II. Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động tư vấn xây dựng
2. Đối với công ty Hyder
2.1. Xây dựng chiến lược cụ thể cho hoạt động tư vấn xây dựng
Tuy công ty Hyder mới thành lập và thời gian hoạt động chưa lâu nhưng dịch vụ tư vấn xây dựng của công ty đã và đang trên con đường phát triển, chiếm phần lớn doanh thu của công ty. Chính vì vậy chiến lược phát triển kinh doanh của công ty cần đề ra những định hướng cụ thể để hoàn thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm tư vấn của công ty. Chiến lược của công ty cần tập trung vào những hướng ưu tiên sau:
• Chiến lược khách hàng: Xác định khách hàng tiềm năng, tăng cường mối quan hệ và tư vấn cho những khách hàng này. Đối với những công ty đang là khách hàng chính của công ty thì cần phải có những ưu đãi nhất định về thời gian, định giá… Mở rộng mối quan hệ với các công ty tư vấn ở chính quốc, các công ty tư vấn xây dựng ở Việt Nam, và các tổ chức xây dựng ở Việt Nam để có thêm nhiều cơ hội đấu thầu những dự án tư vấn công trình xây dựng ở Việt Nam đồng thời tiếp nhận những công trình ở các nước khác.
• Chiến lược “sản phẩm”: Tìm hiểu về các dự án công trình xây dựng tiềm năng ở Việt Nam và trên thế giới và xác định chi phí dự toán nếu thầu những công trình đó. Cần phải có những định hướng giải pháp cụ thể đối với những dự án tiếp nhận của công ty mẹ - tập đoàn Hyder Consulting để có thể hoàn thành đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng tư vấn và giảm thiểu chi phí thấp nhất.
• Chiến lược vốn: Dự toán nguồn vốn cần thiết cho những dự án đang thực hiện và những dự án sẽ đấu thầu trong tương lai. Cần có chiến lược cụ thể về việc tìm và huy động những nguồn vốn tiềm năng.
2.2. Xây dựng quy trình và lựa chọn những phương thức tư vấn hợp lý
Thông thường một dự án xây dựng được triển khai như một chu kỳ sống bao gồm các nội dung hoạt động chính như sau: Ý tưởng dự án, nghiên cứu tiền khả
thi, kiểm tra các yếu tố về kinh tế xã hội - kỹ thuật - tài chính, đánh giá dự án tiền khả thi và chuẩn bị đầu tư, đăng ký các nguồn vốn đầu tư xây dựng công trình, thực hiện dự án gồm thiết kế, chế tạo, lắp đặt…, kiểm tra giám sát, hoàn thiện và bàn giao cho chủ đầu tư, vận hành công trình, kết thúc dự án. Trong tất cả các hoạt động trên đều có vai trò tư vấn. Công ty cần xây dựng cho mình một quy trình tư vấn phù hợp điều kiện cơ sở vật chất, điều kiện vốn cũng như điều kiện về quản lý, nhân lực của công ty. Xây dựng quy trình tư vấn hợp lý sẽ giúp công ty phát huy được lợi thế nâng cao chất lượng tư vấn và năng lực cạnh tranh của Hyder đồng thời khắc phục những khó khăn mà một công ty liên doanh thường gặp khi tiến hành thực hiện dự án.
Khi xây dựng quy trình tư vấn, Hyder cung cần chú ý tuân thủ những quy định pháp luật Việt Nam, điều lệ chiến lược phát triển của công ty và những định hướng tiêu chuẩn của Tập đoàn Hyder Consulting. Quy trình tư vấn cũng không nên cứng nhắc mà có thể linh hoạt điều chỉnh tuỳ theo các yếu tố như loại công trình tư vấn, tư vấn trong giai đoạn nào của công trình, chủ đầu tư là Nhà nước Việt Nam hay là tổ chức nước ngoài…
2.3. Nâng cao năng lực của đối tác Việt Nam
Công ty Hyder là một công ty liên doanh giữa tập đoàn Hyder Consulting và công ty tư vấn xây dựng CDC của Bộ Xây dựng. ‘Về tỷ lệ góp vốn thì phía nước ngoài chiếm 70% vốn pháp định còn phía Việt Nam chỉ chiếm 30% vốn pháp định”1 Trong quá trình hoạt động công ty cũng đã bộc lộ một vài bất cập về phía đối tác Việt Nam. Đây cũng có thể nói là thực trạng chung của những công ty liên doanh xây dựng. Thiết nghĩ Hyder nên nhận thức rõ vấn đề này và nỗ lực vực lại, nâng cao vai trò của đối tác Việt Nam trong hoạt động quản lý cũng như trong các hoạt động khác nhằm đẩy mạnh khả năng cạnh tranh của công ty trong lĩnh vực tư vấn trên thị trường xây dựng Việt Nam và thị trường xây dựng khu vực, quốc tế. Tuy việc này hết sức khó khăn nhưng không phải là không làm được. Để nâng cao vai trò của mình trong liên doanh, phía Việt Nam cần tổ chức bộ máy quản lý song trùng với một phó tổng giám đốc chuyên trách. Tổng công ty CDC cũng đã làm được điều này nhưng vị trí phó giám đốc trong liên doanh không phát huy được vai trò chức năng đáng lẽ phải có của nó. Tổng công ty CDC phải thực sự là chỗ dựa vững chắc và là nguồn nội lực để đối tác của công ty trong liên doanh vững vàng hơn trong việc tham gia quản lý, điều hành hoạt động của công ty. Thông qua việc kiểm soát quá trình tư vấn, công ty CDC phải từng bước giành quyền trong chu trình tư vấn như xây dựng định giá, chí phí tiêu hao, và trong việc ra quyết định. Mặt khác, trong công ty Hyder tỷ lệ lương
1 Số liệu công ty
của chuyên gia nước ngoài cao hơn mức lương của cán bộ công nhân Việt Nam. Do đó công ty cũng nên cân bằng tỷ lệ chênh lệch này để tạo môi trường công bằng nâng cao hiệu quả làm việc của các nhân viên. Bên phía Việt Nam cũng cần nhanh chóng học hỏi nắm vững công nghệ, quy trình tư vấn để giúp đỡ đội ngũ chuyên gia nước ngoài. Tóm lại có thể nói quá trình nâng cao năng lực của đối tác Việt Nam trong liên doanh Hyder – CDC là một quá trình “đấu tranh” bền bỉ và mang tính chiến lược lâu dài. Điều quan trọng là công ty cần hết sức chủ động, nhanh chóng tìm ra cho mình những giải pháp tích cực phù hợp với điều kiện thực tế của công ty. Song trước mắt tổng công ty CDC cần kiện toàn công tác tổ chức bộ máy quản lý phần vốn Nhà nước tại liên doanh, bởi đó chính là nền tảng để nâng cao năng lực của CDC, công ty không nên để tình trạng “nước đến chân mới nhảy” giống như một số liên doanh xây dựng Việt Nam vì chậm trễ trong công tác này mà đã dẫn đến tình trạng thua lỗ và trở thành doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài.
2.4. Nâng cao hiệu quả của công tác nghiên cứu và phân tích
Trong hoạt động của công ty Hyder thì công việc nghiên cứu và phân tích thông tin để đưa ra những tư vấn chính xác nhất, phù hợp nhất là một khâu quan trọng không thể thiếu. Dịch vụ tư vấn là một hoạt động đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao và có tính chất luôn phải cập nhập thông tin cũng như kiến thức về tư vấn và về chuyên môn xây dựng hiện đại và tiến bộ nhất, do vậy mà việc thu thập, nghiên cứu và phân tích thông tin đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của một dự án tư vấn công trình xây dựng. Những nghiên cứu thường tập trung về môi trường ngành ở Việt Nam nói riêng, trên thế giới nói chung, nhu cầu đầu tư của các nhà đầu tư, xu thế thị trường xây dựng Việt Nam và khu vực…Những nghiên cứu này có thể giúp cho việc lập chiến lược khách hàng, xác định quy trình tư vấn, định giá tư vấn…
Quá trình phân tích nghiên cứu có thể là công tác thu thập và xử lý thông tin. Nguồn tập hợp thông tin có thể từ báo cáo của các doanh nghiệp, từ kết quả nghiên cứu trước đó của tập đoàn Hyder Consulting và từ công ty, những báo cáo của công ty CDC bên phía Việt Nam, hay từ các phương tiện thông tin đại chúng…Công ty cũng có thể tự tổ chức các cuộc khảo sát nghiên cứu thị trường, nghiên cứu tình hình các đổi thủ cạnh tranh, nghiên cứu nhu cầu đầu tư của các nhà đầu tư để thu thập được những thông tin sát thực nhất. Trên cơ sở những thông tin đã tập hợp, Hyder có thể thực hiện chắt lọc, áp dụng phương pháp, công cụ như đối chiếu, thống kê, lượng hoá để phân tích tổng hợp dữ liệu nhằm có căn cứ đưa ra các kết luận về doanh nghiệp (đối thủ cạnh tranh, chủ đầu tư, khách hàng) - thị trường. Trong khi phân tích công ty cần quan tâm tới cả con số
tương đối, tuyệt đối so sánh điều kiện ngành, môi trường kinh tế - pháp luật để thấy được vị thế cạnh tranh. Cuối cùng những kết luận và dự đoán cần được đưa ra một cách chính xác để phục vụ cho quá trình ra quyết định và việc xây dựng chiến lược cụ thể cho hoạt động tư vấn xây dựng của công t.
Song việc thu thập và xử lý thông tin không thể tránh khỏi việc trùng lặp. Để tránh tình hình này, Hyder nên thành lập cho mình một “hệ thống ngân hàng dữ liệu”. Đó là tập hợp các thông tin được sắp xếp một cách khoa học, logic dùng để nối mạng và phục vụ cho cả công ty. Nếu thực hiện được điều này, công ty Hyder sẽ tránh khỏi sự trùng lắp, lãng phí và tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí cho quá trình nghiên cứu, phân tích thông tin, dữ liệu.
2.5. Xây dựng hệ thống giám sát nội bộ
Với tư cách là một công ty liên doanh, Hyder cũng gặp khó khăn trong việc thực hiện theo đúng quy định pháp luật của Việt Nam vì luật pháp nước ta có một số vấn đề khác so với luật pháp của Anh. Thêm vào đó mỗi nước đều có những thủ tục hành chính khác nhau. Xuất phát từ thực tế này nên công ty Hyder cần phải xây dựng một hệ thống giám sát nội bộ. Giám sát nội bộ là một thuật ngữ chỉ trạm cảnh giới nhằm hạn chế và ngăn chặn việc vi phạm quy định của pháp luật kể cả vô tình hay cố ý trong phạm vi nội bộ của công ty. Giám sát nội bộ rất cần thiết để ngăn chặn các hành vi sơ suất hay sai trái của công ty tránh những rủi ro đáng tiếc. Mặt khác hoạt động tư vấn xây dựng là một hoạt động phức tạp bao gồm nhiều công đoạn. Một sơ suất nhỏ trong quá trình này cũng có thể dẫn đến chất lượng tư vấn kém kéo theo chất lượng công trình xây dựng không được đảm bảo và sẽ dẫn đến hậu quả khó lường. Nêú điều này xảy ra thì công ty sẽ phải chịu trách nhiệm về việc tư vấn của mình và gánh những tổn thất không lường về tài chính và uy tín của công ty. Chính vì vậy để hoạt động tư vấn trong công ty phát triển hơn thì Hyder cần phải xây dựng được hệ thống giám sát nội bộ.
Các bước thực hiện để xây dựng hệ thống giám sát nội bộ
• Thông qua sự chấp nhận của ban lãnh đạo công ty cả về phía Việt Nam (công ty CDC) và phía nước ngoài (tập đoàn Hyder Consulting)
• Xem xét các hoạt động kinh doanh của công ty và môi trường pháp luật
• Có thể tham khảo chương trình giám sát của tập đoàn Hyder Consulting và áp dụng linh hoạt tuỳ điều kiện cụ thể của công ty.
• Soạn thảo chương trình bao gồm các nguyên tắc giám sát nội bộ dưới sự tư vấn của các luật gia
• Duy trì việc thực hiện chương trình giám sát nội bộ này.
Bên cạnh việc giám sát nội bộ, công ty Hyder cũng nên quan tâm tới việc kiểm soát thông tin và bí mật của công ty trước các đối thủ cạnh tranh bằng cách sử dụng “bức tường hồi âm - chinese wall”. Hiểu một cách đơn giản thì “bức tường hồi âm” là quy trình công việc trong luồng quản lý thông tin ra vào hay những thông tin không được phổ biến rộng rãi ra nhân viên công ty, chỉ những người cần những thông tin này cho công việc của họ mới được biết thông tin này.