Hồ sơ dự thầu được ví như bài thi của các nhà thầu nộp cho giám khảo là chủ đầu tư. Nó là nhân tố quyết định đến khả năng nhà thầu có trúng thầu dự án ( gói thầu ) đó hay không? Vì vậy, Lập Hồ sơ dự thầu là khâu quan trọng nhất, mất nhiều thời gian và công sức nhất. Việc lập Hồ sơ dự thầu được giao cho phòng Kinh tế - Kế hoạch của công ty trên cơ sở có sự giúp đỡ, phối hợp của các phòng ban khác.
Nội dung cụ thể của Hồ sơ dự thầu sẽ được lập theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu của bên mời thầu mà công ty đã mua. Công tác lập Hồ sơ dự thầu bao gồm các nội dung sau:
• Lập các thông tin chung giới thiệu về nhà thầu: Tài liệu này bào gồm hồ sơ tư cách pháp nhân của công ty, giới thiệu về năng lực tài chính, máy móc thiết bị, nhân lực, kèm theo những thành tích cũng như kinh nghiệm của công ty. Để qua đó chủ đầu tư có cái nhìn tổng quát về công ty.
• Căn cứ vào vào bản thiết kế kỹ thuật trong Hồ sơ mời thầu tiến hành bóc tách để đưa ra khối lượng từng hạng mục công trình.
• Lập biện pháp thi công, và tiến độ thực hiện công trình.
• Trên cơ sở bảng tiên lượng, công ty tiến hành lập bảng giá dự thầu bao gồm: Đơn giá dự thầu cho từng công việc, đơn giá cho từng hạng mục công trình, và cuối cùng là tính giá dự thầu.
• Lập các hồ sơ khác theo yêu cầu trong Hồ sơ mời thầu như bảo lãnh dự thầu, các tài liệu có liên quan đến nguyên vật liệu…
• Hồ sơ dự thầu được lập xong sẽ được tiến hành rà soát lại nhằm phát hiện những sai xót.