IV. VẤN ĐỀ GIÁM SÁT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNGNHẬP KHẨU CỦA CễNG TY CPCI.
2.HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT:
Với một khối lượng hợp đồng khỏ lớn, trung bỡnh mỗi ngày phải thực hiện
1, 5 hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng chồng chộo lờn nhau, cú những
hợp đồng ký kết trước nhưng lại thực hiện sau, phương thức vận tải, phương
thức thanh toỏn đa dạng. Mỗi phương thức lại đũi hỏi phải cú những bước
cụng việc khỏc nhau. Đấy là cũn chưa núi đến cũn cú nhiều vấn đề khỏc phỏt
sinh. Vậy làm sao cụng ty cú thể theo dừi giỏm sỏt được tất cả cỏc cụng việc
cần phải làm, để đảm bảo rằng sẽ khụng cú một cụng việc nào bị bỏ quyờn, hay q uyền lợi của cụng ty cú thể bị vi phạm mà cụng ty khụng cú những nhắc
nhở hoặc phản ứng kịp thời.
49
xếp hàng, thời gian vận chuyển, hàng ngày về đến cảng dỡ hàng thụng qua thụng bỏo gửi hàng của nhà cung cấp, thụng bỏo về vận tải, thụng bỏo ngày hàng cập cảng quy định
2. Giỏm sỏt quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng của cụng ty: giỏm sỏt quỏ trỡnh xin giấy phộp nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, làm thủ tục thanh toỏn, nhận
hàng hoỏ tại ga, cảng.
Trỡnh tự cỏc cụng việc cần giỏm sỏt phụ thuộc vào những gỡ mà người mua và người bỏn thoả thuận trong hợp đồng. Chẳng hạn, thanh toỏn cú thể phải
thực hiện trước khi kết thỳc hợp đồng hay sau khi đó nhận được cỏc chứng từ
về vận tải chứng tỏ nhà cung cấp đó gửi hàng đi. Cũng cú thể thanh toỏn sẽ
phải thực hiện ở những thời điểm khỏc nhau trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng.
VD: Hợp đồng số 321/KH _97 quy định: Thanh toỏn bằng TT:20 % giỏ trị
hợp đồng thanh toỏn trước 20 ngày, 80 % thanh toỏn vào lỳc giao nhận hàng.
Để thực hiện hoạt động giỏm sỏt cụng ty đó sử dụng một số biện phỏp sau:
+ Thiết lập một hệ thống giỏm sỏt thủ cụng : thụng qua việc lập cỏc bộ hồ sơ
theo dừi hợp đồng .
Bộ hồ sơ theo dừi này sẽ được phõn thành hai loại : Hồ sơ theo dừi hợo đồngnhập khẩu thành phẩn và hồ sơ theo dừi hợp đồng nhập khẩu nguyờn liệu và được giao cho hai người theo dừi.
Trờn bộ hồ sơ theo dừi này sẽ ghi : tờn nhà sản xuất, tờn hàng, đơn giỏ, giỏ
trị, số lượng, phương thức thanh toỏn, ngày xếp hàng dự kiến, số lần giao
hàng. Và một phiếu theo dừi cỏc chứng từ cần thiết cho việc thực hiện hợp đồng .
Nội dung của phiếu này như sau:
Hợp đồng số
Hoỏ đơn thương mại
Vận đơn
Phiếu đúng gúi
Phiếu kiểm tra chất lượng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Giấy chứng nhận chất lượng
Giấy chứng nhận xuất xứ
Hợp đồng bảo hiểm
Tờ khai hàng hoỏ XNK Phiếu nhập kho
Cột (1) giỳp người theo dừi hợp đồng nắm bắt được những chứng từ nào
đó cú, chứng từ nào cũn thiếu và chứng từ nào là khụng cần cú. Bằng cỏch đỏnh dấu vào cột này, cỏc chứng từ đó nhận được sẽ đỏnh dấu (v), cột (2) dựng để ghi chỳ: ngày nhận chứng từ, cú những sửa đổi chứng từ hay khụng.
Hàng ngày nhõn viờn theo dừi hợp đồngsẽ tham khảo thường xuyờn hồ sơ này để xem cú hoạt động giỏm sỏt nào cần làm. cụng việc quan sỏt trọng tõm
nhất vẫn là thời gian biểu về cỏc sự kiện và cụng việc, giỏm sỏt thời gian hàng về. Bộ phận giỏm sỏt nhập khẩu phải cố gắng giữ liờn lạc thường xuyờn với
cỏc bộ phận khỏc của cơ quan để đảm bảo mọi thụng tin từ phớa người xuất
khẩu phải được chuyển giao cho bộ phận này. Khi đú thụng tin này được bộ
phận giỏm sỏt sử dụng để kiểm tra mọi việc cần làm liờn quan đến việc thực
hiện hợp đồng.
Hầu hết cỏc hợp đồng nhập khẩu của cụng ty đều sử dụng điều kiện giao hàng CIF (đường biển), CIP (đường khụng), cỏc điều kiện này đó rỳt ngắn
cỏc cụng việc mà cụng ty cần phải làm ở phạm vi ngoài lónh thổ: như thuờ tàu đến cảng xuất khẩu để chở hàng, mua bảo hiểm... Cỏc cụng việc này thuộc
trỏch nhiệm của người xuất khẩu, điều này cũng cú nghĩa là cụng ty khụng thể
theo dừi, quan sỏt được cỏc cụng việc này như: việc chuẩn bị hàng húa, việc
thuờ tàu, xếp hàng lờn tàu, cũng như quỏ trỡnh hàng húa trờn đường vận
chuyển. Cú chăng cụng ty cũng chỉ nắm bắt được ngày hàng sẽ rời cảng xếp
hàng và ngày hàng dự định cập cảng qua cỏc thụng bỏo của người xuất khẩu.
Nhiều khi cú những hợp đồng đó bị vi phạm thời gian giao hàng mà bộ phận
giỏm sỏt vẫn khụng nắm bắt được, chỉ đến khi nhận được thụng bỏo giao hàng của người xuất khẩu, kiểm tra lại hồ sơ hợp đồng mới phỏt hiện ra.
51
cụng việc rất khú khăn bởi số lượng hợp đồng tương đối lớn. 3. GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ PHÁT SINH.
Cụng ty luụn ý thức rằng, việc quan hệ làm ăn của cụng ty phải trờn tinh thần đụi bờn cựng cú lợi, và đảm bảo duy trỡ quan hệ làm ăn lõu dài. Trờn cơ
sở triết lý này, mọi tranh chấp phỏt sinh trong qỳa trỡnh thực hiện hợp đồng đều được giải quyết bằng thương lượng, hoà giải.
Những cụng việc mà cụng ty cần phải giải quyết bao gồm:
1. Những thay đổi về thành phần nguyờn liệu trong thuốc:
Đối với dược phẩm, những thay đổi này thường là rất ớt xảy ra nhưng nếu cú
nú lại hết sức phức tạp. Bởi vỡ như chỳng ta đó biết, cựng một loại, một tờn thuốc, mỗi hóng lại cú một cụng thức, bớ quyết bào chế khỏc nhau. Vỡ thế cú (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
thể phỏt sinh những thay đổi cỏc thành phần nguyờn liệu sau khi ký kết hợp đồng từ phớa nhà cung cấp.
Vớ dụ: hợp đồng nhập khẩu nguyờn liệu số 9754/CPCI – SS/97 giữa CPCI
và cụng ty Samsung, Hàn Quốc. Lụ hàng cú tờn SPARTEINE SULPHATE.
Trong điều khoản đặc tớnh sản phẩm qui định:
PH: nằm trong khoảng 3, 5 – 5, 5.
DIMETHYLANILINE: khụng vượt quỏ 20PPM HEAVY METALS: khụng vượt quỏ 20PPM SULPHATEO ASH: khụng vượt quỏ 0, 5%
Khi thực hiện hợp đồng, nhà sản xuất gặp phải sự khan hiếm một loại
nguyờn liệu đầu vào để sản xuất ra sản phẩm và đó yờu cầu cụng ty cho phộp
họ thay thế một nguyờn liệu cú giỏ trị tương đương và do đú cỏc đặc tớnh của
sản phẩm cần phải thay đổi lại. Do mối quan hệ làm ăn truyền thống, cụng ty đó chấp nhận đề nghị trờn của nhà cung cấp mà đỏng lẽ ra cụng ty cú thể đũi bồi thường và huỷ hợp đồng. Dĩ nhiờn việc thay đổi này lại cú thể dẫn đến
những thay đổi về giỏ cả, do đú đũi hỏi cú những điều chỉnh giỏ cả cho phự hợp.
Cũng cú khi sự khan hiếm nguyờn liệu đầu vào này làm ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽđề nghị kộo dài thaời hạn giao hàng. Đứng trước những thay đổi này, cụng ty phải tổ chức đỏnh giỏ tớnh phự hợp về mặt tiờu chuẩn kỹ thuật của nguyờn liệu thay thế, cõn nhắc những chi
phớ và tổn thất cú thể cú để đi đến những quyết định chớnh xỏc, kịp thời.
Việc giải quyết cỏc vấn đề phỏt một cỏch linh hoạt này đó gúp phần nõng
cao số lượng hợp đồng được thực hiện, duy trỡ mối quan hệ làm ăn, nõng cao uy tớn. Điều này được đặc biệt coi trọng khi làm ăn với cỏc cụng ty ỏ Đụng.
2. Sự phự hợp về chất lượng:
Đõy cũng là một vấn đề luụn gặp phải. Đú chớnh là sự phự hợp của hàng húa thực giao so với những yờu cầu của hợp đồng. Để kiểm tra sự phự hợp này, người mua sẽ tiến hành kiểm tra hàng húa thụng qua một cơ quan độc lập
là Vinacontrol.
Việc xỏc định tớnh phự hợp của hàng húa dược phẩm, ngoài tiờu chuẩn do
Bộ y tế qui định, cũn được dựa trờn chứng nhận kiểm tra chất lượng
(Certificate of Analysis) của nhà sản xuất. Nếu hàng húa nhận được khụng
phự hợp với cỏc qui cỏch phẩm chất của hợp đồng, cụng tỏc điều hành sẽ liờn quan tới việc quyết định:
- Cú nhấp nhận hay khụng và nếu cú thỡ với điều kiện nào.
- Khụng chấp nhận hàng và nếu thế thỡ hàng sẽ phải xử lý như thế nào.
Nhỡn chung, nếu sai lệch qui cỏch phẩm chất nằm trong giới hạn chấp nhận
cho phộp, bộ phận quản lý hợp đồng sẽ đưa ra điều kiện để chấp nhận hàng húa.
Vớ dụ: hợp đồng số 503TP/CPCI/99, sau khi phũng kiểm nghiệm của cụng
ty tiến hành kiểm tra hàng húa đó phỏt hiện thấy một số tiờu chuẩn kỹ thuật khụng đỳng như Certificate of Analysis của nhà sản xuất. Xột thấy đõy là những sai sút nhỏ, chưa ảnh hưởng lớn lắm đến chất lượng sản phẩm, bộ
phận điều hành hợp đồng đó thụng bỏo cho nhà cung cấp biết những sai sút này và đề nghị nhà cung cấp phải cú những điều chỉnh giỏ lại cho phự hợp. Đề
nghị này đó được nhà cung cấp đỏp ứng và thế là hợp đồng vẫn được thực hiện (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
xuụn xẻ.
Một vớ dụ khỏc, trong hợp đồng nhập khẩu thành phẩm, kết quả giỏm định
chất lượng do Vinacontrol cung cấp cho thấy, lụ hàng này đó bị ẩm và chuyển
màu, khụng thể sử dụng được nữa, bộ phận điều hành liờn lạc với người cung
cấp đề nghị huỷ lụ hàng đó giao và yờu cầu giao lụ hàng mới.
Vậy đối với những khỏc biệt về qui cỏch phẩm chất lớn tới mức phải chối từ
hàng húa thỡ cụng tỏc điều hành hợp đồng đũi hỏi phải quyết đinh cú nờn: - Trả lại hàng húa cho nhà cung cấp và yờu cầu thay thế hàng
- Huỷ bỏ hợp đồng.
Những vi phạm quỏ mức về qui cỏch phẩm chất của sản phẩm dược phẩm là
điều khụng thể cho phộp, nú ảnh hưởng trực tiếp tới sức khoẻ người tiờu
dựng. Để giỏm định hàng húa, hai bờn thỏa thuận trong hợp đồng là do Vinacontrol. Kết quả giỏm định nếu phỏt hiện cú những vấn đề phỏt sinh liờn quan tới chất lượng, cụng ty sẽ làm cỏc thủ tục cần thiết, gửi tới nhà cung
53
cấp, yờu cầu giao lại lụ hàng mới để thay thế lụ hàng kộm phẩm chất. Khụng
bao giờ vỡ vấn đề vi phạm chất lượng này của nhà sản xuất mà cụng ty tiến hành đũi phạt nhà cung cấp hoặc huỷ hợp đồng.
3. Về phớa cụng ty:
Trong nhiều trường hợp, cũng cú thể cụng ty muốn thay đổi kế hoạch giao hàng đó thoả thuận trong hợp đồng, do nhu cầu về dược phẩm là khụng ổn định và khú xỏc định, do vậy để trỏnh tỡnh trạng tồn đọng vốn khụng cần thiết
cụng ty cú thể thụng bỏo cho nhà cung cấp hoón giao hàng, hoặc yờu cầu nhà cung cấp thực hiện giao hàng sớm hơn.
Trong cả hai trường hợp, đũi hỏi cụng ty phải đàm phỏn và cú thuyết phục
nhà cung cấp đồng ý với thay đổi được đề xuất. Do mụi quan hệ làm ăn lõu dài
và tớn nhiệm lẫn nhau nờn việc thuyết phục nhà cung cấp trong vấn đề này cũng dễ dàng hơn.
4. Điều chỉnh giỏ:
Sự cần thiết phải xem xột lại giỏ hợp đồng cú thể phỏt sinh vỡ một trong cỏc
lý do chủ yếu sau:
- Cú sự thay đổi trong phạm vi trỏch nhiệm của nhà cung cấp qui định bởi hợp đồng hoặc
- Cú một điều khoản cụ thể về điều chỉnh giỏ hay do những biến động giỏ cả
của thị trường ảnh hưởng đến.
- Do sự thay đổi về chất lượng hàng, thời gian địa điểm giao hàng…
Khi việc điều chỉnh giỏ cú liờn quan đến phạm vi trỏch nhiệm của nhà cung cấp, cụng ty sẽ đưa ra cỏc đề xuất và trong trường hợp đú, người cung cấp
cú quyền tỡm kiếm một sự điều chỉnh tương ứng của giỏ hợp đồng.
Vớ dụ: trong hợp đồng nhập khẩu nguyờn liệu giữa cụng ty với cụng ty (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Choong Wae, Trung Quốc, phớa Trung Quốc đó cú những đề nghị thay đổi
thành phần cỏc chất. Cụng ty đó chấp nhận sự thay đổi này nhưng với điều
kiện nhà cung cấp phải giảm giỏ hàng húa từ 59 USD/Kg xuống 57, 5
USD/Kg.
Việc thay đổi điều kiện cơ sở giao hàng cũng đũi hỏi phải đàm phỏn lại về
giỏ. Vớ dụ: hợp đồng số 88/KT-CPCI/98 qui định điều kiện cơ sở giao hàng là CIF Hải Phũng, sau khi nghiờn cứu kỹ trờn cơ sở tớnh toỏn cỏc chi phớ, cụng
ty thấy rằng việc vận chuyển bằng đường bộ qua biờn giới rẻ hơn cả. khi đú
cụng ty đó đề nghị với phớa nhà cung cấp thay đổi điều kiện cơ sở giao hàng
thành DAF Múng Cỏi, cụng ty đề nghị phớa nhà cung cấp Trung Quốc giảm
hàng.
Cũn cú nhiều tỡnh huống tương tự khỏc mà cụng việc giải quyết cỏc vấn đề phỏt sinh liờn quan đến việc đàm phỏn lại giỏ cả. Tuy nhiờn nếu những thay đổi
này khụng quan trọng thỡ vỡ lợi ớch cuả thương mại lõu dài, cả hai bờn sẽ
khụng tỏ ra căng thẳng trong đàm phỏn lại về giỏ. Cú nhiều trường hợp, thường là cỏc nhà cung cấp độc quyền hay cỏc nhà cung cấp phương Tõy, họ thường rất cứng nhắc và khăng khăng đũi giữ giỏ. Trong đại đa số cỏc hợp đồng bị huỷ bỏ là do những bất đồng về giỏ cả và thất bại trong đàm phỏn thay
đổi giỏ.
lớn trong năm. Tuy nhiờn để chủ động trong đàm phỏn, ký kết hợp đồng, cụng ty thường xuyờn tham khảo những khỏch hàng mới do cụng ty tự tỡm hoặc do họ tự đến với cụng ty.
C. Đỏnh giỏ chung 1 TỔNG KẾT TèNH HèNH KINH DOANH CÁC NĂM
Do cú kinh nghiệm tớch luỹ được từ nhiều năm, rất nhiều cỏn bộ chuyờn mụn và quản lý làn cụng tỏc nhập khẩu hiện nay đó trờn 20 năm kinh nghiệm.
Do vậy việc nghiờn cứu thị trường để xỏc minh những mặt hàng nhập khẩu rất
thuận lợi, chỉ cần thống kờ số liệu lịch sử 5 năm gần đõy là thấy ngay được
những mặt hàng cần nhập và thị trường nào cần. Cụng ty đó kiờn trỡ bỏm sỏt thị trường truyền thống là cỏc cụng ty cấp II tuyến tỉnh, cỏc xớ nghiệp sản xuất
thuốc trong nước, cỏc bệnh viện lớn ở Trung ương và Hà Nội. Do vậy khi
chuyển sang cơ chế thị trường, cụng ty đó khụng bị hụt hẫng thị trường. Do cú
kinh nghiệm nờn khi được nhà nước cấp giấy phộp xuất nhập khẩu trực tiếp là cụng ty phỏt huy tỏc dụng ngay. So sỏnh với cỏc doanh nghiệp ở phớa Bắc, cụng ty luụn là đơn vị cú uy tớn, cú doanh số kinh doanh cao nhất, thị trường
rộng khắp cỏc tỉnh từ Huế trở ra, bắt đầu xõm nhập thị trường phớa Nam, tăng
lờn 10% doanh số những năm gần đõy. Phương ỏn kinh doanh của cụng ty cú
tớnh khả thi cao và đạt được hiệu quả kinh tế, do vậy hàng năm đều cú tăng trưởng toàn diện vững chắc. việc lựa chọn khỏch hàng của cụng ty cũng đạt
kết quả tốt, khỏch hàng của cụng ty là những khỏch hàng cú uy tớn lớn, cú
tiềm năng thực sự, cú kinh nghiệm giao dịch, đàm phỏn, ký kết hợp đồng.
Do vậy cụng ty đó học tập được kinh nghiệm của họ. Về phần mỡnh, cụng ty
đó chý ý và quan tõm đỳng mức đến trỡnh độ cỏn bộ trực tiếp làm cụng tỏc giỏm sỏt hợp đồng và điều hành hợp đồng, thành thạo ngoại ngữ, nghiệp vụ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
ngoại thương, nhanh nhạy, nắm bắt thị trường, do vậy đó tổ chức thực hiện
tốt tất cả cỏc hợp đồng đó ký kết.
55
trong cạnh tranh gay gắt cụng ty chưa xõy dựng được chiến lược mặt hành truyền thống. Do vậy cụng ty mới chỉ bỏn được hàng cho miền nỳi, vựng sõu, vựng xa là chủ yếu, cũn vựng cạnh tranh bỏn được ớt hơn, hệ thống tiếp thị
cũn yếu, chưa cú cỏn bộ tiếp thị chuyờn mụn ngành y. Do vậy chưa đỏp ứng được những đũi hỏi của khỏch hàng.
Chưa tớch cực chủ động tỡm kiếm bạn hàng, thể hiện ở chỗ số lượng hợp