Cụng ty cần cú sự chuẩn bị kỹ về phương phỏp và nghệ thuật đàm phỏn thỡ cũng cú thể dành được cho mỡnh nhiều lợi thế. Theo tụi, cụng ty cú thể thành cụng trong cỏc cuộc đàm phỏn và ký kết hợp đồng nếu cụng ty thực hiện theo trỡnh tự sau:
3.3.1.1 Chuẩn bị đàm phỏn.
Trong phần chuẩn bị này cụng ty phải xỏc định cho mỡnh hoàn cảnh đàm phỏn, mục tiờu đàm phỏn và thành phần tham gia đàm phỏn. Thành phần tham gia đàm phỏn phải là những người cú kinh nghiệm về đàm phỏn và cú đầy đủ những kinh nghiệm về kỹ thuật, thương mại, phỏp luật. Ngoài ra họ cũng phải
cú một số đặc tớnh cỏ nhõn nổi trội hơn so với người khỏc về khả năng giao tiếp, sự nhanh nhậy trong xử lý tỡnh huống. Về phần cụng ty thỡ khụng nờn cú những sức ộp khụng cần thiết với những người tham gia đàm phỏn trước khi bước vào cỏc cuộc đàm phỏn.
Mục tiờu đàm phỏn là đem lại cho cụng ty những lợi thế trong quỏ trỡnh xuất nhập khẩu sau này. Cụng ty phải lựa chọn sẵn cỏc phương ỏn lựa chọn khỏc nhau để khi bước vào đàm phỏn luụn luụn chủ động. Đối phương khi thấy cụng ty đó cú sự chuẩn bị kỹ cỏc phương ỏn như vậy thỡ sẽ dễ phải chấp nhận một trong cỏc phương ỏn cụng ty đưa ra, khi đú cụng ty sẽ đạt được mục tiờu của mỡnh.
Đối với hoàn cảnh đàm phỏn, cụng ty hoàn toàn cú thể chủ động chuẩn bị được. Tuy nhiờn quan trọng nhất là cụng ty phải thăm dũ được tỡnh hỡnh hiện nay của đối phương về tỡnh hỡnh tài chớnh, vị thế của đối phương trờn thị trường, sức ộp của cỏc đối thủ cạnh tranh khỏc đối với họ..., để qua đú điểm chết của đối phương và cú phương phỏp khai thỏc điểm chết đú. Cụng ty cú thể thụng qua mạng lưới văn phũng đại diện để thăm giũ thụng tin về đối thủ của mỡnh.
3.3.1.2 Trong quỏ trỡnh đàm phỏn.
Trong quỏ trớnh đàm phỏn, đối với những vấn đề cũn đang bàn cói, cụng ty nờn cú sỏch lược thỏo dỡ dần, khụng nờn vội vàng vỡ nếu khụng sẽ khụng nắm được toàn bộ vấn đề, khụng đủ thời gian suy nghĩ thấu đỏo, cú thể dẫn đến những thỏa thuận khụng khai thỏc được hết lợi thế. Tuy nhiờn, người đàm phỏn cũng khụng nờn cú thỏi độ quỏ cứng rắn, cố chấp bảo vệ những lợi ớch đẵ tớnh toỏn từ trước mà nờn cú những nhượng bộ nhất định.
3.3.1.3 Sau quỏ trỡnh đàm phỏn
Sau khi kết thỳc đàm phỏn nếu thỏa thuận và ký kết được hợp đồng, thương lượng thành cụng và cả hai bờn đều chấp thuận điều kiện của đối
phương thỡ cần khộo lộo để đẩy nhanh và hoàn thành để tiến tới việc thực hiện hợp đồng. Đồng thời chuẩn bị tốt cỏc điều kiện để thực hiện hợp đồng được suụn sẻ.
Cũn khi khụng thương lượng được thỡ khi ra về cần để lại cho đối tỏc sự vui vẻ khụng nờn để xảy ra những tranh cói. Nhằm tạo cơ hội làm ăn lần sau với đối tỏc đú.
3.3.1.4 Đối với khõu thực hiện hợp đồng.
Đõy là khõu thường gặp nhiều rắc rối mà lý do cú cả từ phớa cụng ty và từ phớa Nhà nước.
Trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng, sai sút thường xảy ra trong lỳc làm việc với Hải quan. Bởi vỡ cú nhiều thủ tục phức tạp, cộng với việc doanh nghiệp phải tự kờ khai và ỏp mó tớnh thuế nờn nhầm lẫn cú thể xảy ra. Vỡ thế cụng ty nờn chọn những cỏn bộ am hiểu cỏc văn bản phỏp lý về thuế, cỏc văn bản của Tổng cục hải quan đi làm cụng tỏc này, đồng thời phải yờu cầu cỏn bộ chịu trỏch nhiệm về sự chớnh xỏc của tờ khai Hải quan. Sau khi hoàn thành thủ tục kiểm tra hàng húa và tớnh thuế cỏn bộ kinh doanh cần sao một tờ khai Hải quan cho Phũng kế hoạch tài chớnh giữ để phũng kế hoạch tài phối hợp và theo dừi kịp thời việc nộp thuế và thanh toỏn cỏc khoản với Hải quan.
Đối với cụng tỏc giao nhận và vận chuyển, cụng ty nờn cú kế hoạch giao nhận, vận chuyển từ trước dựa trờn hợp đồng ủy thỏc cũng như đơn hàng của bạn hàng (qua hợp đồng ủy thỏc hoặc đơn hàng để biết được trỏch nhiệm trong giao nhận, vận chuyển của cụng ty đến đõu). Từ đú cụng ty thiết lập kế hoạch giao nhận, vận chuyển tối ưu để tiết kiệm chi phớ, rỳt ngắn thời gian và cắt giảm những khoản trung gian khụng cần thiết.
Đối với cụng tỏc thanh toỏn, cụng ty phải nắm vững thời hạn thanh toỏn cũng như tiến độ thanh toỏn của khỏch hàng trong nước đồng thời phải tớch cực đụn đốc khỏch hàng trong nước thanh toỏn đỳng hạn.