II. Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ của các phòng ban
1. Chuẩn bị tuyển dụng:
Công ty đã rất chú trọng ngay cả ở bớc đầu tiên này. Công tác tuyển dụng của công ty đợc giao cho bộ phận Hành chính – Nhân sự phụ trách và kiêm nhiệm luôn là Hội đồng tuyển dụng. Bộ phận này sẽ tiến hành tổ chức , bố trí, sắp xếp, thực hiện công việc tuyển chọn sao cho có hiệu quả nhất.
Trớc hết, bộ phận này tiến hành theo dõi các hoạt động của công ty, theo dõi bản phân tích công việc để có thể đánh giá công việc, phát hiện kịp thời những công việc, những bộ phận cần phải bổ sung nhân viên để đáp ứng đợc mục tiêu của từng giai đoạn của công ty. Ngoài ra, bộ phận Hành chính – Nhân sự cũng luôn thông qua các bộ phận, các phiếu yêu cầu của các bộ phận về việc cần thuyên giảm hay điều động hoặc nhu cầu tăng nhân sự của các bộ phận đó. Nh vậy, công việc này rất xác thực với yêu cầu của công việc vì các bộ phận đó trực tiếp điều hành nên họ sẽ là những ngời hiểu rõ hơn ai hết cần tăng hay cần giảm nhân viên.
Từ việc phân tích công việc và theo đề xuất của trởng các bộ phận, bộ phận Hành chính – Nhân sự xem xét để đa ra các tiêu chuẩn cụ thể về kinh nghiệm, về đạo đức, trình độ,vóc dáng, độ tuổi … của ứng viên cần tuyển dụng; chuẩn bị các nội dung thông báo tuyển dụng. Tuỳ từng yêu cầu của công việc, sự cấp bách của công việc, vị trí của công việc … mà bộ phận Hành chính –
Nhân sự tiến hành lựa chọn thời gian tiến hành tuyển dụng, địa điểm tuyển dụng thích hợp nhất.
Một công việc cũng hết sức quan trọng khác đợc bộ phận Hành chính - Nhân sự tiến hành trong bớc này đó là xác định nguồn tuyển dụng cho công ty.
Tuỳ từng trờng hợp cụ thể , giai đoạn cụ thể hay yêu cầu công việc cụ thể mà tiến hành tuyển dụng trên hai nguồn đó là nguồn điều động nội bộ và nguồn từ bên ngoài.
1.1 Điều động nội bộ (bổ nhiệm chức vụ).
Khi tuyển dụng ở nguồn nội bộ thì đối với công ty, công tác tuyển dụng đợc rút ngắn lại, không phảI tiến hành thứ tự nh qui trình tuyển dụng đã nêu ở chơng I. Nếu trong quá trình làm việc phát sinh ra một vị trí nào đó phát sinh, cần phải có, hoặc một số vị trí vẫn còn thiếu hay ngời cũ đã thuyên chuyển đi nơi khác hoặc đã xin nghỉ; căn cứ vào yêu cầu riêng của công việc, trởng bộ phận đó tiến hành xem xét, sàng lọc các nhân viên trong công ty. Nếu thấy trong bộ phận của mình có đợc ngời có đầy đủ các điều kiện phù hợp với yêu cầu công việc thì trởng bộ phận đó sẽ có yêu cầu cất nhắc trình bộ phận Hành chính - Nhân sự, bộ phận này sẽ lập phiếu tiếp nhận, điều động để trình Giám đốc ký duyệt. Trong trờng hợp, ở bộ phận này có nhu cầu giảm nhân sự và đợc ký duyệt, bộ phận khác đang có nhu cầu tăng nhân sự và thấy nhân viên bị thuyên giảm kia phù hợp với yêu cầu công việc bộ phận mình thì cũng sẽ đề xuất để bộ phận Hành chính - Nhân sự lập phiếu tiếp nhận/điều động để chuyển nhân viên đó về bộ phận của mình.
Về chức trách, quyền hạn ký quyết định bổ nhiệm chức vụ cũng đợc chi nhánh xác định khá rỏ ràng.
- Nếu bổ nhiệm cấp tổ trởng, nhóm trởng sẽ do trởng các phòng ban ký quyết định bổ nhiệm.
- Nếu bổ nhiệm cấp trởng, phó phong ban thì sẽ do Giám đốc ký quyết định bổ nhiệm.
Khi ký quyết định bổ nhiệm sẽ ký ngay quyết định lơng cho chức vụ đợc bổ nhiệm đó. Nh vậy, việc tuyển dụng nội bộ của công ty đợc tiến hành rất chặt
chẽ nhng cũng hết sức nhanh gọn; việc bổ nhiệm chức vụ nh vậy sẽ bỏ qua các bớc phỏng vấn và tiết kiệm rất nhiều chi phí tuyển dụng cho công ty, cho phép công ty sử dụng có hiệu quả hơn nguồn lực hiện có.
Tuy vậy, việc tuyển dụng nh vậy sẽ không đợc quản bá rộng rải cho toàn bộ công nhân viên và sẽ không tân dụng hết năng lực của nhân viên nếu nh một số nhân viên khác cũng có ớc vọng và có đầy đủ năng lực để đảm đơng công việc mà không đợc lựa chọn để bổ nhiệm. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng nhân viên có thể sẽ không phục ban lãnh đạo, nh vậy những nhân viên đã cống hiến rất nhiều cho công ty mà lại không đợc chọn lựa sẽ cảm thấy bất công, không phục và sẽ ảnh hởng lớn đến công việc hiện tại, nhân viên sẽ giảm đi tính nhiệt tình trong công việc do vậy công việc không đạt hiệu quả cao.
1.1 Tuyển dụng mới.
Khi phiếu đề xuất tăng nhân sự đợc duyệt mà qua quá trình xem xét, phân tích không lựa chọn đợc nhân viên thích hợp để điều động, bổ nhiệm vào chức vụ đang khiếm khuyết trởng bộ phận Hành chính - Nhân sự quyết định tiến hành công việc tuyển dụng mới.
Sau khi căn cứ vào bản mô tả công việc, xác định đợc yêu cầu của công việc trởng bộ phận Hành chính - Nhân sự tiến hành lập kế hoạch công bố tuyển dụng và kế hoạch tuyển dụng.
Kế hoạch công bố tuyển dụng nêu rõ thời gian công bố, công bố trên ph- ơng tiện nào, nội dung, số hồ sơ cần tiếp nhận và cả chi phí dự trù cho việc công bố. Kế hoạch công bố tyển dụng và kế hoạch tuyển dụng đợc trình lên Giám đôc xem xét và ký duyệt. Sau khi đợc ký duyệt, trởng bộ phận Hành chính - Nhân sự cho tiến hành việc tuyên bố tuyển dụng (thông báo tuyển dụng).
Tuy nhiên trong việc tuyển dụng mới này, công ty chỉ chú trọng đến các nguồn bên ngoài thông qua đăng báo còn các nguồn khác thì công ty cha chú trọng. Công ty chú trọng đến các nguồn: nhân viên cũ, sinh viên ... mà đây lại là những nguồn lao động rất dồi dào và đầy tiềm năng, sẽ cung cấp cho chi nhánh những nhân viên tốt nhất.