Ra quyết định là một trong những chức năng cơ bản của ngời quản lý, đó là một nhiệm vụ khó khăn và phức tạp. Sự khó khăn của nhiệm vụ này thờng đ- ợc tăng lên bởi sự tồn tại không phải chỉ của một hai mà rất nhiều quá trình hoạt động có thể xảy ra trong mọi tình huống mà doanh nghiệp phải giải quyết.
Một trong những vai trò của kế toán quản trị chi phí là cung cấp thông tin về chi phí để ra quyết định ngắn hạn.
Để phân tích đợc thông tin chi phí thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn, thì nhiệm vụ đầu tiên của kế toán là phải thu thập đợc thông tin về thu nhập và chi phí liên quan đến đối tợng đang xem xét. Đối với doanh nghiệp xây lắp cần thu thập thông tin liên quan đến công trình, hạng mục công trình. Để thực hiện đợc việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý của nhà quản trị, thì bộ phận kế toán phải thực hiện các nội dung cơ bản sau:
+ Tổ chức hạch toán ban đầu
+ Vận dụng hệ thống sổ kế toán quản trị + Tổ chức thu thập thông tin tơng lai
Tổ chức hạch toán ban đầu: Bên cạnh hệ thống chứng từ bắt buộc, để phục vụ cho mục đích kế toán quản trị, với loại hình là doanh nghiệp xây lắp mang những nét đặc thù riêng mà các doanh nghiệp xây lắp có thể thiết kế thêm các chứng từ mang tính hớng dẫn phù hợp.
Ngoài ra, cũng với đặc thù của doanh nghiệp xây lắp có thể thực hiện nhiều công trình, hạng mục công trình cùng một lúc, trong đó mỗi công trình, hạng mục công trình có thể lại đợc thực hiện bởi nhiều đơn vị thi công khác nhau mà yêu cầu quản trị đặt ra là cần phải có các thông tin chi tiết về từng khoản mục chi phí của từng công trình, hạng mục công trình hay của từng bộ phận, đơn vị thi công. Mặt khác trong các doanh nghiệp xây lắp thờng áp dụng cơ chế khoán thi công giữa doanh nghiệp với các xí nghiệp trực thuộc, giữa xí
nghiệp với các tổ đội thi công, vì vậy tổ chức hạch toán ban đầu tại các doanh nghiệp xây lắp có thể theo các cách khác nhau, cụ thể:
* Nếu đơn vị nhận khoán không đợc phân cấp quản lý tài chính và hạch toán (không tổ chức kế toán riêng) thì:
- Tại đơn vị nhận khoán: Đơn vị nhận khoán thu thập, kiểm tra, phân loại ban đầu chứng từ về các chi phí sản xuất kinh doanh cho từng công trình, hạng mục công trình (trờng hợp đơn vị nhận khoán thi công nhiều công trình cùng một lúc) và chuyển về phòng kế toán để xử lý, ghi sổ và báo cáo.
- Tại đơn vị giao khoán: Có trách nhiệm kiểm tra, xử lý các chứng từ về chi phí sản xuất kinh doanh cho từng đơn vị nhận khoán theo từng công trình cụ thể nh:
• Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: thì tổ chức chứng từ tập hợp chi phí theo từng yếu tố chi phí, ngoài ra còn tổ chức theo địa điểm phát sinh chi phí (công trình, hạng mục công trình), theo đối tợng có liên quan (tổ, đội, đơn vị thi công)
• Đối với chi phí nhân công trực tiếp: thì tổ chức chứng từ tập hợp chi phí theo từng đối tợng chịu phí có liên quan (công trình, hạng mục công trình), tr- ờng hợp chi phí nhân công trực tiếp có liên quan đến nhiều đối tợng mà không hạch toán trực tiếp đợc nh lơng phụ, phụ cấp...thì có thể tổ chức tập hợp chung sau đó lựa chọn tiêu thức thích hợp nh chi phí tiền công định mức, giờ công định mức,...để phân bổ cho các đối tợng chịu phí có liên quan.
• Đối với chi phí sử dụng máy thi công: có thể tổ chức chứng từ tập hợp chi phí theo từng công trình, hạng mục công trình hoặc cũng có thể tập hợp chung rồi căn cứ vào chi phí định mức, bảng xác nhận số giờ ca máy thực hiện để phân bổ gián tiếp cho các công trình, hạng mục công trình.
• Đối với chi phí sản xuất chung: thờng tổ chức tập hợp chứng từ theo địa điểm phát sinh chi phí. Trong doanh nghiệp xây lắp trờng hợp dự án chỉ có một hạng mục xây lắp thì cần tổ chức chứng từ tập hợp chi phí theo từng công trình,
hạng mục công trình. Còn đối với dự án có nhiều hạng mục xây lắp thì tổ chức chứng từ tập hợp chi phí chung cho toàn bộ dự án sau đó sẽ phân bổ chi phí chung cho từng hạng mục xây lắp theo tỷ trọng chi phí trực tiếp của từng hạng mục công trình.
* Nếu đơn vị nhận khoán đã phân cấp quản lý tài chính và hạch toán (có tổ chức kế toán độc lập), thì:
- Tại đơn vị nhận khoán: tiến hành thu thập toàn bộ các chứng từ phục vụ công tác hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh, kiểm tra, phân loại, xử lý chứng từ tơng tự nh trờng hợp của đơn vị giao khoán khi đơn vị nhận khoán hạch toán phụ thuộc.
- Tại đơn vị giao khoán: tiến hành thu thập, kiểm tra, xử lý các chứng từ liên quan đến công nợ phải thu, phải trả nộ bộ, tình hình thanh toán đối với từng đơn vị nhận khoán theo từng công trình, hạng mục công trình cụ thể.
Vận dụng hệ thống sổ kế toán quản trị: Hệ thống sổ trong doanh nghiệp xây lắp gồm 2 loại sổ:
Sổ kế toán tổng hợp để ghi chép phản ánh các chỉ tiêu kinh tế tài chính ở dạng tổng quát
Sổ kế toán chi tiết ghi chép chi tiết, cụ thể nhằm hệ thống hóa thông tin cụ thể theo từng công trình, hạng mục công trình, theo từng tổ, đội, đơn vị thi công phục vụ cho quản trị doanh nghiệp. Tùy theo yêu cầu quản trị mà có thể thiết kế sổ chi tiết cho phù hợp, và phải đảm bảo các yêu cầu:
+ Theo dõi đợc chi tiết từng khoản mục chi phí, yếu tố chi phí, kết hợp với việc nhận dạng chi phí biến đổi và chi phí cố định cho từng công trình, hạng mục công trình.
+ Phân tích chi phí cho từng công trình, hạng mục công trình, đáp ứng yêu cầu xác định đúng đắn giá phí của từng công trình, hạng mục công trình theo yêu cầu của quản trị doanh nghiệp.
+ Những chi phí liên quan trực tiếp đến từng công trình, hạng mục công trình khi phát sinh sẽ đợc phản ánh trực tiếp vào sổ kế toán chi tiết tơng ứng với từng công trình, hạng mục công trình đó.
+ Những chi phí có liên quan đến nhiều công trình, hạng mục công trình mà không thể tập hợp trực tiếp đợc thì khi phát sinh đợc tập hợp chung. Định kỳ phân bổ chi phí này cho các công trình, hạng mục công trình.
Tổ chức thu thập thông tin tơng lai: Để quản lý chi phí cho các công trình, hạng mục công trình một cách có hiệu quả, các nhà quản trị cần phải dựa vào những thông tin quá khứ và cả những thông tin tơng lai. Những thông tin t- ơng lai sẽ giúp cho doanh nghiệp xây lắp ứng phó đợc với thị trờng luôn biến động, phân tích chi phí, hoạch định chiến lợc trong tơng lai phù hợp. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp xây lắp thì thông tin tơng lai có ý nghĩa vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp ra các quyết định giá bỏ thầu. Quá trình thu thập thông tin tơng lai đợc tiến hành qua 3 bớc cụ thể:
Bớc 1: Xác định loại thông tin cần thu thập. Cơ sở để xác định: - Mục đích sử dụng thông tin của nhà quản trị
- Điều kiện thu thập thông tin: ví dụ chất lợng thông tin thu thập có tơng xứng chi phí bỏ ra không.
Bớc 2: Tiến hành thu thập thông tin tơng lai trong kế toán quản trị
- Thu thập các thông tin đã thực hiện liên quan đến chỉ tiêu chẳng hạn nh thu nhập, chi phí,...qua các báo cáo tổng kết cuối kỳ trớc, báo cáo kết quả nghiên cứu, thăm dò thị trờng,...mà doanh nghiệp đã thực hiện
- Ước tính kết quả thực hiện chỉ tiêu trong thời gian tiếp theo dựa vào các định mức kinh tế kỹ thuật, định mức khoán, kết quả thực hiện kỳ trớc,...
Bớc 3: Lập báo cáo kế toán quản trị trình bày và cung cấp thông tin tơng lai cho nhà quản trị doanh nghiệp (Ví dụ: Bảng dự toán chi phí sản xuất kinh doanh, bảng phân tích chi phí thích hợp nếu cùng một thời điểm có nhiều công trình; nhà quản trị cần ra quyết định bỏ thầu công trình nào có khả năng mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp nhiều hơn)
Các quyết định ngắn hạn mà nhà quản trị thờng gặp: •Quyết định loại bỏ hay tiếp tục kinh doanh một bộ phận
Hầu hết các doanh nghiệp có nhiều bộ phận kinh doanh phụ thuộc hoặc sản xuất kinh doanh nhiều loại sản phẩm, ngành hàng, mặt hàng. Trong quá trình hoạt động SX-KD đó có bộ phận, sản phẩm hoặc ngành hàng, mặt hàng bị lỗ là điều có thể xảy ra. Có những nhà quản lý cho rằng những bộ phận, sản phẩm, ngành hàng, mặt hàng bị lỗ thì không nên tiếp tục kinh doanh nữa, bởi vì chúng đã làm giảm lợi nhuận của công ty. Nếu suy luận một cách đơn giản nh vậy có thể dẫn đến quyết định sai lầm. Để có đợc quyết định đúng đắn, nhanh chóng và kịp thời trong tình huống này, nhà quản trị phải sử dụng thông tin thích hợp để phân tích và đánh giá ảnh hởng của quyết định đó đến lợi nhuận chung của toàn doanh nghiệp, sau khi phân tích có thể cho nhà quản trị thấy đợc rằng nếu loại bỏ bộ phận, sản phẩm, mặt hàng, ngành hàng đó thì lợi nhuận của doanh nghiệp còn giảm nhiều hơn nữa so với việc duy trì hoạt động đó. Do vậy, có thể thấy việc phân tích thông tin chi phí có ý nghĩa quan trọng đối với các quyết định thuộc loại này.
•Quyết định tự sản xuất hay mua ngoài
Các nhà quản trị doanh nghiệp luôn gặp phải sự lựa chọn giữa việc tự sản xuất hay mua ngoài các linh kiện, các chi tiết, vật liệu hoặc bao bì để lắp ráp, chế tạo hay đóng gói thành phẩm...
Đối với DNXL, nhà quản trị phải đối mặt với việc quyết định tự sản xuất hay mua ngoài vật liệu xây dựng, cấu kiện bê tông đúc sẵn, dầm cầu thép, thiết bị, cấu kiện thép, xà lan, và các sản phẩm cơ khí khác.
Nếu chất lợng của việc tự sản xuất và mua ngoài là nh nhau, thì nguyên tắc để đi đến quyết định tự sản xuất hay mua ngoài là chi phí giữa hai trờng hợp này nếu bên nào nhỏ hơn thì nhà quản trị sẽ lựa chọn.
Để đi đến đợc quyết định cuối cùng đó, đầu tiên nhà quản trị phải dựa vào thông tin chi phí thích hợp. Trong trờng hợp tự sản xuất thờng thì doanh nghiệp phải chịu các khoản chi phí nh CPNVLTT; CPNCTT; Biến phí sản xuất
chung..., còn phần định phí thì tùy trong từng trờng hợp để biết đợc rằng DN có hay không phải gánh chịu khoản định phí đó. Còn trong trờng hợp mua ngoài thì DN không phải chịu các khoản chi phí này. Nếu qua việc phân tích thấy rằng mua ngoài tiết kiệm chi phí hơn so với tự sản xuất thì DN sẽ quyết định mua ngoài và ngợc lại
• Quyết định có nên chấp nhận hay từ chối đơn đặt hàng đặc biệt Trong thực tế với những đơn đặt hàng đặc biệt, doanh nghiệp có thể chấp nhận bán với giá bằng hoặc cao hơn giá thông thờng. Tuy nhiên có không ít tr- ờng hợp mà doanh nghiệp phải đối mặt đó là khi đơn đặt hàng đặc biệt với giá thấp hơn mức giá thông thờng. Trong trờng hợp này, thông tin chi phí thích hợp cho việc ra quyết định của nhà quản trị là chi phí biến đổi chênh lệch giữa hai phơng án, còn chi phí cố định thì dù doanh nghiệp có chấp nhận đơn đặt hàng đó hay không thì doanh nghiệp vẫn phải chịu.
• Các quyết định trong điều kiện sản xuất kinh doanh bị giới hạn
Trong quá trình hoạt động các doanh nghiệp thờng gặp phải những khó khăn trong việc lựa chọn quyết định kinh doanh khi các điều kiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bị giới hạn, nh bị giới hạn về mặt bằng kinh doanh, bị giới hạn về công suất hoạt động của máy móc thiết bị, bị giới hạn về nguyên vật liệu cung cấp, bị giới hạn về mức sản phẩm tiêu thụ, bị giới hạn về vốn...
Trờng hợp chỉ bị giới hạn bởi một hoặc hai nhân tố. Do mục tiêu của doanh nghiệp là làm sao tận dụng hết đợc năng lực của nhân tố có giới hạn để đạt đợc tổng lợi nhuận cao nhất. Trong trờng hợp này doanh nghiệp sẽ lựa chọn phơng án mà cho lãi trên biến phí của nhân tố bị giới hạn cao hơn.
Trờng hợp bị giới hạn bởi nhiều nhân tố cùng lúc
Trong trờng hợp này phải sử dụng phơng pháp phơng trình tuyến tính để lựa chọn phơng án tối u. Trớc hết phải xác định hàm mục tiêu và biểu diễn thành phơng trình đại số tuyến tính. Sau đó xác định các điều kiện nhân tố giới hạn và biểu diễn thành phơng trình đại số. Từ các phơng trình này biểu diễn
chúng thành dạng đồ thị. Tìm đợc vùng tối u trên đồ thị chính là phần giao nhau giữa các đờng đồ thị và các trục tọa độ. Các góc của vùng tối u trên đồ thị chính là cơ cấu sản xuất sản phẩm mà doanh nghiệp lựa chọn để đạt đợc lợi nhuận cao nhất khi cùng một lúc bị giới hạn nhiều nhân tố.