II. Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Công ty có ảnh hởng Tới việc xây
3. Đặc điểm của nguyên vật liệu, máy móc thiết bị
3.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu là một trong 4 yếu tố của chất lợng sản phẩm. Nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng lớn nhất trong giá thành sản phẩm. Sản phẩm có chất lợng cao hay không phụ thuộc phần lớn vào nguyên vật liệu đợc sử dụng. Vì vậy, Công ty rất thận trọng trong việc mua, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về mặt kỹ thuật và yêu cầu của ISO 9001: 2000. Để hoàn thành bàn giao một công trình xây dựng, rất cần sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nh: gạch, đá, xi măng, sắt thép, gạch ốp lát và nhiều loại vật liệu xây dựng khác.
Quy trình mua nguyên vật liệu của Công ty thờng tuân thủ theo các yêu cầu sau:
- Định mức vật t và hàng mua ngoài theo thiết kế của sản phẩm đợc
phòng kỹ thuật gửi về phòng điều độ sản xuất để tập hợp và lập dự trù vật t theo từng kỳ kế hoạch sản xuất, sau đó chuyển cho phòng vật t để cung ứng. Trờng hợp có nhu cầu gấp vật t đặc biệt, không thông dụng trong Công ty, đơn vị có nhu cầu lập dự trù, đa phòng điều độ sản xuất xác nhận, gửi Giám đốc duyệt và chuyển trực tiếp cho phòng vật t để mua.
-Sau khi nhận dự trù vật t từ phòng điều độ sản xuất trởng phòng vật
t đối chiếu số lợng vật t theo yêu cầu và vật t sẵn có, lập danh mục các vật t cần mua, chuyển lại phòng điều độ sản xuất xác nhận, trình Giám đốc duyệt và liên hệ với các nhà cung ứng để mua.
-Đối với những vật t dự trù cho sản phẩm có quy mô lớn, sản xuất theo kế hoạch dài hạn, trởng phòng vật t liên hệ với các nhà cung ứng trong danh sách để ký hợp đồng cung cấp cho cả kỳ kế hoạch, trong đó thoả thuận việc cung ứng có thể chia thành từng giai đoạn. Trớc mỗi giai đoạn cung ứng, phòng vật t sẽ báo cho nhà cung ứng bằng” giấy báo nhu cầu vật t” để nhà cung ứng chuẩn bị và giao hàng đúng hạn.
-Đối với những vật t dùng cho sản phẩm có quy mô nhỏ, sản xuất theo hợp đồng, trởng phòng vật t dựa vào dự trù của đơn vị yêu cầu để viết phiếu mua vật t, giao cho cán bộ, nhân viên thực hiện hoặc gửi đơn hàng đến các nhà cung ứng. Trong trờng hợp này, nếu các nhà cung ứng trong danh sách không có loại vật t cần mua, phòng vật t đợc phép mua của những nhà cung ứng ngoài danh sách.
-Sau khi nhận đợc bản báo cáo giá của bên cung ứng cho loại vật t cần mua, nhân viên mua hàng phải xem xét và nếu cần thì lấy mẫu để kiểm tra, sau đó báo cáo trởng phòng. Trờng hợp đa hàng vào Công ty cha có hoá đơn mua hàng, nhân viên mua hàng sử dụng “ Phiếu đề nghị cho vật t vào cổng cha có hoá đơn”.
-Trởng phòng vật t đánh giá các bản chào giá của các nhà cung ứng theo nguyên tắc:
+ Nếu vật t của các nhà cung ứng đã có tên trong “danh sách các nhà cung ứng” chấp nhận đợc về giá và chất lợng thì u tiên chon báo giá của họ để họ đề nghị giám đốc duyệt mua.
+ Đối với nhà cung ứng cha có tên trong danh sách, báo giá sẽ đợc chọn đề nghị mua khi có nhiều điểm trội hơn so với những báo giá khác về giá, các chỉ tiêu kỹ thuật và các điều kiện thơng mại khác. Sau lần cung ứng đầu tiên, đánh giá lựa chọn theo hớng dẫn chọn nhà cung ứng mới, trình giám đốc phê duyệt và đa họ vào “ danh sách các nhà cung ứng”.
-Trong trờng hợp không mua đợc vật t theo yêu cầu:
+ Trởng phòng vật t có trách nhiệm tìm loại vật t tơng đơng và đề nghị thay thế.
+ Trởng phòng kỹ thuật có trách nhiệm xem xét. Nếu thấy vật t thay thế không thích hợp thì ghi rõ “ không đồng ý thay thế”. Nếu thích hợp thì hớng dẫn công nghệ sử dụng, trình phó giám đốc kỹ thuật phê duyệt để phòng vật t mua.
+ Trong trờng hợp cần thiết, phó Giám đốc kỹ thuật có thể quyết định và phê duyệt mà không cần đa qua phòng kỹ thuật.
+ Các trờng hợp thay thế vật t đều phải đợc thông báo và đợc khách hàng chấp nhận bằng văn bản.
-Trờng hợp thực hiện hợp đồng mà do thoả thuận, khách hàng có cung cấp vật t thì xử lý theo: kiểm soát sản phẩm do khách hàng cung cấp.
-Nhân viên phòng vật t phải đảm bảo đủ hồ sơ, chứng từ có liên quan đến vật t về số lợng, chất lợng và chuyển cho phòng kỹ thuật kiểm tra trớc khi nhập kho.