- Cách xng hô:
3. Một số kỹ thuật chính trong quá trình đàm phán
3.1. Đề nghị
Cũng giống nh cách vào đề của mỗi bên, ngời Việt Nam thích đa đề nghị một cách gián tiếp còn đối tác EU thích đề nghị trực tiếp. Do coi trọng các mối quan hệ nh nhiều nớc châu á khác, ngời Việt Nam quan tâm nhiều đến cách ngời khác nghĩ về họ và cảm xúc của ngời khác nên thờng diễn đạt vấn đề lòng vòng, không nói thẳng, nói thật để tránh mất lòng đối tác. Trong khi đó, đối tác EU không ngại nói thẳng những điều mình nghĩ, kể cả đó là sự phê bình.
Thói quen mặc cả khi mua bán là một thói quen a thích của ngời Việt Nam dù trong các cuộc mua bán nhỏ hay lớn. Nếu trong cuộc đàm phán, ta đa ra đề nghị chào giá sát với mức giá thực ta muốn bán, thì dù có mua đúng giá, ngời Việt Nam cũng không cảm thấy hài lòng vì họ không thoả mãn đợc nhu cầu mặc cả của họ. Có vẻ nh họ đo thành công của cuộc đàm phán dựa nhiều trên điều khoản giá và dựa trên khoảng cách giữa giá ta đa ra ban đầu với giá cuối cùng họ chấp nhận nhỏ hay lớn. Vấn đề đầu tiên các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm là giá cả thực tế của mặt hàng mà thờng cha cân nhắc đến việc xem xét các yếu tố ảnh hởng có tác động điều chỉnh đến mức giá đó. Thờng nhà đàm phán Việt Nam- với t cách là ngời mua- không đa vấn đề chất lợng hàng hóa lên hàng đầu mà quan tâm đến vấn đề giá cả hợp lý hơn. Do niềm tin vào uy tín của hàng EU, đôi khi họ cho rằng đã là hàng EU thì có chất lợng tốt rồi, vấn đề chỉ còn là giá hợp lý hay không. Điều này không tốt khi đàm phán với các đối tác nắm đợc tâm lý ham hàng rẻ của ngời Việt Nam mà cung cấp những hàng có chất lợng không đảm bảo. Ngoài ra, doanh nghiệp Việt Nam cha nhanh nhạy trong việc phân tích thành phần giá thực tế của một hệ thống. Ví dụ phía ta có thể thành công trong việc giảm giá một thiết bị dây chuyền, nhng lại không đủ thông tin và kỹ năng để phân tích ra rằng đối tác EU đã tăng giá ở một thiết bị khác trong cùng một hệ thống đó dẫn đến tổng thể giá cả của cả
dây chuyền thiết bị không có gì thay đổi. Trái với ngời Việt Nam, các đối tác EU thờng thích nói sát giá và chú trọng đến đàm phán các vấn đề về chất lợng hơn.
3.2. Giải quyết xung đột
Khi đàm phán về vấn đề giải quyết xung đột phát sinh từ hợp đồng, ngời châu Âu với t duy chặt chẽ và logic thờng thích viện dẫn đến hệ thống toà án và trọng tài nh biện pháp đảm bảo tối u. Ngợc lại, ngời Việt Nam cũng nh ngời á Đông thích dùng biện pháp thơng lợng hoà giải xuất phát từ tâm lý muốn dung hoà với môi trờng xung quanh. Họ có tâm lý không muốn dính dáng đến toà án vì sợ bị mang tiếng, ảnh hởng đến uy tín kinh doanh và các thủ tục phiền hà.
3.3. Bác bỏ và cách nói không“ ”
Với những điều nằm ngoài khả năng, những điều không đáng tin cậy hoặc không theo nguyện vọng của mình, ngời châu Âu thờng không ngại từ chối. Họ không cho đấy là việc có thể làm phật ý đối tác. Trái lại, ngời Việt Nam ngại nói “không” một cách trực tiếp ngay cả khi họ không đồng ý với điều kiện đối tác đa ra. Cách nói thờng thấy trong các trờng hợp này là những câu trả lời nớc đôi “Chúng tôi cần thời gian suy nghĩ thêm” hay “Vấn đề này cần đợc cân nhắc” Đó là do họ coi trọng thể diện của mình và cũng muốn giữ thể diện…
cho đối tác. Trong một số trờng hợp, đối tác EU không hiểu đợc điều này đã từ chối quá thẳng khiến ngời Việt Nam cảm thấy mất mặt và họ có thể chấm dứt đàm phán. Trong trờng hợp khác, một số điều kiện ngời Việt Nam cảm thấy khó thực hiện nhng không nói thẳng là “không” nên đối tác EU hiểu lầm rằng việc này đã đợc thoả thuận, đến khi thực hiện hợp đồng mới biết bạn hàng của mình thực tế không thực hiện đợc điều đó.
3.4. Ra quyết định
Quy trình ra quyết định của hai bên rất khác nhau. Ngời phơng Tây có khẩu hiệu “tôi suy nghĩ, tôi hành động”, còn với ngời châu á là “tập thể suy nghĩ, tôi hành động”. Trong các quốc gia châu á, Việt Nam cha phải là nớc có
tinh thần tập thể và hợp tác cao nh Nhật Bản, Hàn Quốc nhng cũng có một vài nét theo cách t duy tập thể nh vậy tuy không phải luôn tích cực. Xuất phát từ thời bao cấp, chúng ta có thói quen chịu trách nhiệm tập thể hay nói cách khác, không có ai chịu trách nhiệm toàn bộ, việc hỏi ý kiến ngời khác đôi khi không phải là dân chủ, hợp tác mà là hình thức để tránh chịu trách nhiệm cá nhân sau này. Nh vậy, quá trình ra quyết định vừa lâu lại không hẳn đã hiệu quả. Trong khi đó, quyết định của đối tác EU dựa trên cơ sở chịu trách nhiệm cá nhân khiến nhà kinh doanh dồn tâm trí của mình vào phân tích, đánh giá tình hình thực tế lại tỏ ra hiệu quả hơn.
Một vấn đề khác là sự phân quyền. Hiện nay, sự phân quyền cho các cán bộ đàm phán đã mạnh dạn hơn trớc nhiều. Theo kết quả của công trình (*), các tiêu chí lựa chọn cán bộ đàm phán ngoài trình độ còn là những ngời có đủ thẩm quyền và t cách pháp lý ra quyết định và ký hợp đồng. Về t cách pháp lý của cán bộ đàm phán, 75,68% ngời chủ trì đàm phán là ngời có quyền đại diện đơng nhiên hoặc đại diện theo uỷ quyền cho doanh nghiệp nh giám đốc, phó giám đốc và chỉ 23,33% ngời chủ trì đàm phán là trởng phòng kinh doanh - nhất là tại các công ty nhà nớc vì thực tế phổ biến là trong các phòng xuất nhập khẩu kinh doanh độc lập ở đây, trởng phòng có quyền quyết định các thơng vụ của phòng. Thẩm quyền của cán bộ đàm phán Việt Nam đợc nâng cao với 54,85% đợc giám đốc uỷ quyền trong một phạm vi nào đó; 40,54% đợc toàn quyền quyết định và chỉ còn 4,5% đi đàm phán với t cách là chuyên viên, cần chờ quyết định của giám đốc.
Ngoài ra, còn một điểm khác biệt ở cơ sở ra quyết định. Đối tác EU dựa trên các số liệu, dữ kiện khách quan đã đợc chuẩn bị trớc và việc phân tích thấu đáo tâm lý đối tác. Còn nhà đàm phán Việt Nam vốn rất coi trọng cảm tính, và đôi khi do chuẩn bị thông tin không đầy đủ nên phải quyết định dựa một phần trên cảm tính.
3.5. Kỹ thuật giao tiếp
Ngời Việt Nam có khả năng lắng nghe tốt hơn đối tác EU. Họ có xu h- ớng ít ngắt lời ngời khác trong khi nhiều nớc ở EU có thói quen chỉ nghe đến khi nào đã lấy đợc thông tin mình cần. Ví dụ nh Đức, khi đã nhận đợc đủ thông tin, họ sẽ ngắt lời ngời đối diện để hỏi thêm hoặc để trình bày quan niệm của mình.
- Câu hỏi
Cách hỏi của ngời Việt Nam dè dặt hơn đối tác EU và họ thờng không truy đến cùng câu hỏi vì tôn trọng quyền trả lời của đối tác và đôi khi là do không đủ khả năng ngoại ngữ hay không đủ tự tin để hỏi vì sợ đối tác cời sự không hiểu biết của mình. Ngời EU lại rất ý thức đợc quyền đặt câu hỏi của mình và họ cũng tôn trọng sự cầu thị của ngời khác thể hiện qua việc hỏi nếu nh mình không biết.