- Sổ này có Trang, đánh số từ trang 01 đến trang Ngày mở sổ:
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, họ tên)
Biểu 2.14: Biên bản đối chiếu công nợ phải thu 2.4. Kế toán thanh toán với người bán
2.4.1. Chứng từ hạch toán
- Phiếu chi: Khi xuất tiền chi cho khách hàng, kế toán sẽ lập phiếu chi làm 3liên có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và giám đốc, 1 liên làm căn cứ ghi sổ, 1 liên chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ xuất tiền trả cho người cung cấp, liên còn lại đưa cho nhà cung cấp.
- Uỷ nhiệm chi: là lệnh chi tiền của chủ tài khoản được lập theo mẫu in sẵn của Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước yêu cầu Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ mình (nơi mở tài khoản tiền gửi) trích tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng.
Uỷ nhiệm chi được dùng để thanh toán các khoản trả tiền hàng, dịch vụ hoặc chuyển tiền trong cùng hệ thống và khác hệ thống Ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.
- Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp: hoá đơn giao hàng của người cung cấp là căn cứ quan trọng trong việc ghi nhận một khoản nợ phải trả, hoá đơn mà Công ty nhận được là hoá đơn đỏ trong quan hệ giao dịch với các đối tác trong nước hay hoá đơn của các đơn vị nước ngoài gửi cho Công ty. Hoá đơn GTGT là sự cụ thể hoá một phần hợp đồng mua hàng (đối với những đơn hàng có giá trị lớn), hoá đơn mà Công ty nhận được phải có đầy đủ những thông tin cần thiết như: ngày tháng giao hàng, đơn vị hay cá nhân giao hàng, tên mặt hàng, khối lượng, đơn giá, thành tiền, hình thức thanh toán, thuế suất thuế GTGT, chữ ký xác nhận của đại diện bên giao hàng và nhận hàng.
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng - Hợp đồng thương mại
Trong công tác hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp kế toán chịu trách nhiệm sử dụng tài khoản 331 – Phải trả người bán là tài khoản chủ yếu. Tài khoản này được mở chi tiết cho những người cung cấp có quan hệ thường xuyên hay Công ty mua hàng có giá trị lớn. Ngoài ra tài khoản này còn được mở chung cho những người cung cấp nhỏ lẻ, quan hệ không thường xuyên với Công ty.
- Nợ phải trả người bán và người cung cấp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Đối tượng phải trả là người bán, người cung cấp, có quan hệ kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về bán vật tư hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ như CN Công ty TNHH Vạn Lộc Hà Nội, Công ty TNHH Thương mại An Cường, CN Công ty TNHH Vina Lá sắt cứng..., còn những người cung cấp nhỏ lẻ thì nên tập hợp vào một phần Phải trả người bán khác. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp nhưng chưa nhận được hàng hoá, lao vụ, chủ yếu là những nhà cung cấp lớn có quan hệ thường xuyên với công ty, khi đó kế toán sẽ ghi vào phần đã thanh toán của sổ chi tiết và Nợ TK 331-Chi tiết theo đối tượng.
TK 331 có kết cấu như sau:
Bên Nợ:
- Số tiền đã trả cho người bán.
- Các khoản chiết khấu mua nguyên vật liệu sản xuất (gỗ tự nhiên, sơn...), công cụ dụng cụ (bản lề, đinh, ốc...), máy móc, đồ dùng văn phòng, cửa hàng...
- Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán (thanh toán bù trừ...)
Bên Có:
- Tổng số tiền hàng phải trả cho người bán, người cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, đồ dùng văn phòng, và các dịch vụ khác...
Dư có:
- Số tiền phải trả cho người bán, người cung cấp vật liệu, hàng hóa, dịch vụ...
Dư nợ:
Số tiền đã ứng trước cho người bán.