Để hạch toán thành phẩm nói riêng và hàng tồn kho nói chung, kế toán sử dụng một trong hai phương pháp: Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Mỗi phương pháp có đặc điểm riêng chi phối đến tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán.
1.2.3.1.Trường hợp DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Theo phương pháp này, kế toán theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho thành phẩm trên các TK 155, TK 157. Việc hạch toán thành phẩm nhập, xuất kho căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
1. Tài khoản sử dụng
+ TK 155 (Thành phẩm) : Dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động từng loại thành phẩm trong DN.
+ TK157 ( Hàng gửi đi bán) : Phản ánh trị giá thành phẩm đã gửi đi hoặc đã chuyển cho khách hàng, đại lý gửi nhưng chưa được chấp nhận thanh toán.
+ TK 632 (Giá vốn hàng bán): Phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ đã xuất bán trong kỳ
2. Trình tự kế toán thành phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên
Sơ đồ 1-4: Trình tự kế toán thành phẩm tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên
Trị giá vốn hàng xuất bán GTSX thực tế thành phẩm nhập kho TK 1381 Thành phẩm phát hiện
thiếu khi kiểm kê Xuất gửi đại lý hoặc gửi
cho bên mua theo hợp đồng TK 3381 GTSX thực tế thành phẩm nhập kho Kết chuyển cuối kỳ TK 154 TK 154 TK 155 TK 632 TK 911 TK 157
1.2.3.2.Trường hợp DN hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
Theo phương pháp này, kế toán không theo dõi, phản ánh thường xuyên các nghiệp vụ nhập, xuất thành phẩm trên các TK 155, TK 157 mà phản ánh trên TK 632 . Còn các TK 155, TK 157 được dùng để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm tồn kho đầu kỳ và cuối kfy.
Trị giá thành phẩm xuất kho không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp mà căn cứ vào kết quả kiểm kê thành phẩm tồn kho cuối kỳ và giá trị thành phẩm nhập kho trong kỳ theo công thức sau: Trị giá thành phẩm xuất kho = Trị giá thành phẩm tồn kho đầu kỳ + Trị giá thành phẩm nhập trong kỳ - Trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳ 3. TK sử dụng:
+TK 155 (Thành phẩm): Phản ánh trị giá thành phẩm tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ
+TK 157 (Hàng gửi đi bán): Phản ánh trị giá thành phẩm gửi đi bán đầu kỳ, cuối kỳ
+TK 632 (Giá vốn hàng bán): Phản ánh trị giá vốn của thành phẩm nhập kho, xuát kho trong kỳ.
4. Trình tự kế toán tổng hợp thành phẩm theo phương pháp kiểm kê định kỳ.