Ngành nghề kinh doanh chủ yếu là sản phẩm Gạch ngói các loại, do đó Nhà máy luôn thực hiện chương trình củng cố và nâng cao chất lượng sản phẩm để dần chiếm
được lòng tin của khách hàng. Khai thác tất cả các tiềm năng sẵn có, đa dạng các mặt hàng, chú trọng các mặt hàng mang tính chiến lược, mở rộng hơn nữa quan hệ giao dịch
đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Xây dựng quy chế mới về trả lương và thưởng để khuyến khích người lao động, nâng cao năng suất công tác và năng suất lao động. Đặc biệt, có chính sách đãi ngộ phù hợp với tình hình thị trường để thu hút được cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật giỏi. Xây dựng chiến lược thị trường và có thể đưa ra kế hoạch cho từng giai đoạn để thực hiện chiến lược thị trường. Tăng cường kiểm tra giám sát để kịp thời chỉ đạo, hỗ trợ cho cơ
sở trong hoạt động kinh doanh đạt mục tiêu.
Việc xác định phương hướng nhiệm vụ của Nhà máy trong những năm tới phải gắn liền với chiến lược phát triển kinh tế của Nhà nước. Trên cơ sở đó, Nhà máy chủ động chế tạo, tăng cường thể lực để bảo đảm đẩy mạnh sản xuất kinh doanh. Phải nghiên cứu nắm bắt kịp thời tình hình diễn biến của thị trường để từ đó xây dựng phương hướng phát triển dài hạn và phù hợp.
Tổ chức và sử dụng vốn hợp lý trên cơ sởđẩy mạnh tốc độ luân chuyển hàng hóa
để tăng cường vòng quay của vốn nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh của Nhà máy. Phải đảm bảo dự trữ thường xuyên các mặt hàng mang tính chiến lược.
Xây dựng cơ sở sản xuất, sản xuất ra những sản phẩm mang tính cạnh tranh để
từng bước tham gia vào thị trường và ngày càng chiếm lĩnh thị trường, chủ động nắm bắt thị trường đáp ứng về nhu cầu khách hàng ngày càng đa dạng và phong phú. Tổ
chức sắp xếp và tổ chức các cơ sởđại lý bán hàng trọng điểm trong thành phố và mở
CHƯƠNG 4
KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH KẾT QUẢ HĐKD TẠI NHÀ MÁY GẠCH NGÓI TUNNEL LONG XUYÊN
D E
4.1 Kế toán doanh thu
4.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu là một chỉ tiêu quan trọng trên báo cáo tài chính phản ánh quy mô kinh doanh, khả năng tạo ra tiền, đồng thời có liên quan mật thiết đến việc xác định lợi nhuận của các doanh nghiêp.
Do hoạt động chủ yếu của Nhà máy là hoạt động sản xuất kinh doanh nên doanh thu về bán sản phẩm do Nhà máy tự sản xuất là vô cùng quan trọng. Nên việc ghi nhận doanh thu một cách chính xác, đúng đắn cũng là một nhân tố có tính quyết định đến sự
tồn vong của Nhà máy, nó không những bù đắp chi phí bỏ ra mà còn cho thấy hiệu quả
hoạt động của Nhà máy, khả năng cạnh tranh của Nhà máy trong nền kinh tế thị trường hiện nay.
Doanh thu được ghi nhận khi khối lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ được xác
định là tiêu thụ, tức là khi đã giao hàng cho khách hàng và được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Kế toán sẽ căn cứ vào số tiền ghi trên các hóa đơn mà ghi nhận doanh thu, các khoản doanh thu sẽ được ghi nhận hằng ngày theo từng nghiệp vụ
kinh tế phát sinh. Khi phát sinh một khoản doanh thu, kế toán chỉ việc nhập vào máy tính mã khách hàng, mã sản phẩm, số lượng, đơn giá, mức thuế GTGT và phản ánh các bút toán có liên quan, máy tính sẽ tự tính toán và ghi nhận khoản doanh thu này vào các sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
4.1.1.1 Phương thức bán hàng của Nhà máy
Để phục vụ theo nhu cầu của khách hàng, Nhà máy áp dụng nhiều phương thức bán hàng khác nhau như:
9 Bán hàng thông qua hợp đồng: Đây là phương thức bán hàng chính của Nhà máy, mang lại nguồn thu nhập chủ yếu và có ý nghĩa rất quan trọng đối với Nhà máy. Thông thường, phương thức bán hàng này là phương thức bán hàng giữa Nhà máy với các đại lý của Nhà máy (theo hình thức “mua đứt bán đoạn”, khi xuất hàng cho đại lý thì hàng được coi là tiêu thụ ngay, do đó đại lý cũng là một khách hàng của Nhà máy).
Đối với các đại lý mới ký kết hợp đồng mua bán với Nhà máy lần đầu thì Nhà máy sẽ
cho thiếu gói đầu, đến những lô hàng tiếp theo thì đại lý mới bắt đầu trả tiền cho Nhà máy, và đến khi đại lý nghỉ mua hàng của Nhà máy thì đại lý phải thanh toán tiền hàng gói đầu cho Nhà máy. Đối với những khách hàng mua hàng của Nhà máy với số lượng lớn như các công trường xây dựng hay các nhà thầu lớn thì phải ký kết hợp đồng mua bán, tùy theo thỏa thuận giữa hai bên mà việc thanh toán tiền được thực hiện ngay hay thanh toán một phần hoặc sẽ trả từ từ.
9 Bán hàng thông qua đơn đặt hàng: Đây cũng là phương thức bán hàng quan trọng của Nhà máy. Tùy theo nhu cầu của mỗi khách hàng mà các khách hàng sẽ đặt
hàng với nhiều chủng loại khác nhau, việc thanh toán tiền cũng tùy theo sự thỏa thuận giữa hai bên.
9 Bán lẻ: Đây là phương thức bán hàng không mang lại nguồn doanh thu cao cho Nhà máy, nhưng phương thức bán hàng này cũng có đóng góp tích cực cho Nhà máy. Khách hàng của phương thức bán hàng này là những khách hàng nhỏ lẻ như một số khách hàng mua Gạch về xây nhà hay những công trình xây dựng nhỏ. Thông thường việc thanh toán tiền theo phương thức bán hàng này là trả tiền ngay.
4.1.1.2 Hình thức thanh toán
Hình thức thanh toán áp dụng tại Nhà máy là trả ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản hay cho khách hàng nợ.
9 Đối với những khách hàng nhỏ lẻ, mua với số lượng ít thì hình thức thanh toán chủ yếu là thanh toán tiền ngay sau khi nhận hàng, đối với một số khách hàng quen, mua bán nhiều lần thì Nhà máy mới cho thiếu nợ.
9 Đối với những đơn đặt hàng hay những hợp đồng lớn thì tùy theo sự thỏa thuận giữa hai bên mà việc thanh toán tiền được tiến hành nhanh hay chậm, thông thường khi bán hàng cho những công trình xây dựng hay những nhà thầu thì phải thanh toán trong vòng 30 ngày.
4.1.1.3 Tài khoản và chứng từ sử dụng
Tài khoản sử dụng
Nhà máy sử dụng tài khoản 511 để hạch toán doanh thu tiêu thụ. Do đặc điểm kinh doanh của Nhà máy là tự sản xuất và tiêu thụ có kèm dịch vụ vận chuyển, nên để
thuận tiện cho việc hạch toán doanh thu tiêu thụ, Nhà máy sử dụng hai tài khoản cấp hai là:
¾ TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm
Doanh thu bán thành phẩm của Nhà máy là doanh thu bán Gạch mộc và doanh thu bán Gạch thành phẩm. Gạch mộc là Gạch đã được tạo hình và được phơi thành một sản phẩm nhưng chưa qua giai đoạn nung đỏ, còn Gạch thành phẩm là Gạch mộc đã được nung đỏ thành một sản phẩm hoàn chỉnh.
¾ TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
Bên cạnh việc bán thành phẩm, Nhà máy còn có thêm dịch vụ vận chuyển Gạch
đến nơi cho khách hàng, Nhà máy sử dụng hai loại phương tiện vận chuyển là xe tải và ghe. Lợi nhuận thu được từ việc vận chuyển Gạch là không cao do giá vận chuyển Gạch của Nhà máy thấp hơn giá vận chuyển bên ngoài. Nhà máy chủ trương cung cấp dịch vụ
vận chuyển để thuận tiện hơn cho khách hàng khi mua sản phẩm của Nhà máy chứ
không đặt nặng vấn đề lợi nhuận ởđây. Đơn giá vận chuyển của các loại phương tiện cũng khác nhau, giá vận chuyển bằng ghe rẻ hơn bằng xe, nhưng thời gian vận chuyển chậm hơn, và chỉ vận chuyển khi khối lượng Gạch lớn và nơi tiêu thụ phải có sông rạch. Còn vận chuyển bằng xe tuy giá hơi đắt hơn nhưng thời gian vận chuyển nhanh hơn và dễ dàng vận chuyển hơn, thông thường đơn giá vận chuyển bằng xe trong nội ô thành phố Long Xuyên là khoảng 88 đồng/viên.
Doanh thu vận chuyển = Đơn giá vận chuyển x Số lượng vận chuyển h ể
Chứng từ sử dụng
¾ Hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho (3 liên): liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 giao cho khách hàng hoặc người vận chuyển làm chứng từđi đường và liên 3 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho, sau đó sẽ chuyển liên 3 cho kế toán vật tư ghi nhận vào sổ chi tiết thành phẩm.
¾ Phiếu thu (3 liên): liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ quỹ giữ để ghi vào sổ quỹ.
4.1.1.4 Quy trình hạch toán doanh thu và ghi sổ kế toán
9 Bán hàng thông qua đơn đặt hàng
Khi khách hàng có nhu cầu về sản phẩm của Nhà máy, khách hàng sẽ lập đơn đặt hàng và đem đến phòng kinh doanh, phòng kinh doanh xem xét đơn đặt hàng về chủng loại, số lượng, giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng và thời hạn thanh toán (nếu đơn
đặt hàng lớn hơn 20 triệu thì sẽ do Giám đốc xem xét), nếu đồng ý phòng kinh doanh sẽ
trả lời cho khách hàng biết và phê duyệt đơn đặt hàng chuyển cho bộ phận lập hóa đơn.
Đến thời hạn giao hàng bộ phận lập hóa đơn sẽ lập hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho gồm 3 liên, liên 1 sẽ lưu ở bộ phận lập hóa đơn, liên 3 sẽ chuyển cho thủ kho, khi nhận được liên 3 thủ kho sẽ chỉ thị cho công nhân xếp dỡ sản phẩm lên phương tiện vận chuyển cho đến khi đủ số lượng, thủ kho sẽ căn cứ vào liên 3 để ghi vào thẻ kho và theo dõi tình hình nhập xuất tồn của thành phẩm, sau khi ghi nhận vào thẻ kho, thủ kho sẽ giao liên 3 hóa đơn GTGT cho kế toán vật tư ghi nhận vào sổ chi tiết thành phẩm cả
số lượng lẫn giá trị của thành phẩm xuất, tồn. Liên 2 sẽ giao cho khách hàng hoặc người vận chuyển làm chứng từđi đường, tùy theo sự thỏa thuận về thời gian thanh toán mà kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu để thu tiền.
Sau khi xuất hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho, kế toán thanh toán sẽ căn cứ
vào liên 1 mà nhập liệu vào máy tính, Kế toán chỉ cần nhập mã khách hàng, mã sản phẩm, số lượng, đơn giá, mức thuế GTGT và phản ánh các bút toán có liên quan, máy tính sẽ tự tính toán và cập nhật vào các sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tựđộng và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
9 Bán hàng thông qua hợp đồng
Theo phương thức bán hàng này thì khách hàng là các đại lý hoặc các nhà thầu mua với số lượng lớn và giá bán cho các khách hàng này thấp hơn so với giá bán lẻ. Khi khách hàng có nhu cầu về sản phẩm của Nhà máy, khách hàng sẽ liên hệ đến phòng kinh doanh, sau khi thỏa thuận về các điều khoản hai bên sẽ ký hợp đồng mua bán. Trình tự luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán giống trường hợp trên.
9 Bán lẻ
Khi các khách hàng nhỏ lẻ có nhu cầu mua hàng sẽ đến phòng kinh doanh đểđặt hàng, sau khi thỏa thuận về chủng loại, giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian thanh toán, phòng kinh doanh sẽ yêu cầu bộ phận lập hóa đơn lập hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho gồm 3 liên: liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 3 giao cho thủ kho để tiến hành xuất kho sản phẩm cho khách hàng, thủ kho căn cứ vào liên 3 để ghi vào thẻ kho và chuyển liên 3 cho kế toán vật tư ghi nhận vào sổ chi tiết thành phẩm. Sau khi hàng được xếp dỡ lên xe đầy đủ kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu (gồm 3 liên, liên 1 sẽ lưu ở bộ
phận lập phiếu) để thu tiền khách hàng, khi thủ quỹ nhận tiền đầy đủ sẽ ký nhận vào phiếu thu và giao liên 2 của phiếu thu và liên 2 của hóa đơn GTGT cho khách hàng, thủ
quỹ sẽ giữ lại liên 3 của phiếu thu để ghi vào sổ quỹ. Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào liên 1 của hóa đơn GTGT để nhập liệu vào máy tính.
Đối với những khách hàng mua nhỏ lẻ không nhận hóa đơn, thì kế toán sẽ lập một bảng kê về số sản phẩm bán nhỏ lẻ này, đến cuối ngày kế toán sẽ tổng hợp số lượng bán nhỏ lẻ trên bảng kê và lập một hóa đơn GTGT chung cho số sản phẩm này, làm cơ sởđể
ghi nhận doanh thu.
4.1.1.5 Một vài nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Để thuận tiện cho việc theo dõi khách hàng và công nợ, Nhà máy gán cho mỗi khách hàng một mã số riêng. Do đặc thù Nhà máy trực thuộc Công ty Xây Lắp An Giang và khi có doanh thu thì đến cuối giờ Nhà máy phải gởi tiền xuống cho Công ty, nên khi bán hàng thu tiền mặt Nhà máy không hạch toán vào tài khoản 1111 mà hạch toán vào tài khoản 1311_111, đến cuối giờ gởi tiền xuống cho Công ty thì ghi Có tài khoản 1311_111. Khi khách hàng trả bằng tiền gửi ngân hàng thì hạch toán vào tài khoản 1311_112 hay khi khách hàng nợ thì hạch toán vào tài khoản 1311_NO.
Căn cứ vào hóa đơn số 26647 ngày 01/11/2009 Nhà máy Gạch ngói Tunnel Long xuyên bán cho anh Dương Văn Minh sản phẩm Gạch Hauydi, số lượng 500 viên, đơn giá 2.627 đồng/viên, thuế suất GTGT 10 %, khách hàng trả bằng tiền mặt và có yêu cầu vận chuyển. Do khách hàng yêu cầu vận chuyển trong nội ô thành phố Long Xuyên nên
đơn giá vận chuyển là 88 đồng/viên. Căn cứ vào hóa đơn này, kế toán chỉ cần nhập vào máy tính mã khách hàng là AG5712LX, mã hàng là Gạch Hauydi, số lượng 500, đơn giá 2.627 đồng/viên, thuế suất GTGT 10 % và phản ánh các bút toán cần thiết, máy tính sẽ tự tính toán và ghi nhận vào các sổ kế toán liên quan.
Bút toán phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 1311_111: 1.444.850
Có TK 5112: 1.313.500 Có TK 3331: 131.350 Bút toán phản ánh doanh thu vận chuyển
Nợ TK 1311_111: 48.400 Có TK 5113: 44.000 Có TK 3331: 4.400
Căn cứ vào hóa đơn số 26646 ngày 01/11/2009 Nhà máy Gạch ngói Tunnel Long Xuyên bán cho đại lý là Cửa hàng VLXD Khánh Lợi sản phẩm Gạch ống 9 x 19, số
lượng 50.000 viên, đơn giá 641 đồng/viên (đơn giá này thấp hơn so với giá bán lẻ vì bán cho đại lý), thuế suất GTGT 10 %, khách hàng nợ và có yêu cầu vận chuyển. Do khách hàng ở Sóc Trăng nên đơn giá vận chuyển được tính là 120 đồng/viên. Căn cứ vào hóa
đơn này, kế toán nhập mã khách hàng là ST0315LX, mã hàng là Gạch ống 9 x 19, số
lượng 50.000, đơn giá 641 đồng/viên., thuế GTGT 10 % và phản ánh các bút toán cần thiết, máy tính sẽ tự tính toán và định khoản:
Bút toán phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 1311_NO: 35.255.000
Có TK 5112: 32.050.000 Có TK 3331: 3.205.000 Bút toán phản ánh doanh thu vận chuyển
Nợ TK 1311_NO: 6.600.000 Có TK 5113: 6.000.000 Có TK 3331: 600.000
Căn cứ vào hóa đơn số 26650 ngày 02/11/2009 Nhà máy bán theo đơn đặt hàng của Công ty TNHH XD Hữu Lợi sản phẩm Gạch thẻ 9 x 19 , số lượng 10.000 viên, đơn