Bên cạnh những mặt đã đạt được, những thuận lợi mà công ty đã có được, công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà còn rất nhiều những vấn đề khó khăn chưa tháo gỡ được, những hạn chế, tồn tại nảy sinh trong quá tình sản xuất kinh doanh ảnh
hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm, giá thành sản phẩm, thời gian cung cấp và do đó cản trở công tác đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm ở công ty. Cụ thể:
* Về sản phẩm:
Công tác R&D còn chưa được chú trọng và hoạt động chưa có hiệu quả. Sản phẩm của công ty có tới trên 300 mặt hàng với 16 chủng loại tuy nhiên, công ty chưa tạo được sự riêng có hay “cái mới” trong sản phẩm của mình. Mẫu mã sản phẩm thay đổi quá chậm, một số sản phẩm như bút máy hầu như không thay đổi qua nhiều năm. Nguyên nhân là do một số máy móc công nghệ đã cũ, khuôn mẫu sẵn và chậm hay khó cải tiến. Hơn thế nữa đó chính là nguyên nhân dẫn đến chi phí dành cho các hoạt động xúc tiến trở nên dàn trải và kém hiệu quả.
Trong quản lý chất lượng sản phẩm còn coi nhẹ việc quản lý kỹ thuật, biểu hiện qua các hiện tượng làm dối, làm ẩu, bớt xén quy trình, chạy theo số lượng để có thu nhập cao, kiểm tra chất lượng không kỹ nên có các hiện tượng:
+ Các loại bút máy cao cấp 920, Hà Nội 84, Hồng Hà 192 : ngòi bút còn gai, độ xuống mực không đều.
+ Các loại chai chịu áp còn bị vỡ nổ. Số lượng tuy có tăng nhưng hiệu quả lại giảm nhiều vì phải hạ giá để cạnh tranh, vì bị phạt do không đảm bảo chất lượng và thời gian, tiến độ
- Thêm vào đó, máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ sản xuất còn cũ kỹ, không đồng bộ, không hoàn chỉnh, tiêu hao điện năng và các năng lượng khác lớn, hiệu quả sử dụng thấp, trình độ lao độ lao động nhìn chung còn chưa cao, lao động mang tính thủ công còn nhiều, phế phẩm còn lớn, chất luợng nhiều sản phẩm thấp. Những chi tiết yêu cầu kĩ thuật cao thì chưa đáp ứng được nên phải nhập ngoại với giá cao như ngoì bút bi, bút máy cao cấp... có sản phẩm chi tiết nội địa chỉ chiếm 20 - 50%. Chính vì vậy, nên rất khó hạ giá thành sản phẩm để có thể cạnh tranh với các sản phẩm của Thiên Long, Hanson, và đặc biệt là của Trung Quốc.
- Một số sản phẩm khi thay đổi về kỹ thuật như bao bì, in chữ HH192 nam nữ ...không có thông báo trước dẫn đến tình trạng sản phẩm đưa vào thị trường không được chấp nhận nhầm lẫn giữa hàng Hồng Hà và hàng giả khác
định mức tiêu hao còn chưa chặt chẽ, quản lý các chi phí mua sắm công cụ dụng cụ không chặt chẽ, gây lãng phí, và cản trở không nhỏ công tác hạ giá thành sản phẩm. NVL giấy tăng giảm liên tục
- Về công tác giá thành và phương thức thanh toán: do nhiều nguyên nhân mà nhìn chung giá của sản phẩm do công ty sản xuất còn cao so với giá thị trường ví dụ như dập ghim, túi My Clear mỏng, cặp trình ký, cặp ba dây...
Phương thức thanh toán của công ty như hiện nay thì còn nhiều bất cập. Chẳng hạn, khách hàng đặt cọc 10 triệu để lấy hàng lần đầu nhưng số hàng đó phải nhỏ hơn số tiền đặt cọc, và thanh toán khi lấy hàng lần sau. Tuy nhiên, vào những lúc hàng bán chạy, khách hàng muốn lấy thêm số lượng nhưng không muốn đặt thêm tiền vì có thể họ còn phải quay vòng và mở rộng tiêu thụ các sản phẩm khác chẳng hạn, thì công ty còn chưa có chính sách ưu đãi đối với họ. Bên cạnh đó, việc thường xuyên tăng giảm giá thành sản phẩm ngoài việc gây mất lòng tin và bất bình trong người tiêu dùng, đã gây khó dễ cho việc thanh toán các khoản nợ giữa công ty với khách hàng. Chẳng hạn khách hàng vừa lấy một khối lượng sản phẩm lớn với giá là 2001đ/sp, nhưng ngay sau đó, công ty lại hạ giá xuống chỉ còn 1800đ/sp, như vậy, với cả một khối lượng lớn thì khách hàng đã bị thiệt một khoản không nhỏ, chính vì vậy, khi thanh toán, họ thường gây khó dễ để đòi được đền bù, có trường hợp nhân viên công ty đã phải xuống cửa hàng tới 20 lần mà vẫn không thu được...
- Công tác quản trị kênh còn nhiều thiếu sót, có thể thấy chưa có sự phối hợp chặt chẽ giữa các trung gian bán hàng với công ty, thông tin chưa được truyền đi và phản hồi kịp thời, ăn ý, quan hệ giữa các nhà phân phối với công ty còn lỏng lẻo, các hỗ trợ xúc tiến bán hàng của công ty còn ít tác dụng đối với họ.
- Các hoạt động xúc tiến:
- Lực lượng tiếp thị còn thiếu về kinh nghiệm và số lượng. Phần đông họ là các sinh viên vừa tốt nghiệp, có nhiệt tình song chưa có kinh nghiệm, khi tiếp xúc với khách hàng còn thiếu sự kiên nhẫn, khả năng thuyết phục. Phần trăm thưởng trên doanh thu còn chưa hấp dẫn, tiền công tác phí lại quá ít ỏi, với những trường hợp đi công tác tỉnh phải 20 lần xuống cửa hàng mà vẫn chưa đòi được tiền thì đúng là nhân viên đó phải bù lỗ vào công tác phí, chính vì vậy nên còn chưa khuyến khích họ thật
sự tận tâm vào công việc hơn nữa. Họ còn chưa có ý thức đầy đủ về việc phải thu thập thông tin về thị trường đặc biệt là về đối thủ cạnh tranh đưa về phòng thị trường. - Chi phí bán hàng đặc biệt là chi phí dành cho các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo còn quá ít, dàn trải nên kém hiệu quả. Chi phí cho hoạt động quảng cáo cho các sản phẩm của Thiên Long lên tới 3 tỷ đồng, trong khi đó chi phí cho cả hoạt động bán hàng nói chung của công ty chỉ vẻn vẹn có gần 800 triệu đồng, và chi phí dành cho bút bi chỉ là 131 triệu. Nếu như làm phép tính trung bình một sản phẩm của Thiên Long có chi phí bán hàng sẽ là 3 tỷ/ 40 triệu bút bi các loại/1 năm = 75đ/ sản phẩm. Trong khi đó công ty dùng 131 triệu/3triệu bút = 44đ/ bút, ít hơn gần một nửa so với bút Thiên Long nhưng sản lượng tiêu thụ chỉ bằng 1/13 so với họ. Bên cạnh đó, công ty chưa quan tâm đúng mức tới các hoạt động xây dựng mối quan hệ với công chúng thông qua hội nghị khách hàng, triển lãm, tặng quà...
- Công tác quản lý lao động và tiền lương còn bộc lộ nhiều yếu kém: tình trạng buông lỏng quản lý lao động, nhất là đối với lao động gián tiếp còn nhiều tồn tại, việc phân phối tiền lương, thu nhập còn chưa phản ánh đúng đắn kết quả làm việc của mỗi người, khu vực hưởng lương thời gian thì mang nặng tính bình quân chủ nghĩa, không kích thích được người giỏi, người làm được nhiều việc. Việc xét thưởng còn tiến hành chậm chễ, không kịp thời. Riêng trong việc trả lương và thưởng cho đội ngũ tiếp thị còn chưa hợp lý. Ví dụ như:
