9 Bán hàng thông qua đơn đặt hàng
Khi khách hàng có nhu cầu về sản phẩm của Nhà máy, khách hàng sẽ lập đơn đặt hàng và đem đến phòng kinh doanh, phòng kinh doanh xem xét đơn đặt hàng về chủng loại, số lượng, giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng và thời hạn thanh toán (nếu đơn
đặt hàng lớn hơn 20 triệu thì sẽ do Giám đốc xem xét), nếu đồng ý phòng kinh doanh sẽ
trả lời cho khách hàng biết và phê duyệt đơn đặt hàng chuyển cho bộ phận lập hóa đơn.
Đến thời hạn giao hàng bộ phận lập hóa đơn sẽ lập hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho gồm 3 liên, liên 1 sẽ lưu ở bộ phận lập hóa đơn, liên 3 sẽ chuyển cho thủ kho, khi nhận được liên 3 thủ kho sẽ chỉ thị cho công nhân xếp dỡ sản phẩm lên phương tiện vận chuyển cho đến khi đủ số lượng, thủ kho sẽ căn cứ vào liên 3 để ghi vào thẻ kho và theo dõi tình hình nhập xuất tồn của thành phẩm, sau khi ghi nhận vào thẻ kho, thủ kho sẽ giao liên 3 hóa đơn GTGT cho kế toán vật tư ghi nhận vào sổ chi tiết thành phẩm cả
số lượng lẫn giá trị của thành phẩm xuất, tồn. Liên 2 sẽ giao cho khách hàng hoặc người vận chuyển làm chứng từđi đường, tùy theo sự thỏa thuận về thời gian thanh toán mà kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu để thu tiền.
Sau khi xuất hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho, kế toán thanh toán sẽ căn cứ
vào liên 1 mà nhập liệu vào máy tính, Kế toán chỉ cần nhập mã khách hàng, mã sản phẩm, số lượng, đơn giá, mức thuế GTGT và phản ánh các bút toán có liên quan, máy tính sẽ tự tính toán và cập nhật vào các sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tựđộng và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
9 Bán hàng thông qua hợp đồng
Theo phương thức bán hàng này thì khách hàng là các đại lý hoặc các nhà thầu mua với số lượng lớn và giá bán cho các khách hàng này thấp hơn so với giá bán lẻ. Khi khách hàng có nhu cầu về sản phẩm của Nhà máy, khách hàng sẽ liên hệ đến phòng kinh doanh, sau khi thỏa thuận về các điều khoản hai bên sẽ ký hợp đồng mua bán. Trình tự luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán giống trường hợp trên.
9 Bán lẻ
Khi các khách hàng nhỏ lẻ có nhu cầu mua hàng sẽ đến phòng kinh doanh đểđặt hàng, sau khi thỏa thuận về chủng loại, giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian thanh toán, phòng kinh doanh sẽ yêu cầu bộ phận lập hóa đơn lập hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho gồm 3 liên: liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 3 giao cho thủ kho để tiến hành xuất kho sản phẩm cho khách hàng, thủ kho căn cứ vào liên 3 để ghi vào thẻ kho và chuyển liên 3 cho kế toán vật tư ghi nhận vào sổ chi tiết thành phẩm. Sau khi hàng được xếp dỡ lên xe đầy đủ kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu (gồm 3 liên, liên 1 sẽ lưu ở bộ
phận lập phiếu) để thu tiền khách hàng, khi thủ quỹ nhận tiền đầy đủ sẽ ký nhận vào phiếu thu và giao liên 2 của phiếu thu và liên 2 của hóa đơn GTGT cho khách hàng, thủ
quỹ sẽ giữ lại liên 3 của phiếu thu để ghi vào sổ quỹ. Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào liên 1 của hóa đơn GTGT để nhập liệu vào máy tính.
Đối với những khách hàng mua nhỏ lẻ không nhận hóa đơn, thì kế toán sẽ lập một bảng kê về số sản phẩm bán nhỏ lẻ này, đến cuối ngày kế toán sẽ tổng hợp số lượng bán nhỏ lẻ trên bảng kê và lập một hóa đơn GTGT chung cho số sản phẩm này, làm cơ sởđể
ghi nhận doanh thu.
4.1.1.5 Một vài nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Để thuận tiện cho việc theo dõi khách hàng và công nợ, Nhà máy gán cho mỗi khách hàng một mã số riêng. Do đặc thù Nhà máy trực thuộc Công ty Xây Lắp An Giang và khi có doanh thu thì đến cuối giờ Nhà máy phải gởi tiền xuống cho Công ty, nên khi bán hàng thu tiền mặt Nhà máy không hạch toán vào tài khoản 1111 mà hạch toán vào tài khoản 1311_111, đến cuối giờ gởi tiền xuống cho Công ty thì ghi Có tài khoản 1311_111. Khi khách hàng trả bằng tiền gửi ngân hàng thì hạch toán vào tài khoản 1311_112 hay khi khách hàng nợ thì hạch toán vào tài khoản 1311_NO.
Căn cứ vào hóa đơn số 26647 ngày 01/11/2009 Nhà máy Gạch ngói Tunnel Long xuyên bán cho anh Dương Văn Minh sản phẩm Gạch Hauydi, số lượng 500 viên, đơn giá 2.627 đồng/viên, thuế suất GTGT 10 %, khách hàng trả bằng tiền mặt và có yêu cầu vận chuyển. Do khách hàng yêu cầu vận chuyển trong nội ô thành phố Long Xuyên nên
đơn giá vận chuyển là 88 đồng/viên. Căn cứ vào hóa đơn này, kế toán chỉ cần nhập vào máy tính mã khách hàng là AG5712LX, mã hàng là Gạch Hauydi, số lượng 500, đơn giá 2.627 đồng/viên, thuế suất GTGT 10 % và phản ánh các bút toán cần thiết, máy tính sẽ tự tính toán và ghi nhận vào các sổ kế toán liên quan.
Bút toán phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 1311_111: 1.444.850
Có TK 5112: 1.313.500 Có TK 3331: 131.350 Bút toán phản ánh doanh thu vận chuyển
Nợ TK 1311_111: 48.400 Có TK 5113: 44.000 Có TK 3331: 4.400
Căn cứ vào hóa đơn số 26646 ngày 01/11/2009 Nhà máy Gạch ngói Tunnel Long Xuyên bán cho đại lý là Cửa hàng VLXD Khánh Lợi sản phẩm Gạch ống 9 x 19, số
lượng 50.000 viên, đơn giá 641 đồng/viên (đơn giá này thấp hơn so với giá bán lẻ vì bán cho đại lý), thuế suất GTGT 10 %, khách hàng nợ và có yêu cầu vận chuyển. Do khách hàng ở Sóc Trăng nên đơn giá vận chuyển được tính là 120 đồng/viên. Căn cứ vào hóa
đơn này, kế toán nhập mã khách hàng là ST0315LX, mã hàng là Gạch ống 9 x 19, số
lượng 50.000, đơn giá 641 đồng/viên., thuế GTGT 10 % và phản ánh các bút toán cần thiết, máy tính sẽ tự tính toán và định khoản:
Bút toán phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 1311_NO: 35.255.000
Có TK 5112: 32.050.000 Có TK 3331: 3.205.000 Bút toán phản ánh doanh thu vận chuyển
Nợ TK 1311_NO: 6.600.000 Có TK 5113: 6.000.000 Có TK 3331: 600.000
Căn cứ vào hóa đơn số 26650 ngày 02/11/2009 Nhà máy bán theo đơn đặt hàng của Công ty TNHH XD Hữu Lợi sản phẩm Gạch thẻ 9 x 19 , số lượng 10.000 viên, đơn giá 653 đồng/viên, thuế GTGT 10 %, khách hàng trả bằng tiền mặt và có yêu cầu vận chuyển. Đơn giá vận chuyển trong nội ô thành phố Long Xuyên là 88 đồng/viên. Căn cứ
vào hóa đơn này, kế toán nhập vào máy tính mã khách hàng là AG2413LX , mã hàng là Gạch thẻ 9 x 19, số lượng 10.000, đơn giá 653 đồng/viên, thuế GTGT 10 % và phản ánh các bút toán liên quan, máy tính sẽ tự tính toán và cập nhật vào các sổ kế toán liên quan.
Bút toán phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 1311_111: 7.183.000
Có TK 5112: 6.530.000 Có TK 3331: 653.000 Bút toán phản ánh doanh thu vận chuyển
Nợ TK 1311_111: 968.000 Có TK 5113: 880.000 Có TK 3331: 88.000
Trong tháng 11/2009, tổng doanh thu bán hàng và CCDV của Nhà máy là 3.343.745.931 đồng, trong đó doanh thu bán thành phẩm là 2.961.511.085 đồng và doanh thu cung cấp dịch vụ vận chuyển là 382.234.846 đồng. Do tháng 11/2009 Nhà máy không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu nên cuối kỳ kết chuyển toàn bộ số
phát sinh của tài khoản 511 sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. Bút toán kết chuyển
Nợ TK 511: 3.343.745.931
Bảng 4.1 Sổ cái tài khoản 511
SỔ CÁI
Tháng 11/2009
Tên TK: Doanh thu BH và CCDV Số hiệu: 511 ĐVT: VNĐ CT ghi sổ Số tiền Ngày, tháng ghi sổ hiSệốu Ngày, tháng Diễn Giải Số hiệu TK đối ứng Nợ Có Ghi chú Số dưđầu kỳ
01/11/09 26646 01/11/09 Doanh thu gạch ống 9x19 1311_NO 32.050.000
01/11/09 26413 01/11/09 Doanh thu vận chuyển 1311_NO 6.000.000
01/11/09 26647 01/11/09 Doanh thu gạch Hauydi 1311_111 1.313.500
01/11/09 26415 01/11/09 Doanh thu vận chuyển 1311_111 44.000
02/11/09 26649 02/11/09 Doanh thu Ngói 22 1311_NO 21.778.361
02/11/09 26417 02/11/09 Doanh thu vận chuyển 1311_NO 440.000
02/11/09 26650 02/11/09 Doanh thu gạch thẻ 9x19 1311_111 6.530.000
02/11/09 26418 02/11/09 Doanh thu vận chuyển 1311_111 880.000
03/11/09 26652 03/11/09 Doanh thu Ngói vảy rồng 1311_111 914.286
03/11/09 26420 03/11/09 Doanh thu vận chuyển 1311_111 52.800
…… …… …… …… …… …… …… …
30/11/09 30/11/09 K/C doanh thu thuần 911 3.343.745.931
Cộng số phát sinh 3.343.745.931 3.343.745.931
Số dư cuối kỳ
Nguồn: phòng kế toán 4.1.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
4.1.2.1 Kế toán chiết khấu thương mại
Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà Nhà máy đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho khách hàng, do việc khách hàng đã mua sản phẩm, dịch vụ của Nhà máy với khối lượng lớn trong những đợt khuyến mãi do chính sách khuyến mãi của Nhà máy quy
định. Khoản giảm giá này có thể phát sinh trên khối lượng từng lô hàng mà khách hàng
đã mua, cũng có thể phát sinh trên tổng khối lượng hàng lũy kế mà khách hàng đã mua trong một quãng thời gian nhất định tùy thuộc vào chính sách chiết khấu thương mại của Nhà máy.
Trường hợp khách hàng mua sản phẩm của Nhà máy với khối lượng lớn và đã
được giảm trong giá bán thì phần giảm giá này không được hạch toán vào tài khoản chiết khấu thương mại theo đúng chuẩn mực quy định.
Thông thường, Nhà máy sẽ tổ chức những đợt khuyến mãi vào các thời điểm người dân ít có nhu cầu xây cất nhà cửa, khối lượng sản phẩm tiêu thụ của Nhà máy trong các thời điểm này không nhiều. Do đó, Nhà máy sẽ áp dụng chính sách khuyến mãi trong những thời điểm này nhằm thu hút nhu cầu mua của khách hàng để tăng khối
lượng sản phẩm tiêu thụ, ổn định trong sản xuất, giảm tình trạng sản phẩm tồn kho quá nhiều.
Tùy theo từng thời điểm và cũng tùy theo từng chính sách chiết khấu thương mại của Nhà máy mà tỷ lệ chiết khấu thương mại (tính trên giá bán) sẽ nhiều hay ít. Đối với những tháng khối lượng sản phẩm tiêu thụ ít, thì Nhà máy sẽ áp dụng chính sách chiết khấu thương mại với tỷ lệ chiết khấu khá cao, và khi khối lượng tiêu thụ sản phẩm của Nhà máy tăng dần thì Nhà máy sẽ giảm tỷ lệ chiết khấu thương mại. Thông thường tỷ lệ
chiết khấu thương mại là 2,5 % tính trên giá bán.
Trong tháng 11/2009 tại Nhà máy không phát sinh khoản chiết khấu thương mại, do trong tháng này nhu cầu mua sản phẩm của Nhà máy khá cao nên Nhà máy không áp dụng chính sách chiết khấu thương mại.
4.1.2.2 Kế toán hàng bán trả lại
Hàng bán bị trả lại phản ánh trị giá của số sản phẩm đã tiêu thụ, bị khách hàng trả
lại do các nguyên nhân như: vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị mất hoặc kém phẩm chất, hàng không đúng chủng loại hoặc quy cách.
Khi Nhà máy bán sản phẩm và xuất hóa đơn cho khách hàng, khách hàng đã nhận hàng, nhưng sau đó khách hàng phát hiện sản phẩm không đúng quy cách, chất lượng sản phẩm phải trả lại một phần hay toàn bộ lô hàng. Khi khách hàng xuất hàng trả lại sản phẩm cho Nhà máy, khách hàng phải lập hóa đơn kèm theo, trên hóa đơn ghi rõ nguyên nhân trả lại hàng, tiền thuế GTGT tương ứng.
Trong tháng 11/2009 tại Nhà máy không phát sinh khoản hàng bán bị trả lại do sản phẩm của Nhà máy luôn đảm bảo chất lượng và đúng quy cách quy định.
4.1.2.3 Kế toán giảm giá hàng bán
Giảm giá hàng bán là khoản tiền mà Nhà máy giảm giá cho khách hàng mua sản phẩm của Nhà máy do hàng bán kém phẩm chất, không đúng quy cách, hay trong quá trình vận chuyển hàng bị bễ vỡ nhiều không đủ số lượng theo yêu cầu hay khi bán những sản phẩm tồn kho của Nhà máy.
Khi Nhà máy xuất bán sản phẩm và lập hóa đơn giao cho khách hàng, đến nơi khách hàng không hài lòng về chất lượng, quy cách sản phẩm, thì Nhà máy và khách hàng sẽ thỏa thuận với nhau về việc giảm giá hàng bán, khi đã thỏa thuận xong Nhà máy sẽ xuất hóa đơn đểđiều chỉnh mức giá bán được điều chỉnh. Số tiền giảm giá này
được trừ vào số tiền mà khách hàng sẽ thanh toán cho Nhà máy trước khi phát sinh khoản giảm giá.
Trong tháng 11/2009 tại Nhà máy không phát sinh khoản giảm giá hàng bán, điều
đó chứng tỏ sản phẩm của Nhà máy luôn đảm bảo chất lượng và đúng quy cách quy
định.
4.1.3 Kế toán doanh thu nội bộ
Nhà máy không có doanh thu bán hàng nội bộ. Trong trường hợp bán hàng cho Công ty Xây Lắp An Giang, Nhà máy vẫn hạch toán giống như trường hợp bán hàng theo hợp đồng. Vì các công trình xây dựng của Công ty Xây Lắp An Giang không ưu tiên sử dụng sản phẩm nội bộ mà tất cảđều phải qua đấu thầu, tổ chức nào trúng thầu sẽ đứng ra cung cấp sản phẩm cho các công trình này.
4.1.4 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
Doanh thu hoạt động tài chính là các khoản doanh thu có liên quan đến việc huy
động, khai thác, quản lý và sử dụng vốn kinh doanh của Nhà máy nhằm tăng thu nhập, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Doanh thu hoạt động tài chính của Nhà máy là thu từ
tiền lãi cổ phiếu, trái phiếu, do Công ty Xây Lắp An Giang có chính sách khuyến khích các đơn vị trực thuộc mua trái phiếu chính phủ, trái phiếu giáo dục,… nhằm xây dựng
đất nước.
4.1.4.1 Tài khoản và chứng từ sử dụng
9 Tài khoản sử dụng: Nhà máy sử dụng tài khoản 515 để hạch toán doanh thu hoạt động tài chính.
9 Chứng từ sử dụng: Phiếu thu và các chứng từ liên quan.
4.1.4.2 Một vài nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Trong tháng 11/2009 tại Nhà máy không phát sinh doanh thu hoạt động tài chính, do các cổ phiếu, trái phiếu của Nhà máy đã được thanh toán hoặc chuyển nhượng.
Chẳng hạn, vào năm 2008 Nhà máy có mua một số cổ phiếu trị giá 20 triệu, đến tháng 05/2008 Nhà máy thu được 1.700.000 đồng tiền lãi, kế toán hạch toán như sau: Khi mua cổ phiếu
Nợ TK 2281: 20.000.000 Có TK 1111: 20.000.000 Khi nhận tiền lãi
Nợ TK 1111: 1.700.000 Có TK 515: 1.700.000
Cuối tháng 05/2008, kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Nợ TK 515: 1.700.000 Có TK 911: 1.700.000
4.1.5 Kế toán thu nhập khác
Thu nhập khác là các khoản thu nhập từ các hoạt động xảy ra không thường xuyên trong Nhà máy, Nhà máy không dự tính trước được hoặc có dự tính trước nhưng ít có khả năng thực hiện. Thu nhập hoạt động khác của Nhà máy chủ yếu là thu từ việc thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, các khoản nợ khó đòi đã xử lý, các khoản tiền thưởng, tiền bồi thường. Đây cũng là một khoản mục khá quan trọng trong tổng lợi nhuận của Nhà máy, vì các tài sản cố định của Nhà máy thường có giá trị lớn và khi thanh lý nhượng bán thì mang lại nguồn thu nhập khá lớn.
4.1.5.1 Tài khoản và chứng từ sử dụng
9 Tài khoản sử dụng: Nhà máy sử dụng tài khoản 711 để hạch toán khoản thu