Những điều kiện cho việc thực hiện hợp đồng đều cú tớnh chất kỹ thuật nghiệp vụ thuần tỳy. Việc chuẩn bị nhằm thực hiện tốt cho khõu thực hiện hợp đồng. Chớnh vậy việc vận dụng cỏc điều kiện giao dịch cũng đũi hỏi phải linh hoạt, chớnh xỏc và sỏng tạo cú ý nghĩa quan trọng đối với cụng ty.
2.3.2.1 Chuẩn bị về hàng húa trong hoạt động XK và tiền trong hoạt động NK.
Chuẩn bị hàng húa trong hoạt động XK là cụng việc nhằm thực hiện cam kết trong hợp đồng XK. Cụng ty căn cứ vào hợp đồng đó ký kết với nước ngoài hoặc nếu hợp đồng quy định thanh toỏn bằng L/C. Chuẩn bị gồm 3 khõu:
Thứ nhất là thu gom tập trung thành lụ hàng XK
Thứ hai là đúng gúi bao bỡ XK nhằm bảo về hàng húa trong khi di chuyển và bảo quản theo tớnh chất và đặc điểm của từng loại hàng húa mà cú cỏc hỡnh thức đúng gúi thớch hợp.
Thứ ba là kẻ mó hiệu cho hàng XK nhằm thụng bỏo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng húa.
Chuẩn bị về hàng húa cho XK của Hà Yến thường cú cỏc khõu chuẩn bị về: Một là điều kiện tờn hàng theo đỳng những quy định trong bản hợp đồng đó được ký kết, cần nắm vững danh mục hàng húa được gọi tờn trong buụn bỏn quốc tế, trong sản xuất và trong tập quỏn quốc tế. Hai là điều kiện về phẩm chất như lý tớnh, húa tớnh, tớnh chất cơ lý, quy cỏch, kớch thước, tỏc dụng, cụng hiệu, hiệu suất của hàng húa đú dưạ vào mẫu hàng, phẩm cấp hoặc tiờu chuẩn hay sự mụ tả hàng húa. Ba là điều kiện về số lượng theo đơn vị tớnh. Bốn là điều kiện về bao bỡ đúng gúi hàng húa. Năm là điều kiện giao hàng như thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng, thụng bỏo giao hàng và cỏc quy định khỏc trong giao hàng.
Cỏc điều kiện cần chuẩn bị tiền trong nhập khẩu bao gồm những điều kiện như: điều kiện về đồng tiền để thanh toỏn; đồng tiền tớnh giỏ; thời hạn trả tiền ngay hay trả tiền sau; phương thức trả tiền ( phương thức tiền mặt, chuyển tiền, nhờ thu D/P, ghi sổ hay tớn dụng chứng từ L/C ); điều kiện đảm bảo hối đoỏi.
2.3.2.2 Chuẩn bị cỏc thủ tục
Thủ tục hải quan
Khi hàng húa đi ngang qua biờn giới quốc gia để XK hoặc NK đều phải làm thủ tục hải quan. Gồm 3 bước chủ yếu: Khai bỏo hải quan; Xuất trỡnh hàng húa; Thực hiện cỏc quyết định của hải quan. Khi làm thủ tục hải quan, người khai hải quan phải chuẩn bị cỏc giấy tờ sau:
Đối với hàng húa xuất khẩu:
Tờ khai hải quan hàng húa xuất khẩu (bản chớnh); bản kờ chi tiết hàng húa đối với hàng cú nhiều chủng loại hoặc hàng đúng gúi khụng đồng nhất (bản chớnh); Giấy phộp của cơ quan nhà nước cú thẩm quyền đối với hàng húa phải cú giấy phộp xuất khẩu theo quy định của phỏp luật (bản chớnh); chứng từ khỏc theo quy định của phỏp luật đối với từng mặt hàng cụ thể (bản sao); Hợp đồng mua bỏn hàng hoỏ hoặc cỏc giấy tờ cú giỏ trị phỏp lý tương đương hợp đồng (bản sao).
Đối với hàng húa nhập khẩu:
Tờ khai hải quan hàng hoỏ nhập khẩu (bản chớnh); tờ khai trị giỏ hàng nhập khẩu (tuỳ theo từng trường hợp); bản kờ chi tiết hàng húa đối với lụ hàng cú nhiều chủng loại hoặc đúng gúi khụng đồng nhất (bản chớnh); Giấy phộp của cơ quan nhà nước cú thẩm quyền đối với hàng húa phải cú giấy phộp nhập khẩu theo quy định của phỏp luật (bản chớnh); chứng từ khỏc theo quy định của phỏp luật đối với từng mặt hàng cụ thể; Hợp đồng mua bỏn hàng húa hoặc giấy tờ cú giỏ trị phỏp lý tương đương hợp đồng (bản sao); húa đơn
thương mại (bản chớnh); vận tải đơn (bản copy chớnh); Giấy chứng nhận xuất xứ hàng húa (bản chớnh); Giấy đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng húa hoặc Giấy thụng bỏo miễn kiểm tra nhà nước về chất lượng do cơ quan quản lý nhà nước cú thẩm quyền cấp đối với hàng húa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện phải kiểm tra nhà nước về chất lượng (bản chớnh).
Việc khai hải quan được thực hiện trờn mẫu tờ khai hải quan do Bộ Tài chớnh quy định. Người khai hải quan khai đầy đủ, chớnh xỏc, rừ ràng về tờn và mó số hàng hoỏ, đơn vị tớnh, số lượng, trọng lượng, chất lượng, xuất xứ, đơn giỏ, trị giỏ hải quan, cỏc loại thuế suất và cỏc tiờu chớ khỏc quy định tại tờ khai hải quan; tự tớnh để xỏc định số thuế, cỏc khoản thu khỏc phải nộp ngõn sỏch nhà nước và chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật về cỏc nội dung đó khai. Đõy là cụng tỏc cần được cụng ty chỳ trọng chuẩn bị để hàng húa nhanh chúng được thụng quan. Cụng tỏc chuẩn bị này cú tớnh quyết định cho cỏc khõu khỏc trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng.
Thực hiện cỏc thủ tục thanh toỏn.
Hiện nay Hà Yến thường thực hiện hai phương thức thanh toỏn L/C và T/T. Thanh toỏn bằng thư tớn dụng L/C:Thực hiện hợp đồng XK: Đơn vị kinh doanh XK phải đụn đốc người mua ở nước ngoài mở thư tớn dụng L/C đỳng hạn và sau khi nhận được thư L/C phải kiểm tra L/C và khả năng thuận tiện trong thu tiền hàng XK bằng L/C đú. Thực hiện hợp đồng NK bờn mua phải mở L/C theo thời gian quy định. Thanh toỏn bằng chuyển tiền T/T: Thanh toỏn bằng chuyển tiền là một phương thức thanh toỏn trong đú khỏch hàng (người cú yờu cầu chuyển tiền) yờu cầu ngõn hàng phục vụ mỡnh, chuyển một số tiền nhất định cho một người khỏc (người thụ hưởng) ở một địa điểm nhất định.
2.3.2.3 Chuẩn bị về cơ sở vật chất hỗ trợ việc thực hiện hợp đồng
Để cụng tỏc thực hiện hợp đồng được diễn ra nhanh chúng thỡ việc hỗ trợ về cơ sở vật chất kỹ thuật cú tỏc động khụng nhỏ tới tiến độ thực hiện hợp
đồng. Cụng việc chuẩn bị cho hỗ trợ thực hiện hợp đồng như việc chuẩn bị phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, chuẩn bị nhà kho, nơi lưu trữ khi hàng về và cả nguồn nhõn lực để hỗ trợ việc thực hiện hợp đồng.
Thuờ tàu hoặc lưu cước ( cụng ty chỉ thuờ tàu )
Cụng ty Hà Yến chỉ thực hiện thuờ tàu chở hàng. Dựa vào ba căn cứ: những điểu khoản trong hợp đồng ngoại thương, đặc điểm mua bỏn và điều kiện vận tải. Tựy điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng XK là CIF hay hợp đồng NK là FOB. Đõy là hai điều kiện cơ sở giao hàng chớnh mà Hà Yến thường sử dụng. Giao hàng theo điều kiện CIF (C – cost: Tiền hàng; I – insurance: Bảo hiểm; F – freight: Cước phớ). Theo điều kiện này, người bỏn phải giao hàng qua lan can tầu tại cảng gửi hàng, phải mua bảo hiểm cho hàng hoỏ và thuờ tầu (hoặc container) vận chuyển hàng hoỏ đến cảng dỡ hàng. Giao hàng theo điều kiện FOB (Free On Board – Giao hàng lờn tầu). Theo điều kiện này người bỏn chỉ cần giao hàng lờn tầu tại cảng bốc hàng.
Mua bảo hiểm
Do hàng húa di chuyển trờn biển thường gặp những rủi ro, tổn thất vỡ thế cụng ty cần lựa chon loại bảo hiểm hàng húa trờn biển để trỏnh những rủi ro khụng đỏng cú. Cụng ty thường mua bảo hiểm theo điều kiện A ( Bảo hiểm mọi rủi ro tổn thất) ICC 1982 của cụng ty Bảo hiểm Quõn Đội.
Tựy thuộc vào thời gian vận chuyển dài hay ngắn, loại hàng húa cú giỏ trị cao hay hàng dễ vỡ mà cụng ty cú những lựa chọn mua bảo hiểm cho từng đơn hàng. Trung bỡnh hàng năm cú khoảng 30% số hợp đồng XNK được cụng ty mua bảo hiểm. Thụng thường cụng ty mua bảo hiểm cho thiết bị bếp và thiết bị lạnh cụng nghiệp cho hàng húa nhập khẩu từ Mỹ và Chõu Âu. Do giỏ trị hợp đồng cao, vận chuyển xa. Giỏ trị bảo hiểm là 0.18% giỏ trị của hợp đồng. Dưới đõy là tỡnh hỡnh mua bảo hiểm cho hàng húa XNK của Cụng Ty Cổ Phần Hà Yến trong năm 2007 – 2009:
Bảng 2.4 Tỡnh hỡnh mua BH của Cụng Ty năm 2007 – 2009
Đơn vị: USD
Năm Số HĐ được ký kết Số HĐ được mua BH Giỏ trị HĐ Giỏ trị BH
2007 132 39 1.177.490 350.248
2008 150 45 1.698.010 500.120
2009 156 48 1.974.500 592.102
Tổng 438 132 4.850.000 1.442.470
Nguồn: Bỏo cỏo phũng PTKD
Giao, nhận hàng với tàu
Hàng húa XK của Hà Yến được giao toàn bộ bằng đường biển nờn khi giao hàng chủ hàng cần căn cứ vào chi tiết hàng XK, lập bảng đăng ký hàng chuyờn chở cho người vận tải. Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững thời gian giao hàng và bố trớ phương tiện xếp dỡ vận chuyển. Lấy biờn lai thuyền phú và đổi biờn lai thuyền phú lấy vận đơn đường biển.
Giao nhận hàng NK Cụng Ty Cổ Phần Hà Yến trực tiếp giao nhận hàng húa. Kiểm tra hàng húa theo cỏc điều kiện đó đặt ra trong hợp đồng đó ký kết.
Cụng ty cần chuẩn bị nhà kho đề chứa đựng hàng húa cũng như nhõn lực để thực hiện việc bốc dỡ vận chuyển hàng húa, hay cỏn bộ xuất nhập khẩu nhận hàng húa, kiểm tra hàng húa trước khi xuất và sau khi nhập về.
Chuẩn bị nhà kho, nơi xếp dỡ và bảo quản hàng húa
Khi NK cũng như XK cụng ty cần chỳ trọng tới việc đảm bảo nhà kho để chứa đồ. Nhà kho phải đảm bảo sắp xếp theo tớnh khoa học đồng thời đỏp ứng được cỏc yờu cầu kỹ thuật về bảo vệ và bảo quản hàng húa. Hiện nay nhà kho của cụng ty cú diện tớch 5000m2 đủ để chứa hàng sản xuất cũng như đủ đỏp ứng nhu cầu XNK hàng húa lưu kho đồng thời bảo quản hàng húa trong kho.
Trung bỡnh mỗi thỏng cụng ty Hà Yến bỏ ra chi phớ 10 triệu đồng thuờ cụng nhõn bốc dỡ hàng húa trong kho. Ngoài ra cỏc chi phớ vận chuyển tựy
thuộc vào cơ sở giao hàng là giỏ FOB hay giỏ CIF mà cụng ty cú thể bỏ ra cỏc chi phớ để vận chuyển bốc dỡ hàng húa. Chi phớ cụng ty bỏ ra cho hoạt động vận chuyển xếp dỡ từ cảng Hải Phũng về tới nhà kho và một số chi phớ xếp dỡ khỏc năm 2007 là 20.120 triệu. Năm 2008 là 23.150 triệu đồng và năm 2009 vừa qua là 85.210 triệu đồng. Tựy loại hợp đồng, chủng loại hàng húa và số lượng hàng húa mà cụng ty cú những chi phớ bỏ ra thớch hợp để vận chuyển, xếp dỡ cũng như bảo quản hàng húa.
2.3.2.3 Thực hiện cỏc cam kết trong hợp đồng
Trong hợp đồng đó ký kết cú những điều khoản yờu cầu người mua hoặc người bỏn cú những điều phải thực hiện như việc chuyển hàng đến đỳng địa điểm đó hẹn, theo đỳng thời gian trong hợp đồng. Ngoài ra cũn cú những điều kiện trong phương thức thanh toỏn, và cỏc điều kiện, yờu cầu trong thanh toỏn cũng như những yờu cầu khỏc đề nghị cỏc bờn trong hợp đồng thực hiện theo đỳng cam kết. Điều này sẽ cú tỏc động lớn trong việc thực hiện hợp đồng. Cụng ty khi hoàn thành tốt những cam kết thỡ việc hợp tỏc hai bờn sẽ đạt hiệu quả tốt hơn, mang lại sự hợp tỏc bền vững lõu dài và giữ mối quan hệ làm ăn hợp tỏc với cỏc đối tỏc. Hiện nay Hà Yến đó và đang thực hiện tốt cụng việc này. Với những cam kết được thực hiện mang lại sự tin tưởng của khỏch hàng cũng như uy tớn cho cụng ty.