khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ của Ngân hàng thương mại
1.2.3.1. Các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới kết quả hoạt động thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ của Ngân hàng tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ của Ngân hàng thương mại
Uy tín và tiềm lực tài chính:
Ngân hàng là một lĩnh vực kinh doanh tiền tệ đặc biệt và nhạy cảm, trong đó uy tín và tiềm lực tài chính sẽ là hai yếu tố quyết định để tạo lòng tin và thu hút khách hàng đến với các dịch vụ của NH. Tiềm lực tài chính thể hiện khả năng cung cấp các nguồn lực cần thiết giúp NH tiến hành những hoạt động đầu tư nhằm tạo dựng uy tín; đến lượt mình, nguồn lợi nhuận tăng lên nhờ uy tín được tạo ra sẽ quay lại đóng góp giúp tiềm lực tài chính của NH ngày một vững mạnh.
Đối với hoạt động TTQT nói chung và thu tiền hàng xuất khẩu nói riêng theo phương thức tín dụng chứng từ, uy tín và năng lực tài chính sẽ là tiêu chí để nhà nhập khẩu và xuất khẩu lựa chọn NH mà mình có thể gửi gắm những trách nhiệm quan trọng như đại diện người nhập khẩu thanh toán tiền hàng cho người bán (bảo lãnh mở L/C), thay mặt cho người xuất khẩu gửi chứng từ đòi tiền NHPH (thanh
toán L/C)…Còn đối với các NH thì tiềm lực tài chính và uy tín trong quan hệ giao dịch giữa hai NH với nhau sẽ là căn cứ để họ lựa chọn NH đại lý ở nước ngoài thay mặt mình thông báo L/C, tiếp nhận, kiểm tra và thực hiện việc thanh toán cho người thụ hưởng. Những sự lựa chọn này đều đòi hỏi các khách hàng hay NH bạn phải có sự sự suy xét thận trọng để xem NH mình chọn có đủ khả năng thanh khoản và chắc chắn trả được tiền cho mình hay không, nhân lực và công nghệ có đủ trình độ để thực hiện trôi trảy và đảm bảo an toàn các nghiệp vụ thanh toán hay không, từ trước tới nay có để xảy ra sự cố gì làm ảnh hưởng đến lợi ích của khách hàng hay không, hệ thống sản phẩm có đáp ứng được nhu cầu đa dạng của mình trong thanh toán hay không, hoặc thậm chí là thái độ của các thanh toán viên (TTV), cán bộ NH có ân cần chu đáo hay không…
Tất cả những điều đó được thể hiện tổng quát qua tiềm lực tài chính hiện có và uy tín mà NH đã tạo dựng được với khách hàng và bạn hàng trong quá trình hoạt động của mình. Chính vì vậy, đây được xem là hai yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất mà các NH cần chú trọng đầu tư nếu muốn đạt được hiệu quả cao trong hoạt động TTQT nói chung và thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ nói riêng.
Cơ chế chính sách và các quy định:
• Quy trình thực hiện nghiệp vụ thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ của NH:
Thông thường, mỗi NH đều có một bộ phận quản lý tập trung nghiệp vụ TTQT đặt tại trụ sở chính. Một trong những nhiệm vụ của cơ quan này là tiến hành nghiên cứu, tổng kết số liệu, đánh giá thực trạng, đúc kết kinh nghiệm TTQT của các chi nhánh và nắm bắt đường lối, chủ trương của NH, từ đó đưa ra một tập hợp các quy định, quy tắc trong việc thực hiện nghiệp vụ TTQT, tập hợp vào một bản, thường được gọi là Quy trình thanh toán xuất nhập khẩu của riêng NH đó. TTV khi tác nghiệp phải thực hiện theo đúng các bước và kỹ thuật nghiệp vụ được hướng dẫn trong bản Quy trình. Việc có những quy định cụ thể như vậy trong cách thức
tiến hành nghiệp vụ TTQT (đặc biệt là thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ vốn khá phức tạp) có tác dụng giúp các NH thống nhất được quy trình thực hiện, kiểm soát và đánh giá được chất lượng công việc của cán bộ thanh toán, phát hiện sai sót nhanh chóng và tránh được những rủi ro thường mắc phải…Do đó, quy trình thanh toán có tuân thủ lý thuyết cũng như phù hợp với thực tế thanh toán hay không, nội dung có đầy đủ, chi tiết và thủ tục, quy trình có hợp lý hay không sẽ là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả hoạt động TTQT nói chung và thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ nói riêng của mỗi NH.
• Cơ chế tổ chức và phối hợp giữa các cấp thực hiện hoạt động TTQT và giữa bộ phận TTQT với các bộ phận nghiệp vụ khác của NH:
Để hoạt động thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ được diễn ra trôi chảy thì riêng trong phòng TTQT đã phải phân chia thành nhiều cấp bậc vừa thực hiện vừa kiểm tra để tránh xảy ra sai sót trong các giao dịch thanh toán. Ngoài ra, cũng không thể chỉ dựa vào tác nghiệp của một mình phòng TTQT (thực hiện chuyên môn thu tiền hàng theo L/C) mà còn cần sự kết hợp thông tin và nghiệp vụ của cả một hệ thống với nhiều phòng ban chức năng khác nhau. Các phòng ban này, hoặc là thực hiện những nghiệp vụ hỗ trợ thanh toán như giải mã các L/C gửi đến; thẩm định và quản lý thông tin về NH đại lý, về khách hàng (người xuất khẩu và cả nhà nhập khẩu nước ngoài)…;hoặc là cùng kết hợp để cung cấp cho doanh nghiệp xuất khẩu những dịch vụ liên quan đến thanh toán như mua bán ngoại tệ, quản lý tài khoản, gửi tiền giao dịch, thanh toán điện tử, cho vay hỗ trợ xuất khẩu…Để phối hợp những chức năng, nghiệp vụ đó một cách trôi chảy nhằm cung ứng những sản phẩm hoàn hảo nhất cho khách hàng thì không gì quan trọng bằng việc các cấp và các bộ phận phòng ban được phân tách chức năng và bố trí hợp lý cũng như có cơ chế phối hợp khoa học và sự hỗ trợ cần thiết của hệ thống công nghệ để dễ dàng trao đổi thông tin và kết nối nghiệp vụ với nhau. Điều này không chỉ giúp các hoạt động phục vụ khách hàng được tiến hành một cách thuận lợi,
nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí mà còn góp phần hạn chế những bất trắc, rủi ro xảy ra cho NH trong quá trình thực hiện.
• Chính sách khách hàng và công tác marketing:
Đây sẽ là những yếu tố quyết định số lượng khách hàng đến với các dịch vụ của NH nói chung và dịch vụ TTQT nói riêng. Chính sách khách hàng được NH xây dựng cho mỗi loại hình dịch vụ cụ thể dựa trên việc nghiên cứu nhu cầu của khách hàng (với các đặc tính khác nhau) và khả năng sinh lời cũng như rủi ro tiềm năng của những khách hàng đó. Từ những phân tích này, bộ phận chức năng sẽ tiến hành phân loại khách hàng của dịch vụ theo những tiêu chí nhất định (như quy mô, ngành nghề, mức độ quan trọng đối với NH…) và đề xuất những sản phẩm với giá cả và ưu đãi phù hợp với từng loại khách hàng. Sau đó là tiến hành những hoạt động quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng nhằm tuyên truyền sản phẩm đến đúng khách hàng mục tiêu. Với hoạt động thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ, có những lưu ý nhất định trong khi xây dựng chính sách khách hàng. Cụ thể là cần có những văn bản giải thích, thoả thuận với khách hàng cho từng dịch vụ cụ thể, nhằm bảo đảm quyền và lợi ích của cả khách hàng và NH, tránh những vướng mắc không cần thiết do khách hàng chưa nắm rõ được quy trình thực hiện và trách nhiệm của các bên. Đây là một nghiệp vụ tương đối phức tạp nên NH cũng cần đầu tư vào dịch vụ tư vấn cho khách hàng trong suốt quá trình thực hiện thanh toán, đặc biệt là khi xảy ra sự cố. Ngoài ra khi nghiên cứu những yếu tố thuộc môi trường bên ngoài, NH cũng phải đặc biệt quan tâm đến những chính sách khuyến khích xuất khẩu của Nhà nước trong mỗi thời kỳ cũng như khuôn mẫu cơ cấu khách hàng mà toàn NH đang hướng tới. Bên cạnh đó, vì đặc tính của sản phẩm NH là sản xuất và tiêu thụ đồng thời nên khách hàng sẽ vừa tiêu dùng đồng thời đánh giá luôn chất lượng của sản phẩm, do vậy việc đầu tư vào cơ sở vật chất cũng như xây dựng một hình ảnh đẹp của NH thông qua việc giao tiếp với khác hàng của nhân viên là hết sức quan trọng. Cuối cùng, vì khách hàng của dịch vụ thu tiền hàng xuất khẩu là các doanh nghiệp xuất khẩu, không phải là người tiêu dùng nên kênh
quảng bá và khuếch trương sản phẩm cũng cần phải được lựa chọn phù hợp để tiếp cận được đối tượng khách hàng này tốt nhất.
Nguồn nhân lực:
Trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, những kinh nghiệm thực tiễn và thái độ giao tiếp với khách hàng của cán bộ TTQT là yếu tố quan trọng không chỉ góp phần nâng cao chất lượng hoạt động, thu hút khách hàng tới với dịch vụ mà còn giúp giảm thiểu nhiều rủi ro xảy ra. Trong TTQT, tín dụng chứng từ là phương thức đòi hỏi quy trình nghiệp vụ phức tạp nhất, thường xuyên phải tiếp xúc với khách hàng trong mỗi khâu của quá trình, lại liên quan đến hoạt động đối ngoại của NH và môi trường hoạt động quốc tế với những biến động liên tục và đa dạng, do đó các cán bộ nhân viên tham gia hoạt động này bên cạnh việc phải thường xuyên trau dồi kỹ năng giao tiếp với khách hàng còn được yêu cầu phải không ngừng nâng cao về trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ cũng như cập nhật những kiến thức về pháp luật trong nước và quốc tế, những thông lệ quốc tế mới nhất được sửa đổi, đồng thời với đó là những thông tin về khách hàng, ngành hàng và NH đối tác. Trong hoạt động thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ, những kiến thức và kỹ năng trong chuyên môn cũng như giao tiếp của TTV được vận dụng không chỉ trong hoạt động tác nghiệp, trong hướng dẫn khách hàng các thủ tục và cách thức thanh toán mà cả trong công việc tư vấn cho khách hàng ở nhiều khâu của quá trình thu tiền hàng (như tư vấn sửa đổi các điều kiện của L/C để đảm bảo lợi ích cho nhà xuất khẩu, tư vấn chuẩn bị bộ chứng từ thế nào cho hợp lệ…). Thậm chí đôi khi khách hàng còn tìm kiếm sự tư vấn của TTV từ trước lúc ký hợp đồng ngoại thương để có được những điều khoản có lợi cho mình trong cách thức giao hàng và thanh toán. Do đó, trình độ năng lực sẵn có cũng như chất lượng của công tác bồi dưỡng và trau dồi các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm trong cả chuyên môn và giao tiếp đối với các cán bộ thanh toán là hết sức cần thiết vì một khi khách hàng được phục vụ niềm nở bởi những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, đáp ứng mọi nhu cầu phức tạp nhất, họ sẽ cảm thấy hài lòng mà quay trở lại với dịch vụ của NHTM, hơn thế trình
độ cán bộ thanh toán mà vững thì những kỹ thuật nghiệp vụ sẽ được xử lý một cách chính xác, từ đó hạn chế nhiều rủi ro cho NH và nâng cao chất lượng của nghiệp vụ tín dụng chứng từ.
Mạng lưới ngân hàng đại lý:
Để mở rộng phạm vi hoạt động, hướng tới mục tiêu phục vụ được khách hàng của mình tại nhiều nơi hơn, các NH luôn có xu hướng mở càng nhiều chi nhánh càng tốt không chỉ ở trong nước mà cả ngoài nước. Tuy nhiên, do giới hạn về tài chính hoặc những quy định pháp lý, đặc điểm thị trường mà một NH không thể mở được chi nhánh ở khắp mọi nơi trên thế giới, khi đó, hệ thống NH đại lý sẽ giúp NH cung cấp dịch vụ tới những nơi mà mạng lưới chi nhánh của nó không thể làm được. Do đó, NH đại lý có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ nói riêng và trong các nghiệp vụ NH quốc tế nói chung. Ngày nay, trong TTQT, phần lớn L/C đều được chu chuyển cũng như được xử lý giữa các NH có quan hệ đại lý với nhau theo những mã được họ quy ước riêng khi tham gia vào Hiệp hội Swift (Society For Worldwide Interbank Financial Telecommunication _ Tổ chức Viễn thông Tài chính Liên ngân hàng toàn cầu) gồm trên 2.000 thành viên là các NH và công ty tài chính trên khắp thế giới. Việc giải mã được tiến hành tự động cùng với sự đảm bảo về tính nghiêm túc của bức điện từ phía NH bạn đã giúp các cán bộ thanh toán tiết kiệm được một lượng thời gian rất lớn trong hoạt động tác nghiệp của mình. Nếu giữa hai NH mà không có trao đổi mã Swift thì sẽ phải thông qua NH trung gian, gây chậm trễ và tốn kém chi phí rất nhiều. Như vậy, nếu NH phục vụ người xuất khẩu mà có mạng lưới đại lý hẹp hoặc mối quan hệ giữa các NH không được tốt dẫn đến sự thiếu thiện chí của NH đại lý thì sẽ rất gây khó khăn và mất thời gian cho NH và khách hàng trong việc chuyển và nhận L/C, trả tiền và nhận tiền cũng như việc trong giải quyết các vướng mắc nảy sinh. Như vậy, quy mô lớn và chất lượng tốt của mạng lưới NH đại lý sẽ giúp NH được khách hàng xuất khẩu trong nước, nhập khẩu nước ngoài và các NH bạn tìm đến nhiều hơn, hoạt động tác nghiệp của cán bộ nhân viên cũng nhờ vậy mà
diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn, từ đó NH không chỉ tăng được doanh thu, lợi nhuận mà uy tín còn ngày càng được củng cố trên thị trường trong nước và quốc tế.
Công nghệ ngân hàng:
Sự phát triển của công nghệ thông tin đã và đang thúc đẩy sự tiến bộ và hội nhập nhanh chóng của nhiều ngành kinh tế, trong đó NH là một ngành chịu tác động lớn bởi sự đổi mới của công nghệ. Ngày nay, hoạt động NH luôn đòi hỏi phải nhanh chóng, chính xác và tiện lợi, do đó sự hỗ trợ của công nghệ thông tin là hết sức cần thiết. Công nghệ NH liên quan đến toàn bộ cơ sở vật chất và mạng lưới truyền thông, thanh toán. Trong công nghệ thanh toán, chất lượng của hệ thống máy tính, tốc độ và chất lượng đường truyền mạng nội bộ, mạng internet cũng như hệ thống các chương trình, phần mềm ứng dụng, có liên quan chặt chẽ đến chất lượng của hoạt động thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ. Hệ thống công nghệ thanh toán hiện đại, thao tác nhanh chóng và thuận tiện sẽ giúp hoạt động tác nghiệp của nhân viên được thực hiện trôi chảy, đảm bảo an toàn và tiết kiệm chi phí. Việc nối mạng thông tin cũng giúp NH quảng bá hoạt động và các sản phẩm thanh toán của mình tới khách hàng trong và ngoài nước được hiệu quả và thuận tiện hơn rất nhiều.