TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
.4 CHỌN LỌC DỮ LIỆU (DATA FILTER)
Trong Excel, chọn lọc dữ liệu là cho hiện ra các dữ liệu thỏa những điều kiện nào đó. Các dữ liệu không thỏa sẽ bị ẩn dấu.
.4.2 Qui trình chọn lọc dữ liệu (sử dụng Auto filter)
B1: Chọn dòng chứa tên cột dùng làm tiêu chuẩn chọn lọc
B2: Thiết lập chế độ chọn lọc: sử dụng menu lệnh Data / Filter / AutoFilter
Kết quả xuất hiện tại đầu cột hộp điều khiển lọc
B3: Xử lý việc chọn lọc
Nhấp chuột vào nút trong hộp điều khiển lọc của mỗi cột, một danh sách các điều kiện lọc của cột đó xuất hiện.
Nhấp chuột vào một trong các điều kiện lọc, Excel sẽ cho các dữ liệu thỏa điều kiện lọc xuất hiện, các dữ liệu còn lại sẽ bị dấu.
+ All : cho xuất hiện hết + (Top 10 ...): cho xuất
hiện 10 dữ liệu có giá trị nhỏ hoặc lơn nhất.
+ Custom ... cho xuất hiện theo nhiều điều kiện. + các mục tiếp theo là điều
kiện duy nhất để cho xuất hiện.
.4.3 Cách chọn lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện (sử dụng Auto filter)
Tại B3, có thể chọn lọc dữ liệu thỏa theo nhiều cách khác nhau.
)a Chọn lọc theo giá trị đứng đầu bảng hoặc cuối bảng
Muốn một số lượng nào đó (5, 10, 25%, 35%, ..) các dòng dữ liệu có giá trị đứng đầu (Top) hoặc đứng cuối (bottom) xuất hiện.
Ví dụ: Chỉ hiện ra 10 dòng dữ liệu có giá trị điểm cao nhất (Top Ten) Cách thực hiện
B1: Nhấp chuột vào nút trong hộp điều khiển lọc của mỗi cột, một danh sách các điều kiện lọc của cột đó xuất hiện.
B2: Nhấp chuột vào mục (Top 10... ) : và thực hiện chọn điều kiện lọc trong cửa sổ Top 10 Autofilter
Chọn các tính chất lọc theo tuần tự các ô từ trái qua phải Top / Bottom 4,5,10,... Items/ Percent
đầu / cuối danh sách chọn số dòng sẽ hiện ( Dòng / phần trăm số dòng có trong vùng dữ liệu
B3: Nhấp chuột nút OK để thực hiện.
)b Chọn lọc theo một khoảng giá trị
Muốn các dòng xuất hiện theo một khoảng giá trị nào đó .
bằng 6,5. Cách thực hiện:
B1: Nhấp chuột vào nút trong hộp điều khiển lọc của mỗi cột, một danh sách các điều kiện lọc của cột đó xuất hiện.
B2: Nhấp chuột vào mục Custom ... và thực hiện chọn điều kiện lọc trong cửa sổ Custom AutoFilter
o Chọn cho điều kiện giá trị số
equals tương đương
does not equal không tương đương is greater than lớn hơn
is greater than or equal to lớn hơn hoặc bằng is less than ít hơn
is less than or equal to ít hơn hoặc bằng Chọn cho điều kiện là chữ
begins with bắt đầu bằng does not begin with không bắt đầu bằng end with chấm dứt với does not end with không chấm dứt với
contains có chứa
does not contain không có chứa
o Nhập vào giá trị tương ứng với mục chọn điều kiện Ví dụ is greater than or equal to 6.5 .
And O or
is less than 8. . B3: Nhấp chuột nút OK đê thực hiện.
TÓM TẮT
Vùng dữ liệu là vùng giới hạn từ ô A1 tới ô chứa dữ liệu cuối cùng.
Dữ liệu chứa trong các ô có mối quan hệ luận lý hoặc quan hệ công thức.
Dữ liệu trong bảng tính được tổ chức theo danh sách (list). Dòng đầu tiên trong vùng dữ liệu chứa tên cột, các dòng tiếp theo bao gồm các ô chứa dữ liệu có mối quan hệ luận lý hoặc quan hệ công thức.
Các ô chứa dữ liệu trong bảng tính có quan hệ với nhau qua địa chỉ ô.
Sắp xếp danh sách là xếp thứ tự các dòng dữ liệu dựa theo một qui luật lớn nhỏ nào đó. Menu thực hiện công việc: Data / Sort
Chọn lọc danh sách là cho hiện ra các dòng dữ liệu thỏa một hoặc nhiều điều kiện nào đó. Menu thực hiện công việc: Data / Filter
TỰ KIỂM TRA
1. Quan sát vùng dữ liệu trong bảng tính sau
A B C D
- Cột A chứa dữ liệu loại__________ 1 STT DIẼN GIẢI ĐƠN VỊ SỐ LƯỢNG
2 1 Gạch ống Viên 4,000
3 2 Cát Xe 1
10 9 Xi măng Bao 500
2. Khi ấn phím Ctrl End ô nhập liệu nhảy tới vị trí ô Z175, địa chỉ vùng dữ liệu là ___________
3. Một danh sách ghi nhận học sinh Khối lớp 8 đăng ký tham gia Câu lạc bộ Tin học, gồm có các thông tin: Mã số HS, Họ tên, lớp, điện thoại nhà. Nếu được yêu cầu nhập
vào bảng tính để theo dõi việc nộp lệ phí hàng tháng, bạn sẽ tổ chức danh sach này trên bảng tính như thế nào ? ghi vào các ô của bảng tính cách tổ chức danh sách của bạn
A B C D E F G
1 2 3
2. Với danh sách đã nhập vào ở câu 3, nếu cần sắp thứ tự theo tên, bạn sẽ chọn các khóa sắp xếp như thế nào. Hãy để tên các cột vào ô khóa của cứa sổ SORT
Khóa thứ nhất: Sort by
Khóa thứ hai: Then by
Khóa thứ ba: Then by
Nếu hai mẫu tin giống nhau ở cả 3 khóa sắp xếp, mẫu tin nào đứng trên trước khi sắp xếp sẽ được sắp xếp đứng trên đứng sau
3. Nguyên tắc sắp xếp theo một khóa là so sánh các chữ số có trong ô đó của các dòng với nhau, và so sánh từng con chữ bắt đầu từ
từ trái qua phải từ phải qua trái
4. Dựa vào nguyên tắc đã chọn trong câu 5, hãy điền vào ô trống sau đây kết quả sau khi sắp xếp
C
Điền vào ô trống
Sau khi thực hiện thao tác sắp xêp
C
10 Bay 10
11 Bang 11
5. Hãy giải thích lý do của kết quả sắp xếp sai
C Hoa đứng trên An vì
_________________________________________________________
2 Hoa
6. Hãy đánh dấu X vào ô được tìm thấy, nếu chúng ta thực hiện lệnh tìm kiếm sau
H Edit / Find ... 1 TRƯỜNG 15 TT 16 TP 17 TTT 18 NT
7. Để việc tìm kiếm đúng đối tượng muốn tìm (vd: TtT ), trong cửa sổ Find, phải chọn
Match case
Find entire cells only
1. Trong thao tác Tìm và Thay thế, nếu một kết quả thay thế hàng loạt (Replace All) không đúng yêu cầu, ta có thể hủy bỏ kết quả đó trả lại tình trạng ban đầu bằng cách:
Thực hiện việc tìm và thay thế ngược lại.
Ấn phím Alt Back Space.
Ấn phím Ctrl Z.
1. Khi thực hiện việc Tìm và Thay chữ t thành chữ T, các dữ liệu nào trong bảng tính sau có thể bị thay thế
C C
10 thanh 10
11 tot 11
12 ut 12
2. Tìm và thay thế một khoảng trống thành không có khoảng trống: được không
3. Chọn lọc dữ liệu là
Chỉ hiện ra các dòng có ô chứa dữ liệu thỏa điều kiện lọc.
Xóa đi các dòng có ô chứa dữ liệu thỏa điều kiện lọc.
Sắp xếp lên đầu danh sách các dòng có ô chứa dữ liệu thỏa điều kiện lọc.
1. Trong chế độ lọc tự động (Auto Filter), khi dữ liệu được chọn lọc bảng tính sẽ được thể hiện:
Cột chứa điều kiện chọn lọc có nút sẽ đổi màu
Danh sách lọc sẽ đổi màu chữ.
Địa chỉ dòng sẽ đổi màu.
Không thể nhận biết, phải thực hiện lại menu lệnh Data / Filter / Auto Filter 1. Trong danh sách dữ liệu, ô chứa dữ liệu của một
dòng được dùng để làm điều kiện lọc là ô
Ô bất kỳ trên một dòng.
Ô ở cột được chọn làm điều kiện lọc.
1. Khi điều kiện lọc được chọn là nhiều cột, các dòng được chọn phải có các ô thỏa
Thỏa đồng thời các cột có điều kiện lọc.
Chỉ cần có thỏa một cột có điều kiện lọc.
BÀI TẬP
1. Sử dụng chương trình bảng tính để nhập vào danh sách sau
2. Với bảng tính ở câu 2, thực hiện viêc sắp thứ tự theo tên, họ, ngày sinh
3. Với bảng tính ở câu 2, mẫu tin ở dòng thứ 10 thêm vào ô C1, một khỏang trắng trước tên. Tương tự cho các mẫu tin dòng thứ 3, 15.
Hãy xếp thứ tự lại danh sách này theo tên, họ, ngày sinh và nhận xét kết quả sai biệt như thế nào sp với kết quả đã thực hiện ở câu 2.
4. Sử dụng chức năng tìm và thay thế để thay các khoảng trắng dư trong các ô của cột tên và thực hiẹn lại việc sắp thứ tự danh sách.
5. Nhập các điểm số vào danh sách đã nhập ở câu 1 6. Hãy trích lọc theo các yêu cầu sau
- 5 học sinh có điểm cao nhất. - 5 học sinh có điểm thấp nhất.
- danh sách học sinh có điểm trên hoặc bằng 5 - danh sách học sinh có điểm bằng 7
BÀI
TẠO LẬP CÔNG THỨC TRONG BẢNG TÍNH