Sau khi được cổ phần hoỏ, mụ hỡnh tổ chức mà cụng ty đang ỏp dụng là vừa phõn tỏn vừa tập trung gồm cú: Ban lónh đạo, cỏc phũng ban và cỏc chi nhỏnh trong và ngoài tỉnh. Cỏc chi nhỏnh đều cú bộ phận kế toỏn riờng, hàng quý gửi bỏo cỏo tài chớnh lờn cho phũng kế toỏn.
Tổng Giỏm đốc
Hội đồng quản trị Ban kiểm soỏt
Phú TGĐ sản xuất Phú TGĐ kinh doanh
Ban Cơ điện Phũng KHSX Phũng ĐBCL Phũng NCPT Phũng TCHC Phũng KD Phũng KT -TC
Xưởng GMP -WHO Xưởng Đụng Dược
- 19 CN trong tỉnh - CN Hà Nội Đại hội đồng cổ đụng Kho SX Kho TP, HH Phũng KTCL
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng phũng ban
+ Đại hội đồng cổ đụng: Gồm tất cả cỏc cổ đụng cú quyền biểu quyết, là cơ quan cú thẩm quyền cao nhất của cụng ty, cú quyền bầu, miễn nhiệm, bói nhiệm thành viờn HĐQT và thành viờn Ban kiểm soỏt, quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần, thụng qua định hướng phỏt triển cụng ty và cỏc quyết định khỏc trong phạm vi quyền và nghĩa vụ theo quy đinh của phỏp luật.
+ Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Cụng ty, cú toàn quyền nhõn danh Cụng ty để quyết định mọi vấn đề liờn quan đến hoạt động của Cụng ty. + Ban kiểm soỏt: Cú nhiệm vụ kiểm soỏt mọi mặt hoạt động quản trị và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty. Ban kiểm soỏt hoạt động độc lập với HĐQT và Tổng giỏm đốc.
+ Tổng Giỏm đốc: Quyết định phương hướng, kế hoạch, dự ỏn sản xuất kinh doanh và cỏc chủ trương lớn của cụng ty. Giao kế hoạch, xột hoàn thành kế hoạch. Quyết định cỏc biện phỏp, phương thức kinh doanh. Ký kết hợp đồng kinh tế, điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp theo đỳng qui định của phỏp luật.
+ Phú Tổng giỏm đốc sản xuất: Điều hành và chịu trỏch nhiệm mọi hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, phấn đấu đạt kết quả, đảm bảo nhu cầu thuốc phục vụ cho nhõn dõn trờn địa bàn. Chịu trỏch nhiệm về số lượng chất lượng mẫu mó sản phẩm sản xuất theo cỏc văn bản qui định của Bộ y tế .
+ Phú Tổng giỏm đốc kinh doanh: Điều hành và chịu trỏch nhiệm mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chịu trỏch nhiệm về doanh số và kết quả kinh doanh mà ban lónh đạo đó giao.
+ Phũng Kế hoạch sản xuất: Xõy dựng cỏc kế hoạch sản xuất, và theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất NVL, CCDC, thành phẩm trong kỳ của hai phõn xưởng.
+ Phũng Đảm bảo chất lượng: Tổ chức tốt cụng tỏc kho tàng, bảo quản, đúng gúi sản phẩm, vận chuyển an toàn sản phẩm, dược phẩm là hàng hoỏ cần cú cụng tỏc bảo quản tốt nờn nhiệm vụ của phũng là tổ chức và duy trỡ kho hàng đạt tiờu chuẩn GSP thực hành bảo quản thuốc tốt.
+ Phũng Kiểm tra chất lượng: Kiểm nghiệm cỏc thụng số, cỏc tiờu chuẩn kỹ thuật cho phộp, định lượng cỏc tố chất, hoạt chất và cỏc thành phần trong thuốc bào chế; kiểm tra giỏm sỏt chất lượng sản phẩm, quy trỡnh sản xuất, bào chế đồng thời tổ chức tốt tiờu chuẩn GMP trong thực hành sản xuất thuốc tốt.
+ Phũng Nghiờn cứu phỏt triển: Nghiờn cứu phỏt triển và ứng dụng cỏc loại thuốc mới vào sản xuất.
+ Ban cơ điện: cú nhiệm vụ theo dừi, vận hành cũng như bảo dưỡng, sửa chữa mỏy múc thiết bị đảm bảo cho cụng tỏc sản xuất diễn ra đỳng kế hoạch.
+ Hai xưởng sản xuất: thực hiện kế hoạch sản xuất cụng ty giao hàng thỏng hàng quớ, thường xuyờn kiểm tra cỏc thiết bị phục vụ sản xuất, trỏnh gõy ỏch tắc, trở ngại trong quỏ trỡnh sản xuất.
+ Phũng Tổ chức hành chớnh: Quản lý cỏn bộ cụng nhõn viờn trong doanh nghiệp, bố trớ hợp lý cỏn bộ, tổ chức ký hợp đồng lao động đỳng luật. Tham mưu cho giỏm đốc cụng ty tổ chức bộ mỏy, bố trớ nhõn sự, quản lý hồ sơ, xõy dựng chương trỡnh đào tạo nõng cao tay nghề, quản lý lao động tiền lương, quản lý xõy dựng cơ bản trong cụng ty, quản lý cụng văn giấy tờ con dấu ...
+ Phũng kế toỏn tài chớnh: Tổ chức kế toỏn toàn cụng ty, thu thập phản ỏnh, cung cấp thụng tin số liệu bỏo cỏo tài chớnh. Tham mưu cho Ban giỏm đốc cỏc bộ phận liờn quan hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Cú nhiệm vụ quản lý toàn bộ tài sản, vốn do cỏc cổ đụng và cỏc tổ chức kinh tế gúp, phõn
+ Kho sản xuất, kho thành phẩm, kho hàng hoỏ: Nhập, xuất và bảo quản vật tư, bao bỡ, sản phẩm sản xuất, hàng hoỏ theo đỳng qui định, định kỳ tiến hành cõn đo đong đếm cụ thể, tuyệt đối khi chưa cú lệnh chưa được xuất hàng. Theo dừi tỡnh hỡnh mất, kộm phẩm chất, quỏ hạn dựng tham mưu kịp thời cho phũng KHSX.
+ Phũng kinh doanh: Xõy dựng cỏc phương ỏn, kế hoạch kinh doanh cho toàn cụng ty, cũng như triển khai cụng việc bỏn hàng cho từng nhõn viờn trong phũng.
+ Cỏc hiệu thuốc và chi nhỏnh: Chịu trỏch nhiệm về cỏc chỉ tiờu kế hoạch giao về cỏc mặt: mua vào, bỏn ra, khấu hao TSCĐ, lợi nhuận kế hoạch... Quyết toỏn hàng quớ gửi về cụng ty theo qui định.
2.1.4. Nội dung tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty
2.1.4.1. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty
Việc tổ chức bộ mỏy kế toỏn là nội dung quan trọng trong tổ chức cụng tỏc kế toỏn ở cụng ty. Phũng kế toỏn - tài chớnh biờn chế 10 người được phõn định trỏch nhiệm cụ thể cỏc phần hành cụng việc hợp lý. Mụ hỡnh hiện nay cụng ty đang ỏp dụng đú là tổ chức kế toỏn vừa tập trung vừa phõn tỏn. Nguyờn nhõn do địa bàn rộng phức tạp đi lại khú khăn, hoạt động phõn tỏn trờn nhiều địa phương, mạng lưới trung tõm y tế rộng khắp toàn tỉnh .
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ mỏy kế toỏn Cụng ty
Sinh viờn: Nguyễn Thị Thỳy An Lớp 46B1 - Kế toỏn
Kế toỏn trưởng
Kế toỏn tổng hợp
Kế toỏn
cụng nợ thanh toỏnKế toỏn Kế toỏn thuế GTGT -TSCĐ Kế toỏn NVL
Kế toỏn kho Thủ quỹ Kế toỏn giỏ thành
Chức năng, nhiệm vụ:
+ Kế toỏn trưởng: Chỉ đạo trực tiếp bộ mỏy kế toỏn của đơn vị. Là trợ lý đắc lực cho giỏm đốc và chịu mọi trỏch nhiệm trước giỏm đốc và toàn xớ nghiệp về tỡnh hỡnh tài chớnh của doanh nghiệp.
+ Kế toỏn tổng hợp: Chịu trỏch nhiệm về hạch toỏn kế toỏn trong đơn vị. Phụ trỏch và hướng dẫn cỏc kế toỏn viờn phần hành của đơn vị, thực hiện nhiệm vụ mở sổ chi tiết, tổng hợp lập bỏo cỏo tài chớnh vào cuối quớ. Tổng hợp bỏo cỏo tài chớnh cỏc đơn vị trực thuộc gửi lờn cựng bỏo cỏo tài chớnh tại văn phũng cụng ty lập bỏo cỏo Tài chớnh tổng hợp toàn cụng ty
+ Kế toỏn cụng nợ: Theo dừi tỡnh hỡnh cụng nợ giữa cụng ty và khỏch hàng. Cỏc khoản phải thu, phải trả, ký quỹ, ký cược, cổ đụng, tỡnh hỡnh tạm ứng, thanh toỏn tạm ứng của cỏn bộ cụng nhõn viờn, cỏc khoản phải thu khỏc . + Kế toỏn thanh toỏn: Theo dừi nghiệp vụ phỏt sinh liờn quan đến tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng, cỏc khoản tiền vay trung dài hạn.
+ Kế toỏn thuế GTGT và TSCĐ: Theo dừi tỡnh hỡnh thu mua nguyờn vật liệu, hàng hoỏ trong nước và nhập khẩu. Kờ khai lập bỏo cỏo thuế theo biểu 01+02+03/GTGT qui định. Ngoài ra kế toỏn thuế cũn đảm nhận chức năng kế toỏn TSCĐ của đơn vị, đỏnh giỏ và lập bỏo cỏo khấu hao TSCĐ hàng năm, tỡnh hỡnh tăng giảm TSCĐ từng quớ.
+ Kế toỏn nguyờn vật liệu: Giỳp việc cho kế toỏn trưởng, trực tiếp thực hiện cỏc phần việc: theo dừi và ghi chộp biến động tăng giảm về nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ và thành phẩm từ khõu tiếp nhận và kiểm tra chứng từ đến khõu ghi sổ kế toỏn phần hành, làm cơ sở đối chiếu với thủ kho về số lượng vật tư thục tế cú ở kho tại thời điểm kiểm kờ.
+ Kế toỏn giỏ thành: Theo dừi, tập hợp chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm.
+ Thủ quỹ: Thực hiện chức năng quản lý tiền, cập nhật thu, chi và ghi chộp sổ quỹ, rỳt số dư quỹ hàng ngày .
+ Kế toỏn kho: Theo dừi việc nhập xuất hàng hoỏ, thành phẩm, nguyờn vật liệu, vào thẻ kho từng mặt hàng, cuối kỳ làm kiểm kờ bỏo cỏo nhập - xuất - tồn hàng hoỏ, thành phẩm, nguyờn vật liệu. Kiểm kờ thực tế xỏc định hư hỏng bể vỡ, kộm mất phẩm chất .
+ Kế toỏn cỏc đơn vị trực thuộc: Lập bỏo cỏo tài chớnh hàng quớ, cỏc bỏo cỏo thống kờ hàng thỏng. Theo dừi lao động, tớnh lương và BHXH,
2.1.4.2. Tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty
* Một số đặc điểm chung:
- Chế độ kế toỏn: Cụng ty ỏp dụng Chế độ kế toỏn doanh nghiệp Việt nam theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của bộ tài chớnh.
- Niờn độ kế toỏn: Bắt đầu từ ngày 01/01và kết thỳc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Kỳ hạch toỏn: thỏng
- Hỡnh thức ghi sổ: Hỡnh thức Nhật ký chứng từ dựa trờn phần mềm kế toỏn ACSOFT.
- Đơn vị tiền tệ: Việt Nam Đồng ( VND)
- Phương phỏp tớnh thuế GTGT: Tớnh thuế theo phương phỏp khấu trừ. - Nguyờn tắc ghi nhận hàng tồn kho: ghi nhận theo giỏ gốc,
- Phương phỏp tớnh giỏ hàng tồn kho: tớnh giỏ theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền.
- Phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho: theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn.
- Nguyờn tắc ghi nhận TSCĐ: ghi nhận theo nguyờn giỏ.
- Phương phỏp tớnh khấu hao TSCĐ: theo phương phỏp đường thẳng.
* Tổ chức chứng từ kế toỏn:
Cụng ty đó thực hiện theo đỳng nội dung, phương phỏp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toỏn và Nghị định 129/2004/NĐ - CP ngày 31/05/2004 của Chớnh phủ.
Việc tổ chức chứng từ kế toỏn của cụng ty được thực hiện theo Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh
Cỏc mẫu chứng từ cụng ty đang sử dụng là: Phiếu thu ( MS 01- TT), Phiếu chi (MS 02- TT), giấy bỏo nợ, giấy bỏo cú, phiếu nhập kho ( MS 01- VT), phiếu xuất kho (MS 02- VT), biờn bản giao nhận TSCĐ ( MS 01-TSCĐ), biờn bản thanh lý TSCĐ (MS 02-VT), hoỏ đơn GTGT (MS 01 GTGT- 3LL), bảng chấm cụng (MS 01a- LĐTL), bảng thanh toỏn lương (MS 02- LĐTL)...
* Tổ chức tài khoản kế toỏn:
Về hệ thống tài khoản kế toỏn cụng ty đang sử dụng 10 loại tài khoản trong đú cú Loại Tk 0 -Tài khoản ngoài bảng gồm 63 tài khoản cấp 1, cỏc tài khoản cấp 2 theo yờu cầu quản lý phự hợp với đặc điểm SXKD của cụng ty.
* Tổ chức sổ kế toỏn:
- Nhật ký chứng từ số 1->10 : S04a-DN - Bảng kờ số 01-> 11 : S04b - DN - Sổ cỏi mẫu S05 -DN
- Sổ chi tiết vật liệu cụng cụ dụng cụ S10 -DN
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu cụng cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ mẫu S11 -DN
- Bảng tớnh giỏ thành sản phẩm ...
* Hệ thống cỏc bỏo cỏo tài chớnh:
- Bảng cõn đối kế toỏn (Mẫu số B01 - DN)
- Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 - DN) - Bỏo cỏo luõn chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 - DN)
- Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh (Mẫu số B09 - DN)
* Hệ thống bỏo cỏo nội bộ:
- Bỏo cỏo tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu - Bỏo cỏo giỏ thành sản phẩm hoàn thành - Bỏo cỏo doanh thu bỏn hàng
- Bỏo cỏo về kết quả kinh doanh.
* Phần mềm kế toỏn cụng ty đang ỏp dụng:
Việc quản lý tài chớnh của Cụng ty được thực hiện trờn mỏy vi tớnh với hệ thống 10 mỏy. Cụng ty đang làm phần mềm kế toỏn ACSOFT từ năm 2004 của phũng thương mại và cụng nghiệp Việt Nam đến nay thụng qua chương trỡnh đó được cài đặt sẵn. Phần mềm này được phỏt triển từ năm 1999 dưới sự tư vấn, hỗ trợ của cỏc chuyờn gia thuộc Vụ Chế độ kế toỏn - Bộ Tài chớnh. Phần mềm này hỗ trỡ doanh nghiệp trong cụng tỏc quản lý tài chớnh - kế toỏn
Quy trỡnh ỏp dụng phần mềm
Sơ đồ 2.4: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
Sinh viờn: Nguyễn Thị Thỳy An Lớp 46B1 - Kế toỏn
Chứng từ kế toỏn Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại Phần mềm kế toỏn (nhập chứng từ theo cỏc phõn hệ cụ thể) Sổ tổng hợp Bảng kờ NKCT Sổ cỏi Sổ chi tiết Sổ chi tiết vật tư Sổ quỹ, sổ tiền gửi Sổ chi phớ sản xuất Sổ chi tiết thanh toỏn...
Bỏo cỏo tài chớnh Bỏo cỏo quản trị
Ghi chỳ: : Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm.
: Đối chiếu, kiểm tra
(Ghi chỳ này được sử dụng cho cỏc sơ đồ sau)
2.2. Thực trạng cụng tỏc kế toỏn chi phớ sản xuất và giỏ thành tại cụng ty Cổ phần Dược - Vật tư y tế Nghệ An