G P+ C B+ CK T
3.4. Tổ chức thực hiện chương trình du lịch
Trong du lịch, khi sản xuất xong sản phẩm là chương trình du lịch, kể cả khi đã bán sản phẩm cho du khách, du khách trả tiền rồi nhưng quá trình tiêu thụ chưa kết thúc, công ty lữ hành còn phải tổ chức thực hiện chương trình du lịch đó.
Thực chất của việc thực hiện chương trình du lịch là thực hiện giải quyết mối quan hệ sau :
+ Mối quan hệ giữa công ty lữ hành và nhà cung cấp + Mối quan hệ giữa công ty lữ hành và khách du lịch
+ Mối quan hệ giữa công ty lữ hành nhận khách và công ty lữ hành gửi khách.
+ Mối quan hệ giữa khách du lịch và hướng dẫn viên.
Hoạt động tổ chức thực hiện chương trình du lịch bao gồm các hoạt động cụ thể sau :
* Các hoạt động trước chuyến đi :
+ Thỏa thuận với khách hoặc công ty gửi khách về nội dung, thời gian thực hiện, mức giá của chương trình...
+ Ghi tên đoàn khách, thu thập thông tin về các nhu cầu đi lại, ăn ở, vui chơi giải trí của du khách và nhận tiền đặt cọc.
+ Thông tin cho các nhà cung cấp ( khách sạn, nhà hàng..) về việc đặt phòng, đặt suất ăn và thông tin đi lại của khách du lịch hay công ty gửi khách.
+ Bố trí, sắp xếp hướng dẫ viên, lái xe...
+ Tổ chức các hoạt động đón tiếp, đặc biệt là đối với khách quan trọng, người lãnh đạo hoặc người trực tiếp điều hành tour phải có mặt tham gia đón tiếp khách.
* Các hoạt động trong chuyến đi
+ Theo dõi kiểm tra, đảm bảo các dịch vụ theo đúng chủng loại, chất lượng nhằm ngăn chặn kịp thời những thiếu sót và đảm bảo không bị cắt xen hoặc thay đổi các dịch vụ trong chương trình.
+ Yêu cầu hướng dẫn viên báo cáo thường xuyên tình hình của đoàn khách, xử lý kịp thời các tình huống bất thường có thể xảy ra.
+ Phối hợp với các bộ phận trong quá trình thực hiện chương trình. * Các hoạt động kết thúc chuyến đi
+ Tổ chức các buổi liên hoan tiễn khách.
+ Thu các phiếu trưng cầu ý kiến của khách ( nếu có) và báo cáo về chuyến đi của hướng dẫn viên.
+ Xử lý các công việc còn tồn đọng cần giải quyết sau chương trình( nếu có) như : thất lạc hành lý của khách, khách bị ốm…
+ Thanh toán với nhà cung cấp, với các công ty lữ hành gửi khách và tiến hành thanh toán trong nội bộ công ty lữ hành.
Ngoài các hoạt động chính nêu trên, ngày nay quy mô của các công ty lữ hành đã được mở rộng và các hoạt động cũng được phát triển phong phú như bán hàng lưu niệm, dịch vụ thông tin liên lạc, làm thủ tục xuất nhập cảnh, đổi tiền, cho thuê xe…