNT, Bộ Tài nguyên và Môi tr−ờng, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Công nghiệp, Bộ Xây dựng, Bộ Thủy sản, ủy ban Dân tộc.... Ví dụ, nên mời:
• Bộ Tài nguyên và Môi tr−ờng: nếu dự án có các vấn đề liên quan đến đất đai và môi tr−ờng
• ủy ban Dân tộc: nếu đồng bào dân tộc ít ng−ời là đối t−ợng h−ởng lợi của dự án hoặc bị ảnh h−ởng bởi dự án.
Sau buổi họp này, hai bên sẽ ký MOU, đây là tài liệu quan trọng để thực hiện các b−ớc chuẩn bị tiếp theo (tham khảo mẫu MOU tại Phụ lục II.3)
H−ớng dẫn thủ tục Chuẩn bị và Thực hiện Dự án ADB tại Việt Nam
26 Gợi ý : nếu dự án do Bộ KH&ĐT thẩm định, nên mời thêm cả đại diện Văn phòng Thẩm định các Dự án Đầu t− của Bộ KH&ĐT để nắm bắt các thông tin của dự án, sẽ thuận lợi hơn cho b−ớc thẩm định dự án sau này.
Ch−ơng iII. các b−ớc chuẩn bị ch−ơng trình, dự án