Quy trình/yêu
cầu
Định hướng Quy trình nghiệp vụ
trong tương lai của ABC Giải pháp ERP trong nước Giải pháp ERP nước ngoài
Yêu cầu tổng quan
Hệ thống ERP triển khai tại ABC phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Hoàn toàn tích hợp: Các phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng phải được tích hợp chặt chẽ trên cùng một hệ thống
- Hỗ trợ Internet: Hệ thống phải cho phép tác nghiệp trên môi trường internet, cho phép truy cập hệ thống từ xa
- An toàn bảo mật: Đảm bảo thông tin thông xuốt trên trên toàn hệ thống nhưng tuyệt đối an toàn
- Tính tích hợp không cao, không có đầy đủ các phân hệ nghiệp vụ cần thiết cho một nhà máy sản xuất
- Không hỗ trợ đầy đủ môi trường Internet
- Tính bảo mật chưa được kiểm chứng. Không cung cấp đa lớp bảo mật
- Do các DN Việt Nam phát triển trên mô hình các công ty Việt Nam nên thường
- Tích hợp toàn diện. Đầy đủ phân hệ chức năng
- Hoàn toàn hỗ trợ tác nghiệp trên môi trường Internet. Triển khai tập trung, sử dụng phân tán.
- Khả năng bảo mật cao, đa lớp bảo mật
Quy trình/yêu
cầu
Định hướng Quy trình nghiệp vụ
trong tương lai của ABC Giải pháp ERP trong nước Giải pháp ERP nước ngoài
thủ các quy trình chuẩn trong nước cũng như trên thế giới, sẵn sàng thích ứng với các nhu cầu hội nhập kinh tế thế giới.
- Thực tiễn thành công: phải là giải pháp đã được triển khai thành công tại các đơn vị sản xuất kinh doanh trong ngành Hóa chất
không tương hợp với các tiêu chuẩn quốc tế
- Số lượng khách hàng ít. Thực tiễn thành công chưa nhiều
- Đã triển khai thành công cho hàng chục ngàn doanh nghiệp với ngành nghề, quy mô khác nhau trên thế giới
Quản lý Kế toán tổng hợp
Có các quy trình chuẩn như sau:
- Tạo lập tài khoản mới: Khi cần thêm một tài khoản mới hệ thống phải đảm bảo quản lý được quá trình yêu cầu và phê duyệt, đồng thời kiểm tra tài khoản đó đã tồn tại trong hệ thống chưa.
- Quy trình nhập liệu và tổng hợp dữ
- Thường không có quy trình cụ thể cho việc yêu cầu và phê duyệt khi tạo lập tài khoản mới, việc này có thể thực hiện tại hầu hết các phân hệ hệ thống. Hệ thống nói chung không tự động kiểm tra việc tồn tại của TK cần thêm
- Hệ thống cho phép cập nhật các phát sinh
- Hệ thống đã có các quy trình chuẩn trong việc yêu cầu tạo lập các tài khoản mới, cho phép phê duyệt theo nhiều cấp thông qua việc phân quyền cho người sử dụng
- Dễ dàng trong việc khai báo các bút toán lặp hoặc phân bổ, đồng thời hệ
Quy trình/yêu
cầu
Định hướng Quy trình nghiệp vụ
trong tương lai của ABC Giải pháp ERP trong nước Giải pháp ERP nước ngoài
toán tổng hợp đồng thời xử lý được bút toán lặp hoặc bút toán phân bổ.
- Hệ thống phải tự động kiểm tra tính chính xác của các chứng từ được nhập, đồng thời kiểm tra đối chiếu giao dịch được chuyển từ các sổ phụ.
- Kiểm tra và kết xuất các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và các chỉ tiêu phân tích
- Thường gặp phải trường hợp số liệu phân bổ, kết chuyển không chính xác vì chưa có tính năng kiểm tra tính chính xác của chứng từ, cũng như đối chiếu giữa các các chứng từ từ phân hệ khác chuyển sang
- Hệ thống cho phép in và tạo lập báo cáo theo đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam. Tuy nhiên hệ thống báo cáo quản trị còn sơ sài.
toán tổng hợp
- Hoàn toàn tự động trong việc kiểm tra sự tồn tại của một tài khoản mới phát sinh, kiểm tra và đối chiếu chéo giữa các giao dịch nhanh chóng và chính xác
- Cho phép truy xuất các báo cáo Chuẩn quốc tế có tính quản trị cao. Tuy nhiên các giải pháp nước ngoài không tích hợp sẵn hệ thống báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, việc này sẽ được thực hiện thông qua các đơn vị triển khai trực tiếp
Quy trình/yêu
cầu
Định hướng Quy trình nghiệp vụ
trong tương lai của ABC Giải pháp ERP trong nước Giải pháp ERP nước ngoài
mua mới tài sản theo từng bộ phận phòng ban, chi tiết theo từng thẻ tài sản
- Khấu hao tài sản: dễ dàng trong việc khai báo tài sản mới, hạch toán khấu hao và phân bổ giá trị khấu hao theo các yêu cầu quản trị.
- Điều chuyển tài sản: Khi có sự điều chuyển tài sản giữa hai bộ phận hệ thống phải tự động thay đổi các thông số đi kèm như: phương pháp tính khấu hao (nếu cần), các chỉ tiêu phân bổ giá trị khấu hao
việc này thường được làm thủ công khi sử dụng giải pháp ERP trong nước
- Cho phép khai báo phát sinh tăng tài sản với nhiều chỉ tiêu cần theo dõi (bộ phận, nguyên giá, giá trị khấu hao, công suất … ). Cho phép khấu hao tài sản theo các phương pháp chuẩn kế toán. Gặp khó khăn khi điều chuyển tài sản
- Cho phép điều chuyển tài sản giữa các bộ phận nội bộ, tuy nhiên trường hợp điều chuyển giữa 2 đơn vị hoạch toán độc lập trong cùng hệ thống phải thực hiện thủ công
phê duyệt theo nhiều cấp với trình tự nhất định.
- Khai báo tài sản với nhiều chỉ tiêu quản trị phức tạp. Không chỉ khấu hao theo các phương pháp chuẩn, hệ thống đưa ra nhiều phương pháp tiên tiến trên thế giới giúp tối ưu hóa trong việc sử dụng tài sản.
- Khi phát sinh điều chuyển, các thông tin cần thực hiện sẽ hiển thị trên cùng một màn hình điều khiển giúp cho thao tác nhanh chóng, tính chính xác cao. Hệ thống cho phép điều chuyển một tài sản nhiều lần với nhiều
Quy trình/yêu
cầu
Định hướng Quy trình nghiệp vụ
trong tương lai của ABC Giải pháp ERP trong nước Giải pháp ERP nước ngoài
- Xây dựng hình thành tài sản: phải quản lý chi tiết tài sản từ quá trình xây dựng theo các thẻ tài sản riêng biệt.
thống sẽ tập hợp chi phí phát sinh theo đầu tài khoản. Có thể theo dõi tổng giá trị tài sản khi hình thành, nhưng chi tiết quản lý theo từng hạng mục không quản lý được.
- Với tính năng Quản trị dự án hệ thống cho phép quản trị đồng thời nhiều dự án, có thể phân cấp theo từng phần cấu thành tài sản. Giúp theo dõi được tổng giá trị tài sản hình thành đồng thời quản lý được chi tiết từng hạng mục. - Quản lý bán hàng phải thu - Bán hàng – xuất Kho: hệ thống đảm bảo quản lý được các thông tin đầu vào từ hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, kiểm tra một cách nhanh nhất XNT các mặt hàng trong kho.
- Quản lý chặt chẽ hạn mức tín dụng đối với từng khách hàng theo từng vùng, mặt hàng cụ thể.
- Hệ thống cho phép khai báo các phát sinh đối với hợp đồng hoặc đơn đặt hàng nhằm mục đích thống kê. Chưa có sự liên kết giữa HĐ, đơn đặt hàng với các phân hệ chức năng.
- Khi có đơn đặt hàng mới hệ thống chưa hỗ trợ quản lý nhanh chóng các thông tin liên quan (NXT hàng hóa, thời gian giao hàng
- Được quản lý theo các quy trình chuẩn, thông tin HĐ, đơn đặt hàng sau khi được chấp nhận sẽ tự động chuyển đến các bộ phận liên quan (Bộ phận Kho để quản lý nhập xuất tồn, bộ phận Sản xuất để quản lý thành phẩm… )
Quy trình/yêu
cầu
Định hướng Quy trình nghiệp vụ
trong tương lai của ABC Giải pháp ERP trong nước Giải pháp ERP nước ngoài
- Đối chiếu kiểm tra chặt chẽ giữa đơn đặt hàng và phiếu giao hàng và hóa đơn.
- Quản lý được số lượng hàng hóa cũng như thời gian giao hàng đối với đơn đặt hàng khi hàng đang nằm trên dây truyền
- Quản các thông tin khách hàng: linh hoạt trong việc nhóm khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau, thông tin về nhật ký mua hàng…
…..)
- Nếu hệ thống được triển khai tại nhiều điểm khác nhau thì việc kiểm tra các thông tin NXT hàng hóa trên bình diện toàn công ty rất khó thực hiện
- Hầu hết các giái pháp ERP trong nước đều xuất phát từ phần mềm kế toán đơn thuần nên việc cập nhật thông tin chỉ mang tính ghi chép thống kê, sự liên kết cũng như kiểm tính chính xác của thông tin đầu vào gần như không thực hiện được.
- Các thông tin khách hàng chỉ được lưu dưới hình thức gi nhớ đơn thuần, không có các chỉ tiêu phân tích so sánh nhiều chiều
tiêu thức (nhóm khách hàng, vùng quản lý, mặt hàng tiêu thụ…)
- Các hệ thồng ERP nước ngoài cho phép quản lý thông tin chi tiết đồng thời đưa ra các chỉ tiêu phân tích cho từng KH tại từng thời điểm cụ thể, giúp lựa chọn đơn đặt hàng sẽ mang lại hiệu quả cao nhất
- Căn cứ vào dữ liệu phát sinh trong quá khứ cũng như dự báo của thị trường hệ thống cho phép nhận biết thị trường tiềm năng trong tương lai để từ đó có nhưng chính sách và kênh phân phối hợp lý
Quy trình/yêu
cầu
Định hướng Quy trình nghiệp vụ
trong tương lai của ABC Giải pháp ERP trong nước Giải pháp ERP nước ngoài
MuaSắm phải trả
- Quản lý được các nhu cầu về hàng hóa, nguyên vật liệu. Đảm bảo đủ nguyên vật liệu phục vụ sản xuất nhưng không dư thừa
- Quản lý tốt các thông tin nhà cung cấp để có thể lựa chọn nhà cung cấp tối ưu nhất khi phát sinh nhu cầu
- Thông tin đảm bảo thông xuốt từ yêu cầu mua hàng – lựa chọn nhà cung cấp – nhập kho – thanh toán .
- Quản lý tốt công nợ phả trả, dễ dàng xử lý các tình huống gặp phải trong quá trình mua hàng
- Nhìn chung các giải pháp trong nước chưa khai thác triệt để các quy trình mua hàng, hệ thống chỉ phản ánh các nghiệp vụ đã phát sinh dưới dạng chứng từ.
- Có thể quản lý các thông tin nhà cung cấp: công nợ, nhật ký cung cấp…
- Giải pháp cho phép quản lý chi tiết quá trình mua hàng theo quy trình sau: + Yêu cầu mua hàng: được đưa ra bởi nhân viên mua hàng hoặc hệ thống tự động tạo ra sau khi kiểm tra lượng tồn trong kho dưới mức cho phép. Hệ thông sẽ tự động chuyển các yêu cầu này tới các cấp có đủ them quyền phê duyệt
+ Căn cứ vào các nhà cung cấp đã khai báo hệ thống sẽ lựa chọn nhà cung cấp tối ưu nhất (thời gian giao hàng nhanh nhất, giá thấp nhất, lịch sử cung cấp tốt nhất )
Quy trình/yêu
cầu
Định hướng Quy trình nghiệp vụ
trong tương lai của ABC Giải pháp ERP trong nước Giải pháp ERP nước ngoài
đơn nhà cung cấp, phiếu nhập kho. + Quản lý công nợ khách hàng theo
hạn thanh toán, hạn mức tín dụng…
Quản lý Kho
- Đảm bảo đồng nhất mã trên toàn hệ thống, có sự phân quyền rõ ràng trong việc tạo lập mã mới giữa các bộ phận phòng ban
- Quản lý chặt chẽ và nhanh chóng các thông tin về nhập xuất tồn trên bình diện toàn công ty
- Đảm bảo theo dõi chính xác giá vốn nguyên vật liệu
- Cần có các quy trình cụ thể cho việc nhập kho (thành phẩm, vật tư), xuất
- Nhìn chung các giải pháp ERP trong nước đang hướng tới việc đồng nhất trong cách khai báo hệ thống, tuy nhiên vì công nghệ lập trình còn nhiều hạn chế nên nếu triển khai trên diện rộng khó đáp ứng được yêu cầu.
- Muốn kiểm tra nhập xuất tồn trên toàn công ty(nhiều địa điểm khác nhau) cần thực hiện truyền nhận dữ liệu thông qua các file trung gian về server, điều này thường mất nhiều thời gian và không chính xác.
- Đặc biệt các giải pháp ERP nước ngoài đều được triển khai với một cơ sở dữ liệu tập trung, các máy trạm truy cập vào hệ thống thông qua internet với chế độ phân quyền chi tiết từng người sử dụng. Đảm bảo tốt đồng nhất mã trên hệ thống
- Với cơ sở dữ liệu tập trung hệ thống cho phép xem các thông tin XNT trên toàn công ty tại từng thời điểm
Quy trình/yêu
cầu
Định hướng Quy trình nghiệp vụ
trong tương lai của ABC Giải pháp ERP trong nước Giải pháp ERP nước ngoài
tự động kiểm tra và đưa ra cảnh báo nếu lương tồn không theo quy định. Quản lý
Sản xuất
- Đảm bảo quy trình phát triển sản phẩm: từ việc định mức nguyên vật liệu, xây dựng công thức cho sản phẩm đến quản lý quá trình sản xuất.
- Theo dõi chặt chẽ quy trình lập kế hoạch sản xuất thông qua nhu cầu thị trường, nhu cầu quản lý, năng lực sản xuất
- Hệ thống phải đưa ra các thông tin về nhu cầu nhân công, nguyên vật liệu phục vụ cho từng lệnh sản xuất.cụ thể
- Quy trình sản xuất: Hệ thống phải quản lý tốt nhất năng lực sản xuất hiện tại, đồng thời có các chỉ tiêu đánh giá, phân tích định hướng cho
- Đã có phân hệ quản lý sản xuất tuy nhiên các giải pháp ERP trong nước hầu hết tập trung vào quản lý việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, công tác quản lý kế hoạch sản xuất hoàn toàn bỏ ngỏ.
- Hệ thống hiện tại chưa đáp ứng được các yêu cầu về quản lý quy trình phát triển sản phẩm cũng như quản lý sản xuất .
- Các giải pháp ERP ngoại đều xuất phát từ những nước có nền kinh tế phát triển, khoa học quản lý tiên tiến.
- Thông qua kế hoạch kinh doanh hệ thống cho phép xác định được kế hoạch sản xuất thông qua công xuất đã khai báo. Với kế hoạch sản xuất đã có hệ thống tự động xác định nhu cầu nguyên vật liệu trên cơ sở: lượng nguyên vật liệu tồn trong kho, lượng nguyên vật liệu đã đặt mua và số nguyên vật liệu đang tồn tại trên dây truyền sản xuất.
- Hệ thống có thể quản lý quy trình sản xuất từ việc nhập lệnh sản xuất đến khi kết thúc, đồng thời quản lý chất
Quy trình/yêu
cầu
Định hướng Quy trình nghiệp vụ
trong tương lai của ABC Giải pháp ERP trong nước Giải pháp ERP nước ngoài
lượng sản phẩm theo các tiêu chuẩn đã đăng ký.
Công nghệ
- Phải là các công nghệ lập trình tiên tiến, đảm bảo về yêu cầu sử dụng cho thời điểm hiện tại cũng như tương lai.
- Triển khai hệ thống ERP tại ABC về công nghệ phải đảm bảo nguyên tắc “đi tắt đón đầu”
- Đảm bảo vận hành tốt trong nhiều năm, đặc biệt phải đáp ứng được yêu cầu khi ABC mở rộng quy mô cũng như loại hình sản xuất
- Sẵn sàng triển khai tại nhiều điểm trên cả nước.
- Nhìn chung các giải pháp trong nước đã và đang hướng tới áp dụng các công nghệ tiên tiến (VD các ngôn ngữ thương được sử dụng: SQL server, C#, .Net…). Tuy nhiên năng lực và kinh nghiệm còn hạn chế dẫn tới việc áp dụng còn chắp vá, trên cùng một hệ thống có thể tồn tại nhiều ngôn ngữ lập trình.
- Các giải pháp trong nước hầu hết đều có xuất phát điểm từ phần mềm kế toán, khi triển khai thường sửa đổi theo các yêu cầu