II. Các nhân tố môi trường kinh doanh có ảnh hưởng tới hoạt động tiêu thụ sản
3.2 Các phòng ban
Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ cung ứng vật tư, nghiên cứu thị trường đầu ra, đề ra
biện pháp tiêu thụ sản phẩm hợp lý, tổ chức quá trình hoạt động marketing từ sản xuất đến tiêu thụ, thăm dò, mở rộng thị trường, lập ra các chiến lược tiếp thị, quảng cáo và lập kế hoạch sản xuất cho những năm tiếp theo.
Phòng KCS: chịu trách nhiệm kiểm tra nguyên phụ liệu trước khi nhập kho; kiểm tra
chất lượng, số lượng sản phẩm trước khi giao hàng, nhằm đạt được mục đích cuối cùng là sản xuất được hàng hoá có chất lượng cao cho khách hàng, bảo đảm an toàn cho người lao động, tiết kiệm điện năng và các chi phí khác.
Phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quy trình công nghệ, xây dựng các
định mức kỹ thuật, nghiên cứu mẫu hàng về mặt kỹ thuật cũng như tình trạng máy móc kỹ thuật của xí nghiệp.
Phòng hành chính-tổ chức: làm nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo, định ra đường lối,
sắp xếp, phân phối lại lao động một cách hợp lý, xây dựng chế độ lương thưởng, bảo hiểm xã hội,...
Phòng kế toán tài vụ: đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức công
tác hạch toán kế toán, theo dõi mọi hoạt động của xí nghiệp dưới hình thái giá trị để phản ánh cụ thể chi phí đầu vào, kết quả đầu ra, đánh giá kết quả lao động của cán bộ công nhân viên. Phân tích kết quả kinh doanh của từng tháng, quý, năm, phân phối thu
nhập đồng thời cung cấp thông tin cho giám đốc, giúp cho việc đề ra các chiến lược phù hợp nhằm phục vụ quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh.
Phòng bảo vệ, nhà ăn: có chức năng kiểm tra, bảo vệ cơ sở vật chất kỹ thuật của xí nghiệp; nhà ăn có nhiệm vụ nấu ăn trưa cho toàn xí nghiệp.
Ngoài ra xí nghiệp còn có các phân xưởng sản xuất là nơi điều hành trực tiếp của máy móc đồng thời thực hiện các khâu thủ công như: đóng hộp, in hình, tạo dáng trên mẫu mã sản phẩm,...của quá trình sản xuất bánh mứt khi nhận được lệnh từ trên xuống đó là lệnh của phó giám đốc sản xuất, kỹ thuật. Hệ thống các cửa hàng có chức năng tự giới thiệu sản phẩm của xí nghiệp và nhiều mặt hàng khác. Hệ thống các nhà kho có chức năng dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu, trang thiết bị phục vụ sản xuất đồng thời dự trữ, bảo quản thành phẩm làm ra.
Sơ đồ tổ chức xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội cho thấy bộ máy quản lý của xí nghiệp được tổ chức theo mô hình trực tuyến-chức năng có đặc trưng cơ bản là vừa duy trì hệ thống trực tuyến, vừa kết hợp với việc tổ chức các bộ phận chức năng, trong đó quyền ra mệnh lệnh quản trị thuộc cấp trưởng trực tuyến và cấp trưởng chức năng. Tổ chức kiểu này có ưu điểm lớn là gắn việc sử dụng chuyên gia ở các bộ phận chức năng với hệ thống trực tuyến mà vẫn giữ được tính thống nhất quản trị ở mức độ nhất định. Tuy nhiên, để đạt được điều đó đòi hỏi phải có sự phối hợp nhất định giữa hệ thống trực tuyến và các bộ phận hoạt động chức năng. Mặt khác, chi phí kinh doanh cho hoạt động ra quyết định quản trị là lớn.
4.Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của xí nghiệp.
Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội là một trong những doanh nghiệp chuyên sản xuất bánh kẹo lớn trong cả nước về quy mô cũng như uy tín. Các sản phẩm xí nghiệp được bình chọn là “Hàng Việt Nam chất lượng cao” năm 2000, 2001; là “sản phẩm ưa thích năm 2000” và đã được tặng thưởng 4 huy chương vàng tại Hội chợ thương mại “Hà Nội 2000”. Hiện nay với công suất đạt hơn 7350 tấn/ năm xí nghiệp được coi là một trong những doanh nghiệp Nhà nước làm ăn có hiệu quả của nền kinh tế.
Bảng1: Kết quả kinh doanh chủ yếu của xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội qua các năm Chỉ tiêu Đơn vị tính 1998 98/97 (%) 1999 99/98 (%) 2000 00/99 (%) 2001 01/00 (%) Sản lượng tiêu thụ Tấn 297,8 100,7 356,4 119,68 444,5 124,72 543,3 122,23 Doanh thu Tr.đ 11124 103 13571 121,98 17099 126 19660 114,98 Nộp ngân sách Tr.đ 1236 100,4 1248 100,97 1298 104,01 1495 115,18 Lợi nhuận Tr.đ 599 101 665 111,02 738 110,98 834 113,01 Thu nhập bình quân/thán g Ngh.đ 800 114,29 904 113 1038 114,82 1160 111,75
(Nguồn: phòng kinh doanh xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội )
Nhìn vào số liệu ở bảng trên ta có thể đưa ra một số nhận xét sau:
Năm 1999 doanh thu tăng 2447 triệu đồng cùng với sự tăng lên của lợi nhuận(66 triệu
đồng) và thu nhập bình quân/tháng(104 nghìn đồng) chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh năm này đã có hiệu quả, việc tăng sản lượng đã đưa đến cho xí nghiệp khoản lợi nhuận khá lớn và cải thiện hơn đời sống của cán bộ công nhân viên.
Năm 2000, 2001 do đầu tư một số dây chuyền công nghệ, thiết bị sản xuất hiện đại và
liên tục nâng cao tay nghề công nhân nên chất lượng sản phẩm không ngừng được nâng cao kéo theo sự gia tăng sản lượng tiêu thụ. Doanh thu, lợi nhuận đều tăng nên thu nhập của cán bộ công nhân viên được cải thiện rõ rệt từ 904000đ(năm1999) lên 1038000đ(2000) rồi lên 1160000đ(năm 2001)- đây chính là thành tựu to lớn của xí nghiệp trong những năm vừa qua.
II.Phân tích các yếu tố môi trường có ảnh hưởng đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội.
1.Các đặc điểm cơ bản về kinh tế kỹ thuật của xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội có ảnh hưởng tới hoạt động tiêu thụ sản phẩm.
1.1Sản phẩm và thị trường :
1.1.1Sản phẩm:
Xí nghiệp thực hiện chính sách đa dạng hoá sản phẩm để phục vụ nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng. Tuy nhiên, việc đa dạng hoá sản phẩm cũng có những nhược điểm nhất định như thiếu sự chú ý, quan tâm đến việc đầu tư theo chiều sâu vào sản phẩm nên không đáp ứng được nhu cầu khắt khe của khách hàng. Cuộc sống ngày càng nâng cao, giờ đây người dân không chỉ đơn giản là ăn no mà còn muốn thưởng thức được vị ngon của hàng hoá. Hơn nữa, bánh kẹo không phải là hàng hoá thiết yếu cho sinh hoạt hàng ngày của người dân mà họ chỉ mua sắm trong các dịp lễ, tết, cưới, hỏi,...Vì vậy, tiêu chí chất lượng và mẫu mã sản phẩm đang trở thành tiêu chí hàng đầu trong cạnh tranh. Hiện nay, các sản phẩm của xí nghiệp chủ yếu phục vụ nhu cầu bình dân với chất lượng khá, giá rẻ, mẫu mã bao bì chưa được hấp dẫn lắm. Trong thời gian tới, việc tăng tỷ trọng các sản phẩm cao cấp trong cơ cấu sản phẩm của xí nghiệp mang tính cấp thiết để tăng lượng tiêu thụ.
Bánh kẹo chịu ảnh hưởng rất nhiều của yếu tố thời gian và thời tiết. Nếu để lâu hay
không có chế độ bảo quản thích hợp sản phẩm sẽ dễ bị ẩm mốc hay chảy nước. Đây cũng là một khó khăn cho công tác bảo quản nguyên vật liệu, ảnh hưởng không nhỏ tới việc hoạch định chiến lược sản phẩm của xí nghiệp. Chính vì điều này đòi hỏi xí nghiệp phải có kế hoạch sản xuất và tiêu thụ hợp lý, tránh tình trạng tồn hàng quá nhiều, giảm phẩm chất của hàng hoá khi tới tay người tiêu dùng. Việc lập các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ trong xí nghiệp được áp dụng một cách linh hoạt. Do lượng tiêu thụ bánh mứt kẹo luôn thay đổi theo thời gian nên ngoài việc xây dựng các kế hoạch tháng, xí nghiệp còn lập các kế hoạch tuần, ngày để luôn đảm bảo lượng tiêu thụ hợp lý.
Một đặc điểm lớn nữa là bánh kẹo gắn liền với yếu tố mùa vụ cho nên việc sản xuất và
tiêu thụ cũng phải gắn với yếu tố này. Thời điểm lượng hàng tiêu thụ mạnh nhất là vào mùa cưới hay lễ tết. Để đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầu trong những dịp này đòi hỏi xí nghiệp phải dự đoán lượng hàng tồn kho, lượng hàng sản xuất cho phù hợp, bố trí lượng lao động hợp lý, có thể thuê thêm lao động thời vụ, dự trữ nguyên vật liệu, mở rộng kênh phân phối. Để hiểu rõ hơn về đặc điểm sản phẩm của xí nghiệp ta hãy tham khảo bảng sau:
Bảng 2: Đặc điểm một số sản phẩm chủ yếu của xí nghiệp
Sản phẩm Chất lượng
Chủng loại Mẫu mã kiểu dáng Bao gói 1.Mứt tết Khá Nhiều nhưng không đặc trưng Truyền thống Hộp giấy,túi PE mỏng, đơn giản
2.Bánh trung thu Cao Tương đối nhiều
Hấp dẫn Hộp giấy,
hộp nhựa
3.Bánh xốp các loại
Khá Chưa đa dạng Chưa độcđáo
ấn tượng
Hộp giấy, túi PE mỏng
(nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2001 và phương hướng nhiệm vụ năm 2002).
Từ bảng trên ta thấy mặc dù đã có nhiều chủng loại hàng hoá của xí nghiệp có mặt trên thị trường nhưng số lượng chủng loại còn hạn chế và cơ cấu chủng loại không cân bằng ở các mặt kinh doanh. Xí nghiệp có ưu thế về sản phẩm mứt tết, bánh trung thu nhưng lại bị hạn chế về sản phẩm bánh xốp.
Được đánh giá có chất lượng tương đối cao nhưng sản phẩm của xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội vẫn còn có yếu điểm. Điều mà các đại lý phản ánh nhất vẫn là độ xốp của bánh
xốp. Bánh của xí nghiệp do quá xốp nên rỗng lại không có mùi vị đặc trưng nên không tạo được cảm giác ngon miệng cho người tiêu dùng.
So với các đối thủ cạnh tranh thì quy cách mẫu mã và bao gói sản phẩm của xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội cũng có rất nhiều hạn chế, đặc biệt là sản phẩm mứt tết. Có thể nói đây là tồn tại lớn nhất mà xí nghiệp đang gặp phải trên thị trường tiêu thụ. Bao gói của các loại mứt tết là hộp giấy với hình dáng đã có từ lâu không thay đổi. Điều này sẽ tạo cho người tiêu dùng cảm giác nhàm chán, không kích thích tính tò mò tìm hiểu của họ khi quyết định mua hàng. Bao gói của sản phẩm bánh tuy có in hình màu sắc và tên sản phẩm nhưng chưa có sự hấp dẫn đối với khách mua, màu sắc và dáng vẻ không mang dáng vẻ riêng của bánh kẹo Hà Nội. Trong khi đó trên thị trường bánh kẹo có một số Công ty màu sắc marketing riêng, ví dụ bao gói màu xanh đậm là của Công ty bánh kẹo Quãng Ngãi, màu mận chín là bao gói của Công ty bánh kẹo Lam Sơn(Thanh Hoá)...Về quy cách và chất lượng bao gói thì xí nghiệp có được ưu diểm là dán kép có khay đựng bánh bằng nhựa mỏng(bánh sampa) không những làm cho gói bánh vuông cạnh, hấp dẫn mà còn bảo vệ cho bánh không bị vỡ đồng thời làm cho gói bánh trông to hơn rất thu hút khách hàng. Các múi dán túi sản phẩm được dán bằng máy nên rất chắc, khó bung và giữ cho sản phẩm không bị ẩm, giảm chất lượng. Ngoài ra bao gói sản phẩm của xí nghiệp còn có một ưu điểm nữa là có để hở một khoảng trống đằng sau túi để khách hàng có thể thấy được sản phẩm bên trong, đây cũng là yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định lựa chọn của khách hàng. Tuy nhiên sản phẩm bánh của xí nghiệp vẫn có hạn chế là ngoài yếu tố chất lương thấp thì còn có hạn chế nữa đó là hình dáng các loại bánh còn đơn giản, đã lâu chưa được nghiên cứu để thay đổi và không khác biệt nhiều so với đối thủ cạnh tranh.