HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH EXCEL
.2 CÁC HÀM THƯỜNG DÙNG
Đối số tính toán là dữ liệu ngày . Khi nhập vào bảng tinh phải theo dạng thức ngày qui định của Windows. Thông thường dạng ngày có dạng mm/dd/yy (tháng/ngày/năm).
toán hạng là địa chỉ ô , địa chỉ dãy ô, giá trị số số
toán hạng là chữ
toán hạng là hàm
hàm lựa chọn
kết quả
toán hạng là biểu thức cho kết qủa Đúng Sai
toán hạng là công thức cho kết qủa Đúng Sai
)a =day(dữ liệu ngày) kết quả là giá trị ngày từ 1~31
)b =month(dữ liệu ngày) kết quả là giá trị tháng từ 1~12
)c =year(dữ liệu ngày) kết quả là giá trị năm từ 1900~9999
)d =today() kết quả là ngày của hệ thông máy tính
dữ liệu ngày của hàm có thể là địa chỉ ô chứa ngày, dạng ngày số. + địa chỉ ô chứa dữ liệu loại ngày
Ví dụ:
+ dữ liệu dạng ngày số, trong hàm phải có dấu nháy kép và đúng dạng ngày. ví dụ: =month(“8/20/2004”) kết quả là 8
o Kết quả có thể sai khi:
ô chứa dữ liệu không phải là ngày, ví dụ: 20/8/2004 , sai dạng ngày dữ liệu số không đúng dạng ngày, ví dụ =day(“20/8/2004”)
.2.2 Hàm số học (Math & Trig)
Đối số tính toán nếu là
Số : có thể là hằng số hoặc địa chỉ một ô chứa số hoặc kết quả số của một hàm khác.
Dãy số : nhập vào hàm có thể là địa chỉ dãy ô (A1:A10) hoặc là nhiều hằng số (1, 3, 4)
)a Tính phần nguyên của một số =INT(số)
Ví dụ: .234. =int(234.9)
)b Tính số dư của phép chia =MOD(số bị chia,số chia)
Ví dụ: . 1. =mod(10,3)
)c Tinh số pi =PI() (π =3,14159265358979)
)d Tính a n =POWER(a,n) Ví dụ: . 88. =power(2,3) ≅ tính 23 )e Tính tích các số =PRODUCT(số 1, dãy số, ..) Ví dụ: . 88. =product(2,2,2) ≅ tính 2x2x2 )f Làm tròn n số =ROUND(số, n số hạng) Ví dụ: .234.9. =round(234.94,1) ≅ làm tròn 1 chữ số thập phân. )g Tính căn bậc 2 của số =SQRT(số) Ví dụ: . 83. =sqrt(9) ≅ tính √9 )h Tính tổng các số =SUM(số 1, dãy số, …)
Ví dụ: . 86. =sum(b1:b3) ≅ tính tổng các giá trị có trong các ô b1,b2,b3
)i Tính tổng các số theo điều kiện
=SUMIF(vùng dữ liệu, điều kiện, vùng tính tổng)
o vùng dữ liệu là vùng gồm các ô liền kề nhau có chứa số liệu và điều kiện để tính tổng.
o điều kiện chỉ cho hàm cộng giá trị trong ô dữ liệu nào có ô nằm cùng dòng thỏa điều kiện. Điều kiện nhập vào hàm có thể là
+ địa chỉ ô có chứa nội dung là điều kiện để chọn giá trị cộng. + số nhập theo dạng: “123” ; “>123” ; “<123” ; “>=123” ;... + chữ nhập theo dạng: “chữ”
o vùng tính tổng là vùng bao gồm các ô liền kề nhau có chứa số liệu được chỉ định để cộng lại với nhau. Nếu không có trong hàm, Excel sẽ tính tổng các ô có chứa số trong vùng dữ liệu thỏa điều kiện.
Ví dụ 1: cộng các dữ liệu trong vùng từ C3:C10 có điều kiện giá trị lớn hơn 20.000 =sumif(c3:c10,”>20000”,C3:C10)
Ví dụ 2: Tìm trong vùng dữ liệu A3:C10, dòng nào có ô chứa chữ Hồng thì cộng giá trị có trong ô tại cột C của dòng đó.
=SUMIF(A3:C10,”Hồng”,C3:C10)
Ví dụ 3: Cộng các ô dữ liệu trong vùng từ B3:C10 với điều kiện có trong địa chỉ ô nằm ở cột E.
o Kết quả cộng trong ví dụ trên có thể cho kết quả sai khi vùng dữ liệu, vùng tính tổng sử dụng địa chỉ tương đối. Việc sao chép các công thức sẽ làm các địa chỉ này thay đổi, kết quả có thể dẫn đến kết quả sai.
.2.3 Hàm thống kê (Stastistical)
Đối số tính toán nếu là vùng dữ liệu.
)a Tính trung bình cộng của các số =AVERAGE(số 1, số 2, số 3, …)
Ví dụ: =average(A1:A4) ≅ (A1+A2+A3+A4)/4
o Nếu có 1 ô trong 4 ô là trống hoặc chứa chữ , kết qủa sẽ là tổng 3 ô chứa số và chia cho 3.
)b Đếm các ô có chứa dữ liệu số =COUNT(vùng dữ liệu)
Ví dụ: =count(B1:B4) ≅ kết quả là 3, nếu ô B1, B2, B3 chứa số, ô B4 chứa chữ.
)c Đếm các ô có chứa dữ liệu =COUNTA(vùng dữ liệu)
Ví dụ: =counta(B1:B4) ≅ kết quả là 4, ô B1, B2, B3 chứa số, ô B4 chứa chữ.
)d Đếm các ô không chứa dữ liệu =COUNTBLANK(vùng dữ liệu)
)e Đếm các ô có dữ liệu đúng điều kiện
=COUNTIF(vùng dữ liệu, điều kiện đếm)
o vùng dữ liệu là vùng gồm các ô liền kề nhau có chứa số liệu và điều kiện để đếm.
o điều kiện đếm là điều kiện hoặc địa chỉ ô chứa giá trị để nếu ô thuộc vùng dữ liệu thỏa đièu kiện sẽ được đếm.
Ví dụ: =countif(C3:C10,">20000") ≅ kết quả là 2, vì ô C7, C9 có giá trị thỏa điều kiện
o Kết quả đếm có thể cho kết quả sai khi
+ điều kiện đếm là chữ, nếu dữ liệu nhìn giống điều kiện đếm nhưng có thêm một khoảng trắng trong dữ liệu.
+ điều kiện đếm là số, dữ liệu hiện trên màn hình theo dạng có 2 số thập phân nhưng giá trị thực có thể lớn hơn hoặc nhỏ hơn số của điều kiện đếm (Excel nhớ tới 14 chữ số thập phân)
Ví dụ 1: Tp. Hồ Chí Minh……. số khoảng trắng khác nhau giữa các chữ và cuối chữ Nếu điều kiện đếm là Tp. Hồ Chí Minh thì dữ liệu trên sẽ không được đếm
Ví dụ 2: Ô trong cột C hiện giá trị …14.35… , giá trị thực Excel nhớ là 14.349
Nếu nhập hàm: =countif(c3:c10,"14.35") thì dữ liệu trên sẽ không được đếm vì giá trị thực Excel nhớ là 14.349 Nếu nhập hàm: =countif(c3:c10,"<14.35") thì dữ liệu trên sẽ được đếm.
)f Tính giá tri lớn nhất trong dãy số =MAX(dãy số)
)g Tính giá tri nhỏ nhất trong dãy số =MIN(dãy số)
)h Tính thứ hạng của số x trong dãy số =RANK(số x, dãy số, qui tắc)
o số x là một giá trị cần biết xem là số lớn thứ mấy trong dãy số hoặc là số nhỏ thứ mấy trong dãy số. Kết quả phụ thuộc qui tắc.
o dãy số là các hằng số hoặc các ô chứa số liền kề nhau mà trong đó có chứa số x.
o qui tắc là 0 (hoặc khôngcó): thứ hạng tính theo giá trị lớn nhất.
Kết quả giá trị lớn nhất là hạng 1 là 1 (phải có) : thứ hạng tính theo giá trị nhỏ nhất.
Kết quả giá trị nhỏ nhất là hạng 1
Ví dụ: =rank(A2,A2:A6) ≅ kết quả là 5, vì giá trị trong ô A2 lớn thứ 5 trong các giá trị chứa từ ô A2 đến ô A6
=rank(A2,A2:A6,1) ≅ kết quả là 2, vì giá trị trong ô A2 nhỏ thứ 2 trong các giá trị chứa từ ô A2 đến ô A6
Có dãy số A2:A6, muốn tính xem thứ hạng của giá trị số có trong mỗi ô của dãy số A2:A6 .
o Hàm RANK thường sử dụng cho việc xếp thứ hạng theo điểm. Kết quả thứ hạng chỉ đúng khi điểm được so sánh trong cùng một dãy số điểm. Do đó, dãy số bao gồm nhiều ô liền kề, người ta thường sử dụng địa chỉ tuyệt đối.
.2.4 Hàm tra bảng (Lookup & Reference)
)a Tra bảng theo dòng: hàm cho kết quả là giá trị được tìm thấy trong bảng tra.
=HLOOKUP(giá trị tra bảng, bảng tra, dòng thứ n , qui tắc tra)
o giá trị tra bảng là dữ liệu được sử dụng để dò tìm trên dòng đầu tiên của bảng tra.
o bảng tra là một bảng có dòng đầu tiên chứa các giá trị dùng để tra,
ứng.
o dòng thứ n : dòng chứa các ô có giá trị tương ứng với giá trị tra bảng.
o qui tắc: True (có hoặc khôngcó): nếu tìm trên dòng đầu tiên không có giá trị
đúng bằng giá trị tìm, hàm sẽ tìm chọn giá trị bé
gần kề với giá trị tìm
(kết quả này chỉ đúng khi dữ liệu trong dòng
đầu tiên của bảng tra
được xếp theo thứ tự tăng dần từ trái qua phải)
False (phải có): nếu tìm trên dòng đầu tiên không có giá trị đúng bằng giá trị tìm, hàm sẽ cho kết quả là #N/A .
Ví dụ:
P Q R S Tại ô H5 nhập công thức
1 BẢNG KÊ TIỀN THƯỞNG QUÝ
2 A B C D
3 200,000 150,000 100,000 50,000
)b Tra bảng theo cột: hàm cho kết quả là giá trị tìm thấy trong bảng tra
=VLOOKUP(giá trị tra bảng, bảng tra, cột thứ n , qui tắc tra)
o giá trị tra bảng là dữ liệu được sử dụng để dò tìm trên cột đầu tiên của bảng tra.
o bảng tra là một bảng có cột đầu tiên chứa các giá trị tra bảng,
các cột còn lại chứa các dữ liệu cần tìm .
o cột thứ n : cột chứa các ô có giá trị tương ứng với giá trị tra bảng.
o qui tắc : True (hoặc khôngcó): nếu tìm trên cột đầu tiên không có giá trị đúng
bằng giá trị tìm, hàm sẽ tìm chọn giá trị bé gần
kề với giá trị tìm (kết
quả này chỉ đúng khi dữ liệu trong cột đầu tiên
của bảng tra được xếp
theo thứ tự tăng dần từ trên xuống dưới)
False (phải có): nếu tìm trên cột đầu tiên không có giá trị đúng bằng giá trị tìm, hàm sẽ cho kết quả là #N/A .
Ví dụ:
A B tại ô H5, nhập công thức tra bảng theo cột: =VLOOKUP(153521,A2:B4,2) RADIO =VLOOKUP(153150,A2:B4,2) TV
trị bé gần kề là 152789 là giá trị tra bảng và kết quả tra là TV 2 152789 TV 3 153521 RADIO 4 154689 VIBA .2.5 Hàm chữ (Text)
)a Biến đổi kiểu chữ
IN thường =lower(CHỮ)
thường IN =UPPER(chữ)
IN, thường Hoa Đầu =Proper(chữ) Ví dụ:
A B
1 MÁY TÍNH máy tính =lower(A1)
2 máy tính MÁY TÍNH =upper(A2)
3 MÁY tính Máy Tính =proper(A3)
o Khi sử dụng với một số loại font Tiếng Việt, kết quả của các hàm trên có thể chuyển đổi ra chữ việt không đúng dấu.
)b Hàm rút trích một nhóm chữ
Rút trích bên trái n ký tự =left(nhóm chữ, n)
Rút trích bên phải n ký tự =right(nhóm chữ, n)
Rút trích từ vị trí x sang phải n ký tự =mid(nhóm chữ, x,n)
Ví dụ:
A B
1 máy tính máy =left(A1,3)
2 máy tính tính =right(A2,4)
3 máy tính tí =mid(A3,5,2)
o Khi sử dụng với một số loại font Tiếng Việt 2 byte, các hàm trên cho kết quả không như ý muốn. Như ở trong dòng thứ 3, nếu là font chữ việt 2 byte, chữ tí gồm có 3 kí tự : t, i , dấu sắc, kết quả rút trich sẽ là chữ ti
)c Hàm hủy bỏ các khoảng trắng trước và sau một chữ =Trim(chữ)
Ví dụ:
A B
1 máy tính máy tính =trim(A1)
khoảng trắng sinh ra do gõ phím Space bar……
.2.6 Hàm luận lý (Logical)
)a Hàm chọn 1 trong 2 kết quả
=IF(điều kiện luận lý, kết quả khi điều kiện là đúng, kết quả khi điều kiện là sai)
Ví dụ 1: =if(H10>=8, "Giỏi","Không Giỏi")
Hàm cho ra kết quả là Giỏi nếu biểu thức luận lý: H10>=8 cho kết quả là TRUE (khi giá trị trong ô H10 lớn hơn hoặc bằng 8).
Hàm sẽ cho kết quả là không là Giỏi nếu biểu thức luận lý: H10>=8 cho kết quả là FALSE (khi giá trị trong ô H10 nhỏ hơn 8).
Ví dụ 2: =If(H10>=8, "Giỏi",If (H10>=6.5, "Khá", "TB"))
Hàm cho ra kết quả là Giỏi nếu biểu thức luận lý: H10>=8 cho kết quả là TRUE (khi giá trị trong ô H10 lớn hơn hoặc bằng 8).
Hàm cho ra kết quả là Khá nếu biểu thức luận lý: H10>=6.5 cho kết quả là TRUE . Hàm sẽ cho kết quả là TB nếu biểu thức luận lý: H10>=6.5 cho quả là FALSE .
)b Hàm VÀ: cho ra kết quả TRUE hoặc FALSE
AND(đối số 1, đối số2, đối số 3, ...)
o đối số trong hàm AND phải có giá trị là TRUE hoặc FALSE.
o Kết quả của hàm AND
là TRUE khi các đối số có trong hàm phải có cùng giá trị là True.
là FALSE khi chỉ cần có 1 đối số có giá trị là False. Ví dụ: =AND(2+2=4,3+2=5) True
=AND(1>=1,1<=1,1=0) False
)c Hàm HOẶC: cho ra kết quả TRUE hoặc FALSE
OR(đối số 1, đối số2, đối số 3, ...)
FALSE.
o Kết quả của hàm OR
là TRUE khi chỉ cần có 1 đối số có giá trị là True
là FALSE khi các đối số có trong hàm phải có cùng giá trị là False
Ví dụ: =OR(2+2=0,3+2=5) True =OR(1>1,1<1,1=0) False
TÓM TẮT
Công thức trong Excel bao gồm các địa chỉ ô, hằng số, chữ, phép toán, hàm được phối hợp với nhau theo yêu cầu tính tóan để cho ra một kết quả .
Hàm trong Excel là một phương cách tính tóan cho ra một kết quả nhất định. Mỗi hàm có thể không có đối số hoặc có từ 1 tới nhiều đối số khác nhau. Mỗi đối số phân biệt bởi dấu phảy.
Tùy theo kết quả mong muốn là loại dữ liệu nào, nên sử dụng công thức hoặc hàm liên quan tới dữ liệu đó.
TỰ KIỂM TRA
1. Quan sát hình sau và chọn lời giải thích đúng cho kết quả hiện ra ở cột D trên từng dòng của bảng tính
Kết quả trong ô D4 đúng sai
Kết quả trong ô D5 sai vì: công thức sai nhập ngày sai Kết quả trong ô D6 sai vì: công thức sai nhập ngày sai dạng
Kết quả trong ô D7 đúng sai
Kết quả trong ô D8 là chữ vì: nhập sai dạng công thức nhập ngày sai dạng 3. để tính số ngày giữa 2 khoảng thời gian,
Chọn công thức nhập vào ô B3 là
=B2-B1
=day(B2)-day(B1) 4.
BÀI
IN ẤN TRONG EXCEL