DỊCH NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM
2.1.2. Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý và phân chia nhiệm vụ giữa các phòng ban của Sở giao dịch Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam
phòng ban của Sở giao dịch Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam
Mô hình tổ chức:
Mô hình tổ chức của Sở giao dịch được áp dụng theo “quy định chung của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam về bộ máy tổ chức và điều hành của các chi nhánh”. Theo đó, mô hình tổ chức của Sở giao dịch có dạng trực tuyến – chức năng gồm một Ban giám đốc, 23 Phòng ban chuyên môn – nghiệp vụ và 19 Phòng giao dịch (Xem hình 2.1). Trong mô hình này, các phòng ban được phân nhiệm theo các chức năng nghiệp vụ hiện có của Sở giao dịch như tiết kiệm, cho vay, bảo lãnh, thanh toán trong nước, TTQT, quản lý vốn, kinh doanh ngoại tệ…và phân theo chuyên môn như kế toán tài chính, kiểm tra nội bộ, tin học, quản lý nhân sự…Theo đó, những công tác mà các Phó Giám đốc được phân công điều hành cũng được phân chia một cách tương đối theo các chức năng hoạt động của Sở giao dịch, gồm: Phó Giám đốc 1 phụ trách mảng chuyên môn về kế toán – tài chính – công nghệ,
Phó Giám đốc 2 phụ trách mảng huy động và quản lý vốn, Phó Giám đốc 3 phụ trách mảng thanh toán trong nước và quốc tế, Phó Giám đốc 4 phụ trách mảng tín dụng cho khách hàng cá nhân và các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Đây là mô hình được áp dụng khá phổ biến trong Chi nhánh của các NHTM bởi nó phù hợp cho những đơn vị kinh doanh có quy mô không lớn và mức độ tập trung quyền lực cao.
Hình 2.1. Mô hình tổ chức Sở giao dịch Vietcombank Giám đốc P.Kế toán tài chính P.Qlý vốn & KDNT P. Kế toán giao dịch P. Khách hàng P. Quản lý nợ P. Hối đoái P. Đầu tư dự án P. Thanh toán XK P. Bảo lãnh P. Thanh toán NK P. Quản lý ATM P. Tiết kiệm P. Tín dụng trả góp TD P. Quản lý nhân sự Tổ Đoàn, Đảng 19 Phòng Giao dịch P.Kiểm tra nội bộ P. KH đặc biệt P. Ngân quỹ P. Hchính quản trị P. Tín dụng nhỏ và vừa P. Thanh toán thẻ P. Vay nợ viện trợ Phó GĐ 1 Phó GĐ 2 Phó GĐ 3 Phó GĐ 4 P. Tin học
(Nguồn: Quy chế Quản lý, tổ chức, hoạt động Sở giao dịch, chi nhánh Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam _ Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam)
Bộ máy quản lý:
Hiện tại, bộ máy quản lý của Sở giao dịch gồm 01 Giám đốc, 04 Phó Giám đốc và các Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng của các phòng ban trong Sở.
Trong đó, Giám đốc Sở giao dịch (hiện tại là ông Nguyễn Danh Lương) là người điều hành cao nhất, có trách nhiệm quản lý, tổ chức điều hành hoạt động và quyết định hoạt động kinh doanh của Sở giao dịch theo đúng các chức năng của nó. Giám đốc Sở giao dịch do Hội đồng quản trị bổ nhiệm trên cơ sở đề nghị của Tổng Giám đốc và sẽ phải chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và Hội đồng quản trị của NH và pháp luật về kết quả thực hiện các nhiệm vụ được giao. Ngoài việc phải xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch hàng năm về kinh doanh, lao động – tiền lương, tài chính, mua săm trang thiết bị, cơ sở vật chất…do NH phân bổ và thực hiện tuyển dụng, ký/chấm dứt hợp đồng lao động, bố trí sắp xếp, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và quản lý lao động làm việc tại Sở giao dịch theo quy định của Nhà nước và của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam thì Giám đốc đương nhiên phải có trách nhiệm ký các văn bản giải quyết công tác trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao; đồng thời còn phải thường xuyên phối hợp với các đoàn thể chỉ đạo thực hiện công tác chính trị tư tưởng, đảm bảo đời sống và quyền lợi của đội ngũ cán bộ trong Sở giao dịch.
Giúp việc cho Giám đốc là 04 Phó Giám đốc phụ trách điều hành một số công tác do Giám đốc phân công và thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc giao phó và chịu trách nhiệm trước các vị đó và trước pháp luật về kết quả của những nhiệm vụ và công việc này. Phó Giám đốc có thể ký thay Giám đốc những văn bản thuộc phạm vi nghiệp vụ được phân công phụ trách và một trong 04 Phó Giám đốc này phải thay mặt Giám đốc thực hiện điều hành hoạt động của Sở giao dịch trong thời gian Giám đốc đi vắng, phải báo cáo với Giám đốc và chịu trách nhiệm về các quyết định đưa ra trong thời gian đó. Phó giám đốc cũng được tham
gia ý kiến với Giám đốc trong việc thực hiện các mặt công tác của Sở giao dịch theo nguyên tắc tập trung, dân chủ.
Tiếp đến, giúp việc cho các Phó Giám đốc trong mỗi chức năng, nghiệp vụ cụ thể là Trưởng phòng và các Phó Trưởng phòng của 23 phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ trong Sở giao dịch. Nhiệm vụ, quyền hạn của các Trưởng phòng/Phó Trưởng phòng do Giám đốc quyết định, trừ các Trưởng phòng do Tổng Giám đốc bổ nhiệm.
Phân chia nhiệm vụ giữa các phòng ban:
Nhiệm vụ của các phòng ban trong Sở giao dịch được quy định khá chi tiết, phân chia khoa học, chặt chẽ và nêu rõ được trách nhiệm, quyền hạn của từng bộ phận:
(1)Phòng Kế toán tài chính: Hạch toán, kế toán các chỉ tiêu tài chính, quản lý tài sản cố định, hạch toán chi phí, một phần của doanh thu, thanh toán liên NH, thanh toán bù trừ, nắm và cân đối tài khoản kế toán phục vụ hoạt động tác nghiệp của các phòng nghiệp vụ (các khoản mua, bán ngoại tệ, thanh toán thẻ ATM, hạch toán lương…).
(2)Phòng Kiểm tra nội bộ: Kiểm tra giám sát việc thực hiện quy chế của NH, quy định pháp luật đối với hoạt động của các phòng nghiệp vụ và phòng giao dịch trực thuộc Sở giao dịch.
(3)Phòng Ngân quỹ: Thực hiện thu chi, cân đối ngân quỹ tại Sở giao dịch. (4)Phòng tin học: Đảm bảo chức năng của hệ thống công nghệ thông tin, máy móc thiết bị; lập trình theo yêu cầu của các phòng ban (ví dụ: Chương trình trả lương tự động).
(5)Phòng Quản lý ATM: Thực hiện việc tiếp tiền cho các máy ATM, xử lý sự cố của máy.
(6)Phòng Tiết kiệm: Cung cấp sản phẩm tiền gửi nội tệ, ngoại tệ cho khách hàng cá nhân, tổ chức với mọi hạn mức.
- Mua bán ngoại tệ: Theo nguyên tắc mua đứt bán đoạn (liên kết hoạt động với Hội sở chính, nhờ mua bán hộ, không trữ ngoại tệ trong ngày để tránh rủi ro ngoại tệ).
- Xây dựng chính sách lãi suất cho Ban Giám đốc theo hướng dẫn của Hội sở chính; thực hiện dự trữ bắt buộc; tham mưu cho ban giám đốc chính sách lãi suất, phí dịch vụ, tỷ giá cho khách hàng tổ chức.
(8)Phòng Quản lý nợ: Quản lý các hồ sơ vay vốn, theo dõi việc giải ngân, thu hồi lãi và gốc.
(9)Phòng đầu tư dự án: Cung cấp tín dụng trung – dài hạn cho các dự án đầu tư như xây dựng các nhà máy lớn (thủy điện, xi măng, cán thép…) hay dự án nhỏ (thành lập một siêu thị gia đình, chuỗi cửa hàng bán lẻ, dự án vay tiền của Vietcombank…).
(10) Phòng Vay nợ viện trợ: Quản lý hoạt động thanh toán đối ngoại, sử dụng nguồn vốn vay ODA (khi tiếp nhận các khoản viện trợ, Chính phủ Việt Nam phải ký hợp đồng với các NH để tiến hành giải ngân các khoản đó. Phòng này sẽ tham mưu cho Ban Giám đốc nên nhận nguồn vốn vay nào (phụ thuộc vào thế mạnh của mình), sau đó theo dõi việc sử dụng ODA theo các nội dung trong hợp đồng đã ký kết). Đặc điểm của hoạt động này là sẽ đem về cho NH một nguồn ngoại tệ dồi dào, ký được càng nhiều hợp đồng thì nguồn ngoại tệ thu về càng lớn.
(11) Phòng Kế toán giao dịch: Cung cấp các sản phẩm thanh toán cho đối tượng khách hàng là tổ chức kinh tế cứ trú (thành lập theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam) hoặc không cư trú (tổ chức quốc tế có thời gian tồn tại tương đối ngắn tại Việt Nam) có quan hệ giao dịch với Vietcombank) như: Tài khoản tiền gửi, phát hành séc, trả lương qua tài khoản…. Quản lý và hạch toán các khoản vay (theo dõi giải ngân) của khách hàng (giải ngân trực tiếp theo tiến độ dự án, hạn chế lớn nhất giải ngân bằng tiền mặt để tăng cường kiểm soát đối với việc sử dụng vốn).
(12) Phòng Thanh toán xuất khẩu: Cung cấp các sản phẩm NH phục vụ cho hoạt động thanh toán xuất khẩu như: nhận và kiểm tra L/C; thông báo L/C cho
khách hàng; nhận và kỉem tra chứng từ hàng xuất; chiết khấu chứng từ hàng xuất (Sở giao dịch không áp dụng hình thức miễn truy đòi); hạch toán chuyển tiền về (ghi Có trong tài khoản khách hàng); thu phí các dịch vụ trên…
(13) Phòng Thanh toán nhập khẩu: Cung cấp các sản phẩm NH phục vụ cho hoạt động thanh toán nhập khẩu như: mở L/C (kỹ quỹ một phần hoặc toàn bộ), chuyển tiền.
(14) Phòng Hối đoái: Cung cấp các sản phẩm thanh toán cho khách hàng cá nhân cư trú hoặc không cư trú như: tài khoản tiền gửi, thanh toán trong nước và quốc tế (chuyển tiền), bán séc quốc tế, séc du lịch…
(15) Phòng Thanh toán thẻ:
- Phát hành thẻ: Thẻ ghi nợ (liên kết với tài khoản cá nhân của khách hàng, tiền phải có sẵn trên tài khoản, có cấp hạn mức khấu chi là 10 triệu đồng) như Vietcombank Connect 24, SG 24, MTV, Connect 24 Visa; thẻ tín dụng (chi tiêu trong hạn mức của thẻ, cuối tháng khách hàng có nghĩa vụ thanh toán cho các khoản chi tiêu của mình trong tháng) như Vietcombank Visa, Master Card, American Express, VietnamAirlines American Express (Bông Sen Vàng).
- Thanh toán thẻ: Đảm bảo hệ thống ATM, Pos hoạt động tốt; thanh toán tiền mặt cho thẻ trực tiếp tại phòng giao dịch.
- Quản lý thẻ: Áp dụng biện pháp đảm bảo tiền vay đối với thẻ tín dụng như thế chấp, cầm cố sổ tiết kiệm, ký quỹ, tín chấp, lãi lũy tiến (sau 15 ngày không thanh toán lãi suất tăng gấp đôi).
- Phát triển khách hàng: Triển khai các sản phẩm thẻ, chủ động tìm kiếm khách hàng; tiếp thị sản phẩm đến khách hàng; phát triển mạng lưới thanh toán thẻ (lắp đặt thêm máy ATM và Pos).
(16) Phòng Bảo lãnh: Cung cấp các sản phẩm về bảo lãnh, tái bảo lãnh của Sở giao dịch cho khách hàng là tổ chức. Gồm: bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh đối ứng, tái bảo lãnh.
(17) Phòng Tín dụng nhỏ và vừa: Cung cấp các sản phẩm tín dụng (nếu có thể thì giới thiệu và bán các sản phẩm NH khác nữa) cho các khách hàng là doanh nghiệp nhỏ và vừa (Chương trình Cho vay các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) xây dựng và triển khai từ đầu những năm 2000 là một nét mới trong hoạt động tín dụng của Vietcombank được cộng đồng tài chính quốc tế đánh giá cao bởi đây là đối tượng khách hàng đông đảo, năng động, đóng góp phần lớn vào GDP, tạo nhiều việc làm cho xã hội và đang ngày một lớn mạnh).
(18) Phòng Khách hàng: Cấp tín dụng ngắn hạn (vốn lưu động) cho khách hàng doanh nghiệp; bán chéo (tiếp thị) sản phẩm khách của NH cho khách hàng, ví dụ: giới thiệu cho Phòng Đầu tư dự án để thậm định khách hàng.
(19) Phòng Tín dụng trả góp tín dụng: Cung cấp các sản phẩm tín dụng cho khách hàng cá nhân (cho vay mua ô tô, mua nhà trả góp…).
(20) Phòng Khách hàng đặc biệt: Cung cấp tất cả các sản phẩm dành cho khách hàng cá nhân đối với các khách hàng đặc biệt (có số dư hoạt động lớn, gửi tiền nhiều, quan chức các bộ ngành, cán bộ lãnh đạo của các tổ chức kinh tế lớn) và xây dựng chính sách (ưu đãi về kỳ hạn, lãi suất…) đối với các khách hàng này.
(21) Phòng Hành chính quản trị: Thực hiện các công việc hành chính như văn thư, lễ tân, đóng dấu, luân chuyển công văn, thư ký giám đốc…và công việc quản trị như duy trì cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của Sở giao dịch như hệ thống điện nước, điều hòa, quản lý đội ngũ lao công, bảo vệ, giữ xe…đảm bảo các bộ phận này vận hành trơn tru.
(22) Phòng Quản lý nhân sự: Tham mưu cho Ban giám đốc về việc quản lý bộ máy (thành lập mới, giải thể, sáp nhập, chia tách các Phòng ban tại Sở giao dịch và các Phòng giao dịch trên địa bàn Hà Nội) và đội ngũ cán bộ nhân viên (quản lý hợp đồng lao động; bố trí, điều động cán bộ, bổ nhiệm và miễn nhiệm cán bộ; thực hiện công tác bảo hiểm xã hội cho người lao động; đề xuất chương trình đào tạo, đào tạo lại trong và ngoài nước cho cán bộ nhân viên; quản lý hồ sơ cán bộ; quản lý tiền lương đối với người lao động).
(23) Tổ Đoàn, Đảng: Theo dõi công tác Đảng, Đoàn Thanh niên của Sở giao dịch.
(24) 19 Phòng giao dịch trên địa bàn Hà Nội: Có chức năng chung là huy động vốn (bằng nhận tiền gửi, phát hành kỳ phiếu, trái phiếu bằng VND và ngoại tệ); đổi séc lữ hành; mua bán, trao đổi ngoại tệ; thanh toán thẻ tín dụng; chi trả kiều hối; cho vay cầm cố giấy tờ có giá, nhà đất và cho vay không tài sản bảo đảm với cán bộ NH; chuyển tiền và thanh toán trong nước.