Đây là hệ thống chứa toàn bộ các dữ liệu của Công ty và phục vụ một số lượng lớn người dùng trên nhiều vị trí công tác và mục đích khác nhau, từ việc cho phép các nhân viên kế toán thực hiện cập nhật các giao dịch đến việc cung cấp các thông tin hỗ trợ ra quyết định của các cấp lãnh đạo. Do đó hệ thống phải thoả mãn những yêu cầu sau:
Yêu cầu kỹ thuật
Mạng và truyền thông
Hiện ABC đã trang bị được hệ thống mạng LAN tại các bộ phận phòng ban. Tuy nhiên tốc độ đường truyền chưa cao, yêu cầu đặt ra khi triển khai hệ thống ERP cần hệ thống mạng ổn định có tốc độ đường truyền phù hợp. Để đảm bảo điều này ABC cần thay thế và nâng cấp hệ thống mạng hiện tại.
Hệ thống máy chủ
Kiến trúc của hệ thống ứng dụng ERP được thiết kế theo mô hình 3 lớp:
• Máy trạm (Clients) cung cấp giao diện cho phép người dùng nhập dữ liệu, gửi các yêu cầu xử lý, truy vấn thông tin, in các báo cáo …
• Máy chủ ứng dụng (Application Server) làm nhiệm vụ tiếp nhận và xử lý các yêu cầu được gửi từ các máy trạm.
• Máy chủ Cơ sở Dữ liệu (Database Server) chứa toàn bộ dữ liệu của hệ thống, thực hiện việc truy vấn, thao tác và trả lại kết quả phục vụ việc xử lý của máy chủ ứng dụng.
Hiện ABC đã trang bị hệ thống máy tính (máy trạm) cho các bộ phận phòng ban sử dụng trực tiếp và phần nào đã đáp ứng được các yêu cầu về cấu hình. Tuy nhiên theo kiến trúc của hệ thống ERP cần trang bị hệ thống máy chủ đủ mạnh để có thể ứng dụng trong thời gian dài.
(chi tiết yêu cầu của hệ thống phần cứng xin tham khảo tại chương 5)
• Là một hệ thống đồng nhất trên toàn công ty, đảm bảo thông suốt, tốc độ cao đối với mạng nội bộ.
• Hệ thống phải cung cấp một môi trường làm việc liên tục và có tính sẵn sàng cao.
• Đảm bảo được tính an toàn của dữ liệu.
• Xử lý và trả lại kết quả cho người dùng trong một khoảng thời gian chấp nhận được (không gây cản trở đến công việc và lãng phí thời gian của người sử dụng).
• Dễ dàng trong việc vận hành và duy tu hệ thống.
• Có khả năng nâng cấp và mở rộng.
• Khôi phục được khi có các tình huống bất khả kháng xảy ra.
Yêu cầu nghiệp vụ, quản trị đối với hệ thống ERP
• Quản lý tốt công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị: tính toán chính xác giá thành, quản lý chặt về công nợ, xác định và dự báo chính xác luồng tiền ra vào doanh nghiệp. Đặc biệt, nâng công tác kế toán từ hoạt động hạch toán thông thường chuyển sang hoạt động kiểm soát, do việc hạch toán được tự động phát sinh bút toán từ các phân hệ khác (sản xuất, kho tàng, cung ứng, bán hàng ...).
• Kiểm soát và phân tích chi phí - lợi nhuận theo kế hoạch, theo từng đơn vị phòng ban, từng thị trường, hình thức phân phối ...
• Quản lý chặt chẽ hệ thống kho: hệ thống kho phức tạp và rải rác ở nhiều nơi, với số lượng vật tư lớn, đa dạng về tiêu chí phân loại.
• Tối ưu hóa quá trình cung ứng vật tư, phụ tùng.
• Quản lý tốt mạng lưới phân phối: nhiều kênh bán hàng / hình thức bán hàng khác nhau.
• Quản lý được quy trình sản xuất: kiểm soát về năng lực / tiến độ / khấu hao tài sản/ chi phí giá thành của từng công đoạn sản xuất.
• Quản lý máy móc thiết bị: lập lịch, theo dõi và tổ chức thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng theo kế hoạch cũng như bất thường.
• Thông tin được chia sẻ và lưu chuyển qua các phòng ban: tất cả các nghiệp vụ đều được tiến hành theo các quy trình