II- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của công ty xây dựng II_Thanh hoá.
a.Ban giám đốc.
Với tình trạnghiện nay Công ty có một ban giám đốc gồm 1giám đốc và 4 phó giám đốc trong khi lực lượng lao động cả Công ty chỉ có hơn 400 người (doanh nghiệp với qui mô vừa ) đã dẫn tới thực tế là thừa người thiếu việc. Do đó ảnh hưởng nhiều tới hiệu quả công việc trong quá trình sản xuất kinh doanh . vì vậy, cần phải tổ chức lại ban giám đốc nhằm hợp lý hoá và nâng cao hiệu quả công việc.
Trong điều kiện kinh tế thị trưòng hiện nay duy trì một ban giám đốc như vậy là không cần thiết. Sở dĩ có tình trạng này là do Công ty mới sát nhậpvới Công ty Đường C nên việc bố trí và giải quyết ban giám đốc cũ của Công ty Đưòng Công vào cùng hoạt động với ban giám của Công ty xây dựng II chỉ là giải pháp tạm thời mang tính chất tình thế. Đây là bước đệm đẻ Công ty dần dần tổ chức và ổn định lại bộ máy cho nên cơ cấu hiện tại chỉ là tạm thời. Tuy nhiên, tôi cũng xin đưa ra ý kiến riêng của mình. Đó là, với ban giám đốc trong bộ máy quản lý chỉ nên duy trì 03 người trong đó có 01 giám đốc và 02 phó giám đốc chuyên môn. Trong đó:
- 01 phó giám đốcphụ trách công tác khoa học kỹ thuật, tiến độ thi công, thanh quyết toán,đào tạo,an toà lao động và phụ trach các đội xây dựng thuộc khu vực miền Nam và bên Lào.
- 01 phó giám đốc phụ trách công tác đời sông của cán bộ công nhân viên, thanh tra,bảo vệ, quản lý vật tư, trang thiết bị máy móc thi công lắp đặt công trình, đoàn thể, các phong trào thi đua...
Đồng thời, với việc rút bớt cán bộ trong ban giám đốc, Công ty nên tổ chức tạo điều kiện để ban giám đốc được nâng cao trình độ nghiệp vụ về các mặt như: Quản lí nhà nước về kinh tế, quản trị kinh doanh, ngoại ngữ, tin học...
Sau khi hoàn thiện , cơ cấu trình độ của ban giám đốc mới như sau:
Như vậy, ban giám đốc mới sẽ gồm có 03 người, được phân công chức năng nhiệm vụ rõ ràng. Trong điều kiện hiện nay vốn ngoại ngữ và sử dụng thành thạo máy vi tính là một điều cần thiết cho công tác quản lý. Nhưng riêng phó giám đốc kỹ thuật thì có sự đòi hỏi cao hơn về nghoại ngữ bởi do tính chất công việc. Với khả năng ngoại ngữ như vậy sẽ giúp cho phó giám đốc này có thể nắm bắt được tính năng và tác dụng của máy móc cũng như độ tốt bền của máy thông qua những thông số kỹ thuật, đồng thời phát huy khả năng trong giao tiếp với các đối tác nước ngoài trong công việc. Vì thực tế làtrong Công ty chưa có bộ phận phụ trách công tác marketing nên phó giám đốc kĩ thuật kiêm nhiệm luôn công tác này.
Sau đây là chức năng nhiệm vụ của ban giám đốc mới sau khi dã hoàn thiện. + Giám đốc:
- Đại diện cho công ty trước pháp luật và trong quan hệ kinh tế đối ngoại. - Trực tiếp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Nhận vốn và nguồn lực do nhà nước giao, bảo tồn và phát triển . - Quyết định về các vấn đề tổ chức điều hành bộ máy của Công ty.
- Chỉ đạo công tác lập kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh (dài hạn và ngắn hạn ). Đề ra các biện pháp khắc phục khó khăn trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Đại diện cho Công ty đàm phán và kí kết các hợp đồng kinh tế.
- Xây dựng nội quy, quy chế về hoạt động kinh doanh , chức năng nhiệm vụ hoạt động của các phòng ban, đội và các nhân viên, có kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Công ty.
Tuy nhiên, do tính chât công việc đa dạng và phức tạp nên đòi hỏi giám đốc phải biết bố trí , sử lý một cách hợp lý và hiệu quả.
Do đó, giám đốc chỉ phụ trách chung còn uỷ quyền cho các phó giám dốc điều hành từng lĩnh vực.
+ Phó giám đốc.
- Thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực được giao và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật của nhà nước tong lĩnh vực đó.
- Phối hợp với phó giám đốc khác giải quyết các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực mà mình phụ trách.
- Thay mặt cho giám đốc trong một số công việc như: làm việc với bên A, thanh quyết toán , các thủ tục thi công,...
- Chỉ đạo công tác quản lý bộ phận kinh doanh về vật tư, con người, máy móc, thiết bị ,...
- Yêu cầu các bộ phận chức năng cung cấp hồ sơ tài liệu... cần thiết thuộc lĩnh vực mình phụ trách. Đồng thời có thể giao nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận này giúp thực hiện nhằm đảm bảo hiệu quả công việc.
- Thay mặt giám đốc kí kết một số văn bản giấy tờ như phiếu xuất nhập vật tư, hoá đơn kiểm kê tài sản, duyệt các biện pháp tổ chức thi công, nghiệm thu công trình...
- Chỉ đạo các đội về lĩnh vực được giao. Quan tâm tới đòi sống của cán bộ công nhân viên trong Công ty.
- Tham mưu cho giám đốc trong việc ra các quyết định quan trọng liên quan tới quá trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Điều hành các phòng, độ xây dựng trực thuộc và thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được giao.