- Chọn cỏch thể hiện khoảng Tab trong Leader Nhấp Set: Xỏc định một vị trớ Tab đó đặt
1.4. Định dạng cột bỏo (Columns)
1.4.1. Chia cột
- Cỏch 1: Bụi đen đoạn văn bản cần chia cột chữ, nhấp biểu tượng Columns
trờn thanh cụng cụ Standard cho hiện ra cỏc mẫu cột tượng trưng, nhấp chuột chọn số cột. - Cỏch 2: Vào thực đơn Format/ Columns, hộp thoại hiện ra:
Hỡnh 53: Hộp thoại Columns Presets: Cỏc mẫu chia cột
- One - Two - Three: Cỏc cột cú độ rộng bằng nhau - Left - Right: Cỏc cột cú độ rộng khỏc nhau
Number of Columns: Số cột (nếu muốn cú số cột chứ lớn hơn 3)
Line between: Đường kẻ giữa cỏc cột chữ
Width and spacing: Cho phộp bạn điều chỉnh độ rộng cột (width) và khoảng cỏch giữa cỏc cột chữ Spacing (thụng thường Spacing cho sẵn là 0.5'' tức là 1,27 cm). Việc điều chỉnh này cũn phụ thuộc vào lệnh Equal column width đang ở trạng thỏi tắt hoặc mở.
Nếu dựng lệnh Equal column width: Cỏc cột cú độ rộng bằng nhau, như vậy chỉ cần thay đổi độ rộng của một cộy (width), khoảng cỏch giữa cỏc cột thay đổi theo hoặc thay đổi khoảng cỏch giữa cỏc cột (Spacing) thỡ sẽ ảnh hưởng đến độ rộng của cột chữ.
Nếu khụng dựng lệnh Equal column width: Cú thể điều chỉnh độ rộng và khoảng cỏch của từng cột (cột cuối cựng sẽ tự động điều chỉnh).
1.4.2. Chốn điểm ngắt cột
Điểm ngắt cột (Column break) cú tỏc dụng di chuyển đoạn văn bản phớa sau con trỏ sang cột kế tiếp.
Đặt con trỏ ở một vị trớ thớch hợp trong văn bản, vào thực đơn Insert/ Break để mở hộp thoại:
Hỡnh 54: Hộp thoại Break
Trong hộp thoại Break, nhấp chọn mục Column Break để chốn điểm ngắt cột.
Column Break cú tỏc dụng chuyển đoạn văn bản phớa sau nú sang cột kế tiếp.
Điểm chốn này cú thể xúa được bằng phớm Delete hoặc Backspace (như xúa một phớm ký tự thụng thường)
* Dạng cột chữ phức tạp theo kiểu cột trong bỏo, tạp chớ
Văn bản cú số cột chữ thay đổi trong cựng một trang như trang bỏo là dạng cột chữ phức tạp.
Trong dạng cột chữ phức tạp sẽ cú nhiều Section liờn tiếp nhau, mỗi Section là một đoạn văn bản cú số cột riờng và việc chia cột trong Section này sẽ khụng ảnh hưởng tới
Section khỏc.
Chia cột văn bản đó bụi đen
Bụi đen đỏnh dấu chọn một đoạn văn bản cần chia cột, nhấp biểu tượng lệnh
Columns để chọn số cột hoặc vào thực đơn Format/ Columns và chọn cỏc lệnh trong hộp thoại Columns, trong hộp thoại Columns lỳc này mục Apply to = Selected Text. Đoạn văn bản đó chọn vừa được tạo Section, vừa được chia cột.
Tạo cỏc Section
Đặt con trỏ ở một vị trớ thớch hợp trong văn bản (giao điểm giữa hai vựng dự định chia cột khỏc nhau). Vào thực đơn Insert/ Break để hiện hộp thoại Break, trong mục
Section Breaks chọn Continuos, tạo Section mới liờn tục với Section cũ. Lần lượt tạo đủ cỏc Section thớch hợp cho việc chia cột.
Chia cột cho một Section
Đặt con trỏ trong một đoạn văn bản, dũng trạng thỏi sẽ thụng bỏo Section hiện hành (Sec #), nhấp biểu tượng Columns để chọn số cột hoặc vào thực đơn Format/ Columns
và chọn cỏc lệnh trong hộp thoại Columns, trong hộp thoại Columns lỳc này mục Apply To = This Section.
Khi cho cỏc ký tự khụng in hiện ra màn hỡnh (nhấp biểu tượng lệnh ),
ở điểm chốn ngắt cột cú ký hiệu Column Break
………Column Break ………
Ở điểm chốn Section cú ký hiệu Section Break (Continuos)
………Section Break (Continuos)………
Cỏc Column Break và Section Break (Continuos) đều xúa được bằng phớm
Backspace hoặc Delete.
Chỳ ý: Việc chia cột trong văn bản rất dễ thực hiện và cũng rất dễ sai nếu chỳng ta đỏnh dấu chọn một đoạn văn bản khụng chớnh xỏc. Trong trường hợp cột chữ bị chia sai hoặc muốn chia lại cột theo kiểu khỏc, điều tốt nhất là nờn chuyển cửa sổ về dạng Normal View trong thực đơn View, cho cỏc ký tự khụng in hiện ra trờn màn hỡnh, tiến hành xúa hết những điểm Column break và Section Break. Sau đú, chuyển cửa sổ và dạng Page Layout View trong thực đơn View và tiến hành việc chia lại cột chữ.
1.4.3. Hiệu chỉnh cột chữ
Sau khi văn bản đó được chia cột, bạn vẫn cú thể hiệu chỉnh lại cỏc cột chữ đó chia.
Hiệu chỉnh lại cỏch chia cột cho toàn bộ văn bản
Khi một văn bản đó được chia cột theo dạng phức tạp (cú nhiều Section và nhiều
Column Break), việc đầu tiờn là bạn cần phải xúa cỏc ranh giới của Section và Column break bằng cỏch:
Vào thực đơn View/ Normal, cửa sổ văn bản chỉ cú một thước đo nằm ngang và
văn bản lỳc này chỉ cú một cột chữ đồng thời bạn sẽ thấy cả cỏc đường Column Break và
Section Break (Continuos)
………Column Break ………
Đặt con trỏ ở đầu mỗi đường, ấn phớm Delete, sau khi đó xúa hết cỏc đường hiện cú thỡ lỳc này văn bản chỉ cũn lại một Section.
Vào thực đơn View/ Page Layout để cửa sổ văn bản trở về dạng trạng in, tiến hành đỏnh dấu chọn lại từng đoạn văn bản và chia cột.
Hiệu chỉnh cho từng Section
Đặt con trỏ ở vị trớ bất kỳ trong Section cần hiệu chỉnh, dũng trạng thỏi sẽ bỏo số hiệu của Section (Sec #) và nhỡn lờn thước đo ngang bạn sẽ biết được số cột đó được chia ỏp dụng lại cỏc cỏch chia cột đó biết cho Section này (Apply to = This Section).