- Sổ này có Trang, đánh số từ trang 01 đến trang Ngày mở sổ:
2.4.4.Kế toán chi tiết thanh toán với người bán
Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp được ghi chép hằng ngày vào Sổ chi tiết công nợ trên cơ sở lấy thông tin từ các chứng từ có liên quan. Kế toán phải theo dõi công nợ từng người bán, từng lần phát sinh nợ và thanh toán nợ. Kế toán phải mở đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi được tất cả các khoản công nợ với người bán.
Sổ chi tiết TK 331 của Công ty sẽ được chia theo từng nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp thường xuyên sẽ được theo dõi trên một sổ chi tiết riêng. Đối với các nhà cung cấp nhỏ lẻ, không thường xuyên thì được theo dõi trên một sổ chi tiết.
Công việc này được tiến hành hàng ngày, kế toán chỉ hạch toán ghi sổ các nghiệp vụ liên quan đến các khoản phải trả hay việc thanh toán đối với từng nhà cung cấp khi có đủ những chứng từ cần thiết đảm bảo nghiệp vụ kinh tế ghi sổ là có thật, con số là chính xác và có căn cứ.
Khi thanh toán các khoản nợ với người bán thì tuỳ theo hình thức thanh toán mà kế toán có những căn cứ để xác nhận là đã Công ty đã thanh toán cho người bán, giảm một khoản nợ phải trả đối với người bán cụ thể.
Nếu thanh toán bằng tiền mặt tại quỹ thì chứng từ cần thiết để ghi nhận giảm khoản phải phải trả là phiếu chi. Phiếu chi ghi rõ ngày tháng chi, số tiền chi trả,người nhận, nội dung chi, chữ ký xác nhận của thủ quỹ và người nhận. Phiếu chi cũng được lập thành 3 liên.
Ngoài ra nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt mà thanh toán qua ngân hàng, kho bạc nhà nước như thanh toán bằng uỷ nhiệm chi, thanh toán bằng chuyển khoản thì chứng từ cần thiết xác minh việc đã chi trả cho người cung cấp là giấy báo nợ của ngân hàng mà Công ty chọn làm đại diện.
Trong tháng 03/2011, có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh với
Công ty TNHH Thương mại An Cường :
Ngày 02/03/2011: Nhập mua ván 386S1- 17mm, số lượng 8 tấm, đơn giá 518.182đ/tấm, Ván 640S1 -17mm, số lượng 5 tấm, đơn giá 518.182đ/1 tấm, Đế bản lề bằng kim loại, số lượng 200 chiếc, đơn giá 3.273đ/ 1 chiếc, dải nhựa PVC, số lượng 200m, đơn giá 3.273đ/1m. theo hóa đơn GTGT số 0001520 (Đơn giá chưa bao gồm VAT. Thuế suất thuế GTGT:10%). Công ty chưa thanh toán, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT của Công ty TNHH Thương Mại An Cường để ghi sổ chi tiết
Biểu 2.15: Hóa đơn GTGT
TÊN CỤC THUẾ:... Mẫu số: 01GTKT3/001
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AC/11P Liên 1: Lưu Số: 0001596
Ngày 16 tháng 03 năm 2011 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương Mại An Cường
Mã số thuế:... Địa chỉ: 702/1K đường Sư Vạn Hạnh, P12-Q10, TP. HCM
Số tài khoản... Điện
thoại:... Họ tên người mua hàng: Đỗ Thị Minh Tâm
Tên đơn vị: .Công ty CP XD& SX nội thất KB Mã số thuế:0101530620
Địa chỉ: Số 38, ngõ 258 Đội Cấn, Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội. Số tài khoản...
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Dải nhựa PVC m 2.000 1.819 3.638.000