Đối với bản thân công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

CỔ PHẦN BẢO VỆ THỰC VẬ TI TRUNG ƯƠNG 3.1 Phương hướng phát triển của công ty trong giai đoạn 2010 –

3.2.1. Đối với bản thân công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

3.2.1.1. Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Có thể xác định nhu cầu đào tạo theo mô hình hệ thống, theo đó, nhu cầu đào tạo là khoảng cách giữa thực tế hiện có với mong muốn về kiến thức, kỹ năng và thái độ trong tương lai xét về khía cạnh thái độ của người quản lý và người lao động trong tổ chức. Có thể được hiểu đây là quá trình mang tính hệ thống nhằm xác định và xếp thứ tự các mục tiêu, định lượng các nhu cầu và quyết định các mức độ ưu tiên cho các quyết định trong lĩnh vực đào tạo. Với việc xác định các yếu tố: Lý do đào tạo; Bối cảnh nảy sinh nhu cầu đào tạo; Kết cục. Được thể hiện trong bảng 3.1

Bảng 3.1: Phân tích nhu cầu đào tạo trong mô hình hệ thống9

Lý do đào tạo Bối cảnh nảy sinh nhu cầu đào tạo Kết cục Luật pháp

Thiếu các kỹ năng cơ bản

Thực hiện nhiệm vụ tới

Công nghệ mới

- Người lao động cần đào tạo điều gì - Phân tích tổ chức

- Nảy sinh nhu cầu đào tạo có thứ tự ưu tiên - Sự ủng hộ và hỗ trợ của giới quản lý và đồng sự

- Chiến lược của tổ chức đi đến đâu, nhằm mục tiêu gì

- Các nguồn lực cho đào tạo: ngân sách, thời gian, chuyên môn, trình độ.

- Phân tích con người

- Đặc tính cá nhân: kiến thức, kỹ năng và thái

Người học cần học điều gì?

Ai cần được đào tạo?

Đòi hỏi của khách hàng

Tiêu chuẩn thực hiện cao hơn Công việc mới, sản phẩm mới

độ.

- Đầu vào, đầu ra

- Kết cục: Ảnh hưởng, năng suất, chất lượng - Phân tích nhiệm vụ

- Chọn công việc để phân tích - Phát triển danh mục các nhiệm vụ - Khẳng định danh mục các nhiệm vụ.

- Nhận dạng kiến thức, kỹ năng thái độ cần thiết cho việc thực hiện thành công mỗi nhiệm vụ

Tần số đào tạo?

Đào tạo hay thực hiện thông qua các hình thức khác như tuyển lựa, thiết kế lại công việc?

3.2.1.2. Hoàn thiện giai đoạn xây dựng kế hoạch đào tạo và lập kế hoạch đào tạo

Để lập kế hoạch đào tạo, cần dựa trên những căn cứ:

- Kế hoạch sản xuất trong năm của công ty: Từ kế hoạch sản xuất – công tác của tổ chức trong năm kế hoạch, nếu phát hiện một số nội dung công việc đòi hỏi các kiến thức, kỹ năng mà người lao động trong tổ chức chưa có, cần phải đưa vào kế hoạch đào tạo những kiến thức và kỹ năng mới đó.

- Kiến thức kỹ năng cần đào tạo: Tổ chức cần phải xác định rõ, cần phải đào tạo cho người lao động với những kiến thức, kỹ năng gì. Chỉ khi nào xác định được những kiến thức kỹ năng cần đào tạo, tổ chức mới có thể xác định nội dung chương trình đào tạo và lên trình tự các nội dung kiến thức cần đào tạo, chuẩn bị được các tài liệu đào tạo và xác định được cần mời ai làm giảng viên.

- Số lượng người và kỹ năng cần đào tạo: Để xác định số lượng người cần đào tạo, trước hết cần phân tích ai là người cần được đào tạo và mức độ cấp bách của việc đào tạo người đó như thế nào. Trong số những người cần được đào tạo, có những người cần được đào tạo ngay, có những người có thể đào tạo sau. Từ kết quả xác định này, tổ chức sẽ sắp xếp thứ tự ưu tiên đào tạo đối với những người cần được đào tạo.

+ Kinh phí có thể chi cho đào tạo: Tài chính là vấn đề có tính quyết định đến việc đào tạo ai, đào tạo nội dung gì, quy mô đào tạo như thế nào. Do vậy, khi lập kế hoạch đào tạo, tổ chức phải xác định rõ khả năng tài chính chi cho đào tạo.

+ Để xác định thời gian có thể tiến hành đào tạo, cần xác định : Nên mở các lớp đào tạo và thời điểm nào để có thể huy động được số học viên cần đào tạo theo kế hoạch. Do mật độ công việc của các đơn vị trong tổ chức vào thời điểm khác nhau là khác nhau nên khi lập kế hoạch đào tạo, nên lựa chọn thời điểm đào tạo là thời điểm có mức độ bận việc ít nhất để có thể huy động được các học viên cần đào tạo; Thời điểm nào có thể mời hoặc huy động được các giảng viên cần thiết. Khi kết hợp cả hai loại thời gian trên, người lập kế hoạch đào tạo có thể xác định được thời gian có thể mở lớp đào tạo.

+ Địa điểm đào tạo, tổ chức có thể xác định mở lớp đào tạo ngay trong tổ chức, hoặc thuê ngoài.

+ Cơ sở vật chất phục vụ cho đào tạo: Người lập kế hoạch cần xác định rõ những điều kiện để tiến hành lớp học. Đó là những vấn đề:

Tài liệu, sách, giáo trình, các tư liệu học tập khác dành cho học viên. Những tài liệu, sách, giáo trình nào là quan trọng nhất, bắt buộc phải cung cấp cho học viên. Những tài liệu nào nên cung cấp thêm.

Các phương tiện phục vụ giảng dạy cần thiết cho lớp học: giấy màu, băng dính, giấy A4, máy projector…

Những điều kiện vật chất khác: Chè nước, hoa quả…

3.2.1.3. Hoàn thiện giai đoạn thực hiện đào tạo

- Quy định chức năng nhiệm vụ của những cá nhân tham gia vào tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo: Tổ chức có thể văn bản hóa vấn đề này. Việc xây dựng dự thảo văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của những người tham dự vào tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo do bộ phận quản trị nhân lực chủ trì. Trong văn bản này có thể quy định:

+ Bộ phận quản trị nhân lực là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo.

+ Các bộ phận khác trong tổ chức đóng vai trò hỗ trợ trong việc tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo.

+ Cần quy định cơ chế phối hợp trong việc tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo và giao cho một cá nhân chịu trách nhiệm chính.

- Đôn đốc các cá nhân có liên quan thực hiện kế hoạch đào tạo theo đúng lịch trình. Việc đôn đốc này do bộ phận quản trị nhân lực thực hiện. Lãnh đạo bộ phận này có thể giao cho một nhân viên trong bộ phận phụ trách, và chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo cũng như đôn đốc các thành viên khác thực hiện. Việc làm này có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức: gặp và trao đổi, gọi điện thoại, gửi công văn thông báo…

- Kiểm tra giám sát quá trình đào tạo thường xuyên: Nên giao cho một nhân viên phụ trách công tác đào tạo tiến hành. Nhân viên phải theo dõi sĩ số lớp học, tiến độ học tập của học viên và chất lượng dạy học của giảng viên. Nhân viên có thể được phép nhắc nhở các cá nhân hoặc báo cáo lên lãnh đạo bộ phận để thực hiện sự điều chỉnh khi cần.

- Lựa chọn tài liệu đào tạo và giảng viên có chất lượng, bởi người giảng viên có vai trò quyết định trong thành công của khóa đào tạo. Bên cạnh đó, tài liệu đào tạo thích hợp cũng có vai trò quan trọng, sau khi khóa đào tạo kết thúc, các tài liệu này trở thành những nguồn dữ liệu quý giá cho mọi người trong công ty.

- Đa dạng các phương pháp đào tạo, bởi mỗi phương pháp đều có những ưu và nhược điểm riêng. Hiện nay, công ty mới chỉ áp dụng những phương pháp đào tạo truyền thống, tốn nhiều chi phí, mà hiệu quả không cao. Một số phương pháp đào tạo phù hợp với điều kiện công ty, có thể áp dụng như:

+ Phương pháp luân chuyển thuyên chuyển công việc: giúp người lao động làm quen với kiến thức mới, mở rộng kỹ năng làm việc, có thể thay thế các vị trí lao động nếu có người xin nghỉ…

+ Đào tạo theo kiểu chương trình hóa, với sự trợ giúp của máy tính: Phương pháp này giúp đào tạo nhiều người cùng một lúc, linh hoạt về thời gian, đồng thời nâng cao khả năng sử dụng thành thạo máy vi tính cho người học. Do vậy, đây cũng là phương pháp phù hợp với công ty, có thể áp dụng.

- Lựa chọn địa điểm đào tạo thích hợp: Nên lựa chọn địa điểm đảm bảo cho mọi người có thể tiếp thu kiến thức và học tập hiệu quả nhất. Đó là một môi trường yên tĩnh với khoảng không đủ rộng cho mọi người có cảm giác thoải mái. Phòng học nên được trang bị một máy tính và một máy chiếu để giảng viên có thể trình bày cả lý thuyết và hình ảnh.

- Hoạt động đào tạo luôn tiếp diễn: Công ty không nên chỉ chú trọng vào hoạt động đào tạo đối với các nhân viên mới. Những chương trình đào tạo có tổ chức, dành cho mọi nhân viên vào mọi thời điểm khác nhau sẽ giúp duy trì kỹ năng của các

nhân viên, cũng như không ngừng động viên họ tiếp tục phát triển và cải thiện yếu tố chuyên môn.

- Bên cạnh đó, cần xây dựng hệ thống theo dõi công tác đào tạo, có thể cung cấp cho doanh nghiệp tư liệu tường tận về hồ sơ thông tin. Hệ thống này gồm những thông tin sau:

Sơ đồ 3.1: Hệ thống theo dõi đào tạo

Quản trị nhân lực trong doanh nghiệp(tập 1), trang 255

3.2.1.4. Hoàn thiện công tác đánh giá kết quả sau đào tạo

- Người học đóng vai trò rất lớn đối với hiệu quả của chương trình đào tạo. Do vậy, cần phải lấy ý kiến đánh giá của học viên đối với khóa đào tạo, về công tác tổ chức, về giảng viên, để ngày càng nâng cao chất lượng khóa đào tạo sau này. Có thể tham khảo bảng đánh giá của học viên về khóa đào tạo như sau:

Bảng 3.2: Bảng đánh giá của học viên về khóa đào tạo

Khóa đào tạo Địa điểm:

Thời gian: Giảng viên:

Điểm đánh giá: 5 điểm là cao nhất, 1 điểm là thấp nhất

Mục tiêu và nội dung Cho điểm (Khoanh tròn vào

điểm thích hơp)

Mục tiêu đào tạo có rõ ràng không 1 2 3 4 5

Hồ sơ của giáo viên đào tạo

Ghi chép giá thành đào tạo

Ghi chép đánh giá đào tạo

Hệ thống theo dõi

đào tạo Thiết bị đào tạo

Ghi chép quá trình

Hồ sơ của học viên đào tạo

Ghi chép biểu hiện công tác

Tư liệu đào tạo cá nhân

Tài liệu giảng dạy có đủ và tốt không 1 2 3 4 5 Nội dung đào tạo có tính thực tiễn như thế nào 1 2 3 4 5

Phần góp ý

Phương pháp giảng dạy Cho điểm

Giảng viên sử dụng phương pháp dạy như thế nào 1 2 3 4 5 Giảng viên có quan tâm đến người học không 1 2 3 4 5 Kiến thức của giảng viên về chủ đề đào tạo 1 2 3 4 5 Kinh nghiệm của giảng viên về chủ đề đào tạo 1 2 3 4 5

Đánh giá chung Cho điểm

Khóa đào tạo có tác dụng tốt không 1 2 3 4 5

Thời gian có thích hợp không 1 2 3 4 5

Địa điểm, phòng học, dịch vụ khác như thế nào 1 2 3 4 5 - Đánh giá hiệu quả đào tạo: Bằng cách so sánh lợi ích và chi phí đã bỏ ra. Từ đó rút ra hiệu quả của chương trình.

+ Một trong những phương pháp được sử dụng đó là phân tích hòa vốn của một chương trình đào tạo, phương pháp này được nêu trong “Quản trị nhân lực” của tác giả George M.Milovich – John W.Boudreu, NXB Thống Kê, 2002. Xuất phát điểm của phương pháp này là nhiều nhà quản lý đôi khi phàn nàn về sự không chính xác của cách xác định lợi ích nên từ đó thiếu tin tưởng vào việc đầu tư cho đào tạo.

Tổng lợi nhuận của chương trình = Chất lượng chương trình * Tác động đòn bầy – Chi phí của chương trình.

+ Một phương pháp nữa được sử dụng là tính tỷ lệ hiệu ích đào tạo: Là chỉ tiêu về số lượng để đo lường hiệu quả đào tạo:

Tỷ lệ hiệu ích đầu tư cho đào tạo = (Hiệu ích đào tạo / Chi phí đào tạo) *100%

- Tiến hành xác định thời gian thu hồi kinh phí đào tạo: Thời gian thu hồi kinh phí đào tạo càng ngắn thì sự quyết tâm của tổ chức đối với vấn đề đào tạo càng cao. Thời gian thu hồi kinh phí đào tạo được tính theo công thức:

T = CDT/M

Trong đó: + T: Thời gian thu hồi kinh phí đào tạo (năm)

+ CDT: Tổng kinh phí mà tổ chức phải chi trả cho đào tạo trung bình trong năm (gồm chi phí tổ chức các lớp, chi phí trả lương, phụ cấp cho người lao động trong quá trình đi học…)

+ M: Phần lợi nhuận tăng lên của tổ chức do đào tạo

Bảng 3.3. Kỹ thuật đánh giá hiệu quả đào tạo10

Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả đào tạo Phương pháp và kỹ thuật đánh giá Phản ứng của học viên đối với hiệu quả

đào tạo

Phản ánh trao đổi và ghi chép trên giấy tờ những ý kiến sau khóa đào tạo

Thu hoạch từ học tập của học viên Tổ chức thi, viết luận văn, phỏng vấn Biểu hiện công tác sau này của học viên Xem nhật ký, quan sát ví dụ điển hình Tình hình vận hành của doanh nghiệp Xem xét tình hình lưu động nhân viên,

sức hấp dẫn của doanh nghiệp, hiệu suất làm việc của nhân viên

Tỷ lệ hiệu ích đầu tư cho đào tạo Giá thành đào tạo – phân tích hiệu ích, khoản mục nguồn nhân lực.

3.2.1.5. Công tác sử dụng nhân lực sau đào tạo

Việc sử dụng nhân lực sau đào tạo luôn là việc làm cần thiết bởi khi tổ chức bỏ tiền ra để đào tạo nhân viên, cần phải thu hồi vốn, và phần tăng thêm là phần lãi do đào tạo tạo ra. Hơn thế nữa, làm mức độ hài lòng tăng lên, giúp họ phát huy khả năng tiềm tàng, nâng cao năng lực cá nhân, mức độ bỏ việc giảm.

- Tạo cơ hội cho người lao động sử dụng kiến thức và kỹ năng được đào tạo - Mở rộng công việc cho người lao động. Chẳng hạn như tăng thêm phạm vi hoạt động của tổ chức, không dẫn đến việc cắt giảm nhân công.

- Trao dần quyền tự chủ trong giải quyết công việc cho người lao động. Điều này thể hiện sự tin tưởng của tổ chức đối với họ, tạo động lực tinh thần cho họ trong việc thực hiện công việc.

- Khuyến khích động viên người lao động khi thực hiện nhiệm vụ mới: Người lãnh đạo trực tiếp nên động viên họ bằng cách khẳng định họ hoàn toàn có thể thực hiện tốt công việc được giao để nhân viên thoát khỏi tình trạng thiếu tự tin. Trong quá trình làm việc, khen ngợi kịp thời khi người lao động đạt được thành tựu trong công việc.