2- Thực trạng hạch toán VL, CCDC tại Công ty In Công đoàn Việt Nam
2.3- Trình tự hạch toán VL, CCDC
2.3.1- Chứng từ kế toán
Quá trình nhập kho
Phòng kế hoạch vật t đảm nhiệm công tác mua các loại VL, CCDC của công ty. Khi hàng hoá mua về nhập kho, ban kiểm nghiệm của công ty tiến hành kiểm nghiệm trên cơ sở Hoá đơn (GTGT) (Bảng số 12)do cán bộ thu mua đem về. Việc thực hiện kiểm nghiệm vật t, hàng hoá đợc ghi chép thông qua Biên bản kiểm nghiệm vật t (Bảng số 13). Trờng hợp phát hiện hàng thừa hoặc thiếu hay không đúng quy cách, phẩm chất sẽ thông báo ngay cho phòng kế hoạch vật t để có biện pháp xử lý kịp thời.
Bảng số 12:
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT - 3 LL Liên 2 : (Giao cho khách hàng)
Ngày 20 tháng 3 năm 2000 Ký hiệu: AA/2000 Số: 230
Chuyên đề tốt nghiệp
Địa chỉ: 115 Đờng Trần Khánh D, Hà nội Số tài khoản: Điện thoại: 8343940 Mã số: 01 - 00110684 - 1
Họ tên ngời mua hàng: Trịnh Tấn Mai
Đơn vị: Công ty In Công đoàn Việt Nam
Địa chỉ: 169 Đờng Tây sơn, Đống đa, Hà nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Séc Mã số: 01 - 00110454 - 1
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vịtính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1x2
1 Couche 128 g/m2 kg 881,76 13 045, 45 11 502 956
khổ (79 x 109)
(32 x 250 = 8000 tờ)
Cộng tiền hàng: 11 502 956
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 1 150 295
Tổng cộng tiền thanh toán: 12 653 251
Số tiền viết bằng chữ: Mời hai triệu sáu trăm năm mơi ba nghìn hai trăm năm mơi mốt đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Bảng số 13:
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 20 tháng 3 năm 2000 Số: 165
Chuyên đề tốt nghiệp
về việc mua vật t nhập kho, ngời mua - ông Trịnh Tấn Mai
- Ban kiểm nghiệm gồm:
ông, bà: Lê Huy Hoàng Trởng ban
ông, bà: Nguyễn Thị Thuần Uỷ viên
ông, bà: Ngô Thanh Hà Uỷ viên - Đã kiểm nghiệm các loại:
Tên, nhãn hiệu, Phơng Đơn SL Kết quả kiểm nghiệm Ghi STT quy cách vật t thức kiểm nghiệm vị tính theo chứng từ SL đúng quy cách phẩm chất SL không đúng quy cách phẩm chất chú A B C D 1 2 3 F 1 Couche 128 g/m2 cân kg 881,76 881,76 881,76 khổ (79 x 109) (32 x 250 = 8000 tờ)
ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số giấy Couche đã đợc kiểm nghiệm đầy đủ
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban
Còn kế toán vật t căn cứ vào Hoá đơn (GTGT) do cán bộ thu mua đem về sẽ lập Phiếu nhập (Bảng số 14). Phiếu nhập bao gồm ba liên (đặt giấy than viết một lần): một liên để lu, một liên chuyển cho kế toán thanh toán, còn một liên chuyển cho thủ kho để ghi Thẻ kho.
Bảng số 14:
Đơn vị: Công ty In Công đoàn Việt Nam Mẫu số
Chuyên đề tốt nghiệp
phiếu nhập Số: 134
Ngày 20 tháng 3 năm 2000
Họ tên ngời nhập: Trinh Tấn Mai
Đơn vị công tác: Phòng kế hoạch vật t
STT Tên tài sản Đơn vị
tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Couche 128 g/m2 kg 881 13 045 11 492 645
khổ (79 x 109)
(32 x 250 = 8000 tờ)
Tổng 11 492 645
Cộng tiền (viết bằng chữ): Mời hai triệu sáu trăm năm mơi ba nghìn hai trăm năm mơi mốt đồng.
Ngời nhập Thủ kho Kế toán Phụ trách kế toán
Quá trình xuất vật t:
Khi phát sinh nhu cầu sử dụng vật t, nhân viên bộ phận cần sử dụng vật t sẽ xin lĩnh vật t tại phòng kế hoạch vật t. Kế toán vật t xem Giấy xin lĩnh vật t (Bảng số 15) có hợp lệ hay không rồi lập Phiếu xuất vật t (Bảng số 16), phiếu này cũng bao gồm ba liên: một liên để lu, một liên chuyển cho đơn vị xin lĩnh vật t, còn một liên chuyển cho thủ kho.
Chuyên đề tốt nghiệp
Công ty In Công đoàn Việt Nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Giấy xin lĩnh vật t
Số: 464
Họ và tên: Nguyễn Tiến Nhân Đơn vị: Máy Coroman
Dùng vào việc: in sách STT Tên vật t Đơn vị tính Số lợng 1 Couche 128 g/m2 (79x109) kg 300 2 3 4 5 6 7 Duyệt Ngày 22 tháng 3 năm 2000 Ngời xin lĩnh Bảng số 16:
Công ty in Công đoàn Việt Nam
phiếu xuất Số: 433
Ngày 22 tháng 3 năm 2000
Tên đơn vị lĩnh: Nguyễn Tiến Nhân - Máy Coroman
Chuyên đề tốt nghiệp Danh điểm vật t Tên vật t Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Số phiếu sản xuất 1 Couche 128 g/m2 (79x109) kg 300 13 000 3 900 000 2215 2 3 4 5 6 7 Tổng 3 900 000
Cộng thành tiền(viết bằng chữ): Bốn mơi bảy triệu hai trăm tám mơi hai nghìn chín trăm đồng chẵn
Ngời lĩnh Kế toán Thủ kho Thủ trởng đơn vị
VL, CCDC khi đã xuất kho đem về đơn vị sử dụng nếu trờng hợp thiếu hụt hay mất mát xảy ra ngời trực tiếp lĩnh vật t sẽ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.
2.3.2- Hạch toán chi tiết VL, CCDC
Phơng pháp hạch toán chi tiết VL, CCDC đợc áp dụng trong công ty là phơng pháp Thẻ song song. Trình tự hạch toán tại Công ty In Công đoàn Việt Nam đợc thực hiện nh sau:
Tại kho:
Thẻ kho (Bảng số 17) đợc thủ kho sử dụng để ghi chép về mặt số lợng tình hình nhập - xuất - tồn tại kho vật t. Thẻ kho đợc lập cho từng loại vật t và tuỳ theo số lợng nghiệp vụ phát sinh mà mỗi thẻ kho có thể đợc lập một hay nhiều tờ. Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất, thủ kho kiểm tra các chứng từ rồi tiến hành ghi chép
Chuyên đề tốt nghiệp
số lợng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan. Sau khi ghi thẻ kho, tuỳ theo số lợng chứng từ nhập, xuất, hàng ngày hay định kỳ 3, 5 ngày một lần, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất đã ghi Thẻ kho cho phòng kế toán để kế toán vật t tiến hành ghi sổ.
Bảng số 17:
Thẻ kho
Số thẻ: 13 Số tờ: 05 Tên vật t: Giấy Couche 128g/m2 (60x86)
Kho: Giấy Đơn vị tính: Kg
Chứng từ Trích yếu Số lợng Ghi chú SH NT Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 6 7 Tồn đầu tháng 3 2 310 ... PN354 20/ 3 Nhập 881 PX433 22/ 3 Xuất 300 ... Tồn cuối tháng 3 1 626 Tại phòng kế toán:
Hàng ngày hay định kỳ 3, 5 ngày khi thủ kho chuyển các chứng từ nhập, xuất kho lên cho phòng kế toán, kế toán vật t sẽ kiểm tra các chứng từ, đối chiếu chứng từ nhập, xuất và các chứng từ có liên quan nh Hoá đơn mua hàng, Hợp đồng vận chuyển... rồi ghi đơn giá nhập, xuất theo giá thực tế và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất. Tiếp đó kế toán vật t căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền ghi lần lợt các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào Sổ kế toán chi tiết VL, CCDC liên quan (Bảng số 18) theo trình tự nh trình tự ghi thẻ kho của thủ kho. Nh vậy, khác với thủ kho, kế toán vật t mở Sổ chi tiết VL, CCDC cho từng loại vật t theo từng kho theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn theo cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Chuyên đề tốt nghiệp
Cuối tháng, kế toán vật t sẽ tính ra tổng số nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật t dựa trên các nghiệp vụ nhập, xuất kho. Số lợng vật t nhập, xuất và tồn kho trên Sổ chi tiết VL, CCDC đợc đối chiếu với số lợng vật t tơng ứng phản ánh trên Thẻ kho của thủ kho; Trờng hợp có sai sót khi đối chiếu sẽ đợc giải quyết kịp thời.
Tuy nhiên, kế toán không lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn VL, CCDC nên khi đối chiếu kiểm tra số lợng với thủ kho, kế toán phải đem toàn bộ Sổ chi tiết VL, CCDC có liên quan để đối chiếu với sổ sách của thủ kho. Điều này không những gây khó khăn cho công tác đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ kho mà còn có khả năng bị thất lạc sổ sách.
Chuyên đề tốt nghiệp
Bảng số 18:
Đơn vị: Sổ chi tiết vật liệu (sản phẩm, hàng hoá)
Năm 2000
Tài khoản: 1521- Nguyên liệu, vật liệu chính - Giấy
Tên kho: Giấy
Tên, quy cách vật liệu (sản phẩm, hàng hoá):Couche 128g/m2 (79x109) Đơn vị tính: Kg
Chứng từ Diễn giải TK Đơn Nhập Xuất Tồn Ghi chú
SH NT đ/ứng giá SL Tiền SL Tiền SL Tiền
1 2 3 4 5 6 7(5x6) 8 9(5x8) 10 11(5x10) 12 ... Số tồn cuối tháng 2 13 000 13 040 607 1 733 7 891 000 22 598 320 ...
PN354 20/3 Mua giấy nhập kho 112 13 045 881 11 492 645
PX433 22/3 Xuất cho sản xuất 621 13 000 300 3 900
000 ...
Số tồn cuối tháng 3 13200 820 10 824 000
13000 806 10 478 000
Chuyên đề tốt nghiệp
2.3.3- Hạch toán tổng hợp VL, CCDC a, Tài khoản sử dụng
Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho sử dụng ở Công ty In Công đoàn Việt Nam là phơng pháp hạch toán kê khai thờng xuyên. Để theo dõi sự biến động của VL, CCDC tại công ty, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
• TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
TK 152 đợc chi tiết thành các TK cấp hai sau:
- TK 1521 - Nguyên liệu, vật liệu chính (Giấy, mực và bản kẽm) - TK 1522 - Vật liệu phụ
- TK 1523 - Nhiên liệu
- TK 1524 - Phụ tùng thay thế - TK 1528 - Vật liệu khác • TK 153 - Công cụ, dụng cụ
• Một số tài khoản liên quan khác cũng đợc sử dụng nh TK 111, 112, 141, 331, 621, 627, 642...
b, Hạch toán tổng hợp nhập VL, CCDC
VL, CCDC nhập vào của Công ty In Công đoàn Việt Nam chủ yếu đợc mua từ các nguồn trong nớc cho dù chúng đợc sản xuất ở trong nớc hay đợc nhập từ nớc ngoài. Trong điều kiện kinh tế thị trờng nh hiện nay, do sự phong phú, đa dạng về sản phẩm và tính cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp nên nhu cầu về nguồn hàng của công ty luôn đợc đáp ứng kịp thời, không có trờng hợp hoá đơn về mà hàng cha về. Mặt khác, kế toán chỉ ghi định khoản khi hàng hoá mua nhập đủ trong kho.
1. Hàng mua về nhập kho
Trong tháng, VL, CCDC mua về nhập kho tuỳ theo phơng thức thanh toán mà kế toán định khoản khác nhau. Phơng thức thanh toán của công ty có thể là thanh toán bằng tiền mặt, bằng tiền gửi ngân hàng, hay có thể là tạm ứng cho cán bộ thu mua và có thể thanh toán chậm
Chuyên đề tốt nghiệp
a, Đối với tr ờng hợp thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng
Việc thanh toán ngay bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng chủ yếu đợc dùng trong trờng hợp mua các loại vật liệu phụ có giá trị nhỏ và các loại công cụ, dụng cụ.
Ngày 20/3/2000, ông Trịnh Tấn Mai đi mua giấy Couche 128 g/m2, tổng giá thanh toán 12 641 909,5 đồng (thuế GTGT 10%) về nhập kho. Chiết khấu mua hàng đ- ợc hởng 115 000 đồng. Kế toán ghi: - Nghiệp vụ mua hàng: Nợ TK 1521- Giấy Couche 128 g/m2 11 492 645 đ Nợ TK 1331 1 149 264,5 đ Có TK 1121 12 641 909,5 đ - Nghiệp vụ chiết khấu mua hàng:
Nợ TK 1121 115 000 đ
Có TK 511 115 000 đ
Theo quy định, số tiền do đợc hởng chiết khấu mua hàng phải đợc hạch toán vào TK 711 - Thu nhập tài chính. Nghiệp vụ này kế toán đã hạch toán sai.
Trên thực tế tại công ty, việc mua vật liệu nhập kho chủ yếu đợc thanh toán theo phơng thức tạm ứng cho cán bộ thu mua hay theo phơng thức thanh toán chậm:
b, Đối với tr ờng hợp thanh toán theo ph ơng thức tạm ứng cho cán bộ thu mua
Việc mua vật liệu nhập kho tại công ty là hoạt động thờng xuyên nên số tiền tạm ứng cho cán bộ thu mua trong kỳ là rất lớn. Bởi vậy, để tiện cho theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng, kế toán sử dụng Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng.
Ngày 20/3/2000, Hải Hà mua băng dính bình bản và bóng đèn cao áp 400W và dây cuaroa bằng tiền tạm ứng. Tổng giá thanh toán 396 000 đ (Thuế GTGT 36 000 đ).
Kế toán định khoản nh sau: - Hàng mua vào nhập kho:
Nợ TK 153 360 000 đ - Băng dính bình bản 70 000 đ - Bóng đèn cao áp 200 000 đ - Dây cuaroa 90 000 đ Nợ TK 1331 36 000 đ Có TK 141- Hà 396 000 đ
Chuyên đề tốt nghiệp
Tuy nhiên, khi hàng về nhập kho, lúc kiểm kê phát hiện toàn bộ số dây cuaroa không đạt tiêu chuẩn cho nên đã đem trả lại ngay. Kế toán ghi:
Nợ TK 111 99 000 đ
Có TK 1331 9 000 đ
Có TK 153 90 000
Bảng số 19:
chứng từ ghi sổ
Ngày 20 tháng 3 năm 2000 Số: 64 Đơn vị tính: Đồng
Trích yếu Tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
1 2 3 4 5
1a.Ông Trịnh Tấn Mai mua
giấy Couche 128 g/m2 1521 11 492 645
Thuế GTGT 10% 1331 1 149 264,5
Tổng giá thanh toán 1121 12 641 909,5
1b. Chiết khấu hàng bán 111 115 000
đợc hởng 511 115 000
2a. Hải Hà mua vật t bằng
tiền tạm ứng. Trong đó: 153 360 000
Thuế GTGT (10%) 1331 36 000
Tổng giá thanh toán 141 396 000
2b. Trả lại toàn bộ số dây 111 99 000
cuaroa đã mua 153 90 000
Thuế GTGT (10%) 1331 9 000
Tổng cộng 13 251 909,5 13 251 909,5
Chuyên đề tốt nghiệp
c, Đối với tr ờng hợp thực hiện ph ơng thức thanh toán chậm
Phơng thức thanh toán chậm chỉ đợc sử dụng trong các trờng hợp mua hàng với giá trị lớn, thờng là mua các vật liệu chính: giấy, mực và bản kẽm.
Ngày 3/3/2000, ông Nguyễn Cao Khải đi mua giấy Bãi Bằng 58 g/m2 (84x125), tổng giá thanh toán (gồm cả thuế GTGT 10%) là 108 359 526 đ cha thanh toán. Hàng mua đợc giảm giá 1%.
Kế toán ghi:
- Khi giấy về nhập kho:
Nợ TK 1521- Giấy 98 508 660 đ Nợ TK 1331 9 850 866 đ
Có TK 331- Bãi Bằng 108 359 526 đ - Nghiệp vụ giảm giá hàng mua:
Nợ TK 331- Bãi Bằng 985 086 đ
Có TK 1521- Giấy 985 086 đ
d, Các chi phí thu mua đ ợc công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt
Ngày 3/3/2000, ông Nguyễn Cao Khải đi mua giấy Bãi Bằng 58 g/m2 (84x125) về nhập kho trả 250 000 đ tiền vận chuyển, kế toán ghi:
Nợ TK 1521 - Giấy Bãi bằng 250 000 đ Có TK 111 250 000 đ Bảng số 20: chứng từ ghi sổ
Ngày 3 tháng 3 năm 2000 Số: 04
Trích yếu Tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
1 2 3 4 5
1a. Ông Khải đi mua giấy
Bãi Bằng 58 g/m2 (84x125) 1521 98 508 660
Thuế GTGT (10%) 1331 9 850 866
Tổng giá thanh toán 331 108 359 526
1b. Hàng mua đợc 331 985 086
giảm giá 1% 1521 985 086
2. Ô. Khải trả chi phí vận chuyển 1521 250 000
giấy bằng tiền mặt 111 250 000
Tổng 109 594 612 109 594 612
Chuyên đề tốt nghiệp
Ngày 12/2/2000, ông Nguyễn Cao Khải mua giấy Couche loại 100g/m2 (64x91,5), trị giá là 32 480 000 đ, cha có thuế GTGT (Thuế suất thuế GTGT 10%). Khi đem về nhập kho thì phát hiện thiếu với giá trị thiếu là 443 600 đ. Nguyên nhân đợc xác định là do đơn vị bạn giao thiếu.
Kế toán ghi:
Nợ TK 1521- Giấy Couche 32 036 400 đ Nợ TK 1381 443 600 đ Nợ TK 1331 3 248 000 đ
Có TK 331- Tân Mai 35 728 000 đ Nguyên nhân do đơn vị bạn giao thiếu
Nợ TK 1388 443 600 đ Có TK 1381 443 600 đ Bảng số 21:
chứng từ ghi sổ
Ngày 12 tháng 2 năm 2000 Số: 69
Trích yếu Tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
1 2 3 4 5
1. Ông Khải mua giấy Couche
100 g/m2 nhập kho 1521-Giấy 32 036 400
Số vật liệu thiếu 1381 443 600
Thuế GTGT (10%) 1331 3 248 000
Tổng giá thanh toán 331 35 728 000
2. Xác định số thiếu hụt do lỗi 1388 443 600