I- Những đặc điểm cơ bản ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.
S Chức vụ Giới tính Chuyên Trình Độ tuổ
TT Na T Na m Nữ môn nghiệp vụ độ <30 30-45 >45 1 2 3 4 5 6 7 8 Trưởng phòng Phó phòng N.viên LĐ-TL N.viên HC
N.viên Thanh tra hộ khẩu
N.viên Văn thư tạp vụ
Bảo vệ Lái xe 1 1 1 1 1 2 1 2 1 X.dựng LĐTL LĐTL Văn thư LĐTL Lái xe TC TC TC 1TC 1SC 1TC 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Tổng số 7 4 1 4 6 Tỷ trọng(%) 63,6 36,4 9 36 55
Hiện nay phòng tỏ chức hành chính có tất cả 14 người, trong đó có 3 nhân viên lái xe ủi và xe cơ giới thuộc lao động sản xuất, trước mắt thuộc sự quản lý của phòng do chưa bố trí được về các đội xây dựng. Như vậy, trong phòng có cả thảy 11 lao động làm công tác quản lý. Trong đó nhiệm vụ chức năng của mỗi thành viên được quy định như sau:
*Trưởng phòng.
Ngoài chức năng tổ chức thực hiện công việc của phòng, trưởng phòng Tổ chức - Hành chính còn đảm nhiệm những công việc sau:
+Giải quyết các trườn hợp tiếp thu, thuyên chuyển, thôi việc,hợp đồng lao động. +Đề xuất các trường hợp đề bạt, bổ nhiệm, miễn nhiệm chức vụ, nâng giảm lương, khen thưởng, kỷ luật...
+Lập kế hoạch bồi dưỡng về các mặt trình độ, chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, vi tính, lí luận chính trị...thường xuyên và theo quy định cho đội ngũ cán bộ công nhân viên làm công tác quản lý. Đề xuất và tham mưu cho giám đốc tổ chức thực hiện.
-Thực hiện các chức năng như chánh văn phòng,quản lý lao động trong nội bộ phòng, trong toàn bộ Công ty, thực hiện những công việc hành chính,văn phòng của Công ty.
* Cán bộ tổ chức lao động. (kiêm nhiệm vụ phó phòng)
- Quản lý danh sách cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty trên phương diện hồ sơ lí lịch & con người.
- Giải quyết các trường hợp thuộc về chế độ của cán bộ công nhân viên như: tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, trợ cấp...Trực tiếp giám sát việc thực hiện qui chế lao động của Công ty đối với người lao động.
- Quản lý và theo dõi các hợp đồng lao động ( ngắn_dài hạn ) .
- Chuyên viên nghiên cứu về các công tác khoán áp dụng đối với công ty như Công ty xây dựng II. Đúc rút kinh nghiệm và đề xuất những phương án phù hợp với nhiệm vụ tổ chức sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn nhất định.
* Nhân viên thưòng trực bảo vệ.
- Thường trực ở văn phòng để bảo vệ việc chấp hành nội qui cơ quan nơi làm việc. - Thưòng trực điện thoại văn phòng Công ty.
- Quản lý khách ra, vào làm việc với Công ty và hướng dẫn khách theo đúng thủ tục hành chính.
- Bảo vệ tài sản, kho tàng thuộc Công ty, quản lý thời gian làm việc và nghỉ ngơi của lao động quản lý trong Công ty.
-Trông coi phưong tiện của cán bộ công nhân viên. Quản lý việc sử dụng điện, nước, loa đài...
* Cán bộ hành chính.
- Làm công tác văn thư quản trị hành chính văn phòng như: tổ chức nơi làm việc trong văn phòng, trang cấp phòng làm việc cho cán bộ văn phòng và các đội; tổ chức điều kiện nơi tiếp khách đến liên hệ với Công ty,bố trí nơi hội họp, tổ chức vệ sinh môi trường cơ quan; sắp xếp & bố trí lịch công tác của văn phòng...
- Quản lý công văn giấy tờ chuyển đến và chuyển đi. - Quản lý việc sử dụng con dấu và chữ kí lãnh đạo.
* Nhân viên lao động tiền lương.
-Trực tiếp giám sát, theo dõi lương và thưởng của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty bằng sổ sách, chúng từ,...
-Đề xuất với trưởng phòng trong việc nâng bậc lương cho cán bộ công nhân viên trong Công ty khi đến niên hạn.
- Thực hiện việc quản lý các lĩnh vực liên quan đến thu nhập của người lao động do Công ty phân phối.
- Lập danh sách thanh toán các khoản như lương, thưởng, phụ_trợ cấp ...cho cán bộ công nhân viên.
* Nhân viên văn thư đánh máy, tạp vụ.
- Sử dụng và quản lý việc sử dụng máy móc phục vụ cho công việc. - Thực hiện các yêu cầu soạn thảo của lãnh đạo Công ty.
- Chuẩn bị tốt các điều kiện tiếp khách của công ty chu đáo, vệ sinh sạch sẽ văn phòng của Công ty.
* Lái xe.
Thực hiện theo những qui định chung và theo sự chỉ đạo trực tiếp của cán bộ lãnh đạo Công ty.
Từ thực tiễn của phòng tổ chức- hành chính hiện tại, ta thấy rằng cần phải nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý.
Để phân tích một cách sâu sắc về sự hợp lý trong công tác bố trí và phân công lao động trong phòng ta cần xem xét tình hình sử dụng thời gian làm việc của các nhân viên qua bảng số liệu sau đây: ( Chụp ảnh tổ nhóm làm việc ).
Qua phân tích bảng số liệu trên ta thấy rằng thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên trong phòng chưa đảm bảo (phải đủ 80%). Số giờ làm việc của các nhân viên tương đối thấp. Sở dĩ như vậy là do lượng công việc không nhiều, lại có nhiều lao động đảm nhiệm cho nên gây ra tình trạng lãng phí thời gian. Do đó, cần phải giảm bớt số nhân viên và bố trí phân công lại lao động một cách hợp lý hơn.
Thời gian lãng phí chủ yếu là do đầu giờ cácông nghiệp nhân viên thường tập chung xem báo ngày và nói chuyện ,uống nước, cuối giờ lại về sớm.
Thời gian làm việc trong Công ty tuân theo chế độ 40h/tuần, tuy nhiên lại không nghỉ thứ bảy mà làm việc trung bình 7h/ngày, chiều thứ bảy hàng tuần được phép nghỉ để làm công tác tổng vệ sinh trong toàn Công ty.
Qua phân tích số liệu trên cho thấy thời gian làm việc của phó phòng là cao nhất, do kiêm nhiệm nhiều việc vì trưởng phòng vừa đi học tại chức vừa công tác nên trong tuần chỉ có 3 buổi làm việc tại Công ty. Theo chú Tân trưởng phòng cho biết: mặc dù biết số lượng cán bộ công nhân viên công tác tại phòng như vậy là thừa song do nhiều yếu tố tác động nên vẫn chưa thể bố trí sắp xếp lại lao động.
Như vậy, thực trạng của phòng Tổ chức - hành chính hiện tại cần phải sớm đề ra những biện pháp thiết thực nhằm phát huy hiệu quả công việc và tận dụng thời gian tránh sự lãng phí như hiện nay.