II- một số biện pháp hoàn thiện qlcl trong phân phối và bán hàng tại công ty cổ phần May
3.Hoàn thiện các hoạt động quản lý chất lượng trong phân phối và bán hàng
trong môi trường có sự quan tâm của lãnh đạo sẽ cảm thấy thoải mái, yên tâm, và làm việc hết mình vì công ty. Và khi nhân viên phân phối và bán hàng say mê, yêu thích công việc của mình thì chất lượng công việc sẽ rất cao, hiệu quả công việc ngày càng tăng. Từ đó sẽ mang lại doanh thu, lợi nhuận, uy tín cho công ty, và giảm thiểu những hành vi sai trái, ảnh hưởng đến hình ảnh, thương hiệu của công ty.
Vì vậy, vai trò lãnh đạo của cán bộ cấp cao là rất quan trọng, nó phải được phát huy trong tất cả các hoạt động, các khâu, các bộ phận. Người lãnh đạo phải là người đầu tiên thực hiện cam kết của mình khi áp dụng ISO để làm sao cho mọi nhân viên không chỉ kính nể, phục tùng mà còn có một tâm lý thoải mái, hướng tới cống hiến hết mình cho sự phát triển của công ty.
3. Hoàn thiện các hoạt động quản lý chất lượng trong phân phối và bán hàng hàng
Các hoạt động quản lý chất lượng trong phân phối và bán hàng còn chưa hoàn thiện, chưa được đưa thành một hệ thống văn bản, tài liệu. Vì vậy, các hoạt động này chưa thực sự hiệu quả.
Hoạt động quan trọng nhất là xây dựng, sửa đổi các chính sách, mục tiêu, yêu cầu, tiêu chuẩn về chất lượng của các khâu, trong đó có phân phối và bán hàng còn mang nhiều tính tiêu cực, không phát huy hết được năng suất, chất lượng công việc. Nhận thức của các cán bộ, nhân viên làm việc trong ban xây dựng này về chất lượng và quản lý chất lượng là rất khác nhau. Vì vậy, hoạt động của ban khó ăn khớp, đồng bộ. Do đó, May 10 nên thành lập một ban xây dựng các tiêu chuẩn, yêu cầu có kiến thức về chất lượng và quản lý chất lượng đồng bộ hơn. Tuy nhiên, không thể thành lập ban xây dựng tiêu chuẩn, yêu cầu cho từng khâu, từng quy trình, điều này rất tốn kém và không cần thiết, do vậy, May 10 chỉ nên thành lập một ban duy nhất cho toàn bộ công ty. Ban này có trách nhiệm xây dựng, sửa
đổi, thay thế các chính sách, mục tiêu, yêu cầu, tiêu chuẩn về chất lượng cho tất cả các khâu, các quy trình, trong đó có phân phối và bán hàng. Và để có được một ban làm việc hiệu quả, chất lượng, May 10 cần chú ý các điểm sau:
- Tuyển dụng nhân viên, có thể tuyển dụng mới hoặc nhân viên công ty. Trong quá trình tuyển dụng cần phải chú ý các công việc sau:
Chọn lọc sơ bộ: thu thập hồ sơ, chọn ra những ứng viên đáp ứng đủ các điều kiện cơ bản nhất: trình độ học vấn, chuyên ngành (chất lượng, kỹ thuật,…), trình độ tiếng Anh….
Phỏng vấn sơ bộ: Thông báo cho các ứng viên đạt tiêu chuẩn đến phỏng vấn. Tại đây, cán bộ phỏng vấn của May 10 sẽ hỏi những kiến thức cơ bản, có thể đưa ra những tình huống để ứng viên giải quyết. Cuộc phỏng vấn này nhằm đánh giá các kỹ năng như giao tiếp, xử lý công việc, tình huống, sự nhanh nhẹn, linh hoạt trong công việc, ứng phó được các thay đổi, khả năng nhận biết sự thay đổi….
Kiểm tra kiến thức: Các ứng viên đạt yêu cầu sẽ tham gia bài kiểm tra kiến thức, giải quyết tình huống. Bài kiểm tra này bao gồm các kiến thức về chất lượng, tiêu chuẩn, các tình huống thực tế đã xảy ra ở công ty (nhưng đã được giải quyết), thậm chí có thể đưa ra các tình huống đang xảy ra tại công ty, có khả năng sẽ xảy ra….Thông qua bài kiểm tra này, lãnh đạo May 10 sẽ đánh giá được những ứng viên về các mặt như kiến thức về chất lượng, quản lý chất lượng, tiêu chuẩn, tiêu chuẩn hoá, khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến công việc. Đặc biệt, chọn lọc ra được các ứng viên có kiến thức như nhau, có thể kết hợp làm việc.
Làm việc thử: Các ứng viên được chọn sẽ được phân chia ra thành các nhóm, có nhóm trưởng. Các nhóm này sẽ được làm việc thực tế với nhau, chẳng hạn như xây dựng yêu cầu, tiêu chuẩn về chất lượng của một khâu nào đó, xem xét, đánh giá các yêu cầu, tiêu chuẩn cũ, đưa ra các kiến nghị cần sửa đổi, thay thế cho công ty. Mỗi nhóm này thường có từ 3-5 người, sau khi hoàn thành công việc, nộp kết quả làm việc của nhóm và nhóm trưởng có trách nhiệm trình bày kết quả đó trước lãnh đạo công ty. Lãnh đạo công ty sẽ đánh giá kết quả làm việc, khả năng làm việc nhóm của các thành viên. Sau đó, có thể hoặc không sẽ đổi nhóm để làm việc thử lần nữa. Cuối cùng, lãnh đạo công ty sẽ tuyển dụng các ứng viên có năng lực toàn diện nhất.
Mặc dù phương pháp tuyển dụng này khá phức tạp và tốn kém. Nhưng việc xây dựng, sửa đổi, thay thế các yêu cầu, tiêu chuẩn về chất lượng là rất quan trọng, ảnh hưởng tới kết quả hoạt động, năng suất lao động, tính đồng bộ của các quy trình thì May 10 nên tổ chức tuyển dụng chặt chẽ, không nên làm qua quýt.
- Thứ nữa, ban này nên hoạt động độc lập như các phòng ban khác. Tuy nhiên, nhằm tránh tình trạng nhân viên của ban cảm thấy nhàm chán trong công việc, ban này có thể được sắp xếp trong phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch, hoặc phòng QA, để ngoài các công việc chính, các nhân viên có thể kiêm một số công việc khác. Nhưng điều quan trọng là phải làm sao tạo được môi trường làm việc tốt nhất sao cho các nhân viên này chuyển đổi sang làm công việc khác mà không quan tâm nhiều đến công việc chính của mình.
Bên cạnh đó, việc tổ chức các hoạt động đảm bảo những yêu cầu, tiêu chuẩn đã đặt ra cũng có nhiều vấn đề phát sinh. Thứ nhất, đối với hoạt động kiểm tra, kiểm soát các cửa hàng, đại lý, đây là hoạt động đã được viết thành văn bản, nhưng lại không có nhân viên phòng QA tham gia vào việc kiểm tra. Việc quản lý chất lượng là do phòng QA chịu trách nhiệm. Vì thế, lãnh đạo May 10 cần phải có sự phân định rõ ràng nhiệm vụ của từng phòng nhằm tăng hiệu quả của các hoạt động. Phòng QA làm các công việc có liên quan đến chất lượng và quản lý chất lượng. Văn bản hướng dẫn kiểm tra, kiểm soát cửa hàng, đại lý cũng là do phòng này dựa trên ISO thảo ra. Do đó, hiểu được công việc này rõ nhất chỉ có các nhân viên phòng QA.
Như vậy, đoàn thanh kiểm tra hoạt động của các cửa hàng, đại lý nên gồm các thành viên sau:
- Phó tổng giám đốc đồng thời là đại diện lãnh đạo về chất lượng là trưởng đoàn thanh tra, chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp lên Tổng giám đốc các vấn đề phát sinh, xây dựng và trình lên giám đốc duyệt các quy chế quản lý, thưởng, phạt chất lượng đối với các đối tượng được kiểm tra.
- 1 nhân viên phòng QA phụ trách trực tiếp việc kiểm tra, chịu trách nhiệm trước phó tổng giám đốc về kết quả của công việc, lập báo cáo trình duyệt lên phó tổng giám đốc.
- 1 nhân viên phòng kinh doanh chịu trách nhiệm giám sát công việc và lập báo cáo cho trưởng phòng kinh doanh về kết quả của cuộc kiểm tra để trưởng phòng kinh
doanh có những phối hợp kịp thời với phòng QA và ban thanh tra giải quyết các vấn đề phát sinh.
- 1 nhân viên thuộc văn phòng công ty phụ trách công việc ghi chép quá trình thanh kiểm tra, xác nhận tính trung thực của công việc và lưu trữ thành văn bản các hoạt động đó (các văn bản này sau đó sẽ thuộc sự quản lý của phòng QA).
Thứ hai, đối với hoạt động chống hàng giả, hàng nhái, hàng kém chất lượng, May 10 đã, đang có những biện pháp tương đối hiệu quả và thông dụng. Đó là dán tem chống hàng giả và có các sợi chống hàng giả. Tuy nhiên, việc kiểm tra, phát hiện hàng giả, hàng thật thì đối với khách hàng là một điều khó có thể làm được, chỉ có các chuyên gia với những công cụ chuyên dùng mới phát hiện được. Như vậy, người tiêu dùng có mua phải hàng nhái thì cũng không biết chứng minh bằng cách nào. Để giải quyết vấn đề này, May 10 nên phóng to sợi chống hàng giả trên nhãn chính để chỉ bằng kính lúp hoặc bằng mắt thường người tiêu dùng cũng có thể nhìn thấy hàng chữ "Garco 10". Và chỉ với sự tinh ý của mình, khách hàng sẽ không mua phải hàng giả.
Ngoài ra, May 10 nên tạo một mối liên kết chặt chẽ giữa công ty và các nơi phân phối và bán hàng nhằm giảm thiểu các hoạt động buôn bán giữa bên phân phối và bán hàng của công ty với các nhà buôn khác không thuộc công ty. Điều này sẽ làm giảm được hàng nhái, hàng giả xâm nhập vào trong các cửa hàng, đại lý của công ty. Và còn nhiều biện pháp khác nhằm tăng hiệu quả của hoạt động quản lý chất lượng trong phân phối và bán hàng. Tóm lại, May 10 cần phải không ngừng hoàn thiện hơn nữa các hoạt động quản lý chất lượng trong khâu phân phối và bán hàng của công ty mình.