2- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán VL, CCDC tại Công ty
2.1-Phơng pháp hạch toán chi tiết
Công ty In Công đoàn Việt Nam là một công ty có quy mô không lớn nhng do đặc trng của ngành in, khối lợng VL, CCDC sử dụng cho hoạt động in ấn rất đa dạng về số lợng và chủng loại. Một điều dễ nhận thấy là công tác quản lý VL, CCDC sẽ rất vất vả và việc hạch toán VL, CCDC cũng đòi hỏi phải tỉ mỉ, chi tiết. Nhng cho đến nay, công ty vẫn cha lập Sổ danh điểm VL, CCDC mà chỉ chia ra thành từng nhóm, từng loại vật t. Khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán vật t chỉ ghi tên các loại vật t xuất sử dụng. Chính điều này gây không ít khó khăn cho công tác hạch toán VL, CCDC và cả trong công tác đối chiếu và quản lý vật t. Việc xây dựng Sổ danh điểm VL, CCDC chặt chẽ, thống nhất sẽ khắc phục đợc các nhợc điểm trên.
Sổ danh điểm của công ty nên đợc lập nh sau:
Bảng số 32:
Sổ danh điểm vật liệu
Chuyên đề tốt nghiệp
vật
liệu điểm quy cách vật liệu tính
1521 Nguyên liệu, vật liệu chính
152101 Giấy kg
15210101 Giấy Tân mai kg
15210102 Giấy Bãi bằng kg
... ... ...
152102 Mực kg
15210201 Mực đen Trung Quốc kg
15210202 Mực vàng Đức kg ... ... ... 152103 Kẽm tấm ... .... ... 152.2 Vật liệu phụ ... ... ... ... ... ...
Phơng pháp hạch toán chi tiết VL, CCDC mà công ty đang sử dụng là phơng pháp thẻ song song. Phơng pháp này nhìn chung đã đáp ứng đợc yêu cầu hạch toán và quản lý VL, CCDC. Ưu điểm của phơng pháp này là đơn giản, dễ làm nhng lại có tính trùng lắp. Hiện nay, tại cả kho và phòng kế toán đều theo dõi về mặt hiện vật và kế toán vật t còn phải theo dõi cả về mặt giá trị. Thêm vào đó, hàng tháng, khi đối chiếu số liệu tồn kho VL, CCDC trên sổ sách với số liệu tồn kho thực tế kế toán lại không hề lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Điều này gây khó khăn hơn cho công tác kiểm tra, đối chiếu.
Phơng pháp Thẻ song song đã đáp ứng khá tốt yêu cầu quản lý cũng nh hạch toán tại công ty nhng với khối lợng VL, CCDC hết sức đa dạng nh ở công ty thì việc sử dụng phơng pháp thẻ song song là không nên. Công ty nên chuyển sang sử dụng phơng pháp hạch toán chi tiết Sổ số d. Theo phơng pháp này, thủ kho vẫn theo dõi về mặt hiện
Chuyên đề tốt nghiệp
vật tình hình nhập, xuất, tồn kho vật t nhng kế toán thay vì phải theo dõi trên cả hai mặt: hiện vật và giá trị thì chỉ cần theo dõi mặt giá trị thôi, do vậy, tránh đợc việc ghi chép trùng lặp nh khi sử dụng phơng pháp Thẻ song song, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời.
Theo phơng pháp hạch toán chi tiết Sổ số d công việc hạch toán đợc tiến hành nh theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 16:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Theo phơng pháp Sổ số d, Thẻ kho do thủ kho lập theo quy định thống nhất của doanh nghiệp có thể là hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày. Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng nhóm vật liệu quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập Phiếu giao nhận chứng từ, trong đó kê rõ số lợng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu. Phiếu giao nhận chứng từ phải lập riêng cho phiếu nhập kho một bản. Phiếu này, phiếu xuất kho một bản. Phiếu này sau khi lập xong đợc đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán.
Bảng số 33:
Phiếu giao nhận chứng từ
Số danh Tên, quy cách, Phiếu nhập Số Đơn Thành tiền
Bảng luỹ kế nhập vật liệu Phiếu giao nhận chứng từ nhập Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ số dư Bảng luỹ kế xuất vật liệu Phiếu giao nhận chứng từ xuất Chứng từ xuất
Chuyên đề tốt nghiệp
điểm VL chủng loại vật t Số NT lợng giá
Ngoài công việc hàng ngày nh trên, cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào các thẻ kho đã đợc kế toán kiểm tra, ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu vào sổ số d. Sổ số d do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trớc ngày cuối tháng. Trong sổ số d các danh điểm vật liệu đợc in sẵn, sắp xếp theo thứ tự nh thứ tự trong từng nhóm và loại vật liệu. Ghi Sổ số d xong thủ kho chuyển giao Sổ số d cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Sổ số d công ty nên lập cho từng tháng một để tránh quy mô cột quá lớn.
Bảng số 34:
Sổ số d
Tháng....năm.... Kho:...
Danh Tên, chủng loại Đơn vị Định mức dự
trữ Số d đầu năm Số d cuốitháng 1
điểm quy cách vật t tính Thấp
nhất nhấtcao SL Tiền SL Tiền
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Cộng
Xác nhận của kế toán
Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách theo dõi kho nào phải thờng xuyên (hàng ngày hoặc định kỳ) xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ cùng với thủ kho ký tên vào Phiếu giao nhận chứng từ.
Chuyên đề tốt nghiệp
Nhận đợc các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ kế toán có liên quan. Sau đó kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên Phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã đợc tính giá kế toán ghi vào Bảng luỹ kế nhập, xuất vật liệu. Bảng này đợc mở cho từng kho, số cột trong các phần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống kho nhận chứng từ.
Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu trên bảng luỹ kế đợc sử dụng để đối chiếu với số d bằng tiền trên sổ số d và với bảng kê tính giá vật liệu của kế toán tổng hợp.
Bảng số 35:
Bảng luỹ kế nhập - Xuất - tồn kho vật t (sản phẩm, hàng hoá)
Tháng: Số d đầu kỳ:
Chứng từ Diễn giải Từ ngày Từ ngày Từ ngày Tổng
SH NT 1-10 10 -20 20-30 cộng cột
1 2 3 4 5 6 7
Cộng Số d cuối kỳ: