I- Những đặc điểm cơ bản ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.
c. Phòng tài vụ.
Phòng tài vụ là một phòng chức năng có nhiệm vụ giúp ban giám đốc về công tác quản lý tài chính, quản lý toàn bộ vốn của Công ty, quản lý tài sản ( lưu động và cố định ),...Phòng thay mặt cho giám đốc thực hiện các chế độ nộp ngân sách nhà nước, hạch toán kinh doanh, kiểm tra viêc thu chi trong Công ty...Thông qua phòng tài vụ, giám đốc có thể nắm bắt được toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Phòng có chức năng nhiệm vụ như sau:
- Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ kế toán một cách chính xác kịp thời, hợp lý và tuân theo luật pháp của nhà nước.
- Tiếp cận, quản lý, cấp phát các loại vốn bằng tiền cho các nhu cầu trong quá trình thi công xây lắp công trình. Giúp Công ty bàn giao kế hoạch tài chính cho các đơn vị trực thuộc theo đúng thời hạn quy định. Đôn đốc, kiểm tra,giám sát các đơn vị này thực hiện các kế hoạch tài cchính được giao, giải quyết việc thanh toán thu hồi vốn.
- Xây dựng các kế hoạch tài chính về các lĩnh vực như thu chi tài chính ư, khấu hao tài sản cố định...
- Thực hiện các báo cáo nhanh thường xuyên gửi giám đốc các số liệu kế toán trọng yếu. Đánh giá hiệu quả của hoạt động kinh tế tài chính của Công ty.
- Nghiên cứu hoàn thiện công tác nghiệp vụ kế toán...Bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong phòng nhằm nâng cao chất lượng chuyên môn về hạch toán kế toán và hiệu quả quản lý kinh tế.
- Xác định lợi nhuận hàng năm của Công ty. Phối hợp với các phòng ban chức năng khác nhằm thực hiện phân phói các khoản như tiền lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên, tiền vốn mua sắm trang thiết bị phục vụ cho nơi làm việc ở các bộ phận ...Kiểm tra các báo cáo tài chính của các bộ phận trong Công ty.
Hiện tại phòng tài vụ có kết cấu như sơ đồ sau:
Chức năng Giới tính Chuyên môn nghiệp vụ Trình độ Độ tuổi Na m Nữ <30 30-45 >45 1.Kế toán trưởng 2. Phó phòng 3. N/viên kế toán.
4.N/viên thủ kho & quỹ. 5.N/viên phụ trách tiền mặt 1 1 1 4 1 TC - KT TC_KT Kế toán LĐ - TL Kế toán Đại học Đại học Đại học(2) Trung cấp(2) Trung cấp Sơ cấp 1 1 1 1 1 2 1 Tổng số 2 6 1 3 4 Tỷ trọng (%) 25 75 12,5 37,5 50
+ Kế toán trưỏng (kiêm trưỏng phòng) phụ trách chung và chỉ đạo các cán bộ công nhân viên trong phòng thực hiện các công việc đựơc giao.
- Theo dõi và đảm bảo nguồn vốn kinh doanh. - Kí duyệt giấy thanh toán tiền lương, thưởng.
- Theo dõi các tài khoản chi phí, phân bổ, kinh doanh... - Lập các báo cáo tài chính trình giám đốc xét duyệt.
- Lập các dự báo, dự toán về tài chính cho công ty trong từng thời kì. + Phó phòng.
Làm các công tác tổng hợp các tài liệu, sổ sách báo cáo tài chính của các bộ phận. Phụ trách công tác kế toán tiêu thụ vật tư, kí phiếu xuất nhập vật tư, tính toán các khoản
phải nộp, phải chi trả. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của từng đội xây dựng từng bộ phận phòng ban trong Công ty để trưởng phòng làm cơ sở báo cáo lên giám đốc.
+ Các nhân viên kế toán:
Làm công tác của một kế toán viên là vào sổ sách và theo dõi các khoản thu chi, phân bổ chúng theo các tài khoản quy định. Tổng hợp và cân đối số liệu thu chi thông qua các chứng từ kế toán.
+ Nhân viên thủ quỹ.
Xuất và nhập tiền theo lệnh của giám đốc và kế toán trưởng. Đảm bảo sự an toàn của quỹ tiền phụ trách và chịu trách nhiệm về sự hao hụt mất mát nếu xảy ra.
+ Nhân viên khác. Thực hiện theo những qui định chung và theo sự chỉ đạo chung của trưởng phòng trong từng tình huống công việc cụ thể.
Để xem xét một cách cụ thể hơn hoạt động trong công việc của cán bộ công nhân viên tại phòng tài vụ tôi đã tiến hành chụp ảnh tổ nhóm làm việc của phòng. Thông qua bảng số liệu sau đây chúng ta phần nào nắm được vấn đề.
Qua biểu trên ta thấy rằng thờ gian làm việc trong phòng thực sự chưa bảo đảm. Thời gian làm việc của các nhân viên được khảo sát thực tế chỉ khoảng 2,5 giờ (chiếm có 62,56% quĩ thời gian làm việc). Nguyên nhân đẫn tới tình trạng lãng phí thời gian như đã xét ở trên là do các nhân viên đi làm chưa đúng giờ, lượng công việc không nhiều lại có quá nhiều nhân viên đảm trách nên gây ra tình trạng thừa người thiếu việc .
Theo thực tế công việc tại phòng tài vụ Công ty cho thấy hiện nay có số nhân viên làm công tác kế toán với số lượng 4 người là tương đối nhiều, bình thường như vậy sẽ dẫn tới thiếu việc do xuất phát từ thực tế Công ty xây dựng II là một Công ty xây dựng cho nên việc hạch toán kinh doanh không quá phức tạp phải cần tới số lượng kế toán viên nhiều.
Do đó, điều cần thiết là bố trí lại lực lượng lao động trong phòng sao cho có sự tinh gọn tiết kiệm thời gian tránh lãng phí không cần có. Để lầm được điều này đòi hỏi phải sắp xếp lại lao động trong phòng một cách hợp lí hơn, đồng thời nâng cao trình độ nghiệp vụ
chuyên môn nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Song xét qua tuổi đời của các nhân viên đã khá cao cho nên giải pháp đào tạo lại và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ là không thực thi. Vì vậy giải pháp tối ưu cho vấn đề này là sự thay thế lớp già bằng lớp trẻ có trình độ cao năng động sáng tạo trong công việc. Thực tế là, Công ty mới tuyển thêm 02 nhân viên kế toán mới có trình độ đại học. Như vậy vấn đề đặt ra bây giờ là nâng cao kinh nghiệm nghề nghiệp cho những người mới tuyển thêm và giải quyết lao động rôi dư của phòng. Trong phòng hiện tại chỉ có 50% cán bộ công nhân viên có trình độ đại học, trong khi công việc của phòng tài vụ là hết sức quan trọng. Cho nên, nâng cao trình độ nghiệp vụ của cả phòng và bố trí sắp xếp lại lao động là cần thiết và cấp bách. Thêm vào đó là việc không sử dụng đựơc chương ttrình kế toán máy , một chương trình rất thông dụng trong công tác kế toán hiện nay cũng là một vấn đề đáng được quan tâm.
Nếu sử dụng dược chương trình này thì công tác kế toán sẽ đơn giảm gọn nhẹ hơn và Công ty có thể rút bớt số lượng nhân viên làm công tác kế toán.
Tóm lại, việc hoàn thiện chức năng, cơ cấu lao động và trình độ của phòng tài vụ là một tất yếu khách quan.
d. Phòng khoa học kỹ thuật.
+Trưởng phòng: Ngoài chức năng tổ chức thực hiện nhiệm vụ của phòng, trưởng phòng khoa học kỹ thuật còn đảm nhiệm những công việc sau:
- Dự thảo các hợp đồng kinh tế trình giám đốc ký duyệt, theo dõi kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng, bổ sung hợp đồng, thanh lý hợp đồng.
- Chủ trì việc lập kế hoạch kiểm tra và nghiệm thu chất lượng thi công công trình. Giúp phó giám đốc kỹ thuật chỉ đạo việc thực thi quy trình quy phạm xây dựng và chấp hành thủ tục xây dựng cơ bản. Ký và chịu trách nhiệm về pháp lý đối với các văn bản nghiệm thu chất lượng thi công công trình.
- Chủ trì việc thành lập các biện pháp tổ chức thi công và an toàn lao động và tất cả các công trình và chịu trách nhiệm pháp lý về sự đúng đắn của các biện pháp đã được lập, thực thi sau khi đã được phó giám đốc thi công ký duyệt.
- Cộng tác với bên A, chủ động đề xuất các cuộc bàn giao A-B, nghiệm thu … để giải quyết các thủ tục, vốn thanh toán, tiến độ, chất lượng, …của các công trình được thi công và xây lắp.
- Thực hiện chức năng Marketing trong các lĩnh vực: tìm đối tác kinh doanh, liên doanh- liên kết, tìm hiểu đối thủ cạnh tranh, nắm vững các thủ tục về biến động trong xây dựng cơ bản, nắm bắt giá cả thị trường của vật tư xây dựng, tính toán được hiệu quả các khả năng của các dự án đầu tư mới, dự đoán được các khả năng tiếp tục phát triển và mở rộng hay cần dừng lại đúng lúc.
+ Nhân viên kiểm tra chất lượng và an toàn lao động.
- Chịu trách nhiệm toàn bộ về việc kiểm tra chất lượng thi công xây lắp ở hiện trường đảm bảo yêu cầu quy phạm kỹ thuật của Nhà nước. Cùng ký các văn bản nghiệm thu chất lượng công trình và chịu trách nhiệm pháp lý đối với các văn bản đó.
- Kiểm tra việc thực hiện công tác chất lượng của kỹ thuật công trình theo quy chế nội bộ về công tác chất lượng và quy phạm kỹ thuật của Nhà nước.
- Lập các văn bản về phần việc thi công không đảm bảo chất lượng với kỹ thuật công trình, thông báo cho đội trưởng, báo cáo cho trưởng phòng và trình phó giám đốc kỹ thuật để giải quyết.
Tham gia vào các công tác cải tạo và sửa chữa.
- Tham gia với các kỹ thuật công trình trong việc lập biện pháp tổ chức thi công và các biện pháp an toàn lao động.
- Kiểm tra nội quy và biện pháp an toàn lao động của đội trưởng và các kỹ thuật viên công trình.
- Cùng với đội trưởng, kỹ thuật viên công trình tham gia với bên A và thiết kế về việc thay đổi xử lý bổ sung thiết kế. Cộng tác với các đội trưởng kỹ thuật công trình giải quyết các thủ tục về thí nghiệm vật liệu, thí nghiệm mẫu thành phẩm, bán thành phẩm, giải quyết máy móc và phương tiện kiểm tra chất lượng máy móc thiết bị thi công.
- Tổng hợp sáng kiến cải tiến kỹ thuật trình hội đồng khoa học của công ty xét duyệt.
+ Nhân viên kinh tế tổng hợp.
- Tập hợp các hồ sơ thi công, hồ sơ hoàn công, các văn bản nghiệm thu chất lượng, khối lượng, thay đổi thiết kế, dự toán, quyết toán, bản vẽ … và mọi văn bản có liên quan đến công trình đưa vào sử dụng và lưu trữ.
- Thực thi nghiệp vụ thông tin kinh tế, nắm bắt các thông tin kinh tế nội bộ qua các đội, phòng để cung cấp thông tin chuẩn xác cho sự chỉ đạo và lãnh đạo khi cần thiết.
- Làm thư ký cho giám đốc.
- Làm thư ký ghi chép trong các cuộc hội nghị nội bộ, hội nghị A-B, và các hội nghị liên quan đến sản xuất kinh doanh của công ty.
- Theo dõi thực hiện kế hoạch trích nộp của các đội và các nguồn thu khác trong nội bộ.
- Làm chức năng kỹ thuật trong quản lý kiến thiết cơ bản nội bộ.
Biểu 13: Cơ cấu lao động phòng khoa học-kỹ thuật.
Chức năng Giới tính Chuyên môn
Nghiệp vụ Trình độ
Độ tuổi Nam Nữ <30 30-45 >45
1.Trưởng phòng 2.Nhân viên kinh tế tổng hợp 3.Nhân viên làm giá công trình 4.Nhân viên phụ trách an toàn lao động 5.Nhân viên thanh quyết toán công trình 6.Nhân viên giám định kỹ thuật 7.Nhân viên máy móc kỹ thuật 1 1 1 1 2 1 2 Xây dựng Xây dựng Kinh tế Xây dựng Kinh tế Xây dựng Giao thông cầu đường Xây dựng Đại học Đại học Đại học Đại học Đại học Đại học Đại học Đại học 1 1 1 1 1 1 2 1 Tổng số 6 3 8 1 Tỷ trọng (%) 67 33 89 11
Nguồn : Nhân sự phòng Khoa học - kỹ thuật. + Nhân viên máy móc kỹ thuật.
- Chuyên trách về máy móc thiết bị thi công: nghiên cứu về nhu cầu, khả năng phương tiện, lập kế hoạch đầu tư, cung ứng, quản lý trên sổ sách quá trình luân chuyển, điều động, bảo dưỡng cải tạo sửa chữa lớn, khấu hao thanh lý và theo dõi việc sử dụng các phương tiện máy móc kỹ thuật đó. Quản lý các hợp đồng về thuê mượn trang thiết bị.
- Trực tiếp nắm bắt tình hình hoạt động của các đội về vật tư, thiết bị giúp giám đốc chỉ đạo và điều hành về mặt chuyên môn kỹ thuật và sản xuất kinh doanh của đội.
- Lập kế hoạch, biện pháp an toàn lao động, và bảo hiểm lao động cho việc sử dụng máy móc, thiết bị và công nhân vận hành máy. Theo dõi kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các biện pháp an toàn lao động cho người sử dụng. Kiểm tra sự an toàn của máy móc thiết bị trên công trường thi công.
- Lập kế hoạch vật tư cho các công trình mà công ty có thể cung ứng, theo dõi xuất nhập, bảo quản … hạch toán lỗ lãi cho từng lô hàng sau khi hoàn tất việc mua bán.
+ Nhân viên thanh quyết toán có nhiệm vụ như sau:- Kiểm tra dự toán, thiết kế và các thủ tục thi công trước khi ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Lập dự toán thi công sau khi ký kết hợp đồng kinh tế. - Lập đơn giá thanh toán, đơn giá dự toán thi công.
- Kiểm tra khối lượng xây lắp đã hoàn thành. Kiểm tra thủ tục thanh toán như hợp đồng, hoá đơn, biên bản thay đổi bổ sung thiết kế … lập phiếu giá thanh toán và bảo vệ giá trị khối lượng thanh toán với bên A.
- Ký kết với đội thiết kế và dự toán đồng thời thanh toán phần khối lượng thuộc thiết kế cơ bản khác.
- Thiết kế các công trình phụ, can bản vẽ các chi tiết phục vụ thi công, thiết kế trang trí nội thất khi có yêu cầu.
Qua sự phân công chức năng nhiệm vụ của từng thành viên trong phòng khoa học kỹ thuật ta thấy rằng đây là một sự phân công rất rõ ràng và tỉ mỉ. Theo như biểu đồ 13, nhìn chung cán bộ trong phòng đều có trình độ chuyên môn cao, được bố trí tương đối phù hợp giữa trình độ đào tạo với yêu cầu công việc.
Thực tế, có một số cán bộ trưởng thành từ các đội nên có nhiều kinh nghiệm trong công tác song còn có một số hạn chế về ngoại ngữ, tin học và kiến thức quản lý nói chung. Qua phân tích cho thấy công ty chưa có cán bộ chuyên trách về công tác Marketing thu thập xử lý thông tin nên ảnh hưởng nhiều tới kế hoạch sản xuất kinh doanh. Do vậy, công
ty nên bố trí từ một đến hai người đảm nhiệm công tác này. Hiện nay công ty không có kỹ sư máy nên đã bố trí nhân viên đảm nhiệm công tác này là kỹ sư xây dựng, điều này là không hợp lý. Như vậy, cần phải có một kỹ sư máy phụ trách công tác này và một bố trí làm công tác Marketing.
e.Khối sản xuất.
Đội xây dựng là một tổ chức thi công, xây lắp một hoặc một cụm công trình. Hoạt động sản xuất kinh doanh theo khuôn khổ của doanh nghiệp Nhà nước, hành nghề trong phạm vi giấy phép có thẩm quyền được phê duyệt bởi cơ quan chức năng. Đội xây dựng hạch toán theo phương thức sổ sách chứng từ.
Quy mô và lực lượng của đội do giám đốc quyết định. Bao gồm: - Đội trưởng.
- Nhân viên kinh tế. - Nhân viên kỹ thuật.
(Có thể bổ sung thêm các nhân viên như bảo vệ, thủ kho, thủ quỹ…)
Tổ chức tổ đội với cơ cấu như vậy là tương đối hợp lý. Với quy mô số lượng lao động từ 20 - 30 người trong một đội sẽ tạo điều kiện thuận lợi để giải quyết công ăn việc làm cho lao động trong công ty. Tuy nhiên, có một thực tế hiện nay là trình độ của công nhân không cao nên khó đáp ứng được yêu cầu cao về mặt chất lượng và mỹ thuật công trình được thi công xây lắp. Đây là hạn chế lớn nhất hiện nay của công ty trong cạnh tranh