.1 ĐỊNH DẠNG TRANG IN

IN ẤN TRONG EXCEL

.1 ĐỊNH DẠNG TRANG IN

Để chuẩn bị dữ liệu in ra đáp ứng yêu cầu , nên thực hiện một số công việc sau

o Nên tạo một bảng tính (worksheet) mới và thiết lập mối quan hệ với bảng tính chứa dữ liệu.

o Ẩn dấu các cột, các dòng không muốn in hoặc sắp xếp các dòng, cột muốn in ở liền kề nhau.

o Trình bày tựa đề của dữ liệu, tên bảng, tên các cột: chọn font, tô nền.

o Kẻ khung các ô dữ liệu sẽ in

Để việc trình bày dữ liệu cho một trang in đạt yêu cầu, việc đầu tiên phải định dạng trang in bao gồm các công việc xác định khổ giấy để in và các qui định trình bày trên khổ giấy đó như chừa lề, đề mục trang in, nội dung cần in,...

Menu sử dụng cho công việc định trang in là File / Page setup ...

.1.2 Chọn khổ giấy (paper size)

o Khổ giấy là kích cỡ tờ giấy và tùy thuộc loại máy in, sẽ có một số kich cỡ tờ giấy được sử dụng.

o Các loại khổ giấy lớn nhất in được trên các máy in nhỏ (Laser, InkJet, ...)

Custom size ( rộng cm x dài cm) dùng thước đo kích cỡ thực của tờ giấy. Letter (21,59 cm x 27,94 cm)

Legal (21,59 cm x 35.56 cm) A4 (21 cm x 29,7 cm)

o Cách định khổ giấy B1: chọn menu File / Page setup ...

B2: Trong cửa sổ Page Setup, chọn tuần tự các mục sau  Chọn Page .

 Chọn Orientation hướng in trên tờ giấy

 portrait in theo chiều đứng khổ giấy O Landscape in theo chiều ngang khổ giấy

 Chọn Paper size kích cỡ giấy để in

.1.3 Định lề (margin)

o Đinh lề trang in là ấn định kích thước các khoảng trống đầu trang (Top), cuối trang (bottom), bên trái (left), bên phải (right), sẽ không in chữ vào đó .

o Cách định lề giấy in B1: chọn menu File / Page setup ...

B2: Trong cửa sổ Page Setup, chọn tuần tự các mục sau

o Chọn Margins . o Ấn định kích cỡ các lề Top  Bottom  Left  Right  o Ấn định vị trí in số trang, dòng đề mục trang. Header  Footer 

o Các kích thước trên được tính từ mép tờ giấy tới chữ đầu tiên được in.

.1.4 Đề mục (Header/ Footer)

o Đề mục là dòng in số trang hoặc các dòng chữ mô tả đặc tính của trang tài liệu được in. Thông thường, đề mục có nội dung: Tên tập tin số trang

o Cách tạo lập đề mục B1: chọn menu File / Page setup ...

B2: Trong cửa sổ Page Setup, chọn tuần tự các mục sau

o Chọn Heade r/Foot er . o Chọn đề mục được in / không in (none) Header (none)  Footer  o Nội dung và hình thức trình bày của đề mục sẽ hiện ra trong khung trắng tương ứng với vùng Heade

r hoặc Footer . o Nếu muốn chọn lựa nội dung đề mục được in, chọn nút .Custo m.Hea der... hoặc .. ... ...C ustom Footer ...

B3: Xác định nội dung và trình bày của đề mục trong cửa sổ Footer / Header

In tên tập tin Gõ vào dòng chứ In số trang

o Chọn vị trí in, nhấp chuột vào khung trống tương ứng: trái (left section), giữa (center section) , phải (right section).

o Chọn nút tương ứng với nội dung cần in ra ở cuối trang. in số trang in tổng số trang   chọn Font   tên bảng tính    tên tập tin bảng tính in ngày in giờ

Nếu nội dung cần in là dòng chữ, chọn khung vị trí, chọn font và gõ vào dòng chữ.

o Nhấp chuột nút OK để chấm dứt công việc khai báo đề mục

.1.5 Bảng in (Sheet)

o Bảng in là xác định vùng dữ liệu cần in, tiêu đề cột lập lại khi qua trang.

o Cách xác định bảng in B1: chọn menu File / Page setup ...

B2: Trong cửa sổ Page Setup, chọn tuần tự các mục sau

o Chọn Shee t . o Chọn vùng dữ liệu đươc in - Print area --- Nếu để trống là chọn

tất cả các ô hiện ra trên bảng tính o chọn các dòng đầu bảng đươc in lại khi qua trang - Print titles --- -- Nếu để trống là không in o Kiểm tra ô chọn của các trạng thái in.  Gidlines (kkhông in các đường kẻ ô)  Black and White (không in chế độ đen trắng)

o Cách chọn các ô dữ liệu trên bảng tính cho khung: Print area, Rows to reapeat at top, Columns to repeat at left.

+ Nhấp chuột nút chọn trong khung

+ Cửa sổ tương ứng với khung chọn hiện ra

+ Kéo thả chuột chọn các ô trên bảng tính, địa chỉ ô hiên ra trong khung

+ Nhấp chuột chọn nút quay về cửa sổ Page Setup / Sheet.

.2 IN

.2.1 Xem trước trang in

Xem trước trang in để xem

o Nội dung trình bày có thích hợp với khổ giấy đã chọn. Nếu cần có thể thay đổi Font chữ, định lại độ rộng cột cho phù hợp.

o Xác định các vị trí cắt trang (in dữ liệu sang trang mới) có thích hợp không. Nếu cần có thể định lại lề đầu trang, lề cuối trang.

Cách thực hiện như sau: B1: Nhấp chuột vào nút

B2: Cứa sổ xem trang in mẫu hiện ra

phóng to thu nhỏ định lề

B3: Xem và điều chỉnh

+ chỉnh lề (Top, Bottom, Left, Right) sao cho dữ liệu hiện ra trong trang là hợp lý + số trang sẽ in vì có những trang không in do chứa dữ liệu không được in. B4: Nếu trình bày đúng yêu cầu, nhấp chuột nút 

.2.2 Ra lệnh in

Sau khi sử dụng Print Preview để xem trước trang in, có thể ra lệnh in B1: Chọn lệnh in

 

..Ctrl.. + ..P..

B2: Cửa sổ lệnh in hiện ra, chọn các thông số in

Tên máy in đang gắn 

với máy tính Xác định vùng in  Chọn In tất cả  Số bản in In từ trang__ đến__  Chọn nội dung in  In vùng đã chọn  In bảng tính đang mở

TÓM TẮT

 Chuẩn bị dữ liệu in là sắp xếp tổ chức các cột, dòng chứa dữ liệu sao cho dễ dàng thể hiện đủ nội dung theo biểu mẫu cần in.

 Chọn khổ giấy, định lề, khai báo các đề mục của trang.

 Xem trước trang in để điều chỉnh vị trí bảng dữ liệu sẽ in ra giấy và các đoạn ngắt sang trang sao cho dễ xem, rỏ ràng.

Khi in chú ý xác định trang (Print range) sẽ in, nội dung (Print what) sẽ in .

 TỰ KIỂM TRA

1. Nếu máy tính chưa cài đặt việc kết nối với một máy in nào đó thì khi chọn khổ giấy, chương trình sẽ có loại khổ giấy

 custom size (khổ giấy tùy ý)  vẫn có đủ loại giấy dùng để in. 2. Trong tài liệu này, số trang đươc in ra là loại đề mục

 Header  Footer

3. Theo chế độ mặc nhiên (default), đơn vị dùng để xác định độ lớn của lề là

 Inch  Centimeter.

4. Để khai báo đề mục cho các trang dữ liệu được in ra, trong Excel sử dụng menu  View / Header and Footer

 File / Page Setup ... / Header/Footer

5. Trong bảng tính Excel, muốn in các ô dữ liệu đã được đánh dấu, trong cửa số lệnh

Print, ta chọn

 Print range:  Pages  Print what:  Selection

6. Nếu một phần bảng dữ liệu cần in ra nằm ngoài kích cỡ tờ giấy đã khai báo, có thể giải quyết sự cố này như sau:

 điều chỉnh lại độ rộng các cột hoặc khai báo lại kích cỡ lề trái-phải.  Khai báo lại kích cỡ khổ giấy lớn hơn.

7. Muốn dòng tựa đề các cột được lập lại ở mỗi trang, ta chọn lệnh  Table \ Heading Rows Repeat

8. Trong bảng tính Excel, nếu một dòng hoặc cột đã bị dấu (Hide), khi in ra giấy  Cột, dòng bị dấu sẽ được in ra như bình thường.

 Cột, dòng bị dấu sẽ không được in .

 BÀI LUYỆN TẬP

MỤC ĐÍCH CỦA BÀI LUYỆN TẬP

 Rèn luyện kỹ năng vận dụng các kiến thức đã có để giải quyết yêu cầu của bài luyện tập.

 Luyện tập kỹ năng hình thành qui trình xử lý thông tin bằng máy tính.

KIẾN THỨC CẦN CÓ

 Thực hiện các yêu cầu của bài luyện tập theo kiến thức, kỹ năng đã học.  Vận dụng, sáng tạo phương cách giải quyết các yêu cầu xử lý thông tin bằng

máy tính.

KIẾN THỨC - KỸ NĂNG ĐẠT ĐƯỢC

 Hình thành thói quen phân tích và lập qui trình xử lý thông tin bằng máy tính.

 Rèn luyện kỹ năng nhập, xử lý, trình bày kết quả xử lý thông tin bằng máy tính.

BLT 1. NHẬP DỮ LIỆU VÀO BẢNG TÍNH

 Hãy nhập dữ liệu sau vào bảng tính,  Đặt tên bảng tính là DS,

 Lưu lên đĩa với tên tập tin bảng tính là DSTA6.XLS

STT HỌ TÊN NGÀY SINH NƠI SINH

1 TRẦN BÍCH NGÀ 13/11/1993 Hà Nội

2 NGUYỄN LÊ HOÀNG Y 15/10/93 Tp. Hồ Chí Minh 3 NGUYỄN PHƯƠNG VI 19/5/1993 Tp. Hồ Chí Minh 4 VŨ HUỲNH MAI 6/7/1993 Tp. Hồ Chí Minh 5 TRẦN KHOA DIỆU ANH 21/02/93 Tp. Hồ Chí Minh 6 TRẦN BÍCH NGA 13/11/1993 Tp. Hồ Chí Minh 7 TRẦN LÊ DIỆU ANH 15/09/93 Tp. Hồ Chí Minh 8 TRẦN KHOA DIỆU ANH 06/08/93 Tp. Hồ Chí Minh 9 BÙI VIẾT KIM ANH 21/02/93 Tp. Hồ Chí Minh 10 ĐỖ LÊ PHƯƠNG UYÊN 23/8/1993 Tp. Hồ Chí Minh 11 LÊ VĂN EM 21/1/1993 Tp. Hồ Chí Minh 12 PHẠM HOÀNG KIM QUI 19/5/1993 Tp. Hồ Chí Minh 13 LÊ NGỌC TAM 23/8/1993 Tp. Hồ Chí Minh 14 HUỲNH KIM SEN 11/09/93 Tp. Hồ Chí Minh 15 TRẦN THỊ NGỌC LAN 31/01/93 Tp. Hồ Chí Minh 16 LỲ HOÀNG ON 21/1/1993 Tp. Hồ Chí Minh 17 VÕ NGUYỄN HOÀI AN 10/10/93 Sông Bé

18 LÊ NGUYÊN BA 15/09/93 Tp. Hồ Chí Minh 19 DIỆP VĨNH KHANG 21/1/1993 Tp. Hồ Chí Minh 20 LÊ NGUYỄN KHÁNH VY 26/9/1993 Tp. Hồ Chí Minh 21 NGUYỄN NGỌC MINH THY 31/10/93 Tp. Hồ Chí Minh 22 TRẦN LÝ DIỆU ANH 21/1/1993 Tp. Hồ Chí Minh 23 TRẦN THỊ MINH CHU 26/3/1993 Tp. Hồ Chí Minh

STT HỌ TÊN NGÀY SINH NƠI SINH

24 TRẦN HƯƠNG GIANG 22/09/93 Tp. Hồ Chí Minh 25 TRẦN LINH PHONG 14/12/93 Tp. Hồ Chí Minh 26 HOÀNG NGỌC RỒNG 31/10/93 Tp. Hồ Chí Minh 27 HÀNG NGỌC INH 15/09/93 Tp. Hồ Chí Minh 28 HUỲNH GIA HUY 19/7/1993 Tp. Hồ Chí Minh 29 TRẦN NGUYỄN THANH XUÂN 27/1/1993 Tp. Hồ Chí Minh 30 NGUYỄN HỒ DUY 15/09/93 Tp. Hồ Chí Minh

HƯỚNG DẪN BLT1

Có thể nhập nội dung dữ liệu theo nhiều phương cách khác nhau.

Học sinh nên phân tich yêu cầu nhập liệu thông tin và vận dụng kiến thức, kỹ năng đã học để hình thành phương cách nhập liệu sao cho nhanh, chính xác.

Một số gợi ý cho công việc nhập nội dung dữ liệu theo yêu cầu trên 1) Đặt tên bảng tính trống đang xuất hiện với tên theo yêu cầu: DS 2) Nên nhập dữ liệu vào bảng tính theo các cột sau

A B C D E

1 STT HỌ TÊN NGÀY SINH NƠI SINH

2 1

3 2

3) Cột STT nên nhập bằng kỹ thuật điền số hoặc thực hiện theo các sau + ô A2 nhập số 1

+ ô A3 nhập công thức =A2+1

+ chép công thức trên cho các ô còn lại. 4) Cột NGÀY SINH cần định dạng dd/mm/yyyy

5) Cột NƠI SINH, có nhiều thông tin giống nhau: Tp. Hồ Chí Minh, có thể nhập một ký hiệu đặc trưng: x . Khi nhập xong toàn danh sách, sử dụng chức năng tìm và thay thế để thay ký hiệu x bằng Tp. Hồ Chí Minh.

o Lưu Ý:

Khi nhập ngày cần lưu ý cách nhập, nếu không sẽ sai ngày và tháng. Ví dụ: nhập ngày 10 tháng 7 năm 2004

(cột ngày sinh đã định dạng: ngày / tháng / năm)

Nếu gõ vào 10/7/04

ô nhập sẽ hiện ra 07/10/2004 (≡ngày 7 tháng 10 năm 2004). Nếu gõ vào 7/10/04

ô nhập sẽ hiện ra 10/07/2004 (≡ngày 10 tháng 7 năm 2004). Cách giải quyết:

đúng sẽ phải gõ: tháng / ngày / năm (  7/10/04)

+ Nếu muốn thay đổi cách nhập (nhập theo đúng dạng ngày việt Nam: ngày / tháng / năm 10/7/04 ), phải thực hiện công việc thay đổi dạng ngày mặc nhiên như sau:

Start / Settings / Control Panel / Regional Settings / Date / Short Date Type : dd/mm/yyyy / Apply / OK.

Sau khi thay đổi, ta sẽ nhập ngày theo đúng cách đọc ngày theo Việt Nam.

BLT 2. XỬ LÝ DỮ LIỆU: SẮP XẾP & TÍNH TOÁN

 Mở tập tin bảng tính có tên là DSTA6.XLS

 Sắp xếp danh sách theo thứ tự ABC căn cứ vào họ tên ngày sinh.  Trình bày dữ liệu theo mẫu sau:

+ Đánh số báo danh vào cột SBD với ký hiệu sau TA6_001, TA6_002, ...

+ Chia phòng thi theo qui định 10 học sinh / 1 phòng và đánh số phòng thi là 1, 2, 3, ...

+ Lưu với tên tập tin bảng tính DSTA6_2.XLS

STT SBD HỌ TÊN NGÀY SINH NƠI SINH SPT

1 TA6_001 VÕ NGUYỄN HOÀI AN 10/10/1993 Sông Bé 1 2 TA6_002 BÙI VIẾT KIM ANH 21/02/1993 Tp. Hồ Chí Minh 1 3 TRẦN KHOA DIỆU ANH 21/02/1993 Tp. Hồ Chí Minh 1 4 TRẦN KHOA DIỆU ANH 06/08/1993 Tp. Hồ Chí Minh 1 5 TRẦN LÊ DIỆU ANH 15/09/1993 Tp. Hồ Chí Minh 1 6 TRẦN LÝ DIỆU ANH 21/01/1993 Tp. Hồ Chí Minh 1 7 LÊ NGUYÊN BA 15/09/1993 Tp. Hồ Chí Minh 1 8 TRẦN THỊ MINH CHU 26/03/1993 Tp. Hồ Chí Minh 1 9 NGUYỄN HỒ DUY 15/09/1993 Tp. Hồ Chí Minh 1 10 TA6_010 LÊ VĂN EM 21/01/1993 Tp. Hồ Chí Minh 1 11 TRẦN HƯƠNG GIANG 22/09/1993 Tp. Hồ Chí Minh 2

12 HUỲNH GIA HUY 19/07/1993 Tp. Hồ Chí Minh 2

13 HÀNG NGỌC INH 15/09/1993 Tp. Hồ Chí Minh 2

14 DIỆP VĨNH KHANG 21/01/1993 Tp. Hồ Chí Minh 2

15 TRẦN THỊ NGỌC LAN 31/01/1993 Tp. Hồ Chí Minh 2

16 VŨ HUỲNH MAI 07/06/1993 Tp. Hồ Chí Minh 2

17 TRẦN BÍCH NGA 13/11/1993 Tp. Hồ Chí Minh 2

18 TRẦN BÍCH NGÀ 13/11/1993 Hà Nội 2

19 LỲ HOÀNG ON 21/01/1993 Tp. Hồ Chí Minh 2

20 TA6_020 TRẦN LINH PHONG 14/12/1993 Tp. Hồ Chí Minh 2

STT SBD HỌ TÊN NGÀY SINH NƠI SINH SPT

22 HOÀNG NGỌC RỒNG 31/10/1993 Tp. Hồ Chí Minh 3 23 HUỲNH KIM SEN 11/09/1993 Tp. Hồ Chí Minh 3 24 LÊ NGỌC TAM 23/08/1993 Tp. Hồ Chí Minh 3 25 NGUYỄN NGỌC MINH THY 31/10/1993 Tp. Hồ Chí Minh 3 26 ĐỖ LÊ PHƯƠNG UYÊN 23/08/1993 Tp. Hồ Chí Minh 3 27 NGUYỄN PHƯƠNG VI 19/05/1993 Tp. Hồ Chí Minh 3 28 LÊ NGUYỄN KHÁNH VY 26/09/1993 Tp. Hồ Chí Minh 3 29 TRẦN NGUYỄN THANH XUÂN 27/01/1993 Tp. Hồ Chí Minh 3 30 TA6_030 NGUYỄN LÊ HOÀNG Y 15/10/1993 Tp. Hồ Chí Minh 3

HƯỚNG DẪN BLT2

1) Mở tập tin DSTA6.XLS, chọn bảng tính DS.

2) Chép bảng tính DS thành một bảng tính mới và đặt tên là DS_PT 3) Lưu tập tin bảng tính với một tên khác : DSTA6_2.xls

4) Xếp thứ tự danh sách:

+ Xếp thứ tự ABC theo cột Tên, nếu trùng tên xếp thứ tự theo cột Họ, nếu trùng họ xếp thứ tự theo cột Ngày sinh.

+ Nên chọn Sort By: cột C, Then By: cột B, Then By: cột D 5) Chen thêm cột giữa cột STT và cột HỌ để điền số báo danh.

6) Đánh số báo danh: sử dụng kỹ thuật điền số thứ tự.

7) Đánh số phòng thi: có thể sử dụng nhiều cách: đánh tay hoặc tự động -Đánh tay :

• Quan sát cột STT và bôi đen chọn các ô trong cột SPT tương đương với dòng có ô trong cột STT là 1 cho tới ô có STT=10