IV. VẤN ĐỀ GIÁM SÁT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNGNHẬP KHẨU CỦA CễNG TY CPCI.
3.Hoàn thiện việc thực hiện hợp đồngnhập khẩu
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, cụng việc tiếp theo của cụng ty là tiến
hành thực hiện tốt cỏc nghĩa vụ đó được thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện
tốt cỏc nghĩa vụ trong hợp đồng khụng chỉ là trỏch nhiệm phỏp lý mà cũn làm nõng cao uy tớn của cụng ty đối với khỏch hàng. Để hoàn thiện việc tổ chức
thực hiện hợp đồng nhập khẩu, cụng ty phải làm tốt cỏc cụng việc sau đõy: 1. Đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu, cụng ty phải lập kế
hoạch cụ thể cho việc thực hiện hợp đồng, xõy dựng được một hệ thống giỏm sỏt để biết được những cụng việc nào cần làm trước, những vấn đề nào cần
67
* Trước hết phải chuẩn bị tốt giấy tờ và cỏc chứng từ: việc chuẩn bị cỏc thủ
tục, giấy tờ hành chớnh liờn quan đến việc nhập khẩu lụ hàng phải được tiến
hành khẩn trương, nhanh chúng như giấy phộp nhập khẩu, VISA.
Yờu cầu nhà cung cấp cung cấp đầy đủ cỏc chứng từ giao hàng, nhanh chúng làm cỏc thủ tục thanh toỏn.
Yờu cầu người xuất khẩu thụng tin đầy đủ về tỡnh trạng hàng hoỏ, thời gian
vận chuyển và ngày hàng cập cảng đến quy định .
* Tổ chức một đội ngũ cú chuyờn mụn, nghiệp vụ tốt để đi nhận hàng, kiểm tra hàng húa, đưa hàng về nhập kho.
Cụng đoạn nhận hàng và kiểm tra hàng húa là hết sức quan trọng, nú là giai
đoạn thường làm phỏt sinh nhiều vấn đề cú liờn quan đến số lượng, chất lượng, xuất xứ hàng húa đối với người xuất khẩu, người nhập khẩu và cỏc cơ
quan chức năng của nhà nước. Chậm chễ trong việc tiếp nhận hàng húa cú thể
sẽ phỏt sinh chi phớ lưu kho bói và gõy tỏc hại xấu cho chất lượng hàng húa. Kiểm tra hàng húa khụng tốt sẽ gõy ra những thiệt hại đỏng kể cho cụng ty,
làm mất uy tớn của cụng ty đối với bạn hàng.
Vỡ vậy phải xõy dựng đội ngũ cỏn bộ vừa cú nghiệp vụ thương mại Quốc tế
lại vừa phải cú kiến thức cơ bản về dược phẩm. Đồng thời phải theo dừi, đụn đốc họ đi nhận hàng kịp thời.
* Kết hợp với nhiều bộ phận khỏc để giỏm sỏt, điều hành hợp đồng nhập
khẩu.
Cỏc phũng ban phải thường xuyờn bỏo cỏo chớnh xỏc tỡnh hỡnh thực hiện hợp đồng cho Ban giỏm đốc. Qua đú Ban giỏm đốc trực tiếp chỉ đạo thống nhất
cựng cỏc phũng ban đưa ra cỏc giải phỏp tối ưu để đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng.
Giữa cỏc phũng ban phải thường xuyờn hàng ngày trao đổi thụng tin cho nhau để cựng giải quyết, khắc phục những phỏt sinh trong quỏ trỡnh thực hiện
hợp đồng.
2. Quản lý hợp đồng nhập khẩu và xõy dựng quan hệ đối tỏc, việc quản lý
hợp đồng nhập khẩu là nhằm đảm bảo rằng cụng ty thực sự nhận được hàng
như đó ký kết theo cỏc điều khoản, điều kiện trong hợp đồng. Như vậy để đảm bảo được hàng húa như theo yờu cầu của cụng ty, cụng ty phải xõy dựng được một phương phỏp quản lý hợp đồng sao cho vừa giỏm sỏt theo dừi được
cụng việc phải làm của cả phớa người xuất khẩu lẫn cụng ty, kịp thời đụn đốc
linh hoạt cỏc vấn đề phỏt sinh để đảm bảo quyền lợi của cụng ty và giữ được (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
quan hệ làm ăn tốt với bạn hàng.
Quan hệ đối tỏc trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng là một mặt trong việc tạo
dựng uy tớn kinh doanh của doanh nghiệp. Sự tớn nhiệm về cụng ty sẽ gõy tõm
lý tin tưởng cho khỏch hàng khi quyết định mua sản phẩm, tăng khối lượng
sản xuất cho cụng ty và mọi việc sẽ đồng thời được giải quyết ờm đẹp.
Muốn giữ khỏch hàng lõu dài, đồng thời mở rộng thờm đối tỏc mới, cụng ty
cần cú sự phục vụ chu đỏo như sử dụng cỏc phương tiện kỹ thuật để đưa đún,
lễ tõn, giao dịch cho dự họ cú ký kết được hợp đồng hay khụng đều cảm thấy hài lũng. Thỏi độ phục vụ càng chu đỏo bao nhiờu thỡ càng tạo được ấn tượng
tốt bấy nhiờu, đặc biệt là đối với những khỏch hàng quốc tế lần đầu tiờn tiếp
xỳc với cụng ty.
3. Giải quyết cỏc tranh chấp.
Tranh chấp là điều cả hai bờn khụng muốn xảy ra bởi vỡ nú khụng chỉ gõy ra
sự tốn kộm về thời gian tiền bạc mà cũn ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn
lõu dài giữa họ. Hợp đồng nhập khẩu dược phẩm của cụng ty thường cú giỏ trị
nhỏ nờn khi cú tranh chấp xảy ra cần phải dựa trờn nguyờn tắc trước tiờn là tụn trọng lợi ớch của cả hai bờn và bỡnh đẳng trong mọi quan hệ.
Trong mối quan hệ hợp đồng, lợi ớch của cỏc bờn vừa cú mõu thuẫn nhưng
lại cú ràng buộc lẫn nhau, do vậy nguyờn tắc mà đó được nhiều nhà kinh doanh ỏp dụng thành cụng khi giải quyết tranh chấp là: hóy tập trung vào vấn đề cần thương lượng, vào vấn đề lợi ớch chứ khụng phải vào quan điểm, để
tạo ra sự lựa chọn mà cả hai bờn cựng cú lợi, kiờn trỡ với cỏc mục tiờu đề ra trờn phương chõm: “ cỏch lựa chọn tốt nhất là đạt được sự thoả thuận”.
Đồng thời trong quỏ trỡnh thương lượng thỡ người tham gia thương lượng
phải cú sự kiờn trỡ, khộo lộo, cú những ứng xử, lập luận vững vàng, hợp tỡnh hợp lý và tốt nhất là phải cú nhiều kinh nghiệm học hỏi về cỏc vụ giải quyết
tranh chấp thành cụng của cỏc doanh nghiệp khỏc nhằm vận dụng linh hoạt thỡ chắc chắn mọi việc sẽ được giải quyết thuận lợi.
4. Phõn tớch và đỏnh giỏ hiệu quả hợp đồng nhập khẩu.
Sau khi thực hiện xong hợp đồng, phũng xuất nhập khẩu phải tiến hành
phõn tớch và đỏnh giỏ lại hợp đồng đó thực hiện.
Việc phõn tớch phải được thực hiện trờn cả hai phương diện là phương diện
69
Về phương diện kỹ thuật: phõn tớch cần tập trung vào những vấn đề như