3.1 Đơn vị đăng ký
Đơn vị đăng ký- thửa đất đ−ợc hiểu là một phần bề trái đất, có thể liền mảnh hoặc không liền mảnh, đ−ợc coi là một thực thể đơn nhất và độc lập để đăng ký vào hệ thống hồ sơ với t− cách là một đối t−ợng đăng ký có một số hiệu nhận biết duy nhất.
Ngày nay, đăng ký quyền và đăng ký để thu thuế không phải là mục tiêu duy nhất. Trên thế giới đã hình thành các hệ thống đăng ký đất đai đa mục tiêu. Nh− ở châu Âu có hệ thống Địa chính đa mục tiêu (multi-purpose cadastre). Đối với hệ thống mới này, việc định
nghĩa một cách rõ ràng đơn vị đăng ký là vấn đề quan trọng cốt lõi. Thông th−ờng, đơn vị đăng
ký là thửa đất (land parcel) , đ−ợc định nghĩa là một phần liên tục của bề mặt trái đất trên đất
liền, mà ở đó mỗi thuộc tính cần quản lý là đồng nhất trong toàn bộ thửa đất đó. Quy mô thửa
đất có thể từ hàng chục M2 cho đến hàng ngàn ha.
3.2. Thửa đất
- Trong các hệ thống đăng ký giao dịch cổ điển, đơn vị đất trong đăng ký không đ−ợc xác định một cách đồng nhất, đúng hơn là không có quy định. Lý do của việc này là trong sổ đăng ký, các thông tin đăng ký đ−ợc ghi sổ một cách độc lập theo từng vụ giao dịch. Cách ghi chép thông tin nh− vậy làm cho việc tra cứu trở nên phức tạp, dễ nhầm lẫn và bỏ sót thông tin khi số l−ợng các vụ giao dịch đ−ợc đăng ký tăng lên.
Từ yêu cầu về sự thuận tiện cho việc tra cứu phát sinh đòi hỏi về việc tổ chức thông tin theo các đối t−ợng quản lý nào ít biến động và dễ nhận biết. Do tính chất không di dời đ−ợc nên thửa đất là đối t−ợng phù hợp nhất đối với việc tổ chức thông tin. Hệ thống đăng ký văn tự giao dịch Scotland ngay từ khi thành lập đã có một công cụ phục vụ tra cứu là Bảng tra cứu (Search Sheet), bảng này tổ chức thông tin theo thửa đất. Mỗi thửa đất là một mục (account) nhập thông tin. Các thông tin của mỗi giao dịch đ−ợc đăng ký trong hệ thống hồ sơ theo quy định đ−ợc bóc tách và ghi chép vào mục tra cứu của từng thửa trong hệ thống bảng tra cứu. Sáng kiến tổ chức thông tin của Hệ thống Scotland đã làm cho hệ thống này hoạt động hiệu quả hơn hẳn các hệ thống đăng ký giao dịch của các n−ớc khác.
Trong hệ thống đăng ký văn tự giao dịch, nội dung mô tả ranh giới thửa đất chủ yếu bằng lời, có thể kèm theo sơ đồ hoặc không. Các hệ thống đăng ký giao dịch nâng cao đã có đòi hỏi cao hơn về nội dung mô tả thửa đất, không chỉ bằng lời mà còn đòi hỏi có sơ đồ hoặc bản đồ với hệ thống mã số nhận dạng thửa đất không trùng lặp (unique parcel identifier).
Đối với hệ thống địa chính đa mục tiêu, bản đồ cần đ−ợc lập trong một hệ toạ độ thống nhất trên một vùng lãnh thổ lớn hoặc thậm chí trong phạm vi toàn quốc.
Nh−ng cũng cần nhấn mạnh rằng việc đăng ký đất đai vẫn có thể thực hiện đ−ợc trên cơ sở sơ đồ th−ả đất với các ranh giới đ−ợc mô tả hoặc đo đạc với độ chính xác khác nhau, từ việc sử dụng các địa vật sẵn có tới việc chôn các cột mốc trên thực địa và xác định toạ độ của chúng. Một số n−ớc đang phát triển th−ờng xây dựng hệ thống đăng ký đất đai của mình theo ph−ơng thức tiệm tiến (incremental development/ progresive development) với −u tiên hàng đầu là xác lập nhanh chủ quyền đất đai của công dân với nhiều mức độ pháp lý khác nhau, từng b−ớc nâng cao chất l−ợng bản đồ và hoàn thiện thủ tục pháp lý khi điều kiện cho phép.