TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
.2 SẮP XẾP DỮ LIỆU DANH SÁCH (DATA SORT)
Sắp xếp dữ liệu trong bảng tính là thay đổi thứ tự vị trí các dòng dữ liệu dựa trên một hoặc nhiều nguyên tắc nào đó.
Ví dụ: Sắp xếp danh sách học sinh được lãnh học bỗng theo thứ tự điểm trung bình từ lớn đến bé .
Khi sắp xếp, dòng dữ liệu có chứa Tên học sinh, có điểm trung bình lớn nhất và các dữ liệu khác trên cùng dòng sẽ chuyển lên đứng đầu danh sách. Tương tự theo thứ tự căn cứ vào điểm trung bình cho các dòng dữ liệu tiếp theo.
.2.2 Qui trình sắp xếp dữ liệu
o Xác định vùng dữ liệu. Vùng dữ liệu được chọn phải bao gồm cột chứa dữ liệu dùng để sắp xếp và tất cả các dữ liệu có liên quan.
o Xác định khóa sắp xếp. Khóa sắp xếp là nguyên tắc để dựa vào đó sắp xếp thứ tự trước sau. Khóa sắp xếp có thể có nhiều khóa nếu như 2 hay nhiều dòng dữ liệu có cùng khóa thứ nhất thì phải chọn thứ tự trước sau vào khóa thứ hai. Trong bảng tính, khóa sắp xếp là cột chứa dữ liệu dùng để làm căn cứ xếp thứ tự.
Công việc thực hiện như sau: B1: Đánh dấu vùng dữ liệu. B2: Chọn menu Data, chọn
mục lệnh Sort
B3: Chọn tên cột trong ô Sort by, chọn cách xếp tăng dần (Ascending) hoặc giảm dần (Descending). B4: Chọn OK để thực hiện
và kiểm tra kết quả.
.2.3 Các lưu ý về kết quả của việc sắp xếp
o Ở B1, khi chọn các ô chứa dữ liệu phải cẩn thận chọn tất cả các ô có chứa dữ liệu liên quan vì khi sắp xếp, Excel chỉ chuyển đổi vị trí các ô đã đánh dấu theo cùng dòng, các ô trên cùng dòng nếu không chọn sẽ không bị di chuyển và sau khi sắp xêp các ô này sẽ trở thành ô dữ liệu liên quan với các ô mới, kết quả dữ liệu có thể bị sai. Ví dụ: Trong sắp xếp danh sách chỉ chọn cột SBD, họ tên , không chọn cột điểm sau khi
sắp xếp xong sẽ cho kết quả là điểm của người này gán vào cho người khác.
o Mặc nhiên của Excel là sắp xếp
thứ tự theo dòng từ trên xuống dưới. Excel cũng có chức năng xếp thứ tự từ trái qua phải và khi đó khóa sắp xếp chính là dữ liệu chứa trên dòng. Muốn thay đổi tính năng sắp xếp này ta thực hiện trước khi thực hiện B3
Trong cửa sổ Sort
+ Chọn nút Options...
+ Trong cửa sổ Sort Options, mục Orientation chọn Sort top to bottom (xếp thứ tự theo dòng) O Sort left to right (xếp thứ tự theo cột)
o Chọn Then by khi có hai dòng dữ liệu cùng giá trị sắp xếp đã chọn trong Sort by.
Ví dụ: Sắp xếp theo khóa họ tên (Sort by HO TEN ), nếu trùng họ tên thì xếp theo ngày sinh (Then by NGAY SINH )
.3 TÌM VÀ THAY THẾ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH