II- một số biện pháp hoàn thiện qlcl trong phân phối và bán hàng tại công ty cổ phần May
1. Nâng cao nhận thức về chất lượng và QLCL
Với sự thay đổi đến chóng mặt của thị trường, với sự đòi hỏi ngày càng cao của người tiêu dùng, vấn đề số lượng không còn là mối quan tâm của nhiều người, lúc này chất lượng được đặt lên hàng đầu, ảnh hưởng trực tiếp và mạnh mẽ tới uy tín, thương hiệu của các doanh nghiệp. Và cũng chính lúc này, chất lượng sản phẩm được coi là đối tượng quản lý của doanh nghiệp và của nền kinh tế quốc dân.
Khởi nguồn là một doanh nghiệp nhà nước, May 10 vẫn còn chịu ảnh hưởng của cơ chế cũ, vẫn còn có cán bộ công nhân viên hiểu quản trị chất lượng theo khái niệm
truyền thông hoặc sai lệch. Mặc dù, May 10 đã rất thành công trong việc triển khai, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000:2000, nhưng vẫn có một số lượng không nhỏ các cán bộ công nhân viên chưa thực sự hiểu rằng "chất lượng là lợi ích", không chỉ có chất lượng sản phẩm mà có cả chất lượng công việc. Một công việc có chất lượng cao sẽ đem lại những sản phẩm có chất lượng cao, phân phối và bán hàng cũng vậy. Hoạt động phân phối và bán hàng không trực tiếp tạo ra chất lượng tồn tại trong sản phẩm, nhưng tạo ra thêm chất lượng cho sản phẩm trong quá trình hoạt động thông qua tăng chất lượng công việc. Tuy nhiên, hầu hết các nhân viên phân phối và bán hàng của công ty cũng như các chủ đại lý vẫn chưa ý thức được tầm quan trọng của chất lượng và cần thiết phải tạo ra chất lượng trong chính công việc của mình. Nếu thực sự những nhân viên này hiểu được "trách nhiệm chất lượng" thì sẽ không mất quá nhiều chi phí cũng như thời gian cho các hoạt động thanh kiểm tra, giám sát, giải quyết phàn nàn của khách hàng. Bên cạnh đó, ban xây dựng các yêu cầu, tiêu chuẩn về chất lượng lại là sự tập hợp từ các phòng ban khác nên nhận thức của các nhân viên trong ban về chất lượng rất khác nhau. Từ đó, nó sẽ ảnh hưởng tới chất lượng, hiệu quả của công việc mà họ đảm nhận. Hơn nữa sẽ gây ra những khó khăn trong việc đưa ra những tiêu chuẩn, yêu cầu như không đồng nhất ý kiến, các quan điểm khác nhau về chất lượng và quản lý chất lượng, hay sự thờ ơ, lãnh đạm trong công việc…. Do đó, để có được một môi trường làm việc đồng nhất, thống nhất từ trên xuống dưới, ai cũng hiểu đúng, đủ về chất lượng và quản lý chất lượng, đặc biệt chất lượng trong phân phối và bán hàng, May 10 nên tổ chức đào tạo, đào tạo lại và giáo dục ý thức về chất lượng cũng như quản lý chất lượng cho các nhân viên, quan trọng hơn là nhân viên phân phối và bán hàng.
Sơ đồ quy trình đào tạo có thể được tổ chức như hình 3. Quy trình đào tạo gồm 7 bước:
Bước 1: Khảo sát thực trạng nhận thức của cán bộ công nhân viên phân phối và bán hàng về chất lượng và quản lý chất lượng.
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm khảo sát, vì đây là những nhân viên thuộc phòng kinh doanh. Còn đối với đại lý thì có thể tự các đại lý đề xuất lên công ty hoặc do nhân viên công ty đánh giá và đề xuất. Việc khảo sát này có thể được thực hiện thông qua việc phát phiếu điều tra. Từ đó, phòng kinh doanh sẽ có những đánh giá ban đầu về nhận thức của nhân viên mình. Việc khảo sát phải đảm bảo tính khách quan, bởi lẽ việc khảo sát
này dễ dẫn đến tình trạng nhân viên biết trước và từ đó trả lời phiếu điều tra không đúng thực tế.
Bước 2: Xác định nhu cầu đào tạo
Sau khi đã khảo sát, hoặc nhận được những đề xuất mong muốn được đào tạo, phòng kinh doanh sẽ tập hợp lại và xác định nhu cầu đào tạo của các nhân viên. Việc xác định đúng nhu cầu đào tạo sẽ giúp cho công tác đào tạo chính xác, tránh lãng phí, sai lệch.
Bước 3: Tổng hợp và phân loại nhu cầu đào tạo
Văn phòng công ty sẽ tổng hợp nhu cầu đào tạo, nhóm các nhu cầu giống nhau thành một nhóm để thuận tiện cho việc đào tạo. Do nhận thức của mỗi người, mỗi bộ phận là khác nhau nên nhu cầu đào tạo cũng khác nhau. Vì thế, cần có sự phân định rõ ràng để xác định chính xác nhu cầu đào tạo. Từ đó sẽ đưa ra kế hoạch đào tạo cụ thể.
hình 3: quy trình đào tạo cho cán bộ công nhân viên công ty cổ phần May 10
Khảo sát cán bộ công nhân viên
Phiếu điều
tra
Tổng hợp và phân loại nhu cầu đào
tạo
Xây dựng kế hoạch đào tạo
Thiết kế chương trình đào tạo cụ thể Tổ chức khoá đào tạo Đánh giá hiệu Nhu cầu đào tạo Phòng kinh doanh, các cửa hàng, đại lý Phòng kinh doanh Văn phòng công ty Văn phòng công ty Phòng QA Phòng QA Văn phòng công
Bước 4: Xây dựng kế hoạch đào tạo
Sau khi đã phân loại nhu cầu đào tạo, văn phòng công ty sẽ xây dựng kế hoạch đào tạo cho phù hợp. Kế hoạch đào tạo bao gồm:
- Thời gian bắt đầu và kết thúc chương trình đào tạo - Nội dung đào tạo và mức độ cần đạt được
- Địa điểm đào tạo - Cán bộ đào tạo….
Từ bản kế hoạch này, văn phòng công ty sẽ trình lên ban giám đốc duyệt. Sau đó mới đưa xuống phòng QA để tổ chức đào tạo.
Bước 5: Thiết kế chương trình đào tạo cụ thể
Phòng QA nhận được bản kế hoạch từ văn phòng công ty sẽ thiết kế một chương trình đào tạo cụ thể. Bao gồm:
- Nội dung đào tạo - Cán bộ đào tạo - Thời gian đào tạo…
Sao cho phù hợp với kế hoạch đào tạo. Bước 6: Tổ chức đào tạo
Khi đã có một chương trình đào tạo cụ thể, phòng QA sẽ phối hợp với phòng kinh doanh và văn phòng công ty tổ chức đào tạo cho nhân viên. Việc đào tạo phải đảm bảo không ảnh hưởng tới thời gian làm việc của nhân viên, ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Phòng QA chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về độ chính xác của chương trình đào tạo với nhu cầu đào tạo, và hiệu quả của đào tạo.
Bước 7: Đánh giá hiệu quả của hoạt động đào tạo
Văn phòng công ty kết hợp với cán bộ đào tạo đánh giá hiệu quả của hoạt động đào tạo thông qua việc kiểm tra/thi. Và để đánh giá chính xác hiệu quả của hoạt động đào tạo, sau một thời gian, công ty sẽ đánh giá thông qua hiệu quả, chất lượng của công việc.
Hoạt động đào tạo cho các nhân viên phân phối và bán hàng có thể được diễn ra đồng thời với các hoạt động đào tạo khác nhằm khai thác tối đa nhu cầu đào tạo. Không
nên tổ chức một khoá đào tạo chỉ có vài ba người là nhân viên phân phối và bán hàng để tránh lãng phí thời gian, tiền của của cán bộ đào tạo nói riêng và công ty nói chung.