IV. Nội dung của kế hoạch xây dựng và áp dụng hệ thống ISO 9001:2000 tạ
1. Nội dung kế hoạch
1.4. Thiết kế hệ thống
Đây là bớc thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung những gì cần thiết mà đã đợc xác định trong quá trình khảo sát tình hình Công ty để hệ thống chất lợng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001
Khi thiết kế hệ thống, lãnh đạo Công ty, ban chỉ đạo dự án và tổ chức t vấn sẽ xác định đợc cấu trúc của hệ thống chất lợng; lập kế hoạch chi tiếy và phân công cán bộ chuyên trách từng phần công việc cụ thể. Công ty quán triệt các nguyên tắc sau khi tiến hành thiết kế hệ thống:
- Đơn giản, ngắn gọn, rõ ràng.
- Phản ánh thực tế hoạt động của Công ty. - Đáp ứng đúng yêu cầu của tiêu chuẩn.
- Phải phù hợp với trình độ, kinh nghiệm của ngời sử dụng. - Không sao chép.
Dới sự hớng dẫn của tổ chức t vấn, Công ty sẽ xây dựng văn bản của hệ thống chất lợng gồm 4 tầng tài liệu. Hệ thống phải thể hiện toàn bộ cơ cấu tổ chức, thủ tục và các nguồn lực cần thiết để thực hiện việc quản lý chất lợng.
Sơ đồ 7: Cấu trúc của hệ thống chất lợng
Mô tả cụ thể nh sau: Tầng 1: Sổ tay chất lợng. Sổ tay CL Các kế hoạch Các quy trình kỹ thuật Các hướng dẫn biểu mẫu
Là tài liệu thuộc tầng cao nhất, do ban lãnh đạo Công ty ban hành, trình bày chính sách chung về chất lợng, cơ cấu tổ chức và trách nhiệm của các chức vụ cụ thể của Công ty, các nguyên tắc chung trong việc thực hiện các yêu cầu của hệ thống chất lợng theo ISO 9001.
Tầng 2: Các kế hoạch chất lợng.
Là cách thức để đáp ứng các yêu cầu về chất lợng sản phẩm của Công ty đợc thể hiện trong các quy trình và hớng dẫn có liên quan. Bao gồm:
- Xác định, lập kế hoạch, thiết kế, triển khai, kiểm tra đối với các hợp đồng. - Xác định nhu cầu và cung cấp các nguồn lực, kỹ năng cần thiết.
- Xác định và xây dựng hồ sơ chất lợng. Tầng 3: Các thủ tục, quy trình kỹ thuật.
Quy trình là các tài liệu quy định trách nhiệm, cách thức thực hiện và kiểm soát các hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu chất lợng của Công ty.
+ Trong quy trình trình bày chi tiết các thủ tục thực hiện các quá trình theo yêu cầu của hệ thống chất lợng.
+ Đối tợng sử dụng tài liệu này là các cán bộ quản lý, nhân viên các phòng ban trong công ty. Những tài liệu này không đợc cấp phát cho những ngời không có nhiệm vụ.
Tầng 4: Các biểu mẫu, hớng dẫn công việc.
Các hớng dẫn, biểu mẫu bao gồm: các hớng dẫn công việc, các quy định, các tài liệu hoặc các biên bản liên quan đến chất lợng là những bằng chứng ghi nhận kết quả thực hiện công việc nêu trong các quy trình.
+ Đối tợng sử dụng tài liệu này là những ngời trực tiếp tham gia vào các hoạt động trong Công ty. Những tài liệu này không đợc cấp phát cho những ngời không có nhiệm vụ.
+ Các tài liệu hệ thống chất lợng đều có thể đợc sửa đổi, cải tiến khi cần thiết.
Toàn bộ hệ thống chất lợng mà Công ty thiết kế xây dựng sẽ giúp Công ty quản lý các hoạt động một cách thống nhất, tăng cờng chia sẻ kinh nghiệm, giúp
dựng hệ thống chất lợng nh là mục tiêu phải đạt đợc của việc xây dựng hệ thống chất lợng.